Многим из нас хочется больше времени проводить с семьей, чаще встречаться с друзьями, ходить в спортзал два-три раза в неделю, уделять время развитию, а ещё — заниматься любимым хобби. Но в будни обычно времени хватает на одну-две сферы, и для многих в ИТ работа занимает значительную часть дня. В выходные же на что-то активное часто нет сил.
Как соблюдать баланс между работой и личной жизнью? Как научиться эффективно управлять временем и успевать больше? Как перестать тратить ценное свободное время впустую и сконцентрироваться на важном? На все эти вопросы мы искали ответы в рамках 10-дневного марафона по принципам тайм-менеджмента для сотрудников МойОфис. И с удовольствием сейчас поделимся с вами опытом.
Привет, Хабр! Меня зовут Анна Морозова, я специалист по обучению и развитию в МойОфис. Пару месяцев назад я опубликовала статью о том, как учиться разрешать конфликты — по мотивам марафона эффективных коммуникаций, который мы проводили для сотрудников.
Недавно состоялся наш очередной внутренний марафон. И сегодня я (при участии разработчиков МойОфис) расскажу о важности тайм-менеджмента, его техниках и принципах.
Важность баланса между работой и личной жизнью
Work-life balance — это оптимальный баланс между работой и другими сферами жизни. Его несоблюдение приводит к постоянному стрессу, а в особо тяжелых случаях — к профессиональному выгоранию. Часто мы сами становимся причиной дисбаланса, уделяя слишком много внимания работе. Постоянно проверяем рабочие мессенджеры или думаем над рабочими задачами даже в выходные. И это не даёт нам спокойно отдохнуть и посвятить время личной жизни.
Оценить, как у вас сейчас обстоят дела в разных сферах, поможет колесо жизненного баланса. Нарисуйте на листке бумаги от руки круг и разделите его на 6-10 секторов в зависимости от количества важных для вас сфер (это может быть работа, семья, друзья, хобби, саморазвитие и т.д.) или воспользуйтесь бесплатным онлайн-шаблоном, например, таким. Подпишите каждый сектор названием одной из сфер. Теперь оцените от 1 до 10 свою удовлетворенность тем, сколько времени и сил вы тратите на каждую из них, и закрасьте соответствующий сектор согласно вашей оценке. Посмотрите на рисунок: получилось ли достичь баланса или какая-то из областей сильно проседает?
Если пока достичь баланса между работой и другими сферами жизни не удалось, попробуйте несколько техник тайм-менеджмента:
Установите границы между работой и личной жизнью. Определите чёткий график работы и не выбивайтесь из него. Управляйте ожиданиями коллег и не отвечайте на рабочие звонки в личное время. Переводите рабочие чаты в мессенджерах в беззвучный режим и возвращайтесь к новостям компании на следующий день.
Оставляйте время для себя. Не забывайте выделять в своём графике время на хобби, прогулки, чтение любимых книг или другие занятия, которые приносят вам удовольствие. Обязательно вносите их в календарь – когда мы не занимаем свое личное время конкретными делами, есть риск перегрузиться работой и забыть о собственных потребностях.
Расставьте приоритеты. Определите, что для вас действительно важно, и сосредоточьтесь на этом. Выбирайте от 1 до 3 главных для вас направлений на ближайший период.
Эдуард
Разработчик
Для меня самым ценным в марафоне оказалось составление колеса жизненного баланса с упором на время и сферы деятельности с их последующей оценкой, а также составление плана дневных активностей на месяц вперед. Планирование всегда было только в голове, что-то важное можно было упустить из виду. Благодаря марафону теперь все планы зафиксированы. Появилась основа, на которую можно опираться и в дальнейшем корректировать действия, если возникнет такая необходимость.
Когда вы уже понимаете, каким сферам хочется уделить больше времени, пора переходить к планированию.
Планирование — основной шаг к эффективному управлению временем
Успевать всё и сразу невозможно, поэтому необходимо концентрироваться только на самом важном, ставить себе конкретные цели и работать над их достижением. Для этого вам необходим чёткий план, чтобы направить силы и время в нужное русло. В противном случае вы будете тратить их на дела, которые не приведут вас к нужным вам целям.
Существует множество отвлекающих факторов — проверка соцсетей, разговоры с коллегами на отвлеченные темы или очередной поход за кофе. Определите, что вас чаще всего отвлекает, и постарайтесь свести к минимуму эти действия.
Когда отвлекающие факторы минимизированы, а цели предельно ясны, переходите к составлению плана по их реализации. Приступая к его разработке, руководствуйтесь правилом «6 П»: правильное предварительное планирование предотвращает плохие показатели. Ваша задача — составить такой план, который бы позволил достичь наилучшего результата при наименьших временных затратах.
Вот несколько правил грамотного ежедневного планирования своих дел и целей:
Бронируйте время в календаре для рабочих задач. Иногда очень важно выделить пару часов подряд для решения какой-то сложной задачи, а отвлечение может выбить из контекста, и вы потратите ещё больше времени на переключение. Забронируйте для себя это время в календаре, чтобы никто не поставил дополнительную встречу, видя, что вы свободны.
Не забывайте о перерывах. Если ваш график на завтра выглядит как непрерывный марафон задач, то много пользы такое планирование точно не принесет. При отсутствии перерывов ваша продуктивность будет гораздо ниже.
Оставьте запас времени на случай форс-мажора. При составлении плана на день примерно 20% времени отведите на незапланированные задачи, которые в любой момент могут потребовать вашего внимания.
Пользуйтесь удобным для вас планировщиком. Планы на день лучше вести в письменном виде, чтобы ничего не забыть. Это может быть специальное приложение, электронная таблица или просто ежедневник.
Владимир
Ведущий программист C++
Для меня оказалась открытием информация из видео про три ежедневные привычки. Я его явно видел и до марафона, но посмотрев в этот раз, заметил несколько моментов и тонкостей, на которые не обращал внимания в процессе следования подобным практикам. Сказать, что я был вдохновлён — это ничего не сказать!
Техники тайм-менеджмента
Помимо планирования есть ещё ряд техник управления временем. Рассмотрим некоторые из них.
Метод помидора. Вам понадобится таймер, чтобы засечь 25 минут, и вся ваша сила воли, чтобы в течение этого времени не отвлекаться от задачи. После остановки таймера сделайте 5-минутный перерыв и повторите еще три раза, чередуя работу с коротким отдыхом. После четвертого подхода усердной работы сделайте продолжительный перерыв в 30 минут, чтобы разложить по полочкам мысли и отдохнуть перед следующим рывком.
Разделение большой задачи на несколько подзадач. Если задача кажется слишком сложной и потому нет никакого желания к ней приступать, разделите её на несколько подзадач. Тогда она перестанет казаться невыполнимой, и вам будет легче с ней справиться.
Техника двух минут. На выполнение некоторых задач потребуется всего пара минут. Сделайте их в первую очередь, чтобы не копить множество мелких задач, о которых потом вы можете просто забыть.
Умение говорить «нет». Помогать коллегам — это хорошо, но не в ущерб собственным целям. Если вас просят помочь, а у вас горят дедлайны, вежливо откажите или предложите вернуться к этому вопросу, когда у вас будет свободное время.
Отказ от многозадачности. Выполнение нескольких задач одновременно снижает эффективность и увеличивает временные затраты. Концентрируйтесь на задачах последовательно, не перескакивая с одного дела на другое.
Матрица Эйзенхауэра. Суть этого метода тайм-менеджмента — в разделении всех задач на четыре категории:
Важные и срочные необходимо выполнить прямо сейчас, даже если очень не хочется.
Важные и несрочные включите в свой план на будущее и не забудьте к ним вернуться.
Неважные и срочные — это рутинные дела, не имеющие особого значения. Делегируйте их или придумайте способ их автоматизировать.
Неважные и несрочные — выполнение этих задач не приносит никакой пользы и только отнимает время. Вычеркните их из своего списка дел или вернитесь к ним, когда всё остальное будет выполнено.
Антон
Архитектор безопасности ПО
Фактически оказалось, что 80% фишек из марафона я уже неосознанно использую, соответственно, знания были углублены и структурированы, жить будет проще. Ну и дополнительно — сопоставил то, что я делаю, с теми возможностями, которые есть; когда я не успеваю всё сделать осознанно, то могу смело говорить "нет".
Подведем итог
Как бы нам ни хотелось, чтобы в сутках было больше времени, приходится довольствоваться 24 часами. Но при грамотном тайм-менеджменте можно успевать если не всё, то самое приоритетное для вас уж точно. Важно научиться не отвлекаться на то, что не имеет особого значения. Хорошо с этой задачей помогает справиться планирование времени. Однако планы и графики не должны загонять вас жесткие рамки, лишающие манёвра. Их основное назначение — помочь правильно распределить время и силы на выполнение приоритетных задач без лишнего стресса.
И конечно, не забывайте про отдых. Нарушение баланса между работой и личной жизнью приводит к профессиональному выгоранию и не способствует производительности. А это не то, к чему мы стремимся, верно?
