ECM/СЭД *

Недавно хорошие знакомые попросили помочь им выбрать систему документооборота со словами «ну ты же занимаешься этой всякой автоматизацией».

Я согласился, хотя и работаю в немного другом направлении и раньше вплотную не сталкивался с СЭД. То что я обнаружил в процессе изучения и сравнения разных решений мне настолько интересным, что я даже решился на небольшое расследование и теперь делюсь результатами.

Я обнаружил, что на рынке систем документооборота сложилась крайне странная ситуация. Такое ощущение, что производители как будто сговорились между собой и решили изо всех сил скрывать информацию о своих продуктах. Мне даже стало казаться, что они боятся, как бы я не увидел чего-то лишнего.

Получается, что я, как и другие покупатели, стараюсь узнать о функционале продукта, изучить и попробовать его перед покупкой, а разработчик делает всё, чтобы у меня ничего не вышло, зато щедро и многобуквенно рассказывает о достижении бизнес-целей, преимуществах, экономическом эффекте и прочих абстракциях, избегая показывать «товар лицом».

На первый взгляд странное поведение. Но вполне объяснимое, если копнуть глубже.

Этим мы сейчас и займёмся. Копнём на полную глубину и посмотрим, почему так происходит и как в таких условиях вести себя покупателю, чтобы таки увидеть то, что скрыто.

Тема геймификации поднималась на Хабре уже неоднократно. Высказывались разные мнения о том, как ее правильно понимать, где и как она применяется и вообще – стоящая ли это затея. Наши коллеги из проекта DOCFLOW взялись выяснить, может ли геймификация помочь простым пользователям осваивать системы электронного документооборота (как показывает практика, обычно простые пользователи в компаниях не любят изучать новое сложное ПО, а уж если изучили, то используют далеко не все его возможности). Этой теме был посвящен недавний вебинар «Корпоративные игры – возможности и сложности геймификации ЕСМ-систем».

Геймификация – это применение подходов, характерных для компьютерных игр, в неигровых процессах с целью привлечения пользователей и потребителей, повышения их вовлечённости в решение прикладных задач, использование продуктов, услуг.

Чтобы понять, работает ли это на практике, на вебинар пригласили эксперта из компании-разработчика СЭД, которая недавно провела на своих сотрудниках эксперимент, связанный с геймификацией. В чём он заключался?

В данной статье рассматривается использование XML на примере автономной работы с документами из системы электронного документооборота (СЭД), без постоянного подключения к ней.
Для поддержки автономной работы с документами можно включать в документы определенный объем сведений из СЭД с помощью XML-части. Подобный внедренный в документ «контекст документооборота» может отображаться и изменяться при работе с документом в автономном режиме, с последующей загрузкой изменений в систему.

В последнее время средства электронной подписи (ЭЦП) становятся все более популярными как в государственных компаниях, так и в частных организациях. Использование ЭЦП в системах документооборота позволяет осуществлять проверку авторства и гарантировать неизменность документа. В этой статье мы с рассмотрим настройку использования ЭЦП совместно с решением EOS for SharePoint.

В данной статье мы не будем рассматривать теоретические вопросы функционирования ЭЦП, а также правовые аспекты организации юридически значимого документооборота, а остановимся на практической реализации данной технологии в вышеописанном решении от ЭОС.

Иногда довольно странно наблюдать чаяния компаний которые обладая количеством сотрудников примерно эдак тысяч ого го сколько, желают получить качественную разработку интранет-систем на базе Sharepoint 2013 в бюджете по цене достаточным только для хорошего велосипеда. Очень забавная ситуация, при которой вроде как переговоры движутся в правильном направлении, но понимание финансового вопроса заказчиком — упорно остается в плену его иллюзий.

И ведь притом мы не говорим о каких то безумных проектах стоимостью в миллионы долларов и сроками в пару тройку лет. Все предельно разумно и в рамках достаточно понятного функционала хотя бы например такого решения в котором есть корпоративный портал и электронный документооборот

Рассмотрим несколько примеров, все нижеописанное — абсолютно правдивые случаи из жизни менеджерской нелегкой доли:

Прошлая статья на тему интеграции проектов на базе Sharepoint получила довольно интересный резонанс. И по многочисленным заявкам на e-mail меня попросили продолжить мое литературное творчество.

Сегодня попробую показать что нибудь интересное из области бывших реализаций в области Sharepoint 2013 в нашей компании.
Не буду проводить сравнения с различными мастодонтами в области СЭД, просто опишу и покажу реализацию примера одной из доработок для Sharepoint 2013 на базе Worklite Docs которая будет небезинтересна страждующим.

Конечно подобный пост найдет голосовательное одобрение только в пламенных сердцах ИТ-подрядчиков, и бойцов прифронтовой кибернетической полосы — но думаю опубликовать будет не лишне!

Работаю АйТишником в крупной компании. В общем, все нормально и замечательно. Как-то однажды наше руководство решило идти в ногу со временем и возникли мысли автоматизироваться. Выбирали довольно долго Электронный документооборот, но либо денег жалко было много платить, либо разработчики какие-то липовые, короче, времени заняло все это переговорно-презентационное безобразие предостаточно. В конечном итоге остановились на некотором решении. Продукт адекватный, разработан под Microsoft Sharepoint 2013 Worklite Docs (я в силу некоторых обстоятельств с этой системой хорошо знаком). В общем выбор пал на него.

Мы собрали воедино все наши корпоративные хотелки, заказали, внедрили — запустили. Все нормально, все работает. Но суть не в этом. Это была присказка.

От переводчика. Предыдущая статья вызвала небольшую, но дискуссию. «Унылая статья ни о чем», — заявил в комментариях Арам Пахчанян (вице-президент, директор департамента продуктов для ввода данных компании ABBYY) и отметил, что все публикации о мобильном захвате по сути представляют собой много шума об очевидных вещах. Мы уважаем мнение оппонента, но вряд ли можем с ним согласиться.

Применение мобильных технологий для захвата и оцифровки информации открывает огромные перспективы. Еще недавно возможность отсканировать при помощи смартфона визитку и занести данные в корпоративный CRM многими воспринималась как экзотика. Сегодня это уже давно не воспринимается как нечто необычное. Идет работа по созданию приложений, распознающих снимки счетов, извлекающих из них данные и передающих в программу по управлению электронными платежами. Как будут развиваться мобильные технологии дальше? Какова будет сфера их применения? Как они будут сосуществовать с традиционными технологиями захвата?

В поисках ответа на эти вопросы специалисты нашей компании перевели пост из блога Джо Буделли, вице-президента по продажам компании ABBYY. Читателей мы приглашаем поразмышлять над вопросами, сформулированными автором в конце статьи, и высказать свое мнение в комментариях.

От переводчика. Одним из направлений деятельности нашей компании является промышленное сканирование документов.
В зарубежных текстах по проблематике ECM (Enterprise Content Management) термин capture употребляется для обозначения операции оцифровки документов, их распознавания, индексирования и сохранения в системе. Как и многие другие термины из области ECM, не имеет буквального аналога в русском языке. Обычно его переводят как «захват» (мы используем именно этот вариант) или «ввод».

Под оцифровкой документов зачастую принято понимать их сканирование и распознавание. Но значение термина «захват» значительно шире: в системы электронного документооборота и хранения документов вводятся не только отсканированные бумажные документы: очень часто бывает необходимым конвертировать в подходящий для долгосрочного хранения формат и сохранять в системе документы, полученные по факсу или электронной почте. Операции захвата подразумевают не только перевод графического изображение в текст, но и последующий анализ текста с последующим извлечением нужных данных.

Технологии захвата данных с помощью мобильных телефонов и планшетов становятся все более популярными в зарубежном ECM-сообществе. Мобильный захват позволяет, например, автоматизировать такие рутинные операции, как оплата счетов. Уже есть программы, анализирующие снимки счетов и извлекающими из них данные о сумме к оплате, которые затем передаются в приложения для управления электронными платежами.
В последние годы в области мобильного захвата появилось много интересных разработок. Уже есть сканеры, позволяющие сканировать документ, просто перелистывая страницы:



Является ли всеобщее увлечение мобильными технологиями данью моде или же началом действительно революционных изменений? Попытаемся разобраться в этом, обратившись к зарубежным публикациям по теме. Цикл статей по проблеме использования мобильных устройств в ECM мы начинаем с перевода статьи Криса Райли, директора по маркетингу американской компании Pingar. Статья написана почти два года назад, но многие из высказанных мыслей не утратили актуальности и сейчас.

Занимаясь разработкой и внедрением системы электронного архива, мы уделяем большое внимание диалогу с пользователями. Так, в прошлом году мы проводили опрос «Что думают пользователи о безбумажных технологиях?», главная цель которого состояла в анализе отношения российских пользователей к безбумажным технологиям работы с документами.
Ссылки на опрос были размещены в нашем блоге на Хабре, в блоге на LiveJournal, а также на специализированном портале ElArchivo.
Общее количество респондентов составило 319 человек. На наши вопросы ответили специалисты в самых разных областях: программисты, переводчики, бухгалтеры, журналисты, преподаватели вузов… Мы выражаем искреннюю благодарность всем, кто принял участие в опросе и высказал свои замечания в комментариях.

Отмечаемый сегодня День без бумаги — событие, мимо которого ABBYY пройти просто не может. Почему? Потому что у нас есть OCR, без которого немыслимы СЭД. Потому что мы организуем DocFlow. Да и вообще, большей части сотрудников не всё равно. Правда, подтвердить это можно только скриншотами с внутреннего форума, но их здесь не будет. А ещё здесь не будет рассказов о том, что средний офисный работник изводит на свои офисно-работниковские задачи около 10к страниц в год. И даже о том, что 45% этих документов становятся не нужными на следущий день.

Зато здесь будет рассказ о том, что компания не только рассказывает про заботу об окружающей среде, но и сама по возможности придерживается правильных принципов.

Наш опыт разработки и внедрения системы электронного архива показывает, что многие трудности при переходе на электронное хранение документов обусловлены причинами чисто психологического характера: пользователи привыкли мыслить категориями «бумажной» эпохи и ко многим новациям привыкают с огромным трудом.

Человеческий фактор (говоря более точно — консерватизм мышления, заключающийся в приверженности пусть неудобным, но общепринятым и устоявшимся, практикам) — вот что в большинстве случаев не учитывается при внедрении систем электронного документооборота и электронного хранения документов. Очень сложно выбрать правильную стратегию, которая позволила за короткий срок бы научить пользователей полноценно использовать возможности новых технологий.

При внедрении систем электронного документооборота и архива следует обязательно учитывать и такой момент, как психологическая готовность потенциальных пользователей. Невнимание к человеческому фактору порой приводит к парадоксальным последствиям (особенно часто наблюдаемым в различного рода государственных учреждениях): система установлена, но люди все равно продолжают работать и мыслить «по-бумажному», потому что «так надежнее».

От переводчика. Занимаясь созданием и внедрением системы электронного архива, мы не раз сталкивались с ситуациями, когда организации вводят документы в систему без разбора, не уделяя должного внимания экспертизе их ценности. Об этом уже писали. В обсуждениях наших предыдущих публикаций по данному вопросу большинство участников отстаивали следующий взгляд: сохранять можно всю поступающую информацию, она в любой момент может пригодиться. Насколько обоснован такой подход в масштабах крупной организации. Что дешевле и эффективнее: сохранять все, что возможно сохранить — или же грамотно управлять информацией, своевременно удаляя все ненужное? Любопытную статью на эту тему мы нашли в блоге Джорджа Парападакиса, ECM-специалиста из компании IBM. Ее перевод мы и предлагаем вниманию наших читателей.

От переводчика. Занимаясь разработкой системы электронного архива и управления записями, мы внимательно отслеживаем все публикации, посвященные актуальным тенденциям в области электронного документооборота и электронного хранения документов. Недавно мы нашли в Интернете статью Марка Мендела, специалиста по управлению записями компании OpenText. Статья написана на материале зарубежной практике, во многом далеком от нынешних российских реалий, но представляет несомненный интерес, так как предвосхищает некоторые тенденции, с которыми нам еще придется столкнуться в реальном будущем. Пока на сайте Ассоциации по обработке информации и изображений опубликована первая часть статьи. Вторую часть мы обязательно переведем, как только она будет размещена на сайте.

Сегодня компания Cognitive Technologies объявила об инвестициях в размере 7,3 млн долл. в разработку ПО для распознавания печатных и рукописных текстов.

Cognitive Technologies является одним из лидеров российского рынка программного обеспечения, по их мнению проект сможет заработать свыше 1,8 млн долл только за первый год после запуска.



Инвестиции не такие большие, по сегодняшним меркам, а для Cognitive Technologies эти 7,3 млн долл. всего лишь какие то 7,3 млн долл. Однако нам очень хочется, чтобы им удалось оказать значительное влияние на развитие данного сегмента в целом.

ВВЕДЕНИЕ

В 1991 году я проходил студенческую практику на одном из предприятий в области энергетики. Задача, которую мне предстояло решить – разработать программу для контроля поручений, выдаваемых руководителями. Программа называлась «КИП – контроль исполнения предписаний». Как мне тогда казалось, задачу я решил. Трудно было предположить, что к этой теме мне предстоит вернуться через 12 лет и превратить ее в основной предмет своей деятельности – разработку и внедрение систем электронного документооборота. 20 лет спустя оказалось, что тема эта столь же актуальна, а попытки ее решить, далеко не всегда приводят к ожидаемым результатам. Почему это происходит?
Причин, наверное, много. Ограничения по срокам и бюджету, квалификация и мотивация персонала, проектная методология, политическая конъюнктура – эти и другие факторы содержат предпосылки проектных неудач. Хочу предложить еще одно объяснение проблемам, возникающих в ходе внедрения и эксплуатации систем электронного документооборота.

Современный ритм жизни обязывает нас встречаться с множеством людей, посещать различные мероприятия, быть в нескольких местах чуть ли не одновременно, причем не то что в разных городах, а иногда и в разных странах. Особенно важно для человека из бизнес-среды подстроиться под этот темп, причем чтобы невозможность одновременного нахождения в разных местах никак не отражалась на качестве и количестве сделанной работы и принятых решений, от которых напрямую зависит успех предприятия.
В сознании «эффективных» управленцев уже прочно устоялось, что для выведения бизнеса на кардинально новый уровень нужны не только грамотная стратегия ведения бизнеса, но и мощная эффективно работающая и легко настраиваемая под требования организации система автоматизации бизнес-процессов. При этом обязательным требованием к системе в последнее время все чаще и чаще становится мобильность, позволяющая сотрудникам работать в системе со смартфона или планшета даже находясь на встрече или в командировке.
Роботизированная система «Е1 Евфрат» помогла целому ряду компаний сделать безбумажность бизнеса реальностью. СЭД сегодня внедряют даже компании с численностью персонала не превышающей 50 сотрудников, что уж говорить о Cognitive Technologies со своими 683 работниками, да к тому же и с собственной разработкой! В нашей компании на данный момент автоматизировано не только каждое рабочее место, но и каждый персональный гаджет (благо, нынешний прогресс позволяет) работников.

Наша компания завершила комплексное тестирование совместимости роботизированной системы автоматизации бизнес процессов «Е1 Евфрат» со всеми основными мобильными платформами – iOS, MS Windows Phone, Android и Symbian!

В рамках тестирования, целями которого, несомненно, были проверка удобности и эффективности удаленной работы мобильного клиента на различных «умных» телефонах,
в качестве «подопытных» были выбраны 4 вида смартфонов различных фирм-производителей. Среди них оказались iPhone 4S(iOS), HTC Titan X310E(MS Windows Phone), Nokia N8 (Symbian) и Samsung GALAXY S II (Android).

Достаточно небольшой экран смартфонов значительно усложняет процесс работы в удаленном режиме. Таким образом, мы создали максимально сложные условия для проверки функциональности нашего мобильного клиента.

Продолжая тему двух предыдущих постов (первый и второй), в которых проводилось исследование на тему управления знаниями и были рассказаны основные результаты, хотелось бы углубиться в практическую составляющую данной проблемы. Вопросов для обсуждения здесь предостаточно, но основной — существуют ли инструменты, позволяющие удовлетворить все потребности бизнеса в части управления знаниями? Попробуем ответить на этот вопрос со своей «колокольни».

От переводчика. Предыдущая публикация, посвященная вопросам сохранения лишней информации, вызвала весьма оживленную дискуссию среди читателей. Итоги голосования за пост (14 — за и 12 — против) свидетельствуют о том, что аудитория разделилась на два противоположных лагеря. Одни утверждают, что гораздо лучше и безопаснее сохранять в электронном виде любую информацию. Другие — что для электронной документации также должны быть установлены определенные сроки хранения, по истечении которых она может быть уничтожена после проведения экспертизы ценности документа. И те, и другие по-своему правы.

Действительно, если речь идет об архивах организаций, утрата ценной информации может повлечь за собой серьезные временные и финансовые затраты. Сроки хранения документов предприятий и организаций регламентируются как внешними (например, законодательными), так и внутрикорпоративными нормами. При этом ни в одном нормативном документе ничего не сказано о критериях ценности и важности информации. Документы, которые по тем или иным причинам считаются ценными, в некоторых организациях вполне могут храниться и сверх установленных сроков.

Большинство существующих норм и правил архивного хранения «заточены» под бумажные документы; зачастую они очень ложатся на реалии цифровой эпохи. Например, в нашей стране документы, относящиеся к личным делам сотрудников организации, надлежит хранить в течение 75 лет. Однако можно ли считать данное требование выполнимым для электронных документов? В течение 75 лет неизбежно произойдет устаревание носителей и форматов (это достаточно сложная тема, заслуживающая отдельного обсуждения), которое также может привести к утрате ценной информации. Как разрешить эту проблему?

Мы уже не раз сталкивались с данной проблемой, занимаясь промышленным сканированием документов. Объем среднего проекта (включая «сырые» файлы со сканеров) составляет сотни гигабайт, а порой и терабайты. По окончании проекта и подписании акта выполненных работ мы имеем полное право эти данные удалить — и будем совершенно правы: если истекли все сроки контракта, мы не обязаны их хранить. Но нередко бывает так, что клиент, утративший диски с отсканированными материалами, просит нас вновь предоставить файлы. Столкнувшись несколько раз с подобной ситуацией, мы приняли решение: хранить все материалы по каждому проекту в течение одного года со дня его окончания.

Другой пример имеет отношение практически ко всем компаниям, ведущим внешнеэкономическую деятельность. Нарушение установленных сроков представления форм учета и отчетности по валютным операциям влечет за собой возбуждение дела об административном нарушении и рассматривается в Росфиннадзоре. Одним из фактов, подтверждающих, что нарушение произошло не по вине вашей компании, будет переписка в том числе и электронная с вашим контрагентом. Учитывая, что лицо может быть привлечено к административной ответственности не позднее одного года со дня совершения административного правонарушения, необходимо хранить всю корпоративную электронную почту минимум год.

Естественно, что законодательство зачастую не поспевает за развитием информационных технологий и в деятельности компаний необходимо руководствоваться реалиями бизнеса и практической логикой.

Предлагаем вниманию аудитории перевод статьи специалиста компании Doculabs Рича Медины, посвященной проблеме выработки политик и процедур в области управления записями. Надеемся, что данная публикация позволит прояснить уже затронутые в предыдущей дискуссии вопросы и рассчитываем, что наши читатели поделятся собственным опытом в области организации хранения электронных документов.