ECM/СЭД *

Обычно мы размещаем статьи о нашей платформе для разработки бизнес-приложений CUBA, но сегодня решили открыть еще одну тему на Хабре, связанную с другим нашим продуктом – системой электронного документооборота ТЕЗИС. Мы заметили, что выбирая систему документооборота, заказчики используют различные методики сравнения, но все они касаются только функциональных характеристик систем, а другие не менее важные факторы ускользают от их внимания. Что в общем-то понятно — в интернете не так много объективной и доступной информации о том, на что стоит обращать внимание при принятии решения о выборе СЭД, какие тонкости и нюансы следует учесть, каких подводных камней избежать, а мнение разработчика воспринимается как предвзятое.

Мы решили опубликовать статью журналиста-аналитика Станислава Макарова и его мнение о проблемах при выборе СЭД или ЕСМ-системы. На наш взгляд, это интересная информация для всех, кто подбирает систему для своей организации. В этом материале собраны полезные советы о том, как выбирая систему, не упустить из виду нефункциональные преимущества, которые будут влиять на долгосрочный успех внедрения СЭД.

Disclaimer: в некоторых моментах наше мнение может отличаться от мнения автора.

Здравствуйте!

Меня зовут Алексей, я инженер технической поддержки. Сегодня расскажу о том, как у нас в «ДоксВижн» выстроена служба Helpdesk, с учётом специфики платформенного ПО. Возможно, эта информация поможет компаниям, которые уже плотно работают в Helpdesk, а также тем, кто только планирует выстроить канал общения с заказчиками. К слову, ряд партнёров Docsvision уже воспользовались нашим опытом и внедрили Helpdesk с нашей помощью.

О продукте FlexiCapture, как показывает опыт, обычные пользователи за пределами компании знают совсем мало («Уж не этим ли ЕГЭ распознают?»), несмотря на то, что он используется во многих крупных организациях. Можно с этим мириться, считая, что продукт не для конечного пользователя, а корпоративный. А можно периодически рассказывать про него всякое, что будет не только полезно тем, кто с ним уже знаком, но и намекнёт далёким от продукта людям, что Flex — это не просто 4 буквы в названии.

Наши партнеры из новосибирской компании АТАПИ Софтвер поделились своим приемами обработки разных сложных случаев. Это набор конкретных практических советов, которые, мы надеемся, будут вам полезны. Кроме того, каждая из этих историй подобна дзенскому коану — помогает раскрыть истинную природу FlexiCapture во всем ее многообразии.

– «У каждого должна быть своя цель» – таков лозунг нашего времени. Движение к определенной цели придает жизни смысл.

Проблема в том, что целеполагание, как и любое явление массового характера, опирается, как правило, на стереотипы и штампы, распространенные в обществе.

Мы расставляем для себя приоритеты, исходя не из принципа целесообразности, а из понимания того, что престижно, а что нет.

Получив образование, мы находим работу, заводим семью, приобретаем машину и квартиру и т.д. В движении к подобным стереотипным целям нет места серьезному прорыву, сопровождающийся полным душевным и эмоциональным удовлетворением?

Погоня за «чужими» целями – это не только «болезнь» обычного человека, но и серьезная проблема для руководителей, связанная с эффективностью управления бизнесом.

Желание быть на высоте во всем, невзирая на актуальные проблемы компании также приводит к хаосу и неразберихе в менеджменте.

Такие шаги, как выбор системы управления компанией, определение процессов, которые необходимо оптимизировать в первую очередь и т.д., зачастую предпринимаются по принципу «чем больше – тем лучше». При этом игнорируется текущее положение дел (AS IS) и те задачи, решение которых критично для компании в данный момент.

Рынок систем электронного документооборота (СЭД) в текущем году отмечает 20-летие, а рынок юридически значимого ЭДО — 2 года.
Качество работы с документами в российских компаниях продолжает значительно уступать данному показателю за рубежом, работа с данными более 70% сотрудников по-прежнему не автоматизирована.
По оценке ФНС, в России в год выписывается около 15 млрд. счетов-фактур, а по данным некоторых операторов, за 2013 год было передано менее 10 млн. электронных документов. Т. е. проникновение — менее 0,1%, тогда как в странах Евросоюза этот показатель составляет около 20%.



Что же тормозит развитие электронного документооборота в России?

1. Устоявшееся мнение о большей надежности бумажного документа

Главная сложность на пути к безбумажному документообороту – устоявшееся на уровне общества и государства мнение о якобы большей надежности бумажного документа, заверенного подписью и печатью.
Российские компании сильно озабочены вопросом несанкционированного доступа к информации, хранящейся в СЭД.
Безусловно, работа с электронными документами в системе предъявляет новые требования к информационной безопасности современного предприятия. Это не только обеспечение сохранности и надежного резервирования электронного архива, но и разграничение доступа сотрудников к электронным документам, предотвращение атак на электронную инфраструктуру предприятия извне; антивирусная защита; ведение тотального контроля над целостностью информационной системы и всеми действиями пользователей.

В конце мая в Москве прошла конференция по вопросам управления корпоративной информацией DOCFLOW. Ее специальным гостем стал международный EСM-консультант — Майкл Циглер (Michael Ziegler). Раньше Майкл не делился своим опытом на деловых мероприятиях в России (происходило это только в рамках консалтинговых проектов), поэтому послушать его было особенно интересно.

Предлагаем вашему вниманию интервью Майкла и его взгляд на будущее рынка ECM-систем, а также видео недавнего выступления «Управление данными: что нужно знать заказчику сегодня».

Главным источником секретов ECM-профессионала Майкла Циглера является не только его двадцатилетний опыт работы на рынке ECM-BPM-Capture, но и учрежденный им проект DOCVILLE. Проект собирает экспертов со всей Европы для общения и обсуждения наболевших ECM-вопросов. Этой обобщенной экспертизой и наблюдениями за профессиональным сообществом Майкл и поделился с посетителями конференции.

Все когда то заканчивается, закончился один, затем и второй триальный период на Jelastic.com. А платить за виртуальный сервер у которого нет полноты управления каталогами и файлами мне так и не захотелось. На меньшей ступени явно не хватит ресурсов, а там где их вдоволь и цена уже кусается.

Alfresco Share — веб-приложение на платформе Spring Surf, подключающееся к репозиторию контента Alfresco через веб-скрипты. Приложение реализует функционал системы совместной работы с документами с простым пользовательским интерфейсом, предоставляя пользователям возможность полнотекстового поиска по контенту репозитория, просмотр документов в браузере, использование контента в бизнес-процессах организации и публикация контента в социальных сетях. Для пользователя интерфейс Alfresco Share — набор сайтов (групп) с библиотекой документов по определенной тематике, вики-страницами, ссылками, блогами и форумом. Пользователь может настраивать и конфигурировать Alfresco Share в соответствии со своими предпочтениями, а разработчики могут дорабатывать интерфейс для решения конкретных нужных пользователю задач. Доработка Alfresco Share происходит также, как и любых других приложений на основе Spring Surf. Примером доработки Share для решения конкретных задач является пакет Records Management, сертифицированный по стандартам DOD 5015.2, незначительно изменяющий интерфейс Share.

Jelastic.com один из сетевых ресурсов, предлагающий хостинг Java приложений и в частности предлагает развертывания систем управления контентом. Меня он привлек тем что предлагает хостинг Alfresco.
На сайте даже предлагается инструкция по развертыванию Alfresco ECM (enterprise content management system), на облачном сервисе Jelastic cloud. Далее на меня вылили немного рекламы, что Jelastic в состоянии запускать любые Java приложения без изменения кода, что может быть критично для большинства приложений. Немного не осторожное заявление, далее попробуем в этом убедиться. Эта статья не более чем адаптированный перевод, проверенный по шагам автором.

Мы, разработчики Docsvision, называем этот продукт платформой. Именно платформой, на базе которой можно создавать различные проектные решения.

Чтобы эти решения было удобнее и быстрее создавать, а в дальнейшем и изменять, для платформы Docsvision мы сделали различные инструменты (конструкторы, модули, шлюзы), которые позволяют за счет настройки смоделировать на платформе решение под конкретного заказчика, с учетом его требований.

Также с помощью этих же инструментов мы подготовили набор готовых приложений к платформе Docsvision, которые решают конкретную бизнес-задачу (например, автоматизация процесса проведения совещания). И, если подобную бизнес-задачу нужно решить заказчику, то такое готовое приложение можно брать за основу в процессе внедрения, останется только с помощью тех же платформенных инструментов настроить его под себя.

Меня зовут Владимир Андреев, я один из основателей компании «ДоксВижн», в данный момент являюсь ее президентом. В этом, первом для нас, посте я хотел бы вам рассказать о том, что делает наша компания, и немного подготовить к тому, о чём будет наш блог.

Скоро исполнится уже 15 лет с того момента, как мы начали разрабатывать продукт под названием Docsvision. За это время Docsvision превратился из достаточно несложной разработки, «собранной на коленке» двумя энтузиастами, до тиражного продукта, который внедряется в таких организациях, как Сбербанк, Роснефть, Минэкономразвития РФ. Сегодня наша компания выросла почти до сотни человек, в ней появились выделенные службы разработки, проектирования приложений, техподдержки, консалтинга. Нами выбрана исключительно вендорская модель бизнеса и соответственно все внедрения Docsvision осуществляются только нашими авторизованными партнерами. На данный момент наша партнерская сеть состоит из более чем сотни партнеров в России и СНГ.

Доброго времени суток, уважаемые хабровчане!

В этой статье хочу описать, что делать, если решили написать высоконагруженное корпоративное решение на SharePoint, и показать реализацию вышесказанного на примере решения EOS for Sharepoint 3.7.

Недавно мы выпустили ABBYY FlexiCapture for Invoices – решение для потокового ввода европейских счетов в СЭД (системы электронного документооборота). Строго говоря, обрабатывать счета умеет и «большой» ABBYY FlexiCapture, на основе которого сделано новое решение. Но в нем нужно самостоятельно задавать все настройки для работы со счетами, а многие наши клиенты, как выяснилось, предпочитают уже настроенные решения. Ну, вы понимаете – достать «из коробки» программу, установить на компьютер оператору Мэри (продукт продается пока только в странах Европы), подключить к СЭД – и пусть работает.

Вьювер файлов — приложение, представляющее данные файла в дружественной для пользователя форме. Вьюверы используются для просмотра документов без использования тяжеловесных программ-редакторов. В этой статье мы рассмотрим  вьюверы в рамках ЕСМ систем.

ECM (Управление корпоративным информационным контентом) — управление, хранение, обработка и доставка контента в масштабах предприятия. В соответствии с требованиями стандарта MoReq, электронные документы одинаково успешно должны открываться как в родном приложениях так и во встроенном вьювере. Однако для многих пользователей ЕСМ-систем именно вьювер является основным интерфейсом работы с документами. На данный момент существует множество форматов, с которыми работают ЕСМ системы, но по сей день удобного и универсального встроенного вьювера в данных системах нет. Почему?

Попробуем ответить на этот вопрос и предложить свои варианты решений

Вот cобрались серьезные дяди за круглым столом еще более круглой компании и решили внедрить у себя Систему Электронного Документооборота на базе MS Sharepoint 2013. На что должны дяди обратить внимание в первую очередь при трате своих, законным путем нажитых, денег.
«Вы песен хотите? Их есть у меня!».
Оставим в покое сравнительные характеристики и рекламные слоганы о том какой Электронный документооборот лучше — об этом не писал только ленивый. А уж сколько статей на эту тему наваяно — и не сосчитать, но вот несколько самых важных ключевых моментов — особо так и не рассмотрено. Обойдены они почему то пристальным внимание работников чернилов и пера. Предлагаю немножко ознакомиться с этим тайными ритуалами и все-таки посвятить пару незамысловатых строк проблеме выбора.

Итак давайте разберемся чего вообще мы хотим от всей это музыки. Нам требуется удобоваримый, удобофункциональный, достаточно шустрый продукт на платформе MS Sharepoint 2013, который можно развивать в дальнейшем и с достаточно адекватными затратами как на первоначальное внедрение так и на дальнейшее сопровождение.

Недавно хорошие знакомые попросили помочь им выбрать систему документооборота со словами «ну ты же занимаешься этой всякой автоматизацией».

Я согласился, хотя и работаю в немного другом направлении и раньше вплотную не сталкивался с СЭД. То что я обнаружил в процессе изучения и сравнения разных решений мне настолько интересным, что я даже решился на небольшое расследование и теперь делюсь результатами.

Я обнаружил, что на рынке систем документооборота сложилась крайне странная ситуация. Такое ощущение, что производители как будто сговорились между собой и решили изо всех сил скрывать информацию о своих продуктах. Мне даже стало казаться, что они боятся, как бы я не увидел чего-то лишнего.

Получается, что я, как и другие покупатели, стараюсь узнать о функционале продукта, изучить и попробовать его перед покупкой, а разработчик делает всё, чтобы у меня ничего не вышло, зато щедро и многобуквенно рассказывает о достижении бизнес-целей, преимуществах, экономическом эффекте и прочих абстракциях, избегая показывать «товар лицом».

На первый взгляд странное поведение. Но вполне объяснимое, если копнуть глубже.

Этим мы сейчас и займёмся. Копнём на полную глубину и посмотрим, почему так происходит и как в таких условиях вести себя покупателю, чтобы таки увидеть то, что скрыто.

Тема геймификации поднималась на Хабре уже неоднократно. Высказывались разные мнения о том, как ее правильно понимать, где и как она применяется и вообще – стоящая ли это затея. Наши коллеги из проекта DOCFLOW взялись выяснить, может ли геймификация помочь простым пользователям осваивать системы электронного документооборота (как показывает практика, обычно простые пользователи в компаниях не любят изучать новое сложное ПО, а уж если изучили, то используют далеко не все его возможности). Этой теме был посвящен недавний вебинар «Корпоративные игры – возможности и сложности геймификации ЕСМ-систем».

Геймификация – это применение подходов, характерных для компьютерных игр, в неигровых процессах с целью привлечения пользователей и потребителей, повышения их вовлечённости в решение прикладных задач, использование продуктов, услуг.

Чтобы понять, работает ли это на практике, на вебинар пригласили эксперта из компании-разработчика СЭД, которая недавно провела на своих сотрудниках эксперимент, связанный с геймификацией. В чём он заключался?

В данной статье рассматривается использование XML на примере автономной работы с документами из системы электронного документооборота (СЭД), без постоянного подключения к ней.
Для поддержки автономной работы с документами можно включать в документы определенный объем сведений из СЭД с помощью XML-части. Подобный внедренный в документ «контекст документооборота» может отображаться и изменяться при работе с документом в автономном режиме, с последующей загрузкой изменений в систему.

В последнее время средства электронной подписи (ЭЦП) становятся все более популярными как в государственных компаниях, так и в частных организациях. Использование ЭЦП в системах документооборота позволяет осуществлять проверку авторства и гарантировать неизменность документа. В этой статье мы с рассмотрим настройку использования ЭЦП совместно с решением EOS for SharePoint.

В данной статье мы не будем рассматривать теоретические вопросы функционирования ЭЦП, а также правовые аспекты организации юридически значимого документооборота, а остановимся на практической реализации данной технологии в вышеописанном решении от ЭОС.

Иногда довольно странно наблюдать чаяния компаний которые обладая количеством сотрудников примерно эдак тысяч ого го сколько, желают получить качественную разработку интранет-систем на базе Sharepoint 2013 в бюджете по цене достаточным только для хорошего велосипеда. Очень забавная ситуация, при которой вроде как переговоры движутся в правильном направлении, но понимание финансового вопроса заказчиком — упорно остается в плену его иллюзий.

И ведь притом мы не говорим о каких то безумных проектах стоимостью в миллионы долларов и сроками в пару тройку лет. Все предельно разумно и в рамках достаточно понятного функционала хотя бы например такого решения в котором есть корпоративный портал и электронный документооборот

Рассмотрим несколько примеров, все нижеописанное — абсолютно правдивые случаи из жизни менеджерской нелегкой доли: