«Ребята, так больше нельзя! Пора переходить на что-то, не зависящее от внешних обстоятельств и всегда доступное», — подобные речи я, как сотрудник компании-интегратора, слышу постоянно. Кто-то переехал уже несколько раз, кто-то сидит на VPN, постепенно перебирая неблокируемые протоколы, однако многие ищут и находят отечественные альтернативные платформы. И сегодня хочу рассказать о проверенном на практике решении.
Меня зовут Рустам Еникеев, я работаю системным администратором в интеграторе, переводящем бизнес на онлайн-офис Яндекс 360. К нам часто обращаются небольшие и средние компании численностью от 50 до 250 человек (бывают и крупнее, но это осреднённый показатель проектов, с которыми я работаю). И чаще всего мы предлагаем именно Яндекс, потому что при переезде клиенты получают Почту без ограничений по объёму, защищённый Мессенджер, видеоконференции, гибкий Трекер задач и ёмкое облачное хранилище. Каждый из этих продуктов — часть единой системы, где сервисы работают вместе, дополняя друг друга. Ну а мне как человеку, непосредственно выполняющему переезд, важно, что процесс миграции разработан с упором на минимизацию сложностей.
Для многих крупных (и даже малых) организаций создание рабочего окружения может стать головной болью. Сотрудникам приходится переключаться между десятком сервисов, использовать промежуточную выгрузку с риском потери или искажения информации, а системным администраторам типа меня приходится постоянно искать дополнительное место на дисках, управлять доступами и следить за тем, чтобы информация не утекала налево.
У нас есть небольшой закрытый телеграм-канал для своих, где админы делятся дикими историями из своей практики или принесёнными с профильных форумов. Поэтому по ходу текста буду делиться такими историями как наиболее яркими иллюстрациями того, что может пойти не так и почему выбор облачной платформы будет хорошим вариантом.
Страшная история
Наш предыдущий сисадмин был гением… Ну так казалось главному. Он настроил серверы, CRM и облако так, что даже сам иногда путался в своих схемах. А потом случилась автоавария (мы как-то раньше не задумывались об их числе, а их реально много) и Ильнура сильно помяло. Не, хорошо, что он живой, но ему стало совершенно фиолетово на все эти пароли, сервисы и прочее. Плюс, говорит, что память у него тоже, того, подчистилась, и вообще, не надо ему больше звонить, — это из-за нас он после суток аврала с серваком за руль сел.
Новый администратор, глядя на «творчество» Ильнура, сказал, мол, это не система, а цифровой лабиринт с мини-боссами. Восстановить логику настроек, паролей и доступа было невозможно — пришлось потратить около трёх недель на полную перезагрузку. А в пару систем он так и не смог влезть — мы тихо дожидались, пока они сдохнут, и с матами перешли на альтернативы.
Современные облачные решения позволяют избежать выбора между сложностью настройки и стабильностью работы, предлагая не только удобство работы пользователей, но и прозрачные инструменты для администрирования. За счёт этого компании не становятся заложником сложных, недокументированных решений. На мой взгляд, Яндекс 360 — пример именно такого подхода к организации рабочей среды.
Объединение сервисов в рамках одной платформы позволяет централизовать управление: к примеру, увеличивать дисковое пространство нажатием одной кнопки и не беспокоиться о защищенности данных. При этом пользователи получают удобную Почту со встроенной подсказкой формулировок ИИ, возможность обсуждения рабочих задач в защищённом чате, возможность мгновенно дополнить обсуждение файлом с облачного Диска, а итоги встречи на видеоконференции сразу зафиксировать в виде задач в Трекере.
Стоит подчеркнуть, что облегчение процесса миграции — одна из приоритетных задач платформы. Открою секрет Полишинеля: для переезда совершенно не нужно обращаться к интегратору, потому что пользователям доступен подробный гайд из шести шагов и миграция крайне простое дело. Ну а для тех, кто переезжает из Google Workspace или Microsoft 365 процесс и вовсе облегчён дополнительными инструментами. Тем не менее сложные работы могут требовать опыта, и мы периодически подключаемся для разруливания каких-то нестандартных решений, обусловленных «нажитым непосильным трудом» легаси клиента.
Опыт компаний, уже завершивших переход на Яндекс 360, описан в отдельном блоге, где компании делятся своими историями по миграции. Несколько из этих кейсов — мои. Собственно, так я и оказался автором этого текста.
Теперь, когда с предисловием покончено, давайте разберём основные сервисы Яндекс 360 и их практическое применение для бизнеса.
Яндекс Диск для бизнеса
После подключения домена и первоначальной настройки аккаунтов я обычно берусь за переезд файлов на «общие диски» — как правило, это самая длительная операция.
В терминологии Яндекс 360 «общие диски» — это специальные папки на Яндекс Диске, в которых хранятся файлы, работать над которыми можно совместно с коллегами плюс быстро искать нужную информацию. Их ключевая особенность — наличие доступа только для назначенных сотрудников или групп.
Страшная история
У нас работал дизайнер — талантливый, но конфликтный. Когда он уволился, то на прощание удалил все файлы с ноутбука. Серёга (второй админ) хрипел, пытаясь восстановить папки через резервные копии, но выяснилось, что папку, заведённую под дизайнера, он тупо не включил в список для бэкапа. А поскольку ничего не падало, этого никто и не отследил.
В итоге мы потеряли макеты для двух новых продуктов, менеджеры — переписку с крупным заказчиком и год мемов из рабочего чата. Пришлось заново рисовать макеты по сжатым скриншотам из презентаций.
Для переезда на Диск можно воспользоваться простой выгрузкой файлов. Но я предпочитаю работать пакетно с помощью API, — это позволяет грузить файлы из разных CRM автоматически, не останавливая бизнес-процессы.
Корпоративная почта для команды
В этом году Яндекс Почте исполняется 25 лет — она разрабатывается с 2000 года. Поэтому у неё довольно широкий набор функций, сравнимый с ведущими онлайн- или офлайн-решениями. Ну а киллер-фича вроде интеграции с другими сервисами платформы, включая Диск, онлайн-редактор и Трекер, значительно расширяет возможности для командной работы.
В пакете Яндекс 360 можно настроить неограниченное количество почтовых ящиков без лимита по объёму. Казалось бы, это мелочь. Но вот ещё одна история, показывающая, почему это важно.
Страшная история
У нас тут прикол случился. Наш продажник хранил все письма в папке «Входящие». Поскольку мы используем лимит на ящик в Microsoft Exchange на 20 гигов (места на серваке всегда впритык, поэтому техдир ввёл ограничения на юзеров), то примерно за полтора года мужик полностью забивал свой ящик входящими. Переносить доки на серверную папку ему не нравилось — там, говорит, вообще ничего не найдёшь потом.
Короче, когда мы не могли два дня найти подтверждение заказа на два ляма и искали его уже всей конторой по логам, выяснилось, что как только у этого умника забивался ящик, он создавал новый, вида Sale2@, потом Sale3@ и так далее и рассылал письма с него. Все более-менее работало с постоянным контрагентами, но если кто-то из стареньких решал о нас вспомнить, он мог попасть на старый ящик, который никто уже не читал.
Неограниченный объём почтового ящика — лишь одна из характеристик Почты. Функциональность сервиса подразумевает:
умную сортировку и поиск писем;
защиту от спама и фишинга (т. н. спамооборона);
текстовые подсказки формулировок с помощью Yandex GPT;
интеграцию с Календарем;
автоматические правила обработки почты;
настройку общих почтовых ящиков (можно настроить ящик вида support@ или sales@ с рассылкой на группу сотрудников);
интеграцию с Яндекс Диском.
Важно отметить, что мне как интегратору достаточно передать клиенту интерфейс управления всеми почтовыми ящиками организации, включая мониторинг активности и настройку политики безопасности. Дальнейшие работы у клиента проходят без необходимости глубоких технических познаний.
Повторюсь, миграция с облачных почтовых сервисов и с локальных серверов Microsoft Exchange Server происходит, как правило, беспроблемно. А вот в случае каких-то экзотических систем может потребоваться моя помощь. К счастью, у Яндекса существует механизм импорта со сторонних серверов через CSV-файл с перечнем почтовых адресов и паролей к ним.
Мессенджер для защищенных коммуникаций
Для эффективного общения внутри команды требуются соответствующие цифровые инструменты. Яндекс Мессенджер объединяет функции корпоративного чата с системой защиты данных. Главное, что мне нравится — он помогает чётко разграничить рабочие и личные коммуникации, избавляя сотрудников от необходимости постоянно переключаться между разными приложениями.
Страшная история
Наша рук. отдела юристов — железная женщина с железной дисциплиной. Поэтому она читает все сообщения — от служебных уведомлений до чата «Поздравьте Машу». Мы погуглили: оказывается, есть чуть ли не «синдром непрочитанного сообщения», когда человек не может успокоиться, пока не уберёт все цифры непрочитанных сообщений с чатов. Короче, наша А. П. именно такая.
Она говорит: «Я могу отложить телефон — дети мне всё равно звонят. Но если мне нужно читать рабочий чат, я обязательно цепляю и соседние чаты тоже».
По просьбе ЗГД мы переехали в отдельное импортное приложение, которое только по работе. И стало удобнее разграничивать рабочее и личное. Но эта приложуха какая-то малопопулярная и сделана непонятной конторой из другой страны, где элементарно поддержка не отвечает. В итоге безопасник запретил выкладывать туда всё, что связано с деньгами. Получается, что для финансов нам снова нужен обычный чат, который должна читать А. П. Снова замкнутый круг.
Переписка, осуществляемая в Мессенджере, надёжно зашифрована и не покидает закрытый контур организации. Плюсом сервис поддерживает различные форматы коммуникации, включая расшифровку аудиосообщений, тредовую структуру обсуждений и сохранение чатов из Телемоста.
Трекер как центр управления проектами
Как и Почта, Трекер сделан давно — он развивается более 10 лет и используется инженерами Яндекса в разработке собственных продуктов. По сути, он развивается на основе практического опыта управления задачами и проектами численностью от нескольких человек до тысяч сотрудников. При этом нельзя говорить, что он пригоден только для IT-сферы, потому что инструмент получился универсальный.
Яндекс Трекер поддерживает несколько методологий: Waterfall, Kanban и Agile. С его помощью можно собирать разрозненные проекты в портфели (запуск нового продукта может включать подпроекты от маркетинга, производства и логистики), а также отслеживать динамику работы как отдельных подразделений, так и компании в целом.
Страшная история
Когда у нас навернулся реально важный проект, мы попытались понять — а чего это наш корпоративный трекер задач показывал, что проект шёл по плану, а на деле мы безнадёжно опаздывали по срокам. Оказалось, наши ребята забили на общую систему. Точнее так, каждый вёл дела где хотел: один в Google-таблице, технические спецы — в модном Notion (там же они их потеряли потом), а рядовые менеджеры — от заметок в телефоне до стикеров на мониторе.
Пока проект шёл нормально, задачи переносились в трекер, потому что он нравился шефу. Но когда началась паника из-за приближающегося дедлайна, на перенос задач стали забивать. А дашборд по проекту тупо показывал «потёмкинский» проект — в нём всё шло по плану.
Самое забавное, что мы платили за лицензию сервиса по управлению задач не самые малые деньги, а реально пользовались им только для отчётов.
Я считаю, что при работе с Трекером отсутствует необходимость выбора между гибкостью и чётким структурированием информации. Функциональность Трекера позволяет получить и то и другое в одном месте.
Лично я, когда меня просят продемонстрировать удобство Трекера, привожу в примеры триггеры и автодействия. С их помощью можно настроить:
смену исполнителя при изменении статуса задачи;
уведомление руководителю о статусе задачи;
призыв ответственных, если задача давно не обновлялась;
призыв в комментарии за три дня до дедлайна;
многое другое.
Кстати, самое необычное из автодействий, что я видел, был автоматический заказ кофе шефу в переговорку, если он был в списке приглашённых. Так что, как видите, Трекер может быть довольно гибким.
Ну и нельзя не упомянуть, что при использовании Jira, перенос данных берут на себя специалисты Яндекса. В случае же использования Asana, Wrike, YouTrack и чего-то подобного помощью по миграции занимаются уже интеграторы типа меня.
Заключение
Сегодня, после нескольких десятков успешных проектов по миграции на Яндекс 360, я могу с уверенностью сказать, что ребята разработали отличную платформу для организации рабочих процессов, способную масштабироваться вместе с бизнесом. Пока я писал этот текст, вышло свежее исследование TelecomDaily, где Яндекс 360 назвали самым популярным облачным решением для корпоративных пользователей в России. И я понимаю почему.
Поскольку выше я уже приводил несколько страшных историй из жизни админов, давайте — на правах автора — опишу уже свою. На этот раз успешную.
Не страшная история
Рустам, пишу сказать спасибо. Когда мы решали уходить с зарубежной платформы, я, если честно, паниковал. Воображение рисовало недели простоя, истерики сотрудников, предъявы шефа о потере денег. Вот честно, у нас раньше даже обновление ПО могло вылиться в часы.
Но благодаря вам всё было иначе. Мы начали перенос данных в Яндекс 360 в пятницу вечером, а в понедельник утром все уже работали. Никто даже не заметил «переезда» — письма шли, задачи в Трекере обновлялись, а видеочат с клиентом из Новосиба не завис ни разу. Я до сих пор не верю, что это было возможно без шаманских плясок с бубном.
Несмотря на то, что я работаю в компании интеграторе, по-прежнему считаю, что переезд в Яндекс 360 — особенно если первоначальная инфраструктура построена на стандартных решениях — легко доступен любому админу. Ну а для сложных случаев есть мы — интеграторы, тем более что овчинка, т. е. миграция в Яндекс 360, стоит выделки.