Я закупщик с четырнадцатилетним стажем. Работала и со стороны заказчика, и поставщика. В ИT-сфере c 2019 года, а сейчас  являюсь специалистом по тендерам компании НОРБИТ, крупного ИТ-интегратора и вендора решений для автоматизации. За это время я участвовала в более чем  700 процедурах и с уверенностью могу сказать: участие в тендере — как экзамен: можно знать предмет, но не сдать из-за какой-нибудь мелочи.

Чаще всего закупки в ИТ проходят на этих электронных площадках (без учёта корпоративных, например, Лукойла, Северстали и подобных): https://www.b2b-center.ru/, https://bidzaar.com/, https://utp.sberbank-ast.ru/, https://rb.roseltorg.ru/  https://workspace.ru/. 

Сегодня в блоге ЛАНИТ мы разберемся в самых частых сценариях проблем, а я расскажу, как их можно избежать. 

1. Смешанный НДС

В случаях, когда тендер предполагает смешанный НДС (например, поставка лицензий, включенных в Единый реестр российских программ (ЕРРП) + работы/услуги), то есть налогом облагается только часть объема услуг/работ, нужно быть особенно внимательным на площадке. Функционал у каждой из них разный, например, какие-то автоматически рассчитают НДС, а другие – потребуют ручного ввода. Есть вероятность, что непосредственно при подаче заявки могут возникнуть сложности, на разрешение которых потребуется больше времени.

Именно поэтому советую вам не откладывать все на последние 30 минут. Закладывайте как минимум пару часов на общение с технической поддержкой и в случае необходимости с заказчиком.

2. Требования к участникам

Важно тщательно и последовательно изучать всю документацию: не только общие положения, но и частные (техническое задание, функциональные технические требования и т.п.). Нередки случаи, когда отдельные требования скрыты в разных частях пакета материалов, и невнимательность может стать причиной отклонения заявки или иных рисков (например, юридических) для участника, если его признают победителем.

Так, помимо требований, указанных в «Информационной карте» или «Приглашении», могут быть дополнительные условия в «Техническом задании», пусть фактически и не относящиеся к технической части предмета закупки.

На площадке во вкладке «Неценовые критерии» части «Предложение» можно найти дополнительные материалы о закупке, которых нет в основном блоке.

3. Использование факсимильных копий

На практике не раз сталкивалась в закупочной документации с запретом на использование факсимильных подписей, поэтому рекомендую заложить время на подписание требуемых документов у уполномоченного лица.

4. Независимая гарантия

Легко можно споткнуться на оформлении и предоставлении независимой гарантии. Изменения в форму гарантии советую не вносить, если не хотите тратить время на обжалование в Управлении Федеральной антимонопольной службы решения об отклонении вашей заявки.

Также необходимо соблюсти:

  • состав документов, представляемых вместе с независимой гарантией (доверенность на подписанта гарантии, решение (выписка из протокола) уполномоченного органа управления гаранта о назначении (избрании) единоличного исполнительного органа гаранта);

  • требования к форме предоставляемых документов (например, «Документы, могут предоставляться или на бумажном носителе, или в форме электронных документов, или в форме электронных образов документов на бумажном носителе, подписанных/заверенных усиленной квалифицированной электронной подписью уполномоченного лица гаранта, выдавшего (подписавшего) документ)»;

  • требования предъявляемым гарантам (например, размер собственного капитала гаранта не менее 5 млрд рублей).

5. Дополнительные требования

Помимо документов и информации, которые необходимо предоставить согласно условиям документации, заказчик на площадке нередко устанавливает и запрашивает другие сведения. Чтобы заранее подготовиться и иметь возможность собрать все без спешки, стоит уже в момент изучения документации зайти на площадку, нажать кнопку «Подать заявку/подготовить предложение» и ознакомиться с запросом непосредственно от площадки. Чаще всего такие сюрпризы встречаются  на https://bidzaar.com/  или https://www.b2b-center.ru/.

Если участие в процедурах на ЭТП платное, придется подумать о счете заблаговременно, а не в день подачи.

6. Изменение проекта договора

Если запрет на внесение изменений в проект договора не установлен, рекомендую не пренебрегать правом направлять запросы в адрес заказчика и уточнять, возможно ли вносить корректировки (при наличии такой необходимости, конечно). 

В моей практике были случаи, когда при наличии запрета в документации на внесение изменений в проект договора заказчик разрешал предоставить протокол разногласий к проекту договора. Главное, чтобы было официальное разъяснение на этот счёт. Далее при подаче заявки в сопроводительном письме к протоколу разногласий можно будет написать: «руководствуясь разъяснениями, данными представителем заказчика по электронной почте/на ЭТП/…, направляем в Ваш адрес протокол разногласий…»

7. Участие в международных закупках

Если вы участвуете в международных закупках, то возможным требованием тут будет предоставление пакета документов как на бумажных носителях, так и в электронном виде (на USB-флеш-накопителе). Важно заранее ознакомиться с условиями транспортной компании по отправке, так как встречаются ограничения на пересылку подобных типов грузов.

8. Конфиденциальность

Соблюдайте условия NDA своих партнеров при предоставлении заказчику документов, например, когда подтверждаете опыт и экспертизу команды. Не нужно слепо следовать установленным правилам и делиться всем запрошенным объёмом информации. Проконсультируйтесь с вашим юристом: он поможет оценить риски и предложит оптимальное решение.

Предоставляйте ровно столько информации, сколько необходимо. Не передавайте избыточные сведения, которые могут содержать коммерчески значимые данные.

9. Заблаговременная оплата

Всегда помните об оп��ате, установленной площадкой за участие в торгах. На платформе «Росэлторг. Бизнес» подача заявки невозможна при отрицательном балансе. А вот платформа B2B гибка в этом вопросе: достаточно отправить платёжное поручение в службу поддержки, и доступ открывается буквально за час. Здесь можно использовать и промо-коды. Их необходимо запросить напрямую у организатора процедуры, и тогда участие будет бесплатным.

Для удобства собрала краткий чек-лист по ключевым этапам работы с тендерной заявкой. Он поможет быстро пройтись по основным пунктам  и ничего не упустить. 

До подачи

  • Проверьте аккредитацию и баланс на площадке, если участие платное.

  • Изучите функционал ЭТП и всю документацию (включая ТЗ и договор).

  • Сформируйте список документов. Если каких-то не хватает — запросите у смежных департаментов.

  • Направьте запрос на разъяснение, в случае возникновения вопросов по документации, в т.ч. по возможности внести изменения в проект договора.

При подаче

  • Особенно внимательно отнеситесь к заполнению поля площадки по стоимости при смешанном НДС.

  • Независимую гарантию предоставляйте строго по форме, с приложением всех необходимых документов.

  • Не нарушайте NDA партнеров при подтверждении экспертизы.

  • Контролируйте последующие этапы процедуры, а также получение запросов от заказчика.

Контроль качества

  • Сверьте комплектность по списку из документации.

  • Проверьте подписи на всех документах.

  • Убедитесь, что оплата для участия прошла.

  • Для международных торгов — проконтролируйте возможность отправки флешек.

  • Подписывая договор, не забудьте об обязательной предварительной проверке его условий на предмет соответствия форме из документации.

  • Все согласования с заказчиком оформляйте письменно.

Успех в тендерах — не лотерея, а система. Готовьтесь к каждой закупке как к уникальному проекту, и первые победы не заставят себя ждать. А если нужна помощь или совет, смело пишите. Буду рада помочь! 😉

Статья написана в рамках ХабраЧелленджа 4.0, который прошел в ЛАНИТ весной 2025 года. О том, что такое ХабраЧеллендж, читайте здесь.