ECM/СЭД *

От переводчика. Продолжаем серию статей, посвященных проблеме создания электронных архивов проектной и конструкторской документации. Сегодняшняя статья посвящена проблеме индексирования отсканированных чертежей. Под индексированием (атрибутированием) в данном случае понимается анализ и последующий ввод в систему метаданных, на основе которых осуществляется классификация, структурирование и поиск документов в архиве. Приглашаем наших читателей к дискуссии и обмену практическим опытом по данному вопросу.

Систем электронного документооборота различного калибра существуют, пожалуй, сотни. Поэтому мы, Cognitive Technologies, не стали изобретать велосипед с квадратными колёсами, а обобщили имеющийся у нас опыт автоматизации документооборота и бизнес-процессов в своём новом продукте, который получил название Е1 Евфрат.

От переводчика. В настоящее время наша компания ведет активную работу по созданию и внедрению систем электронного архива проектной и конструкторской документации. Начиная публикацию цикла статей по данной тематике, в который войдут как оригинальные тексты, так и переводные материалы, мы хотели бы предложить вниманию наших читателей статью Лена Аспри, австралийского специалиста в области ECМ, посвященную проблемам использования ECM-систем для работы с чертежами. Статья написана в 2006 году, но затрагиваемая в ней проблематика не утратила своей актуальности и сегодня: автор ведет речь о специфике чертежей как особого вида документов, о проблемах совместимости форматов хранения технической информации, о практических аспектах внедрения ECM-решений для работы с чертежами.
При переводе текстов по ECM-проблематике неизбежно встает проблема адекватной передачи терминологии. Для многих терминов достаточно сложно подобрать адекватные русские эквиваленты. Поэтому в переводе данной статьи мы в некоторых случаях сознательно отказываемся от калькирования английских выражений и передаем их при помощи уже закрепившихся в русском языке оборотов. Так, в некоторых случаях мы передаем аббревиатуру ECM (Enterprise Content Management) как СЭА (система электронного архива). Мы считаем этот шаг вполне оправданным, так как: (1) системы электронного архива принадлежат к классу ECM-систем; (2) в статье чертежи рассматриваются как записи (records), а термин «системы управления записями» (ERM, electronic records management) в русском языке не прижился, и для обозначения ERM-систем в русскоязычных публикациях гораздо чаще употребляется термин СЭА.

Чертежи являются носителями важной информации во многих государственных и коммерческих организациях, однако им еще не уделяется должного внимания при внедрении СЭА.
Чертежи важны уже потому, что они представляют такие активы предприятия, как здания, машины и оборудование. Вместе с технической документацией чертежи описывают эти активы.
Чертежи вполне можно рассматривать как записи, свидетельствующие о проектной и конструкторской активности, но при этом специалисты в области управления информации нередко недооценивают их важность, что зачастую подвергает организацию серьезному риску.
Нередко бывает так, что чертежам не уделяют внимания до возникновения чрезвычайной ситуации. К сожалению, в таких ситуациях нередко имеет место и потеря капитальных активов (Прим. перев.: работа по систематизации и переводу в электронный вид документации Саяно-Шушенской ГЭС началась лишь после печально известных событий августа 2009 года. В это же время наша компания оцифровывала проектные и технические документы Богучанской ГЭС).

Хочу рассказать о семилетнем опыте ведения курса Enterprise content management (ECM) в питерском электротехническом универе.

Предмет: СЭД и ECM

Последние годы отмечены весьма интенсивным развитием ECM-рынка. Многие государственные и коммерческие организации переходят на электронный документооборот и электронное хранение документов. В этой связи возрастает потребность в специалистах, обладающих актуальными знаниями и умениями в области ECM.
Инженеры и программисты должны уметь обеспечить техническую сторону вопроса. Документоведы должны знать специфику электронного документооборота. Финансистам и экономистам нужно знать тонкости работы с электронными финансовыми документами. Переход на электронный документооборот влечет за собой и изменения в юридической практике — следовательно, возникает необходимость дать соответствующие знания будущим юристам.
Задачи преподавания курса ECM в вузе можно сформулировать следующие образом: во-первых, это формирование у студентов представления о теоретико-методологических основах управления информацией, а во-вторых — изучение специфики использования современных средств и методов управления информацией в конкретных предметных областях.

Мы рассмотрим в данной статье доступность программного обеспечения в техническом ВУЗе. Речь пойдёт именно о ПО как предмете изучения.

Не так давно я сам был студентом СПбГЭТУ «ЛЭТИ», а теперь работаю в IT-компании и преподаю в родном ВУЗе. Вместе с этим изменился и мой взгляд на учебный процесс в целом и на проблему комплектования учебных классов программным обеспечением в частности. Сегодня я попытаюсь рассмотреть её с трёх сторон: с точки зрения студента, преподавателя и производителя ПО.

Уже совсем скоро, 27 октября, пройдет Международный день без бумаги, который во всем мире проводит ассоциация AIIM, а в России – проект DOCFLOW. Нам очень нравится эта инициатива, ведь она позволяет людям задуматься о том, как можно сделать работу с документами более удобной, быстрой и безопасной, а заодно и сохранить гектар-другой лесов – они могут пригодиться для других целей.

Просто задумайтесь над этими цифрами. В 2009 году Сбербанк сэкономил $100 млн. благодаря автоматизации процесса сортировки документов. Ранее сотрудники банка вынуждены были вручную сортировать выписки по всем проведенным операциям в порядке возрастания их 20-значных номеров! А между тем организации продолжают печатать, копировать и отправлять по факсу более 1 триллиона документов в год. При этом в бумажном мире один документ имеет, в среднем, 19 рабочих копий.

Многие понимают, что работа с электронными документами быстрее и удобнее, чем с бумажными, что такие документы не горят в огне и их труднее залить чаем, что их проще защитить от посторонних глаз и что найти их в электронных архивах легче, чем работать с архивами бумажными. Да, понимают многие, но решиться хотя бы частично отказаться от бумажного документооборота не так-то просто. Зная это, проект DOCFLOW в преддверии Международного дня без бумаги проводит специальный конкурс, чтобы помочь недостаточно решительным и поддержать тех, кто уже на пути в безбумажный мир.

В конкурсе могут участвовать как компании, так и частные лица. Призы – сертификаты на прохождения курса AIIM по управлению корпоративным контентом AIIM ECM Practitioner, потоковый сканер, корпоративная и профессиональная версии ABBYY FineReader 11. Главный приз в «личном зачёте» – Apple iPad 2.

Давно признано, что модель аренды приложений у провайдера SaaS – достаточно мощная альтернатива традиционным схемам продажи лицензированного ПО. Системы управления контентом (ECM) также активно предлагаются в формате SaaS, однако если объективно, то данный сегмент пока развивается не такими быстрыми темпами, как бы этого хотелось. Причины, по которым «облачная» аренда ECM до сих пор не стала массовой, можно условно разделить на субъективные (страхи и опасения клиентов) и объективные (экономические и технические). Причем влияние первых оказывается пока решающим.

В этом месяце Microsoft запускает Office 365 – облачный продукт для организации совместной работы. В основе Office 365 лежит служба SharePoint Online, которая представляет собой облачную версию SharePoint 2010.
В статье рассматриваются возможности SharePoint Online для пользователей и разработчиков. По возможностям SharePoint Online почти совпадает с SharePoint 2010, но есть и отличия, которые будут рассмотрены ниже.

Сегодня я хочу написать про Microsoft SharePoint с точки зрения человека, который с нуля организовывает новую производственную линию на этом фреймворке. Все-таки, SharePoint – это довольно новая технология на веб-рынке России, и про нее мало кто знает – чем больше информации – тем лучше.

На 111ом вебинаре UX Russia мы с Андреем Сикорским обсуждаем тихий ужас, который творится в Системах Электронного Документооборота. Программисты создают абстрактные системы для абстрактного пользователя. А реальные пользователи отвечают ненавистью, которую легко понять, если посмотреть на эти системы.

Поскольку под «управлением проектами» и тем более под «ПО для управления проектами» могут подразумеваться совершенно разные вещи, сразу оговоримся, что мы не рассматриваем eDocLib как альтернативу Microsoft Project или Oracle Primavera. В тоже время, заметим, что зачастую огромный функционал этих продуктов используется не более чем на несколько процентов. В данном материале рассказывается о небольшой разработке, построенной на основе системы eDocLib, уже использующейся в для других целей, позволившей отказаться от покупки лицензий на специализированное ПО

1. неСЭДы
Идея проекта qFlow пришла спонтанно, не было долгого анализа рынка на предмет потребностей и спроса, маркетинговых исследований и т.д. Просто возникло понимание, что большинство систем — CRM, ERP, трекеры и т.д. являются просто помощниками по сбору данных от пользователей, в которые зашиты свои, особенные бизнес процессы обработки и движения данных + свой инструментарий. Конечно, больше всего идея сервиса напоминала так называемые системы электронного документооборота и с самого начала аббревиатура СЭД ассоциировалась со словами ВНЕДРЕНИЕ, СОФТ, БЮРОКРАТИЯ и т.д.
Ну, как говорится, попытка не пытка. Набрал в поисковике СЭД, чередуя возможные ключевые слова, и обнаружил, что не ошибся. Наряду с определениями из словарей сразу появилась реклама с предложениями внедрить, приехать на семинар, статьи посвященные делопроизводству в России, консалтинг и отраслевые предложения. Я, как руководитель отдела компании, которую можно отнести к малому бизнесу (малым рабочим группам) сразу почувствовал себя чужеродным телом в этом сплоченном коллективе делопроизводственников.

Горький опыт многих IT-компаний говорит нам о том, что процесс получения ЭЦП — дело мудреное и «никому не нужное»! Это отнюдь не так.

Хоть и мудреный процесс, но он необходим. Не буду разглагольствовать по поводу того, что это удобно и что это сокращает время, а также ЭЦП является необъемлемым атрибутом сдачи отчетности в контролирующие органы в электронном виде. Это итак все знают.

Термин SaaS в последнее время употребляется так часто, что уже стало не понятно, как же мы жили без него раньше. И сложно представить, что есть еще отрасли, куда это коварное слово до сих пор не проникло. Конечно, такие отрасли есть. К примеру, SaaS пока еще не втерлось в доверие к системам электронного документооборота – хотя, возможно, ненадолго. Мы как разработчики СЭД уже всерьез озабочены вопросом, насколько SaaS-модель необходима применительно к СЭД.

SaaS – модное явление, и ему, как большому кораблю, пророчат большое плавание будущее. Правда, все еще высказываются опасения, что этот большой корабль на самом деле называется Титаник. Поэтому мы и попытались взвесить все плюсы и минусы, которые появятся при разработке СЭД в формате SaaS.

Документооборот многие считают одной из самых консервативных составляющих бизнес-процессов, что вполне объяснимо – все знают фразу о том, кто ты «без бумажки», а для бизнеса это правило актуально вдвойне, если не втройне. Электронный документооборот значительно облегчил жизнь, однако в последнее время все труднее вести бизнес, сидя в кабинете – это применимо и к руководителям, и к обычным сотрудникам. Один из способов решения – создание мобильных продуктов с максимально простым и понятным интерфейсом. О наших вариантах – под катом.

В декабре мы выпустили новую версию системы управления корпоративным контентом eDocLib 2.5. Изменения коснулись интерфейса, возможностей поиска и интеграции с другими приложениями, настройки и администрирования.
Подробности – под катом.

Пока проект «Электронная Россия» фактически лишь обсуждается на всех уровнях и рассказывается о его небывалых перспективах, в некоторых регионах дело давно сдвинулось с мертвой точки и, кроме того, есть уже даже некоторые результаты.

О некоторых из них подробнее – под катом.

Проект «Электронная Россия» часто обсуждается и критикуется – как целиком, так и по частям. Мы расскажем лишь об одном аспекте данного проекта – о ситуации с межведомственным электронным документооборотом – в частности о том, что уже сделано в этом направлении.

Возможность самостоятельной настройки системы «под себя», пожалуй, один из важных параметров, влияющих на выбор решения для управления бизнесом. Однако далеко не все системы позволяют сделать все самому и именно так, как это нужно для конкретной компании.
Под катом – пример того, как настроить систему eDocLib для управления прайсами компании, не зависимо от масштабов бизнеса и компетенции сотрудников, занимающихся закупками.

Основным камнем преткновения для повсеместного внедрения электронного документооборота в России до сих пор являлось отсутствие единых правил формирования документов для передачи из одной СЭД в другую. Таким образом, не было никакой гарантии, что электронный документ одной организации смогут правильно прочесть и тем более использовать в другой. Теперь ситуация изменилась: принят ГОСТ с длинным названием «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению».

О том, почему этот ГОСТ так нужен и что он может изменить – под катом.