Продолжаю серию публикаций об управлении проектной организацией в условиях когда много нужно выполнять все обязательства в срок и в полном объеме и есть ограничение по ресурсам. В прошлый раз я рассказал о концепции Pulse Management (Метода Пульса, далее «Метод»), а сейчас затронем тему инструментов.
Рассказывая на тренингах про Agile-подходы типа Scrum или eXtreme Programming неизбежно затрагиваешь тему ценностей и принципов. Но когда начинаешь внедрять те же методы в Организацию, то выясняется, что ценности это хорошо, но они не соответствуют целям компании. Потому, что это ценности существования самого процесса, эти ценности важны для совершенствования принципов процесса работы, для того, чтобы на основе принципов совершенствовать методы процесса. А у компании могут быть свои ценности, что ей на самом деле важно как «живому организму». Часто это вынесено в Миссию компании.
Исходя из концепции Метода, организация развивается в трёх направлениях: Цели, Процессы, Технологии и есть три Потока мышления между которыми мы переключаемся, Метод определяет основные инструменты для максимизации усилий всей Организации на выполнение обязательств:
Каждый Инструмент Метода применяемый в отдельности не даст такого эффекта как все вместе.
Метод Пульса не даёт готовых принципов и ценностей организации процесса, это могут быть только ваши Ценности и Принципы в соответствии с которыми вы принимаете решения. Метод базируется на предпосылках и если вы с ними согласны, то вы можете применять инструменты Метода в полном объёме или найти аналог в соответствии вашей реальностью.
Метод Пульса базируется на следующих предпосылках (правилах):
Исходя из этих предпосылок Вы должны определить для своей Организации
В организации должны быть правила. Если есть правила, то можно контролировать их исполнение. Правила задают ясность намерений и целей. Но следует учитывать, что люди не работают только по правилам, чем более детальная будет инструкция, тем меньше шансов, что её будут исполнять. Поэтому, создавайте правила такими, чтобы их было возможно выполнять.
Когда правила созданы и работают, то появляется Культура организации “здесь так принято”. Формируя и договариваясь о новых правилах вы меняете поведение Организации. Принятые и исполняемые правила программируют Организацию.
Наличие конфликта не хорошо и не плохо. Конфликт — это точка роста Организации. При наличии конфликта не выбирайте компромиссное решение и не затягивайте решение конфликта. Затягивание решения конфликта приводит к разрушению Организации, а компромиссное решение к стагнации. Часто, причина конфликта кроется в несогласии с правилами или способом реализации задачи. Решайте ситуацию, а не человека. Ищите точку, где ваши цели и интересы сходятся.
Качество результата должно быть “превосходным” или “максимально превосходным”. Низкое качество работы “сливает” усилия Организации. Как бы хорошо вы не планировали, низкое качество убьёт ваши планы из-за переделок. Большое количество переделок нарушает ритм работы специалистов и снижает мотивацию.
Качество сотрудников должно быть высоким насколько возможно. Какие бы вы не ставили амбициозные цели, и не стремились обеспечить высокое качество Продуктов, вы не сможете этого достичь, если у ваших специалистов не хватит квалификации. Уровень квалификации — это тоже показатель качества.
Качество принимаемых управленческих решений приводит к успеху или провалу в независимости от качества остальных составляющих. Только обеспечение качества на каждом уровне и избежание компромиссных решений может сделать организацию эффективной и прорывной.
Ритм синхронизирует всю организацию и все действия. Ритм обеспечивает гарантированное время прохождения решения от стратегического уровня управления до операционного. Все лучшие качественные решения могут быть похоронены, если компания рассинхронизирована и нет понимания когда решение дойдёт до рядового исполнителя и его исполнение будет проконтролировано.
Ритм может быть:
Ритм задаёт цикл обратной связи и скорость реакции на изменения условий и внешней среды. Конечно, если происходят катаклизмы или кто-то умирает, не нужно ждать следующего мероприятия ритма, чтобы сообщить об этом. Во всех остальных случаях необходимо придерживаться ритма.
Ритм живого организма — это Пульс. Если организация меняется улучшается — она живая. Пульс —это Ритм живой организации.
Ритм синхронизации обеспечивает точки промежуточного контроля и фокусирует внимание на возникающих сложностях в процессе работы. Люди, как правило, не любят говорить что у них есть проблема. Если спросишь “ у тебя есть проблема с задачей?”, мы получим ответ “Нет, у меня нет проблем”. А когда “нет проблем” то нечего улучшать.
Если ритм синхронизации не определён, то повышается возможность выдёргивать сотрудника из состояния “думанья над проблемой”, как следствие ритм работы сотрудника становится рваный и непродуктивный. Как результат, создаётся ситуация, когда “невозможно работать в такой обстановке” и инженер просто перестаёт даже пытаться погрузиться в решаемую проблему и отвлекается на нерабочие вопросы.
Ритм операционного планирования обеспечивает непрерывную сверку планов с результатами и корректировку планов. Невозможно планировать что-то новое, если вы не сверились с тем что уже сделано по вашим предыдущим планам. Ритм операционного планирования может быть: неделя, 2-3 недели или месяц. Главное, чтобы он был постоянный. Отрезок времени между мероприятиями по планированию называется “Спринт”.
Ритм планирования обеспечивает передачу решений верхнего уровня от руководства организации к нижнему уровню исполнения. Мероприятия по планированию фокусируют на ближайших целях, но не забывайте о передаче стратегических целей в уровень исполнения которые объединяют все активности в Спринте.
Ритм стратегического и тактического планирования обеспечивает планирование работ на несколько месяцев вперёд. Чем дальше проработан план, тем выше уверенность в будущем у сотрудников и ниже уровень беспокойства и стресса. Однако помните, что важен не сам план как результат планирования, любые планы постоянно меняются, важны действия по созданию плана.
Внешняя обстановка меняется постоянно, поэтому любой долгосрочный и среднесрочный план необходимо пересматривать. Периодичность пересмотра — квартал, год.
Мероприятия ритма улучшений задают дисциплину непрерывных улучшений в организации. Мероприятия в этом ритме должны быть синхронизированы с ритмами стратегирования и планирования, так как охватывают разные периоды для анализа.
Мероприятие по анализу прошлого опыта и выработке плана улучшений называется “Ретроспектива”.
Мы рассмотрели 4 основных инструмента Pulse Management (Метода Пульса). Скорее всего всего вы найдете сходства с другими управленческими подходами, как я говорил, Метод базируется на существующих решениях, определяя правила игры в многопроектной Организации. И если кратко, то весь Метод в четырех формулировках:
Все остальные части Метода — это набор Правил базирующихся на предпосылках.
Продолжение следует.
PS: Но, если хочется всё и сразу, то есть методичка «Pulse Management: Управление проектной организацией».
Рассказывая на тренингах про Agile-подходы типа Scrum или eXtreme Programming неизбежно затрагиваешь тему ценностей и принципов. Но когда начинаешь внедрять те же методы в Организацию, то выясняется, что ценности это хорошо, но они не соответствуют целям компании. Потому, что это ценности существования самого процесса, эти ценности важны для совершенствования принципов процесса работы, для того, чтобы на основе принципов совершенствовать методы процесса. А у компании могут быть свои ценности, что ей на самом деле важно как «живому организму». Часто это вынесено в Миссию компании.
Инструменты Метода управления организацией
Исходя из концепции Метода, организация развивается в трёх направлениях: Цели, Процессы, Технологии и есть три Потока мышления между которыми мы переключаемся, Метод определяет основные инструменты для максимизации усилий всей Организации на выполнение обязательств:
- Договоренность о принципах, ценностях и целях
- Правила
- Соглашение о качестве
- Ритм
Каждый Инструмент Метода применяемый в отдельности не даст такого эффекта как все вместе.
Соглашение о принципах, ценностях и целях
Метод Пульса не даёт готовых принципов и ценностей организации процесса, это могут быть только ваши Ценности и Принципы в соответствии с которыми вы принимаете решения. Метод базируется на предпосылках и если вы с ними согласны, то вы можете применять инструменты Метода в полном объёме или найти аналог в соответствии вашей реальностью.
Правила организации и предпосылки Метода
Метод Пульса базируется на следующих предпосылках (правилах):
- Компания существует для зарабатывания денег сегодня и в будущем
- Качественное выполнение обязательств перед Клиентом в сроки и в полном объёме
- Предсказуемость выполнения обязательств организацией важна для каждого Клиента.
Цели организации
Исходя из этих предпосылок Вы должны определить для своей Организации
- Миссию и Цели существования Организации.
- Ценности — что важно, а что неважно для вашей Организации. Что вы цените больше всего в поведении сотрудников.
- Принципы работы — правила, с помощью которых вы будете искать и улучшать методы достижения Целей Организации
Правила
Договаривайтесь о правилах
В организации должны быть правила. Если есть правила, то можно контролировать их исполнение. Правила задают ясность намерений и целей. Но следует учитывать, что люди не работают только по правилам, чем более детальная будет инструкция, тем меньше шансов, что её будут исполнять. Поэтому, создавайте правила такими, чтобы их было возможно выполнять.
Правила программируют организацию
Когда правила созданы и работают, то появляется Культура организации “здесь так принято”. Формируя и договариваясь о новых правилах вы меняете поведение Организации. Принятые и исполняемые правила программируют Организацию.
Конфликт — возможность роста
Наличие конфликта не хорошо и не плохо. Конфликт — это точка роста Организации. При наличии конфликта не выбирайте компромиссное решение и не затягивайте решение конфликта. Затягивание решения конфликта приводит к разрушению Организации, а компромиссное решение к стагнации. Часто, причина конфликта кроется в несогласии с правилами или способом реализации задачи. Решайте ситуацию, а не человека. Ищите точку, где ваши цели и интересы сходятся.
Соглашение о Качестве
Качество работы
Качество результата должно быть “превосходным” или “максимально превосходным”. Низкое качество работы “сливает” усилия Организации. Как бы хорошо вы не планировали, низкое качество убьёт ваши планы из-за переделок. Большое количество переделок нарушает ритм работы специалистов и снижает мотивацию.
Качество квалификации сотрудников
Качество сотрудников должно быть высоким насколько возможно. Какие бы вы не ставили амбициозные цели, и не стремились обеспечить высокое качество Продуктов, вы не сможете этого достичь, если у ваших специалистов не хватит квалификации. Уровень квалификации — это тоже показатель качества.
Качество принимаемых решений
Качество принимаемых управленческих решений приводит к успеху или провалу в независимости от качества остальных составляющих. Только обеспечение качества на каждом уровне и избежание компромиссных решений может сделать организацию эффективной и прорывной.
Ритм
Ритм синхронизирует всю организацию и все действия. Ритм обеспечивает гарантированное время прохождения решения от стратегического уровня управления до операционного. Все лучшие качественные решения могут быть похоронены, если компания рассинхронизирована и нет понимания когда решение дойдёт до рядового исполнителя и его исполнение будет проконтролировано.
Ритм может быть:
- День
- Неделя (или две, три)
- Месяц
- Квартал
- Год
Ритм задаёт цикл обратной связи и скорость реакции на изменения условий и внешней среды. Конечно, если происходят катаклизмы или кто-то умирает, не нужно ждать следующего мероприятия ритма, чтобы сообщить об этом. Во всех остальных случаях необходимо придерживаться ритма.
Ритм живого организма — это Пульс. Если организация меняется улучшается — она живая. Пульс —это Ритм живой организации.
Ритм синхронизации
Ритм синхронизации обеспечивает точки промежуточного контроля и фокусирует внимание на возникающих сложностях в процессе работы. Люди, как правило, не любят говорить что у них есть проблема. Если спросишь “ у тебя есть проблема с задачей?”, мы получим ответ “Нет, у меня нет проблем”. А когда “нет проблем” то нечего улучшать.
Если ритм синхронизации не определён, то повышается возможность выдёргивать сотрудника из состояния “думанья над проблемой”, как следствие ритм работы сотрудника становится рваный и непродуктивный. Как результат, создаётся ситуация, когда “невозможно работать в такой обстановке” и инженер просто перестаёт даже пытаться погрузиться в решаемую проблему и отвлекается на нерабочие вопросы.
Ритм операционного планирования
Ритм операционного планирования обеспечивает непрерывную сверку планов с результатами и корректировку планов. Невозможно планировать что-то новое, если вы не сверились с тем что уже сделано по вашим предыдущим планам. Ритм операционного планирования может быть: неделя, 2-3 недели или месяц. Главное, чтобы он был постоянный. Отрезок времени между мероприятиями по планированию называется “Спринт”.
Ритм планирования обеспечивает передачу решений верхнего уровня от руководства организации к нижнему уровню исполнения. Мероприятия по планированию фокусируют на ближайших целях, но не забывайте о передаче стратегических целей в уровень исполнения которые объединяют все активности в Спринте.
Ритм стратегического и тактического планирования
Ритм стратегического и тактического планирования обеспечивает планирование работ на несколько месяцев вперёд. Чем дальше проработан план, тем выше уверенность в будущем у сотрудников и ниже уровень беспокойства и стресса. Однако помните, что важен не сам план как результат планирования, любые планы постоянно меняются, важны действия по созданию плана.
Внешняя обстановка меняется постоянно, поэтому любой долгосрочный и среднесрочный план необходимо пересматривать. Периодичность пересмотра — квартал, год.
Ритм внедрения улучшений
Мероприятия ритма улучшений задают дисциплину непрерывных улучшений в организации. Мероприятия в этом ритме должны быть синхронизированы с ритмами стратегирования и планирования, так как охватывают разные периоды для анализа.
Мероприятие по анализу прошлого опыта и выработке плана улучшений называется “Ретроспектива”.
Заключение части
Мы рассмотрели 4 основных инструмента Pulse Management (Метода Пульса). Скорее всего всего вы найдете сходства с другими управленческими подходами, как я говорил, Метод базируется на существующих решениях, определяя правила игры в многопроектной Организации. И если кратко, то весь Метод в четырех формулировках:
- Определите Миссию, ценности и принципы своей Организации
- Договаривайтесь о Правилах, правила программируют Организацию
- Работайте в постоянном Ритме. Если есть ритм — то Организация живая.
- Определите уровень качества. Плохое качество «сливает» все усилия.
Все остальные части Метода — это набор Правил базирующихся на предпосылках.
Продолжение следует.
PS: Но, если хочется всё и сразу, то есть методичка «Pulse Management: Управление проектной организацией».
