Приходилось ли вам выискивать изменения во вроде бы одинаковых документах вручную? А многостраничные договоры вычитывать доводилось? А если их бывает по 10 штук в неделю?
Да, так бывает, что для вашего контрагента режим правок — шутка. Либо у него может быть свой интерес в том, чтобы в документе появились изменения, о которых до определенного момента вы знать не будете.
В случае с документами одного формата проблем быть не должно, в приложении можно сравнить 2 версии и найти изменения. Но что делать с разноформатными экземплярами?
Вручную: трудно, долго, дорого, с ошибками
С договорами в компаниях работают специалисты разного профиля, не только юристы. Однако устают от «глазной» вычитки объемных документов они примерно одинаково. Засыпает бдительность — просыпается человеческий фактор, и расхождения в документах ускользают от специалиста. Цена ошибки для компании может быть разной: от некритичной неустойки до многолетнего дорогого разбирательства в арбитраже.
Помимо рисков, связанных с условиями договоров, есть другая проблема, которую замечать не всегда принято. На скучную, дотошную ручную работу по проверке документов уходят космические объемы человеко-часов. И если в небольших компаниях нет потребности делегировать сравнение версий договоров машине, то на крупных предприятиях, где количество новых договоров может доходить до 100 в месяц, такая автоматизация целесообразна.
AI-сервисы сделают всё за вас
Так совпало, что в системе Directum СЭД+ со встроенным ИИ есть возможности автоматического сравнения документов разных форматов. Функции эти основываются на механизмах искусственного интеллекта, которые встроены в систему. Обо всем по порядку.
Интеллектуальные сервисы работают с текстовой информацией. Они находят и заносят входящие документы в систему, маршрутизируют их, определяют ответственного и др. Одна из областей их работы — сравнение документов разны�� форматов.
Чтобы найти отличия в вордовской и PDF-версии, человек внимательно читает оба текста. Офисные приложения обычно «понимают язык» только своего формата.
Интеллектуальные инструменты Directum СЭД+ снимают это ограничение — они извлекают так называемый текстовый слой из обеих версий документа, делая его доступным для машинного прочтения и поиска расхождений.
Важно! AI-сервисы в Directum СЭД+ «дружат» с форматами PDF, DOCX, DOC, RTF, ODT, JPG, JPEG, PNG, BMP, TIF, TIFF, GIF.
Как это работает
На панели действий в карточке документа (или в контекстном меню) можно выбрать, с чем документ сравнивать — с его версией либо с другим документом. В открывшемся окне нужно задать параметры:
Система сообщит о старте сравнения и через короткое время выдаст ссылку на результат:
По умолчанию система будет хранить эти данные в течение трех рабочих дней. Результат сравнения представляет собой PDF-отчет, в котором найденные различия выделяются цветом. Желтым — текст изменений:
Зеленым — добавленный текст:
Красным — удаленный текст:
Если документы не отличаются между собой или, наоборот, абсолютно разные (по ошибке выбрали не тот документ), результат не сформируется.
Что под капотом
Механизмы интеллектуальной обработки документов Directum СЭД+ основаны на технологиях OCR (оптического распознавания символов), NLP (обработки естественного языка), Deep Learning (глубокого обучения для распознавания текста, анализа изображений и обработки неструктурированных данных).
Генеративный искусственный интеллект (LLM - большие языковые модели, RAG - генерация, дополненная поиском) используется в системе для:
создания бизнес-контента: тексты для писем, служебн��х записок, повесток совещания;
подготовки аннотаций к документам;
нормоконтроля документов на основе правил компании;
вопросно-ответного поиска по документам и базам данных;
выполнения функций ИИ-ассистента.
Подробнее - на странице архитектуры ИИ от Directum.
Как это помогает
Снижаются трудозатраты на сверку документов, нивелируются риски человеческих ошибок, а у сотрудников появляется еще один повод любить свою компанию.
Становится проще определить, что изменилось в тексте с последнего круга согласования — без ресурсоемких вычиток и проверок.
Узнайте обо всех фишках Directum СЭД+.
