ECM/СЭД *

Наш опыт разработки и внедрения системы электронного архива показывает, что многие трудности при переходе на электронное хранение документов обусловлены причинами чисто психологического характера: пользователи привыкли мыслить категориями «бумажной» эпохи и ко многим новациям привыкают с огромным трудом.

Человеческий фактор (говоря более точно — консерватизм мышления, заключающийся в приверженности пусть неудобным, но общепринятым и устоявшимся, практикам) — вот что в большинстве случаев не учитывается при внедрении систем электронного документооборота и электронного хранения документов. Очень сложно выбрать правильную стратегию, которая позволила за короткий срок бы научить пользователей полноценно использовать возможности новых технологий.

При внедрении систем электронного документооборота и архива следует обязательно учитывать и такой момент, как психологическая готовность потенциальных пользователей. Невнимание к человеческому фактору порой приводит к парадоксальным последствиям (особенно часто наблюдаемым в различного рода государственных учреждениях): система установлена, но люди все равно продолжают работать и мыслить «по-бумажному», потому что «так надежнее».

От переводчика. Занимаясь созданием и внедрением системы электронного архива, мы не раз сталкивались с ситуациями, когда организации вводят документы в систему без разбора, не уделяя должного внимания экспертизе их ценности. Об этом уже писали. В обсуждениях наших предыдущих публикаций по данному вопросу большинство участников отстаивали следующий взгляд: сохранять можно всю поступающую информацию, она в любой момент может пригодиться. Насколько обоснован такой подход в масштабах крупной организации. Что дешевле и эффективнее: сохранять все, что возможно сохранить — или же грамотно управлять информацией, своевременно удаляя все ненужное? Любопытную статью на эту тему мы нашли в блоге Джорджа Парападакиса, ECM-специалиста из компании IBM. Ее перевод мы и предлагаем вниманию наших читателей.

От переводчика. Занимаясь разработкой системы электронного архива и управления записями, мы внимательно отслеживаем все публикации, посвященные актуальным тенденциям в области электронного документооборота и электронного хранения документов. Недавно мы нашли в Интернете статью Марка Мендела, специалиста по управлению записями компании OpenText. Статья написана на материале зарубежной практике, во многом далеком от нынешних российских реалий, но представляет несомненный интерес, так как предвосхищает некоторые тенденции, с которыми нам еще придется столкнуться в реальном будущем. Пока на сайте Ассоциации по обработке информации и изображений опубликована первая часть статьи. Вторую часть мы обязательно переведем, как только она будет размещена на сайте.

Сегодня компания Cognitive Technologies объявила об инвестициях в размере 7,3 млн долл. в разработку ПО для распознавания печатных и рукописных текстов.

Cognitive Technologies является одним из лидеров российского рынка программного обеспечения, по их мнению проект сможет заработать свыше 1,8 млн долл только за первый год после запуска.



Инвестиции не такие большие, по сегодняшним меркам, а для Cognitive Technologies эти 7,3 млн долл. всего лишь какие то 7,3 млн долл. Однако нам очень хочется, чтобы им удалось оказать значительное влияние на развитие данного сегмента в целом.

ВВЕДЕНИЕ

В 1991 году я проходил студенческую практику на одном из предприятий в области энергетики. Задача, которую мне предстояло решить – разработать программу для контроля поручений, выдаваемых руководителями. Программа называлась «КИП – контроль исполнения предписаний». Как мне тогда казалось, задачу я решил. Трудно было предположить, что к этой теме мне предстоит вернуться через 12 лет и превратить ее в основной предмет своей деятельности – разработку и внедрение систем электронного документооборота. 20 лет спустя оказалось, что тема эта столь же актуальна, а попытки ее решить, далеко не всегда приводят к ожидаемым результатам. Почему это происходит?
Причин, наверное, много. Ограничения по срокам и бюджету, квалификация и мотивация персонала, проектная методология, политическая конъюнктура – эти и другие факторы содержат предпосылки проектных неудач. Хочу предложить еще одно объяснение проблемам, возникающих в ходе внедрения и эксплуатации систем электронного документооборота.

Современный ритм жизни обязывает нас встречаться с множеством людей, посещать различные мероприятия, быть в нескольких местах чуть ли не одновременно, причем не то что в разных городах, а иногда и в разных странах. Особенно важно для человека из бизнес-среды подстроиться под этот темп, причем чтобы невозможность одновременного нахождения в разных местах никак не отражалась на качестве и количестве сделанной работы и принятых решений, от которых напрямую зависит успех предприятия.
В сознании «эффективных» управленцев уже прочно устоялось, что для выведения бизнеса на кардинально новый уровень нужны не только грамотная стратегия ведения бизнеса, но и мощная эффективно работающая и легко настраиваемая под требования организации система автоматизации бизнес-процессов. При этом обязательным требованием к системе в последнее время все чаще и чаще становится мобильность, позволяющая сотрудникам работать в системе со смартфона или планшета даже находясь на встрече или в командировке.
Роботизированная система «Е1 Евфрат» помогла целому ряду компаний сделать безбумажность бизнеса реальностью. СЭД сегодня внедряют даже компании с численностью персонала не превышающей 50 сотрудников, что уж говорить о Cognitive Technologies со своими 683 работниками, да к тому же и с собственной разработкой! В нашей компании на данный момент автоматизировано не только каждое рабочее место, но и каждый персональный гаджет (благо, нынешний прогресс позволяет) работников.

Наша компания завершила комплексное тестирование совместимости роботизированной системы автоматизации бизнес процессов «Е1 Евфрат» со всеми основными мобильными платформами – iOS, MS Windows Phone, Android и Symbian!

В рамках тестирования, целями которого, несомненно, были проверка удобности и эффективности удаленной работы мобильного клиента на различных «умных» телефонах,
в качестве «подопытных» были выбраны 4 вида смартфонов различных фирм-производителей. Среди них оказались iPhone 4S(iOS), HTC Titan X310E(MS Windows Phone), Nokia N8 (Symbian) и Samsung GALAXY S II (Android).

Достаточно небольшой экран смартфонов значительно усложняет процесс работы в удаленном режиме. Таким образом, мы создали максимально сложные условия для проверки функциональности нашего мобильного клиента.

Продолжая тему двух предыдущих постов (первый и второй), в которых проводилось исследование на тему управления знаниями и были рассказаны основные результаты, хотелось бы углубиться в практическую составляющую данной проблемы. Вопросов для обсуждения здесь предостаточно, но основной — существуют ли инструменты, позволяющие удовлетворить все потребности бизнеса в части управления знаниями? Попробуем ответить на этот вопрос со своей «колокольни».

От переводчика. Предыдущая публикация, посвященная вопросам сохранения лишней информации, вызвала весьма оживленную дискуссию среди читателей. Итоги голосования за пост (14 — за и 12 — против) свидетельствуют о том, что аудитория разделилась на два противоположных лагеря. Одни утверждают, что гораздо лучше и безопаснее сохранять в электронном виде любую информацию. Другие — что для электронной документации также должны быть установлены определенные сроки хранения, по истечении которых она может быть уничтожена после проведения экспертизы ценности документа. И те, и другие по-своему правы.

Действительно, если речь идет об архивах организаций, утрата ценной информации может повлечь за собой серьезные временные и финансовые затраты. Сроки хранения документов предприятий и организаций регламентируются как внешними (например, законодательными), так и внутрикорпоративными нормами. При этом ни в одном нормативном документе ничего не сказано о критериях ценности и важности информации. Документы, которые по тем или иным причинам считаются ценными, в некоторых организациях вполне могут храниться и сверх установленных сроков.

Большинство существующих норм и правил архивного хранения «заточены» под бумажные документы; зачастую они очень ложатся на реалии цифровой эпохи. Например, в нашей стране документы, относящиеся к личным делам сотрудников организации, надлежит хранить в течение 75 лет. Однако можно ли считать данное требование выполнимым для электронных документов? В течение 75 лет неизбежно произойдет устаревание носителей и форматов (это достаточно сложная тема, заслуживающая отдельного обсуждения), которое также может привести к утрате ценной информации. Как разрешить эту проблему?

Мы уже не раз сталкивались с данной проблемой, занимаясь промышленным сканированием документов. Объем среднего проекта (включая «сырые» файлы со сканеров) составляет сотни гигабайт, а порой и терабайты. По окончании проекта и подписании акта выполненных работ мы имеем полное право эти данные удалить — и будем совершенно правы: если истекли все сроки контракта, мы не обязаны их хранить. Но нередко бывает так, что клиент, утративший диски с отсканированными материалами, просит нас вновь предоставить файлы. Столкнувшись несколько раз с подобной ситуацией, мы приняли решение: хранить все материалы по каждому проекту в течение одного года со дня его окончания.

Другой пример имеет отношение практически ко всем компаниям, ведущим внешнеэкономическую деятельность. Нарушение установленных сроков представления форм учета и отчетности по валютным операциям влечет за собой возбуждение дела об административном нарушении и рассматривается в Росфиннадзоре. Одним из фактов, подтверждающих, что нарушение произошло не по вине вашей компании, будет переписка в том числе и электронная с вашим контрагентом. Учитывая, что лицо может быть привлечено к административной ответственности не позднее одного года со дня совершения административного правонарушения, необходимо хранить всю корпоративную электронную почту минимум год.

Естественно, что законодательство зачастую не поспевает за развитием информационных технологий и в деятельности компаний необходимо руководствоваться реалиями бизнеса и практической логикой.

Предлагаем вниманию аудитории перевод статьи специалиста компании Doculabs Рича Медины, посвященной проблеме выработки политик и процедур в области управления записями. Надеемся, что данная публикация позволит прояснить уже затронутые в предыдущей дискуссии вопросы и рассчитываем, что наши читатели поделятся собственным опытом в области организации хранения электронных документов.

От переводчика. Как часто вы обращаетесь к собственному домашнему фотоархиву? Конечно же, вы регулярно просматриваете свежие фотографии, иллюстрирующие совсем недавние события из вашей жизни. Еще вы посылаете их друзьям по электронной почте, размещаете в блогах и социальных сетях… Но проходит месяц — и воспоминания о событии стираются, и фотографии утрачивают былую значимость. Глядя на те же самые фото через год вы, возможно, вообще не вспомните, когда и зачем все это было снято. По мере разрастания фотоархива к вам приходит в голову вполне разумная идея: оставить лишь те фотографии, которые отражают действительно значимые события (например, свадьбу или защиту диссертации) и к которым вы будете время от времени обращаться​ Но чем больше времени проходит — тем менее осуществимым становится такой план. Вы просто физически не сможете просмотреть такое количество фотографий и определить, что нужно оставить, а что — удалить. Поэтому в такой ситуации вы, скорее всего, примете самое простое решение: приобретете жесткий диск большей емкости и перенесете фотоархив на него. Впрочем, к большинству фотографий вы все равно не будете обращаться.
Приведенный выше пример показывает, что частота обращения к документам со временем снижается. А теперь представьте себе, что речь идет не о домашнем фотоархиве, а об огромном массиве документов предприятия или организации. Для структурированного хранения документах в организациях внедряется специальное ПО — системы электронного архива (СЭА). В соответствии с определением, ставшим уже общепринятым и зафиксированным в стандарте MoReq, СЭА предназначены прежде всего для хранения бизнес-значимых документов. Однако часто бывает так, что в таких системах хранятся документы, утратившие свою значимость (например, видеозаписи выступлений на конференции по проблемам электронной коммерции, которые уже много лет как перестали быть актуальными или утратившие юридическую силу приказы и распоряжения, срок обязательного хранения которых давно истек).
Занимаясь разработкой и внедрением собственной системы электронного архива, мы часто сталкиваемся с тем, что вопросам экспертизы ценности переводимых в цифровой вид материалов в организациях в подавляющем большинстве случаев не уделяется внимания. В результате в систему вводится все подряд, без разбора. Ввод и хранение лишних документов всегда сопряжены с дополнительными временными и финансовыми затратами.
Как выстроить подход к управлению записями с учетом неизбежного уменьшения частоты обращения к документом? Как выработать политику архивного хранения с учетом темпов устаревания информации, характерных для нынешней эпохи?
Размышления на эту тему представлены в статье Сьюзан Гудман (США), специалиста по управлению записями Банка Америки.

Моя компания разрабатывает, продает и внедряет программные продукты в области ECM, а конкретнее системы электронных архивов и библиотек. Учитывая сложность проставляемых решений и масштабы некоторых проектов, потенциальные клиенты периодически запрашивают факты, подтверждающие успешность выполнения аналогичных проектов для организаций той же отрасли. Варианты таких подтверждений: статьи в специализированных изданиях, пресс-релизы, письма-отзывы, телефонные переговоры, референс-визиты. Если по составлению писем и проведению телефонных переговоров в интернете можно найти довольно много рекомендаций, то по «правильности» проведения референс-визитов информации крайне мало. Данная статья в первую очередь ориентирована на широкую аудиторию ИТ-консультантов и предпринимателей, выступающих в роли поставщиков и продвигающих сложные программно-аппаратные продукты и решения.

При выборе любого товара многим потенциальным покупателям недостаточно рекламных буклетов и отзывов счастливых владельцев: они хотят пощупать будущую покупку. Для удовлетворения данного желания существуют пробники, демонстрационные образцы, различные тест-драйвы. В случае со сложными информационными системами аналогичный подход также крайне рекомендован консультантами, аналитиками и прочими ИТ-доброжелателями.
При выборе корпоративного ПО изучение печатных материалов или установка и тестирование усеченной демо-версии не всегда дают достаточную информацию для принятия решения.

Наиболее предпочтительным для клиента видится вариант совмещения полезного с приятным, т.е. просмотр работающей системы с получением отзыва о работе не только с системой, но и компанией-поставщиком. Этим требованиям соответствует так называемый референтный, референс — или референц-визит к счастливому действующему пользователю. Слово reference обозначает как справку, рекомендацию, так и лицо, дающее отзыв.

На базе нашей роботизированной системы «Е1 Евфрат» можно реализовывать совершенно разные как по сложности, так и по сфере применения, IT-проекты.

Не так давно мы получили очень необычный и интересный заказ: автоматизировать контроль документации промышленного процесса упаковки лекарственных препаратов. Готовых программных продуктов для поставленной задачи нет на всем российском рынке!
Но для нас нет ничего невозможного, мы приступили к реализации данного проекта.

Все, что связано с фармакологическим производством, требует повышенного контроля над человеческими и автоматизированными ошибками. Мы предусмотрели множество контрольных и отчетных точек в данном бизнес-процессе, учли все влияющие факторы, чтобы снизить вероятность ошибки.

Хоть на хабре и не слишком любят всякого рода посты про поздравления, корпоративы, но не сообщить – преступление!

На прошлой неделе всей страной праздновали Международный Женский День. Все мужчины, и нашей компании в том числе, мобилизовались! Устроили целый праздник прекрасной половине!

Банкет, может, и слишком громко сказано, но «душеные посиделки» — точно. Сколько приятных слов услышали женщины нашей компании!

Кроме всяких вкусностей, неожиданным сюрпризом стали еще и подарки. «Желтые тюльпаны – вовсе не вестники разлуки», — как одна скажут счастливые обладательницы этих цветов!

Как уже заявлялось ранее, наша система «Е1 Евфрат» обеспечивает возможность единовременной работы сразу с несколькими различными СУБД, реализуя принцип кроссплатформенности.

Первой реляционной СУБД (не считая, конечно, СУБД НИКА) с которой удалось обеспечить интеграцию стала Microsoft SQL Server 2005/2008. Эта СУБД показала себя как наиболее универсальная и не проблемная. Для быстроты поиска и для решения задач интеграции информационных систем через СУБД структурированные данные документа раскладываются в соответствующие схеме поля таблиц реляционной базы. XML возможности MS SQL Server показали худшую производительность в поисковых запросах. Для полнотекстового поиска используются встроенные возможности СУБД.

В предыдущей публикации мы описали различия между двумя типами программного обеспечения — системами управления документами и системами управления записями. Сегодняшняя публикация посвящена анализу очень важного практического вопроса: как выбрать систему, наиболее подходящую для решения конкретных задач конкретной организации. Сразу же отметим, что мы не собираемся склонить читателей к выбору какой-то определенной системы. Мы ставим перед собой задачу иного плана и хотим попытаться сформулировать методологические принципы, на основе которых можно подобрать необходимое программное решение.

В этой статье мы сознательно акцентируем внимание на моментах, о которых вендоры, как правило, предпочитают не говорить. А между тем от этих моментов напрямую зависит корректное функционирование системы и возможность ее использования для решения вполне конкретных практических задач.

Постоянно разрабатывая корпоративные информационные системы, работающие с документами, сталкиваешься с задачей организации хранения документов в базе данных. При этом требуется обеспечить: надежное хранение структурированных и неструктурированных документов, ссылки между документами, хранение версий документов, развитые функции поиска документов, массовый ввод/вывод документов, эффективную одновременную работу большого числа пользователей с большим количеством документов, а также контроль доступа к документам.

От переводчика. Выбор ECM-системы — дело очень непростое. Публикаций, в которых описываются и сравниваются между собой различные программные решения — много, а вот лишенных рекламного характера материалов, представляющих собой беспристрастный анализ — мало. Сегодня мы хотели бы предложить вниманию наших читателей перевод статьи, написанной Нэнси Грэхем Морлэнд, сотрудницей Государственного архива штата Нью-Йорк. Автор занимает принципиально неангажированную позицию: в тексте даже не упоминаются названия каких-либо конкретных программных продуктов. Конечно, высказываемые в статье соображения во многом являются спорными. Но в то же время автор, документовед по специальности, смотрит на проблему выбора ECM-системы взглядом рядового пользователя и указывает на ряд моментов, на которые технические специалисты зачастую не обращают внимания.
Публикуя данный текст, мы также хотели бы пригласить читателей к обсуждению следующих вопросов: какие функции должно включать ПО для работы с электронными документами? каких функций, по вашему мнению, не хватает в используемых вами СЭД/СЭА.

В настоящее время мы работаем над статьеЙ, посвященных техническим аспектам выбора архивной системы. Она будет опубликована в нашем блоге в самое ближайшее время. Следите за обновлениями.

Одной из характерных тенденций наших дней является переход на электронный документооборот и электронное хранение документов. Многие организации сталкиваются с проблемой выбора и внедрения ECM-систем. В актуальной ситуации осуществить правильный выбор очень непросто. Содержательные аналитические публикации по ECM-проблематике на русском языке практически отсутствуют. Львиную долю имеющихся публикаций составляет реклама без намека на какую-либо аналитику. Конечно, в Интернете можно найти немало материалов на иностранных языках. Но здесь возникает еще одна трудностью: большинство терминов из области ECM не имеют точных эквивалентов в русском языке, а единого мнения относительно вариантов их перевода еще не сложилось. Отсутствие единой терминологии только способствует различным спекуляциям и маркетинговым ухищрениям.
Все описанные выше моменты стали для нас еще более очевидными, когда мы начали публиковать статьи по ECM-проблематике в своем блоге и получать обратную связь от читателей.
Осознав всю сложность данной ситуации, мы решили подготовить специальный цикл статей, представляющий собой своеобразный ECM-ликбез. И прежде чем говорить о проблемах ECM, необходимо прояснить основные понятия.

От переводчика. Занимаясь разработкой и внедрением системы электронного архива, мы стараемся уделять особое внимание вопросам организационного-методологического характера. К сожалению, публикаций, посвященных вопросам методологии внедрения ECM-систем, очень и очень мало. Мы хотели бы предложить вниманию наших читателей переводной материал, являющийся продолжением нашего предыдущего поста. На первом этапе внедрение ECM-решений осуществляется первичное обследование организации клиента. Какая информация должна быть получена в результате обследования? На что следует обратить особое внимание? Надеемся, что статья заинтересует представителей самых разных областей деятельности, так или иначе связанных с ECM: технических специалистов, менеджеров, архивистов, документоведов .

От переводчика. На собственном опыте мы знаем, что грамотно выстроенное взаимодействие с клиентом является залогом успешного внедрения ECM-систем. Как адекватно оценить положение дел в организации клиента? Как выявить существующие проблемы и наметить пути их решения? На какие моменты в общении с клиентом следует обратить внимание в первую очередь? Публикаций, посвященных проблемам организации работы по внедрению ECM-решений, в русскоязычном Интернете практически нет. Предлагаем вниманию наших читателей переводной материал, в котором затрагиваются данные вопросы.