Чеклисты заменяют регламенты?



    На работе мне приходилось внедрять проектное управление в одной большой и мягкой, в плане управления, компании. Я «ломал» старые и пытался запустить новые бизнес-процессы. Я писал регламенты, заводил людям оценки в мотивационные матрицы.
    Генеральный директор подписывал приказы, которые практически никто не исполнял. Я вовлекал в процесс топов компании, но они не находили времени посмотреть тот или иной документ. Некоторые руководители проектов искренне хотели жить по новым правилам, но не понимали их. Я пытался сделать документы максимально простыми и понятными, но это не давало результатов.

    Я понял: регламент — документ скучный, который интересен только мне, дотошное понимание регламента требует особой усидчивости, желания и пытливого склада ума. Приказ, документ или иной блок текста не может быть инструментом, объясняющим и пропагандирующим правила жизни. Сухой текст не может вдохновлять, а творческий бывает неприемлем в корпоративной среде.

    Тогда я решил заменить регламенты чек-листами. Чек-листы помогали человеку не забыть о самом важном на какой-то стадии, но не давали понимания процесса в целом. Чек-листы не могли описывать бизнес-процессы, а именно это было нужно.

    Тогда я пошел на эксперимент и совместил описание бизнес-процесса и обычный плоский чек-лист. Один из менеджеров назвал этот метод московским метрополитеном, я называл его проверочным потоком или процессом.

    Я разбил свои требования к руководителям проекта на каждой стадии в виде иерархических чек-листов и оформил это в виде древовидной диаграммы. Получилось своеобразное декомпозирование чек-листов по важным стадиям проекта.

    Каждый руководитель мог видеть все требования на одном листе формата A4 и использовать данный инструмент в своей повседневной работе.

    Чек-боксами я обозначал шаги, которые необходимо выполнить. Если у чек-боксов были номера, то это означало, что действия необходимо выполнять именно в такой последовательности.



    Если номеров не было, то руководитель должен был выполнить все шаги на ветке, но последовательность значения не имела.



    Если я хотел обозначить опциональные шаги или инструменты, которые можно применять, то я обозначал их точкой на линии чек-листов.



    Позже я стал добавлять радио-батоны, чтобы была возможность ветвить чек-листы в зависимости от условий. В моем случае таким условием чаще всего был тип проекта: типовой или уникальный (как мы его называли)

    Ветки, отходящие от корневых чек-листов, как бы декомпозировали, чек-лист и на более низком уровне объясняли, что нужно делать.



    Удивительно, но такая форма стала достаточно понятной для большинства руководителей проектов и менеджмента. Одного взгляда хватало, чтобы понять требования и процесс в целом. Распечатанный вариант чек-листа, давал руководителю инструмент самоконтроля. Человек мог отмечать галочками пройденные шаги, как в обычном чек-листе.

    Согласование процессов проектного управления с топ-менеджментом тоже стало проще. Мы просто согласовывали чек-лист, а регламенты особо никого не интересовали. В них ограничивались строчкой вроде: «Руководитель проекта должен соблюдать требования чек-листа проектного управления».

    Позже я понял, что могу использовать этот инструмент в личных целях. Я читаю достаточно много бизнес-книг и раньше использовал Mindmap-ы для структурирования новых методов. Но Mindmap-ы не помогают визуализировать изменения процесса. Когда ты прочел книгу, то хочешь изменить свои принципы действия в той или иной области, не забывать делать важные шаги, которые не делал раньше.



    Я начал использовать проверочные потоки (графические чек-листы) для изменения принципов своей работы в той или иной области и, на мой взгляд, это достаточно подходящий инструмент. После прочтения книги я формирую для себя новые правила в виде чек-листа, потом делюсь с этими правилами с людьми, мнение которых важно для меня. Я посылаю им потоковый чек-лист и говорю что-то вроде: «Эй, что ты думаешь, если я буду действовать вот так в подобных ситуациях?» Получаю обратную связь и, что удивительно, не возникает вопросов о том, что это за штука и как ее понимать.

    Вот такой вот тернистый успешный опыт! А как вы справлялись с подобными задачами? Верите в работоспособность документов!?
    AdBlock похитил этот баннер, но баннеры не зубы — отрастут

    Подробнее
    Реклама

    Комментарии 64

      0
      Чеклисты заменяют регламенты?

      Вагон везёт паровоз? Если вы так пишете регламенты, то неудивительно :)


      P. S. "Чеклистами заменяют(ся) регламенты",

        0
        Я их больше не пишу!
          0

          Вагон везёт паровоз — это ладно. Вот у меня помню в корпусе попался пример: "реп заглушает шум мотора".

            0

            Что такое "реп"?

          +2
          Я думал я единственный псих, который описывает IT процессы в BPMN.
          В своё время тоже пришел к пониманию, что документы больше 5-ти страниц не читаются и не работают.
          У меня сейчас карта процесса и/или чеклист списком. Проблема в том, что я не знаю софта, который мог бы это объединять в одном. Может накидаете примеров?
            0
            Попробуйте делать квизами, с помощью яндекс или гугл форм. В принципе, тут могут помочь ВРМ движки типа элмы или бизаги, но это более трудоемко.
              0
              Елма — это «боль», как и BPMI для описанных задач :) Исключительно свое мнение выражаю
                0
                Вопрос был про решения и про трудоемкость я написал, но альтернатив особо нет. Тут еще 2 момента. 1. Не надо путать боль аналитика с болью пользователя. 2. При наличии большого объема форм, боль от разрозненности самописок превысит боль костылей ВРМ движков.
                  +1
                  Я не предлагал делать большое количество разных форм. Я у себя вот такой формат утвердил и со всеми общался при помощи этого формата. Интересно то, что этот формат люди понимают нативно. Объяснять ничего не надо, как правило.

                  Если честно, я не понимаю, как можно дать человеку бизнес-процесс описанный в BPMN или иной нотации и попросить его работать «как в схеме». Нечто подобное я испытывал когда мы в системе KPI разработали понятную визуализацию расчета ЗП. Там просто была формула, которая показывала из чего складывалась ЗП сотрудника. После этого уже никто не мог терпеть на дух расчётки из 1С (кроме бухгалтерии, которой 1С нравилась по другим причинам)

                  В общем, я сторонник методов, которые не требую каких-то обучений и объяснений. Исключения составляют случаи, когда по другому никак!
            +1
            Я думал я единственный псих, который описывает IT процессы в BPMN.

            Я не знаю как можно обычного офисного сотрудника заставить понимать любую нотацию описания бизнес-процессов. Как по мне — это инструмент для продвинутых людей и даже для них он не особо удобен.

            В своё время тоже пришел к пониманию, что документы больше 5-ти страниц не читаются и не работают.

            Документ это лучше бизнес-процесса в нотации, но хуже чек-листа. Исключительно мое мнение.

            Проблема в том, что я не знаю софта, который мог бы это объединять в одном. Может накидаете примеров?


            Первые чек-листы я сделал в обычном графическом редакторе, потом в качестве хобби на ломаном JS написал скрипт, которые побыстрее их позволял делать.
              0

              В документах очень сложно наглядно отобразить ветвлений и итерации

                0
                согласен
                  0

                  Я в свое время в регламенты вставлял блок-схемы для наглядности процесса :)

                0
                в этом есть смысл, просто все это дело надо грамотно реализовать. У нас на работе была попытка внедрить чек листы, но там дошло до маразма, на каждый чих, надо заполнять А4 лист, с галочками, прописывать какие то моменты. Потом все это дело еще и читать никто не будет, потому что нафик никому не надо такую кучу макулатуры обрабатывать. А вот если бы в цифровом виде сделали сразу, действий по минимуму, то думаю залетело бы. Вещь хорошая. Тоже думаю в этом направлении.
                  0
                  Каждый раз, как на понимание принципа требуемых действий тратится более 3-х минут, идет снижение следования этому принципу. Требования должны пониматься быстро!
                    0
                    Как показала практика, чек-лист хорош там, где нужно соблюдать последовательность действий для получения конкретного результата. Например, использовали для установки пользователям Directum. Эникейщик все время забывал самые простые действия, что приводило к сбоям внедрения системы. А так, галочками отметил, роспись поставил — значит все должно работать, если нет, то наказание. До полного понимания сути процесса.
                      0
                      Именно это часто нужно при внедрении проектного управления
                        0
                        Все конечно хорошо, но не хватает временной шкалы, отметок начала, конца и дедлайна задачи по чек-листу. Я пользуюсь вот такой табличкой:

                        Т.е. я вижу в столбца «ДР» сколько прошло времени с начала задачи, количество обращений к задаче, ее статус и сколько в целом за день по всем проектам было сделано (строка №2). Еще прикручено KPI, но тут пока еще надо думать.
                        Но метод с чек-листом утяну у вас в разработку, как способ визуализации. Если не возражаете.
                          0
                          Возможно не вник глубоко, но то, что вы делаете решается, вроде как, любой нормальной диаграммой Ганта или ее аналогом.
                          Ну или другими инструментами планирования

                          Но метод с чек-листом утяну у вас в разработку, как способ визуализации. Если не возражаете.


                          Какая разница возражаю или нет!? Если бы я остерегался, что кто-то может идеи с моими чек-листами переиспользовать в своем софте, то статьи бы не появилось. Да и вообще любое творчество базируется на чужом творчестве. Это, как автору первого плоского чек-листа возражать по поводу того, что я сделал свои потоковые.
                            0
                            Согласен, но уважительное отношение к вашему труду никто не отменял.
                            А по табличке, тут больше мотивация (что я делаю и могу делать) и возможность оценить свою работу в разрезе эффективности и контроля. Особенно, для меня, бывает полезным, когда проекты похожи и надо оценить сроки и трудоемкость.
                              0
                              Благодарю. Я и сам думаю о том, чтобы завернуть это решение в какой-то работоспособный вид. Но пока не созрел окончательно.

                              По проектам: Хорошо когда проекты типовые, но чаще все наоброт
                    0
                    Что понималось под регламентами в той организации?

                    Если что-то вроде гостов, т.е. нормативное описание того-сего в декларативной форме (это IMHO частая подмена), то неудивительно, что ими никто не пользовался. Когда нужно выполнять задачу, то в первую очередь нужен не «свод законов», а алгоритм выполнения задачи, с ссылками на доп. детали и прочим ветвлением и подчёркиванием неясностей, где исполнителю рекомендуется остановиться и подумать, что он делает.

                    Если же регламенты и были такими алгоритмами, то чем чек-листы от них тогда отличаются? Это просто те же самые регламенты, написанные и структурированные в понятной для исполнителей форме.
                      0
                      Были верхне-уровневые документы, были инструкции типовые. Одно на другое ссылалось и написано было довольно практично на мой взгляд, без канцелярии лишней. Описано чуть более детально было все то же, что в чек-листе.

                      Чек-листы от регламентов на мой взгляд отличаются лаконичностью и более низких порогом входа
                        0
                        Ну я, собственно, почему спросил.

                        Чеклист и регламент — это по сути одинаковый тип документов, заточенные под разные задачи.
                        Регламент — это инструкция для исполнения.
                        Чек-лист — это список для проверки, чтобы не забыть.
                        По идее пункт «проверить вот это» — это часть регламента, которые ссылается на чеклист, где перечислено, что конкретно проверять, куда галки ставить.

                        А из написанного я лично заключил, что вы просто взяли регламенты, переделали их в понятную для конкретных исполнителей форму, и назвали их чек-листами. Ну, в принципе и OK — лишь бы работало. Но регламент тоже не обязан быть сухим и непонятным.
                      0

                      Проблема в том, что я не знаю софта, который мог бы это объединять в одном. Может накидаете примеров?
                      Попробуйте moqups.com, там можно собрать нечто подобное достаточно просто.

                        +1
                        Спасибо, интересный подход. Я тоже пишу чеклисты и тоже ищу софт для управления чеклистами. Пока что не найдено =(
                          0
                          Смотря чего хочется. Линейный бизнес-процесс — штатный функционал Sharepoint.
                            0
                            Ну это же реальная боль
                              0
                              workflowy не пробовали?
                              Интересная штука.
                                0
                                Чей это проект?
                          0

                          Я тоже пользуюсь чек-листами при разработке, и это очень мощная вещь.


                          Есть одно замечание по формулировкам: чек-лист должен содержать одиночные действия, которые с удовольствием отмечаешь галочкой после выполнения. "Крепить результаты к задачам" — в какой момент это можно чекнуть? После первого прикрепления, или после третьего?

                            0
                            Да согласен, это скорее не чекбоксом должно быть. Но периодичные штуки пока не понял как обходить.
                              0

                              Приходят в голову варианты:


                              • динамически добавлять новые чекбоксы каждый раз, когда ожидается повторяемое действие
                              • группировать повторяющиеся задачи так, чтобы добавлялась вся задача с ее чекбоксами
                              • если известно число итераций — использовать какой-то кликер, считающий количество нажатий.
                                0
                                Интересные предложения. Подумаю на этот счет. Спасибо
                            0
                            Интересное графическое решение. Вопрос по нумерации — у вас в одних случаях нумерация идет «от ствола», а в других «к стволу». Сходу не поймешь — как лучше. А пользователям какой вариант более понятен (или нравится)?
                              0
                              Не совсем понял, что вы имеете в виду? На картинках куски большого чек-листа. Везде нумерация идет от ствола к листикам, по древовидному принципу. Ветки просто как вверх так и вниз изображены.
                                0
                                Сорри, смотрел на вторую картинку и подумал, что ветка «2.2.4, 2.2.3...» идет от ствола.
                                Вообще же, поразмышляв над двумя вариантами, о которых я спрашивал — мне всё-таки кажется более логичным вариант с нумерацией «к стволу». Получается, что чем больше ты выполняешь пунктов, тем ближе приближаешься к цели/промежуточной цели.
                                Было бы интересно узнать, какой вариант нравится другим.
                              0

                              Здравствуйте, Владимир! Меня заинтересовал ваш подход, я руковожу крупным КЦ и хотела бы договориться с вами консалтинг по теме внедрения чек-листов вместо регламентов. Как можно с вами связаться? Спасибо

                                0

                                Очень интересная и неожиданная для меня мысль. Попробуйте mindget 2018 там есть хронологическая карта

                                  0
                                  Я пробовал для этого использовать coggle — очень хорошие mindmap, но как чек-лист немного не то
                                    0

                                    А в каком софте приведенные в статье чек-листы разработаны?

                                      0
                                      Изначально в векторном редакторе, затем в самописном.
                                  0

                                  А в каком приложении делались ваши чек-листы?

                                    0
                                    Добрый день, я писал выше. Вначале делал их просто в векторном графическом редакторе. Потом, когда понял, что взлетают хорошо, то написал для себя лично небольшой редактор таких чек-листов
                                      0
                                      Могли бы поделиться своим редактором? Очень интересно смотрится на скриншотах.
                                        0
                                        Напишите в личку
                                    0

                                    Крутая идея! А то, что дело дошло до реализации, только подтверждает её жизнеспособность. Это всё, конечно, моё личное мнение.

                                      0
                                      Спасибо, мне они собственно тоже нравятся!
                                      0

                                      Здравствуйте, подойдёт Miro?

                                        0
                                        В мире нет нормальных чек-листов насколько мне известно
                                        0
                                        Интересно, а можно ли взглянуть на какой-то пример? Полный регламент/чеклист по какому-нибудь несложному и уже устаревшему процессу? Ну чтобы на конкретном примере понять, о чем речь идет, но при этом не выдать каких-то коммерческих тайн, а?
                                          0
                                          Напишите в личку, я вам скину пример
                                            0
                                            Добрый день. Можно тоже попросить обезличенный/устаревший/ненужный чеклист?
                                              0
                                              В личку пишите найду что-нибудь
                                          0
                                          Как-то тоже дошёл до мысли, что деятельность руководителей проектов на определённых этапах хорошо формализуется. Сделал набор похожих списков. А дальше мысль ушла в сторону автоматизации. Типовые этапы (открытие проекта, закрытие этапа, организация массового выезда на сайт и т.п) хорошо ложатся на сценарии типа тех, что есть в современных CRM. Но корпоративную CRM с этой целью использовать не получилось, а писать всё на VB для аутлука рука не поднялась. Думаю, Ваши чек-листы могут стать основой для управленческой библиотеки сценариев для какой-нибудь тулы с тасками и элементарной автоматизацией.
                                            0
                                            Я собственно руководил разработкой системы RM+ до того, как придумал эти чек-листы. Поэтому, ноги растут из конкретных «болей», которые не получалось решить существующими модулями.
                                            Вот думаю насколько подобное решение может быть полезно широкому кругу лиц!?
                                              0
                                              Я бы в этом видел не столько тулу для пиэмов, сколько инструмент для пиди и прочих управленцев чуть более высокого уровня. Наличие таких инструментов у их подопечных сразу снижает уровень требований к ним + даёт возможность контролировать/проверять ход выполнения конкретного проекта начальством. Так что тут вырисовывается b2b продукт, по-моему.
                                                0
                                                Я использовал и для PM-ов, и для личных нужд после чтения книг и приведения регламентов в быстро-читаемый вид
                                            0

                                            Регламенты в том числе могут описывать процессы. Интересно, как в таком случае зачеклистить процесс?

                                              0
                                              Чек-листы, про которые речь в статье именно бизнес-процесс и описывают. В этом их отличие от обычных чек-листов.
                                              0
                                              Коллега, а в какой тулзе вы такие красивые картинки рисуете? Я обычно бизаги пользуюсь, но там уровень визуала чуть ниже, а хотелось бы выше… Или это RM+, в нем сразу и чеки ставятся?
                                              Мы тоже пришли к варианту перевода длинных регламентов в схемы бизнес-процессов, но чек-листы ещё круче и удобнее.
                                                0

                                                Добрый день. Я тут отвечал уже. Сначало рисовал в векторном редакторе. Потом написал под себя небольшое web-приложение. Если интересно, напишите в личку. Я покажу.


                                                Не ожидал если честно настолько большого интереса к моему способу. Сообщений достаточно много пришло.


                                                Что касательно RM+, то я на этом проекте не работаю уже более года. Покинул его по независящим от меня причинам. Хотя был его идеологом изначально. В RM+ этих чек-листов нет конечно.

                                                0
                                                draw.io не пробовали использовать?
                                                  0
                                                  Я писал тут где-то. Вначале рисовал там, но из-за неудобства позже написал свой редактор

                                                Только полноправные пользователи могут оставлять комментарии. Войдите, пожалуйста.

                                                Самое читаемое