О тендерах, тендерных закупках и формировании тендерного задания



    Здравствуйте.

    Так уж вышло, что, являясь техническим специалистом, я уже более 15 лет работаю в тесной связи с торговлей.

    Но это и понятно — плоха та техника, которую не хотят купить.

    Долгое время слово «маркетинг» вызывало у меня глубокое отвращение, поскольку ассоциировалось с вполне русским и понятным словом «впаривание».

    Ранее я уже писал несколько статей о том, как маркетологи манипулируют покупателем, навязывая ему ненужное и описывая некие особые характеристики, на поверку оказывающиеся ничем не выдающимся.

    Но сегодня я хотел бы поговорить о кое-чём другом. О тендерах.

    В наше время тендерные закупки стали весьма популярными — это механизм получить нечто, подходящее покупателю, по наименьшей цене — ведь в подавляющем числе тендеров основным фактором, определяющим победителя, является именно цена.

    Оно и понятно: цена — это цифра, её можно сравнить, в отличие от неких характеристик, с которыми вообще не всегда понятно, что лучше: больше, меньше, краснее или фиолетовее. Добавим сюда высокую стоимость экспертных оценок и частую заангажированность этих самых экспертов — получаем то, что получаем.

    Очевидно, что чтобы заставить всех поставщиков играть по одинаковым правилам и с одинаковыми предложениями, чрезвычайно важно правильно сформировать тендерное задание, которое чётко отсечёт всех несоответствующих, оставив только подходящих — и тут в игру вступит цена, редукционы и так далее.

    Как показывает практика, покупатель очень часто недооценивает важность правильного тендерного задания, полагаясь на понимание продавца — и самое печальное: на его порядочность.
    Капитал … избегает шума и брани и отличается боязливой натурой. Это правда, но это ещё не вся правда. Капитал боится отсутствия прибыли или слишком маленькой прибыли, как природа боится пустоты. Но раз имеется в наличии достаточная прибыль, капитал становится смелым. Обеспечьте 10%, и капитал согласен на всякое применение, при 20% он становится оживлённым, при 50% положительно готов сломать себе голову, при 100% он попирает все человеческие законы, при 300% нет такого преступления, на которое он не рискнул бы, хотя бы под страхом виселицы. Если шум и брань приносят прибыль, капитал станет способствовать тому и другому. Доказательство: контрабанда и торговля рабами.

    — Dunning T. J. Trade’s Unions and Strikes: Their Philosophy and Intention. — London: Published by the author, and Sold by M. Harley, No 5, Raquet court, Fleet street, E.C. 1860. — P. 35—36. — 52 p. (цит. по К. Маркс, «Капитал», гл.24 примечание в конце п.6. К. Маркс и Ф. Энгельс. Сочинения. — 2-е изд. — Т. 23. — С. 770.
    Увы, но по прошествии более 150 лет эти слова актуальны. Кто не верит — рекомендую зайти на любую открытую площадку, уважаемым читателям из Украины можно зайти на Прозорро — при внимательном рассмотрении там очень просто найти массу закупок, которые идут совсем вразрез с тем, что хотел бы покупатель.

    Я хотел бы написать совсем немного простых советов покупателю к формированию тендерного — даже нет: технического задания на закупку, которая позволит действительно приобрести то, что хотелось бы. И да простит меня мой работодатель и все маркетологи мира.

    1. Не пытайтесь разобраться в оборудовании или системах – пусть поставщик разбирается в Вашей задаче!

      К сожалению, реальность (или наш менталитет?) таковы, что все мы боимся показаться глупыми. И идём на поводу маркетологов, изучая брошюры, пытаясь разобраться в новомодных технологиях или особенностях, привязывая их к своим потребностям.

      ЗАЧЕМ?

      У любого поставщика должны быть опытные технические специалисты (коим я, к примеру, являюсь — могу подтвердить), которые обязаны прочитать Ваши хотелки и предложить ту технологию, которая способна решить её в полном объёме. Таких специалистов нет? И зачем Вам такой поставщик?

      Вы не обязаны знать объёмы двигателей, спектральные диапазоны и ключи компиляции — Вы хотите доехать из пункта А в пункт Б за такое-то время столько раз в неделю, измерять такое-то вещество с таким содержанием в такой матрице или выполнять такие действия на таких компьютерных системах. Что предложить — пусть решает поставщик. Ему непонятно — пусть задаст вопрос. Не взваливайте на себя работу чужих технарей.
    2. Всегда максимально подробно расписывайте требования к комплектации! «Автомобиль» не всегда означает настоящий автомобиль – он может быть пластмассовый, а может быть без колёс.

      Иллюстрация в начале этой статьи — неслучайна. Все мы прекрасно понимаем, что когда основной критерий выбора победителя — цена, необходимо предложить наиболее ужатый комплект, минимально соответствующий требованиям тендера. Никто не даст больше. Никто не заплатит из своего кармана.

      Помните об этом.
    3. Обратите внимание на сервис, запуск, методическое сопровождение!

      Даже замечательный прибор имеет свойство ломаться. Даже простейшие системы требуют освоения и часто — обучения. Да, у Вас — самые умные и лучшие в мире сотрудники, но даже самые умные люди что-то новое осваивают дольше, чем при надлежащем обучении, и скорее всего — освоят не на 100%.

      Кстати, кто оплатит это излишнее время обучения?
    4. Хороший сервис не возникает не за год и не за два!

      Сервис — это всегда расходная часть в начальной стадии: людей нужно обучить, люди должны получить собственный опыт, потому что сразу после курсов специалист никогда не становится настоящим специалистом.

      И понятно, что для получения опыта нужно иметь продажи — если продавец не поставил ни одной системы, то на чём практиковаться сервису?

      Доходит до смешного: я видел массу сертификатов сервисных инженеров, полученных в прошлом месяце (человек устроился на работу два месяца назад), при ближайшем рассмотрении эти сертификаты оказывались что-то типа «Training course for rookie» или «beginners». Вы хотите стать площадкой для тренировки таких «beginners»?

      Да, и не забывайте, что иностранный сервис интересуется Вами ровно на протяжении гарантийного срока (и то не всегда). Потом их приезд будет стоить очень дорого: Вы — не главная страна в их списке, а стоимость их работ исчисляется в валюте за час, а не в рублях.

      Требуйте наличия службы в Вашей стране, требуйте сертификаты, проверяйте их — и наконец требуйте наличия опыта работы с поставляемой системой не менее 5 лет.
    5. Обращайте внимание на список пользователей и их контакты – пусть пользователи расскажут об оборудовании, а не продавцы!

      Не секрет, что каждая лягушка своё болото хвалит. То же и с продавцами. А как о них думают предыдущие покупатели? Вы вправе поинтересоваться, и пусть Вас не останавливают рассказы о коммерческой тайне — Вы не интересуетесь договорными отношениями или ценой. Ни один продавец не станет скрывать свою удачу — а если скрывает, то удачи и не было.

      Кстати, очень часто список пользователей оказывался фиктивным — не стесняйтесь звонить по указанным номерам, знакомиться, спрашивать.

      Уж очень часто все «самые лучшие в мире системы» либо ни у кого не запущены, либо ни у кого до конца не выполняют задачу, а иногда – существуют только в фантазиях поставщика.
    6. Проверяйте стоимость эксплуатации! Зачастую дешёвый прибор за год эксплуатации увеличивает свою стоимость вдвое.

      Увы — но именно так работает бизнес: кто-то зарабатывает на стартовой стоимости, а кто-то — на расходниках. Автолюбители тут соврать не дадут.
    7. Согласовывайте схему оплаты так, чтобы окончательно расплатиться тогда, когда уже всё запущено, налажено и проверено.

      Продавца легче всего найти тогда, когда Вы ему что-то должны. Это не секрет. Некоторые фирмы-поставщики имеют особенность исчезать сразу после получения всей оплаты. Да, у таких фирм редко бывает сервис, список пользователей и так далее, но даже при наличии всех других достоинств — помните: дружба — дружбой…

      Сделать так, что поставщик получит всю сумму в полном объёме только после корректного ввода в эксплуатацию, обучения Ваших специалистов и подтверждения полного соответствия Вашей задаче (см. выше) — это очень правильный ход!
    8. К сожалению, реальность такова, что из трёх категорий «быстро, качественно, дёшево» при покупке можно выбрать только две. ПОМНИТЕ ОБ ЭТОМ!

      Я бы всегда настораживался, если что-то предложено по экстремально низкой цене в сравнении с конкурентами, которые остались в примерно одной ценовой категории — скорее всего поставщик или не понимает, что поставляет, или поставляет что-то совсем не то, или это б/у, refurbished и прочий мусор.
    9. Не стесняйтесь проверять авторизации производителя, сертификаты поставщика и прочие сопроводительные документы.

      Любая тендерная документация включает в себя относительно формальные документы: справки о несудимости, об отсутствии банкротства и т.д. — и более узкоспециализированные документы, в которых указывается авторизация дилера, отзывы покупателей, уже упомянутые сертификаты сервиса и т.д.

      Во-первых — всегда требуйте официальный перевод. Да, Гугл рулит, но я бы доверил официальному переводу с какого-то ненашего языка, чем собственным (или гугловским) лингвистическим познаниям, если дело касается моих денег.

      Во-вторых — проверяйте. Подделка справок из налоговой инспекции и УВД — преступление. С этим мало кто рискует. Да, я знаю, что подделка любых документов на государственных торгах — тоже, но кто проверит иностранные сертификаты и авторизационные письма? Например, уже упомянутая Украина ввела систему электронных торгов, но так и не ввела система контроля подлинности документов. Я встречал сертификаты со смазанной печатью — её нашли в гуглокартинках и даже не попытались поискать в лучшем разрешении, сертификаты с грубо затёртым и исправленным именем и прочие смешные подделки. Привлечь за это участника на практике невозможно — он всегда сошлётся на сбой в загрузке документа, на подмену на сервере — на что угодно, да и экспертиза достаточно трудоёмка.

      Требуйте бумаги. Требуйте официальные мокрые печати и подписи. Требуйте, чтобы документы приходили от производителя на Ваш адрес. Не стесняйтесь — требуйте! И в крайнем случае пишите на организации, выдавшие сертификат или авторизацию — пусть подтвердят собственный документ.


    Да, советы у меня получились достаточно пространными, но думаю, что если им следовать — Вам удастся избежать как головной боли в процессе закупок, так и проблем после них.

    Желаю всем удачных покупок и надёжных партнёров!
    Поддержать автора
    Поделиться публикацией

    Комментарии 12

      0
      Сервис — это всегда расходная часть в начальной стадии: людей нужно обучить, люди должны получить собственный опыт, потому что сразу после курсов специалист никогда не становится настоящим специалистом.

      Вот она квинтэссенция! Замените сервис на специалист, на имидж и тоже все будет верно!

        0
        1. Не пытайтесь разобраться в оборудовании или системах – пусть поставщик разбирается в Вашей задаче!
        2. Всегда максимально подробно расписывайте требования к комплектации!

        Мне кажется, это в некоторой степени взаимоисключающие советы.
          0

          Если последовательные события, то вполне разумно. Сначала поставщик разобрался, а потом крайне точно описать предложенное.

            0
            Не сказал бы. Думаю, тут скорее так: «Я не шарю в этом, зато в этом шарят мои спецы. Давайте-ка я распишу вам свои хотелки, спецы скажут, что нам для этого нужно, а я вам подробный список пришлю.»
              0
              Отнюдь не взаимоисключающие. Первое, что заказчик должен сделать — определиться с тем, а чего же собственно он хочет. Потому что на практике, когда начинаешь разговаривать (по крайней мере, в большинстве случаев), звучит только «ну… это… чтобы оно там работало», после чего финальным гвоздем в крышку гроба падает «ну чтобы как раньше было».

              Как правило, у таких заказчиков высокое начальство горит энтузиазмом, облизывается на какую-нибудь мелкую фишечку (тщательно высосанную из пальца маркетологами), как пятилетний ребенок кричит «хочу-хочу-хочу», и знать ничего не желает ни о стоимостях внедрения, поддержки и эксплуатации (цена за продукт же есть, а продажники обещали, что все будет просто шикарно), ни о сроках всего этого, ни о доработках под нужды и привычки организации, ни о том, что есть другие альтернативы (причем зачастую экономические более выгодные). А конечным работникам и задрюканному мелкому начальству вообще ничего не надо и переучиваться они категорически не хотят.

              Поэтому первая обязанность адекватного заказчика — решить, какой именно результат он хочет получить (очень важно: не «что», а «какой»). Потому что идти-то несложно, но чтобы прийти — должна быть цель. Оглядываясь на КПДВ: машина, новая, грузовая, бортовая, с тентом, перевозит столько-то тонн, в пределах города, кушает бензин 92, без ГБО, доступность запчастей и т.д. А потом уже пускай поставщики думают, какой именно грузовичок подходит под эти требования.

              Обратной стороной, конечно, является полная перепечатка характеристик какой-то конкретной модели, еще и поставляемой одним конкретным поставщиком (причем аффилированным с начальством заказчика). Но это уже извращения.
                0
                Вот именно. Иначе на требование продать машину для того, чтобы
                … доехать из пункта А в пункт Б за такое-то время столько раз в неделю
                вам с удовольствием продадут годичную электронную карту для проезда на троллейбусе.
                  0
                  И это, между прочим, будет самый экономически выгодный для вас вариант.

                  P.S. А если при этом вам надо везти с собой еще пару сотен килограммов картошки, а вы совершенно случайно забыли прописать это в требованиях, то вы ССЗБ.
                  0
                  Тут на моё удивление много и грамотно написали, написали верно, но я просто приведу пример, чтобы было понятно.

                  1. «Необходим автомобиль, с емкостью двигателя такой-то, карданом таким-то, передачей такой-то, материалом кузова таким-то, материалом резины покрышек таким-то, колёса надуты таким-то газом...» — НЕВЕРНО!

                  2. «Необходим автомобиль для ежедневных поездок до 4 человек по городу, длина поездки не превышает 100 км в день. Багажное отделение должно вмещать до 100 кг груза объёмом не более 200х100х100 см. Заправка автомобиля — только бензин, доступный на заправках города Н. Класс бензина — такой-то. Автомобиль не должен потреблять более 8 л бензина на 100 км, требовать замены масла чаще, чем раз на… км, замены тормозной жидкости чаще, чем… (ну и т.д. — пропишите критерии стоимости эксплуатации) Комплект автомобиля обязательно должен включать в себя все необходимые для эксплуатации детали, запасные и расходные детали (не включая бензин, масло, тормозную жидкость) на период эксплуатации не менее 3 лет в условиях эксплуатации, приведённых выше. Ответственность Поставщика — осуществлять своевременное обслуживание и замену этих деталей, о чём необходимо информировать Покупателя в срок не менее 1 недели до наступления этого события.» — ВЕРНО.

                  Не цепляйтесь к автомобильной тематике, пожалуйста, понятно, что на практике эксплуатации автомобиля всё будет немного не так, но я попытался донести суть: опишите свою задачу, дайте Поставщику её решить за Вас, но не забывайте, что любое решение включает в себя некоторую комплектацию.
                    0
                    А можно такой же но для ПК, почему спрашиваю — если отталкиваться от системных требований ОС — то будет довольно больно. А вот от чего тогда плясать?
                  +2
                  Давно уже занимаюсь тендерами, как заказчик. И за это время понял одну очень важную вещь — ты/у тебя должен быть хороший специалист, разбирающийся в необходимом тебе товаре/услуге, этот специалист должен найти на рынке максимально устраивающий тебя товар, и уже по этому конкретному товару составить наиподробнейшие требования для тендера. Тогда ты получишь этот конкретный товар, либо что-то лучше, если ты об этой альтернативе не в курсе (хотя хороший специалист должен быть в курсе).

                  В любом ином случае тебя гарантированно на*бут. Может и не специально, но проблемы потом будут, с внедрением ли, с эксплуатацией, стоимостью или еще чем. Просто потому что это бизнес, а не благотворительность:)
                    +1
                    Как я уже говорил, более 15 лет я занимаюсь тем, чем должен заниматься описанный Вами «хороший специалист». При этом каждые 5-6 лет производители обновляют линейки систем, в промежутках происходят минорные обновления, кроме того — меняется рынок и требования.
                    Я занимаюсь практически исключительно только этим. Больше — ничем.
                    Плюс — иногда у очень хорошего товара бывает очень плохой дилер. И Вы останетесь с очень хорошим — но совершенно непонятным товаром, к которому ещё и нельзя купить расходники или организовать поддержку. Узнать о таком можно только если достаточно много и долго «вариться» в закупках и знать основных игроков на рынке.

                    Вы готовы держать на зарплате сотрудника, который будет заниматься только этим?
                    Учтите: если его переведут с этой должности на год или два (например — на этот период закупок не предполагается) — он потеряет нить развития, а потому сразу потом не войдёт в работу.
                    Учтите, что по разным направлениям придётся держать разных подобных сотрудников — «универсальные солдаты» только в фильмах.
                    Нанять такого эксперта со стороны — да ещё и незангажированного — или нереально, или стоит очень дорого.
                      0
                      Описать дальнейшую поддержку продукта в тендере — это обязательное условие. Но это уже поддержка.

                      Я вообще из строительства, тут обычно путь такой — выбирается продукт, подходящий под проект, проект дорабатывается (в соответствующей части) под продукт, продукт заказывается тендером, ставится. Иначе можно получить детальку, которая просто не встанет в нужное место, так как у нее функциональная внутренняя антеннка не должна закрываться внешней конструкцией в определенном месте, например. Такие нюансы очень трудно перечислить «из головы». И скорее всего все, что явно не указано, будет либо отсутствовать, либо работать не так как надо:) Осветительный фонарь просто описать по нужному функционалу, а вот строительную спец приблуду уже сложнее.
                      Это даже если рассматривать только «честные» тендеры.

                      Ну и про зарплату сотрудников — когда в одном только проектном бюро за 50 человек, то уже обычно есть люди, знающие номенклатуру всех прибамбасов:) И эти люди при проектировании уже прикидывают, что подходит, что не подходит, что дешевле, что дороже и т.д.

                  Только полноправные пользователи могут оставлять комментарии. Войдите, пожалуйста.

                  Самое читаемое