ECM/СЭД *

В этом месяце Microsoft запускает Office 365 – облачный продукт для организации совместной работы. В основе Office 365 лежит служба SharePoint Online, которая представляет собой облачную версию SharePoint 2010.
В статье рассматриваются возможности SharePoint Online для пользователей и разработчиков. По возможностям SharePoint Online почти совпадает с SharePoint 2010, но есть и отличия, которые будут рассмотрены ниже.

Сегодня я хочу написать про Microsoft SharePoint с точки зрения человека, который с нуля организовывает новую производственную линию на этом фреймворке. Все-таки, SharePoint – это довольно новая технология на веб-рынке России, и про нее мало кто знает – чем больше информации – тем лучше.

На 111ом вебинаре UX Russia мы с Андреем Сикорским обсуждаем тихий ужас, который творится в Системах Электронного Документооборота. Программисты создают абстрактные системы для абстрактного пользователя. А реальные пользователи отвечают ненавистью, которую легко понять, если посмотреть на эти системы.

Поскольку под «управлением проектами» и тем более под «ПО для управления проектами» могут подразумеваться совершенно разные вещи, сразу оговоримся, что мы не рассматриваем eDocLib как альтернативу Microsoft Project или Oracle Primavera. В тоже время, заметим, что зачастую огромный функционал этих продуктов используется не более чем на несколько процентов. В данном материале рассказывается о небольшой разработке, построенной на основе системы eDocLib, уже использующейся в для других целей, позволившей отказаться от покупки лицензий на специализированное ПО

1. неСЭДы
Идея проекта qFlow пришла спонтанно, не было долгого анализа рынка на предмет потребностей и спроса, маркетинговых исследований и т.д. Просто возникло понимание, что большинство систем — CRM, ERP, трекеры и т.д. являются просто помощниками по сбору данных от пользователей, в которые зашиты свои, особенные бизнес процессы обработки и движения данных + свой инструментарий. Конечно, больше всего идея сервиса напоминала так называемые системы электронного документооборота и с самого начала аббревиатура СЭД ассоциировалась со словами ВНЕДРЕНИЕ, СОФТ, БЮРОКРАТИЯ и т.д.
Ну, как говорится, попытка не пытка. Набрал в поисковике СЭД, чередуя возможные ключевые слова, и обнаружил, что не ошибся. Наряду с определениями из словарей сразу появилась реклама с предложениями внедрить, приехать на семинар, статьи посвященные делопроизводству в России, консалтинг и отраслевые предложения. Я, как руководитель отдела компании, которую можно отнести к малому бизнесу (малым рабочим группам) сразу почувствовал себя чужеродным телом в этом сплоченном коллективе делопроизводственников.

Горький опыт многих IT-компаний говорит нам о том, что процесс получения ЭЦП — дело мудреное и «никому не нужное»! Это отнюдь не так.

Хоть и мудреный процесс, но он необходим. Не буду разглагольствовать по поводу того, что это удобно и что это сокращает время, а также ЭЦП является необъемлемым атрибутом сдачи отчетности в контролирующие органы в электронном виде. Это итак все знают.

Термин SaaS в последнее время употребляется так часто, что уже стало не понятно, как же мы жили без него раньше. И сложно представить, что есть еще отрасли, куда это коварное слово до сих пор не проникло. Конечно, такие отрасли есть. К примеру, SaaS пока еще не втерлось в доверие к системам электронного документооборота – хотя, возможно, ненадолго. Мы как разработчики СЭД уже всерьез озабочены вопросом, насколько SaaS-модель необходима применительно к СЭД.

SaaS – модное явление, и ему, как большому кораблю, пророчат большое плавание будущее. Правда, все еще высказываются опасения, что этот большой корабль на самом деле называется Титаник. Поэтому мы и попытались взвесить все плюсы и минусы, которые появятся при разработке СЭД в формате SaaS.

Документооборот многие считают одной из самых консервативных составляющих бизнес-процессов, что вполне объяснимо – все знают фразу о том, кто ты «без бумажки», а для бизнеса это правило актуально вдвойне, если не втройне. Электронный документооборот значительно облегчил жизнь, однако в последнее время все труднее вести бизнес, сидя в кабинете – это применимо и к руководителям, и к обычным сотрудникам. Один из способов решения – создание мобильных продуктов с максимально простым и понятным интерфейсом. О наших вариантах – под катом.

В декабре мы выпустили новую версию системы управления корпоративным контентом eDocLib 2.5. Изменения коснулись интерфейса, возможностей поиска и интеграции с другими приложениями, настройки и администрирования.
Подробности – под катом.

Пока проект «Электронная Россия» фактически лишь обсуждается на всех уровнях и рассказывается о его небывалых перспективах, в некоторых регионах дело давно сдвинулось с мертвой точки и, кроме того, есть уже даже некоторые результаты.

О некоторых из них подробнее – под катом.

Проект «Электронная Россия» часто обсуждается и критикуется – как целиком, так и по частям. Мы расскажем лишь об одном аспекте данного проекта – о ситуации с межведомственным электронным документооборотом – в частности о том, что уже сделано в этом направлении.

Возможность самостоятельной настройки системы «под себя», пожалуй, один из важных параметров, влияющих на выбор решения для управления бизнесом. Однако далеко не все системы позволяют сделать все самому и именно так, как это нужно для конкретной компании.
Под катом – пример того, как настроить систему eDocLib для управления прайсами компании, не зависимо от масштабов бизнеса и компетенции сотрудников, занимающихся закупками.

Основным камнем преткновения для повсеместного внедрения электронного документооборота в России до сих пор являлось отсутствие единых правил формирования документов для передачи из одной СЭД в другую. Таким образом, не было никакой гарантии, что электронный документ одной организации смогут правильно прочесть и тем более использовать в другой. Теперь ситуация изменилась: принят ГОСТ с длинным названием «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению».

О том, почему этот ГОСТ так нужен и что он может изменить – под катом.

Здравствуй, ХабраЮзер!

Это наш первый пост на Хабрахабре. Мы – компания «Электронные Офисные Системы», сокращенно — ЭОС. Возможно, кто-то о нас слышал, кто-то (мы очень на это надеемся!) знаком или даже работает с нашими продуктами – мы занимаемся разработкой систем электронного документооборота, ECM-решений и других продуктов для управления информацией.

Термины «электронный документооборот» и Enterprise Content Management звучат очень внушительно и солидно, и поэтому кому-то, возможно, тема покажется академичной и нудной, но мы знаем, что это не так – мы в этом очень даже уверены.

На прошлой неделе мы выпустили очередную версию OCR SDK – продукта для встраивания технологий распознавания текста в различные приложения. Уже в течение многих лет выпуск пользовательского коробочного FineReader’a мы дополняем тиражом кружек и маек выпуском соответствующих технологий в виде SDK – FineReader Engine (для краткости его зовем FRE).

Под катом я расскажу об улучшениях нового FRE по сравнению с предыдущими версиями.

Я уже несколько лет занимаюсь внедрением систем электронного документооборота (СЭД). Начинал свой профессиональный путь в небольшой IT-компании, в которой работало около 10 человек. Компания внедряла коробочные решения СЭД в различных органах государственной власти. После этого я работал еще в нескольких компаниях, какие-то из них были очень даже серьезными, с серьезным подходом к проектам и серьезными бюджетами. Но независимо от масштабов компании и «раскрученности» внедряемой платформы, большинство моих проектов были нецелесообразными.
Это не значит, что все проекты были убыточны. Какие-то из них имели технико-экономическое обоснование, а какие-то даже ему соответствовали, и были действительно экономически выгодными. Но экономическая эффективность это не единственная величина определяющая целесообразность проекта.

С развитием информационных технологий успешность компаний и организаций все больше зависит от эффективности методов работы с неструктурированной информацией – документами, электронной почтой, электронными формами, всем тем, что является основными информационными сущностями в современном бизнесе. Сегодня происходит революция мировоззрения в рамках которого неструктурированная информация перестает быть продуктом бизнеса, и становится высокоэффективным бизнес-инструментом.
От эффективности и дальновидности стратегии в области управления неструктурированной информации во многом зависит и продуктивность организации в целом. Так, уже сейчас для многих крупных и средних организаций решение задач по управлению неструктурированной активный контент вкупе с технологией бизнес-процессов, можно существенно информацией однозначно ассоциируется с использованием функционала специализированной Enterprise Content Management платформы.

Для начинающих SharePoint представляется чем-то большим и непонятным. А между тем, SharePoint – обычное ASP.NET приложение, работающее на IIS. Это, безусловно, отражается и на системе безопасности, важным элементом которой является аутентификация пользователей.

Я думаю, всем очевидна высокая роль системы безопасности в enterpise системах. Подобные системы являются центральными хранилищами информации организации. Это позволяет представить документы организации в структурированном виде, упростить их поиск. В зависимости от типа системы (CRM, ERP, ECM) под информацией может подразумеваться:
— сведения о сотрудниках;
— контактные данные о клиентах;
— договора и другие важные документы;
— отчеты и статистика;
— финансовая информация.

Получение доступа к этой информации сторонними лицами может привести к серьезным последствиям. Поэтому основной задачей любой системы безопасности является защита от несанкционированного доступа, а также обеспечение целостности и доступности информации.

Вещи казалось бы очевидные и понятные, все понимают значимость безопасности в программных продуктах промышленного уровня, однако на деле безопасность внедренных решений далеко не всегда оказывается на должном уровне

Использование социальных сетей в бизнесе набирает обороты. Мы уже писали о решениях, которые IBM предлагает для построения внутрикорпоративных социальных сетей. Но дело этим не ограничивается. Доступ к внешним социальным сетям, таким как LinkedIn и TripIt, помогает пользователям по всему миру эффективнее организовывать свои рабочие контакты и планировать поездки. Идея, лежащая в основе сотрудничества IBM с социальными сетями проста: «Для каждой потребности пользователей Lotus Notes должен быть свой виджет».