Отсутствие управленческого учета может приводить к тому, что отдельные продукты в компании могут уходить в жестокий минус, но при этом собственник этого не замечает, т.к. компания показывает прибыль. Чтобы этого не произошло, бизнесу необходимо внедрять управленческий учет.
Неважно где, будь то услуги, производство или IT, управленческий учет — это не только красивые дашборды, а в первую очередь ответ на вопросы где компания зарабатывает, где теряет маржу, когда может произойти кассовый разрыв и какие инвестиции окупаются. В статье по шагам с примерами разобрали подход к внедрению управленческого учета. Начиная от определения целей до внедрения отчетов (чаще всего для небольших компаний на старте достаточно обычного Exсel) и дашбордов (если уже готовы по взрослому и есть на это ресурсы и время).
С вами Айгуль Шадрина, налоговый консультант и генеральный директор S4 Consulting. Мы внедряли управленческий учет в десятках компаний и на собственном опыте знаем как пройти этот путь. В статье поделились опытом, как мы это делаем и как избежать ошибок, чтобы управленческий учет стал рабочим инструментом.
Если бухгалтерский учет — фиксация свершившихся фактов, то управленческий учет показывает картину бизнеса в разрезе направлений, продуктов, клиентов, каналов продаж. Он нужен, чтобы:
Снизить риски кассовых разрывов.
Увидеть реальную прибыльность направлений, продуктов, филиалов.
Понимать, какие инвестиции окупаются, а какие только расходуют деньги и ресурсы.
Планировать деньги вперед.
Управлять по KPI и дашбордам, а не по устным отчетам руководителей.
Самый первый вопрос, на который нужно честно ответить себе: какую боль вы хотите закрыть управленческим учетом — кассовый разрыв, убыточные направления, завышенный фонд оплаты труда, неокупаемый маркетинг, зависшие склады и т.д.
Шаг 1. Определяем цели и запрос собственника
Начните с ответа на вопрос: «Зачем мне управленческий учет как собственнику?».
Типичные цели:
«Хочу видеть ДДС и кассовый разрыв минимум за месяц до того, как он случится».
«Хочу понимать, какие направления и продукты тянут прибыль, а какие — тянут вниз».
«Хочу видеть, как меняется валовая маржа, рентабельность и точка безубыточности».
«Хочу связать стратегические цели (выручка, EBITDA, капитализация) с операционными показателями».
Результат шага:
Сформулированные 3–5 управленческих вопроса, на которые учет должен давать ответ.
Определенный горизонт оценки — какие отчеты важнее: ежедневный кэш-контроль или ежемесячный P&L и дашборды по направлениям.
На этом же шаге важно определить ответственного за внедрение и последующую работу с управленкой. Как правило за управленческий учет отвечает финансовый директор. Он собирает отчеты, анализирует и предоставляет выводы собственнику, тем самым помогая ему принимать верные решения.
Шаг 2. Решаем, что именно будем учитывать
Управленческий учет всегда отражает модель бизнеса, поэтому важно в первую очередь определить центры ответственности, как должен быть построен учет (по направлениям бизнеса, по продуктам, по филиалам или по клиентам) и какие показатели важно мониторить в каждом из представлений: переменные затраты, вклад в маржу, по��тоянные расходы, прибыль, ROI.
Задача этого шага — зафиксировать, как вы будете декомпозировать бизнес «на кусочки» для анализа. Важно зафиксировать логику учета. Например, правила для компании, которая предоставляет услуги, могут выглядеть очень просто:
Доходы — выручка включается в соответствии с актами выполненных работ, выставленными в отчетном периоде.
Расходы:
Зарплата и налоги от зарплаты по начислению, согласно расчетной ведомости за отчетный месяц.
Остальные расходы отражаются кассовым методом в момент оплаты.
Пример из нашей практики: У клиента было несколько продуктовых линеек и направлений. Мы начали отстройку управленки, разделили доходы и расходы по каждому направлению. Отчеты наглядно показали, что есть прибыльные сегменты, а есть глубоко убыточные, где инвестиционный период не окупается. Клиент принял решение закрыть убыточные направления и сконцентрировать ресурсы на прибыльных.
Шаг 3. Инвентаризация источников данных
На этом шаге вы просто собираете в одну картину все цифры, которые уже есть в бизнесе.
Сначала выпишите, откуда вообще берутся данные. Обычно это банк (выписки и платежный календарь), 1С или другая учетная система (реализация, закупки, склад, зарплата, налоги), CRM (сделки, воронка, источники лидов, средний чек) и разные таблицы, где кто‑то уже ведет план‑факт или свои отчеты.
Потом задайте себе три простых вопроса:
Где сейчас лежат данные по деньгам, продажам, расходам, складу и людям.
Какие из них можно получить одной выгрузкой (банк, 1С, CRM), а какие существуют только «в головах» и на бумаге.
Кто конкретно отвечает за каждый источник и готов регулярно обновлять эти данные.
Ваша задача на этом этапе — не придумать идеальную систему, а честно зафиксировать текущее состояние. Понять, с какими реальными цифрами вы можете начать работать уже завтра, а что придется достраивать по ходу дела.
На этом же шаге важно оценить насколько достоверны источники данных, есть ли необходимая детализация, чтобы получить требуемые представления. Также компания может обратиться к внешним экспертам, которые проведут аудит и помогут найти и дать рекомендации по устранению типовых ошибок в учете.
Чаще всего на этом этапе мы сталкиваемся с отсутствием или искажением первички, ошибках в операциях и проводках, что влияет на оценку налоговой нагрузки. Может отсутствовать учет активов или быть искажения в балансе.
Разберем, какие источники данных нужны под разные цели
Цель – отсутствие кассовых разрывов.
Решение – отчет ДДС (прямой метод) с прогнозом на месяц вперед строится на ежедневных/еженедельных потоках: поступления от клиентов минус расходы (зарплата, поставщики, налоги).
Формула кассового разрыва: ДС + П - О = ОДС; если < 0 — разрыв, выявляемый платежным календарем.
Пример: компания с оборотом 20 млн руб./мес. видела прибыль по P&L, но ДДС показал разрыв из-за 90-дневных отсрочек, решение – ввели авансы и контроль дебиторки.
Источники: выписки банков, 1C (статьи ДДС), договоры с клиентами/поставщиками, CRM/1С для отслеживания дебиторки.
Цель – видеть прибыль по направлениям/продуктам
Решение – ABC-анализ по прибыли: сортируем товары/направления по убыванию вклада (A — 80% прибыли от 20% ассортимента, B — 15%, C — 5%), сравнивая выручку и маржу.
Пример: селлер продает канцтовары маркеры+ручка+тетради (гр. A) дали 76% прибыли — фокус на них, C-группу (6%) — под заказ .
Источники: 1C (выручка, себестоимость по номенклатуре), CRM (продажи по клиентам/проектам), складские остатки (Мой Склад).
Цель – отслеживание динамики маржи, рентабельности.
Решение – P&L отчет с детализацией:
Валовая маржа = (Выручка - Переменные затраты)/Выручка;
Рентабельность = Прибыль/Выручка;
Точка безубыточности (ТБУ) = Постоянные затраты / Маржинальность.
Пример: общепит выявил 20% меню дают 70% выручки — убрали убыточное, маржа выросла на 15%.
Источники: 1C (себестоимость, калькуляция блюд, ОПУ), Excel, данные по затратам (аренда, ЗП фиксированы).
Шаг 4. Сначала Excel, потом автоматизация
На старте вам достаточно одной рабочей таблицы в Excel. В нее вы загружаете данные из банка и 1С и раскладываете движения денег и операции по понятным статьям доходов и расходов. Так вы быстро видите картину откуда приходят деньги, куда уходят и что остается.
Прежде чем заниматься автоматизацией, необходимо определить, какие отчеты нужны, какие статьи используете, в каких разрезах хотите видеть бизнес. Только после этого есть смысл переносить эти модели в отчеты 1С или специализированные сервисы и BI.
Excel на этом этапе дает нужную гибкость. Можно за вечер поменять структуру статей, добавить разрез по продуктам или направлениям, протестировать другую логику распределения затрат и сразу увидеть, как меняется результат.
К автоматизации стоит переходить тогда, когда структура отчетов и статей уже устоялась и несколько месяцев подряд вы пользуетесь отчетам, они помогают вам принимать управленческие решения. В этот момент таблицы начинают упираться в скорость и масштаб, и становится логично подключать 1С, облачные сервисы, BI-платформы и дашборды — на уже отлаженной, понятной логике цифр.
Шаг 5. Настраиваем три ключевых отчета
Классика управленческого учета — три формы:
ДДС (ОДДС, отчет о движении денежных средств).
P&L (отчет о прибылях и убытках).
Баланс (управленческий, по необходимости и зрелости компании).
ДДС: отчет о деньгах
Задача ДДС — ответить на вопросы:
Сколько денег зарабатывает бизнес и за счет чего.
Куда уходят деньги: операционная, инвестиционная, финансовая деятельность.
Будут ли кассовые разрывы и когда именно.
Практика:
Ведем ДДС по трем блокам: операционная, инвестиционная, финансовая деятельность.
Детализируем статьи: выручка, закупки, аренда, маркетинг, ФОТ, налоги, проценты, кредиты и т.п.
Горизонт: минимум месяц вперед с помесячной историей, часто — помесячно на год, с детализацией до недели и дня для кассового планирования.
P&L: прибыль, а не только кэш
P&L отвечает на вопросы:
Какая у нас выручка, валовая прибыль, операционная прибыль, чистая прибыль.
Какие направления прибыльны, какие тянут в минус.
Какова структура затрат и где лежит основной резерв.
Особенности:
Считаем по методу начисления: доход признаем при отгрузке/оказании услуги, а не по фактическому приходу денег.
Разделяем переменные и постоянные затраты, чтобы видеть вклад каждого направления в покрытие постоянных расходов и прибыль.
Делаем разрезы: по направлениям, продуктам, филиалам, проектам.
Баланс: если вы уже доросли
Управленческий баланс показывает структуру активов (деньги, дебиторка, запасы, основные средства) и обязательств (кредиты, кредиторка, займы), финансовую устойчивость: доля заемного капитала, ликвидность, оборачиваемость.
Баланс имеет смысл внедрять, когда вам важно управлять не только прибылью и кэшем, но и структурой капитала, у вас есть кредиты, инвестпроекты и планы по росту и капитализации.
Шаг 6. Определяем периодичность и цикл (3–6–9 месяцев)
Управленческий учет работает только тогда, когда вы смотрите на цифры регулярно, а не «когда вспомнили». Нужен понятный ритм и время, чтобы накопилась история хотя бы за 3–9 месяцев.
По деньгам логика такая: платежный календарь вы смотрите каждый день или каждую неделю, чтобы не ловить кассовые разрывы, а итоговый отчет ДДС собираете раз в месяц и сразу смотрите вперед на 1–3 месяца по плану платежей и поступлений. Это дает и контроль «здесь и сейчас», и обзор ближайшей перспективы.
Отчет о прибылях и убытках (P&L) имеет смысл закрывать минимум раз в месяц. Хорошо, если это происходит быстро после конца периода, пока все помнят события и можно разобраться в отклонениях. Квартальные и годовые версии помогают уже не просто фиксировать факт, а видеть тренды и изменение маржи по направлениям.
Баланс в управленческом виде обычно смотрят реже: раз в месяц или квартал — особенно если у компании есть кредиты, инвестиционные проекты и важно следить за долговой нагрузкой и структурой активов.
Почему важен именно цикл в несколько месяцев. Примерно через три месяца начинают проявляться первые закономерности и видно, где вы ошиблись в методике или настройках. Через полгода–девять месяцев уже видно сезонность, эффект внедренных решений и то, как управленческие действия отражаются в реальных цифрах, а не в разовых всплесках.
Шаг 7. Стандарты, регламенты и дисциплина
Если не договориться о правилах, управленческий учет быстро разваливается, поэтому в первую очередь определите порядок закрытия месяца: до какой даты вы его закрываете, кто за это отвечает и в какой последовательности происходят шаги — выгрузки, сверки, корректировки, выпуск финальных отчетов. Благодаря системы вы знаете какие цифры в какой срок у вас обновляются.
Затем закрепите владельцев за ключевыми формами — ДДС, P&L, управленческий баланс, дашборды. У каждой формы должен быть свой ответственный.
Отдельно определите «источник истины» по выручке, затратам, остаткам и зарплате. Какая система и какие данные будут считаться источником. Это уменьшает количество споров, когда CRM, 1С и Excel показывают разные суммы.
Ну и, наконец, создайте единые шаблоны отчетов и общий справочник статей и направлений. Ваши решения оформите в короткое положение об управленческом учете. В нем опишите какие отчеты делаются, по каким правилам и кто за что отвечает.
Пример такого положения, можно скачать по ссылке.
Шаг 8. Дашборды и визуализация для собственника
Когда регулярная отчетность работает, имеет смысл поднимать ее на следующий уровень — создание дашбордов.
Что обычно попадает на дашборд собственника:
Ключевые метрики: выручка, валовая прибыль, EBITDA, чистая прибыль, свободный денежный поток.
Движение денег: текущий остаток, прогноз ДДС, ближайшие крупные платежи и поступления.
Вклад направлений и продуктов в прибыль и кэш.
Основные KPI: конверсия, средний чек, LTV, оборачиваемость запасов, ФОТ / выручка и т.д.
Рекомендации при визуализации дашбордов:
Один экран – ответы на ключевые вопросы собственника.
Возможность «провалиться» из графика в расшифровку (вплоть до операции) через BI или 1С.
Фильтры по периоду, направлению, филиалу, менеджеру и т.д.
Важно: дашборд — это надстройка над живой методологией, а не ее замена.
Вот пример Дашборда:
Шаг 9. От Excel к полной автоматизации
Управленческий учет проходит естественные уровни зрелости.
Условно можно выделить три:
Уровень 1: Ручной учет в Excel
В таблицах вы настраиваете структуру отчетов, статьи доходов и расходов, проверяете, как подтягиваются данные из банка, 1С и CRM, и учитесь нормально читать ДДС и P&L — без лишней теории, на своих цифрах.
Уровень 2: Автоматизация в учетных системах
Когда модель устаканилась и несколько месяцев подряд работает без постоянных переделок, есть смысл переносить ее в 1С или другие учетные решения. Здесь появляются четкие регламенты, права доступа, автоматические отчеты, меньше ручного труда и меньше шансов «сломать формулу».
Уровень 3: Цифровая трансформация и аналитика
Следующий шаг — когда к этому слою добавляются BI-системы, дашборды, факторный анализ, интеграции между сервисами, иногда — работа с большими массивами данных и прогнозной аналитикой. На этом уровне учет перестает быть просто фиксацией факта и превращается в рабочий инструмент для моделирования сценариев, оценки стоимости бизнеса и поддержки стратегических решений.
На каждом уровне меняется не только техника, но и роль управленческого учета — от «счета факта» к инструменту моделирования и управления стоимостью бизнеса.
Типичные ошибки внедрения и как их избежать
Свести к минимуму риски помогают чужие грабли.
Частые ошибки:
Начать с покупки дорогой системы и BI, без внятной методологии и структуры статей.
Перекладывать управленческий учет полностью на бухгалтера без участия собственника и управленческой команды.
Подменить управленческий учет «красивыми дашбордами» без связи с реальными процессами и решениями.
Гнать детализацию ради детализации: сотни статей, разрезов и сложных формул, которые потом никто не читает.
Что делать, чтобы снизить риск возникновения ошибок:
Лично сформулировать цели учета и ключевые вопросы собственника.
Начать с минимального набора форм (ДДС + P&L) и разрезов.
Регулярно собирать обратную связь: какие цифры реально используются при принятии решений, а какие можно убрать или упростить.
На практике мы часто сталкиваемся с саботажем сотрудников при внедрении и поддержке управленческого учета. Важно, чтобы собственник / ГД помогал внедрению, продавал ценность, объяснял цель и не забрасывал учет. Дисциплина в этом вопросе помогает строить будущее, аналитика дает сигналы, что компанию могут ожидать риски/неприятности за несколько месяцев до этого события.
Даже крупные компании сталкиваются с тем, что забивают на фин. учет, а потом их догоняют кассовые разрывы, а когда выручка под 1 млрд — это очень больно и грозит тем, что компания может быстро закрыться.
Если все сделано последовательно, через 3–9 месяцев у вас появится:
Регулярный цикл управленческой отчетности (ДДС + P&L, при необходимости баланс).
Понятная структура статей и направлений, по которым можно честно ответить: что зарабатывает, что сжигает деньги.
Дашборды или хотя бы компактные отчеты, по которым собственник может за 10–15 минут оценить состояние бизнеса и принять решения.
План дальнейшей автоматизации.
И главное — у вас будет формироваться управленческая привычка смотреть на цифры, сочетая интуицию с конкретной финансовой картиной.
Подписывайтесь на наш блог на Хабр и на телеграм-канал, чтобы не пропустить свежие материалы и получать проверенные практические советы для развития вашего бизнеса.
Из последних полезных материалов на Хабр:
