Продуктивность и мотивация на удалёнке: российские IT-компании делятся 2-месячным опытом работы в изоляции

_{Фото: Accentuate Staffing / Flickr}

Многие IT-компании ушли на карантин еще в середине марта, не дожидаясь официального распоряжения от властей. Нам стало интересно, как они смогли организовать удаленную работу, какие трудности возникали, а главное — как дистанционно поддерживать мотивацию у сотрудников. Оказывается, всё не так плохо и некоторые готовы продолжать работу в новом режиме и дальше.

Как изменилась работа ваших сотрудников на удаленке? Они стали продуктивнее или наоборот?

Наталья Танаева, руководитель направления развития бренда работодателя «ВКонтакте»:

Некоторые команды стали работать эффективнее, некоторые — сохранили прежний темп работы, кому-то переход на удалённый формат дался сложнее. 

Но в целом продуктивность всей команды даже выросла. С локдауном у нас появилось много новых задач — нужно было быстро реагировать на изменения в мире и адаптировать продукт под удалённые форматы. Мы отлично с этим справились.  

Как и до перехода на удалёнку, мы не отслеживаем рабочие часы, а ориентируемся на объём сделанной работы и выполненных задач. У нас есть роадмап, спринты и таск-трекеры.

Сергей Лучин, пресс-секретарь в Mail.ru Group:

В работе нас больше всего волнует результат, а не процесс. У каждого сотрудника свои способы его достижения. Держать руку на пульсе важно, но это надо делать аккуратно. Необходимо, чтобы средства контроля не занимали слишком много времени — если человек будет час-два тратить на отчёты, рабочий день по сути сокращается и используется неэффективно. Более того — существуют задачи, прогресс по которым можно увидеть только спустя длительное время, и такие ежедневные отчёты просто не имеют смысла. Зачастую один получасовой разговор с руководителем за неделю будет гораздо эффективнее, чем пять ежедневных «статусов».
Нам достаточно понимать, что сотрудник включен в процесс и доступен для коллег.

На протяжении всей удаленной работы мы проводим регулярные опросы, чтобы узнать, как чувствуют себя коллеги, работая из дома. Большинство отмечают, что в дистанционном режиме им комфортно, и они работают даже эффективнее.

Ольга Филатова, исполнительный вице-президент по персоналу и организационному развитию «Билайн»:

Опросы руководителей показывают, что эффективность сотрудников либо не изменилась, либо выросла. «Билайн» начал внедрять проект удаленной работы BeeFREE еще в 2016 году, и за это время мы накопили большой опыт в организации и управлении удаленной работой. Этот опыт также помог в апреле этого года быстро перевести на полностью удаленную работу более 90% сотрудников.

Сотрудники и руководители используют корпоративный портал для организации и управления удаленной работой. Сотрудники заполняют на нем to-do-листы с задачами на день, и этот инструмент помогает контролировать эффективность. Кроме того, мы проводим опросы руководителей.

Пресс-служба Rambler Group:

По прошествии первых трех недель удаленки мы выборочно опросили коллег и узнали, как они себя чувствуют, работая из дома. В нем приняли участие порядка 20% сотрудников разного уровня из разных подразделений. У большинства возросло количество работы (как и у 57% людей во всем мире), при этом многие ощутили чувство всеобщей мобилизации и единения. Увеличилась и продуктивность — сотрудники на удаленке стали работать активнее и больше. Поэтому после объявления выходных дней в апреле и мае, большинство сотрудников (более 80%) высказали желание продолжить работать над проектами, которые они ведут.

HR-команда «Додо Пиццы»:

После перехода на удаленную работу у многих ребят рабочий день увеличился. При работе из дома не надо тратить время на дорогу и сложно следить за временем. Рабочий день раньше начинается и позже заканчивается. На выходных многие тоже работают.

Каждый квартал мы проводим пульс-опрос и в апреле добавили вопрос про удаленную работу. Результаты показали, что ребятам комфортно, у них есть все необходимое для работы. Единственное, не хватает живого общения с коллегами.

Мы продолжаем отправлять мебель и оборудование из офиса, если у сотрудников есть потребность в этом.

В чем сложности удаленной работы в большой команде? Как выстраиваете коммуникацию? Какие сервисы используете?

Наталья Танаева, «ВКонтакте»:

Мы привыкли много общаться: не только на встречах в переговорках, но и просто мимолётно в коридорах или на кухне, по рабочим вопросам или неформальным. Раньше мы часто ходили на рабочие обеды или обсуждали вопросы по-быстрому за кофе. Это часть нашей культуры. Поэтому, когда все ушли работать удалённо, стало непривычно и в первое время немного сложно — не хватало общения.

Но при этом у нас уже был опыт удалённых коммуникаций. У VK офисы в разных локациях и городах, много удалённых сотрудников, поэтому даже в «мирные времена» мы общались не только вживую. Эта система у нас хорошо налажена через платформу «ВКонтакте»: мы используем чатики, рабочие сообщества и другие внутренние интерфейсы.

Для нас важно быть на одной волне и знать, что делают соседние команды. Поэтому процесс информирования сотрудников у нас всегда был в приоритете, задолго до изоляции. Однако в современных реалиях пришлось немного поправить некоторые форматы.

Например:

• отчётные лонгриды команд раньше выходили раз в две недели, теперь — каждую неделю;
• выступления с рассказами о новостях в работе раньше проходили в формате трансляций из Штаба. Можно было прийти в конференц-зал и посмотреть вживую, задать вопрос спикеру, похлопать. Теперь они проходят в видеоформате. Мы заранее записываем ролики, монтируем и публикуем в привычное время в сообществе для всей Команды. Респект можно выразить в комментариях;
• встречи с руководством (мы называем их «пятничными»), где c-level отвечает на вопросы Команды и рассказывает о важных событиях, перешли в формат трансляции.

Пресс-служба Rambler Group:

Мы смогли быстро перейти на дистанционный формат работы — это заняло у нас около двух–трех дней. В Rambler Group давно налажен процесс удаленной работы большинства сотрудников группы.

Для проведения массовых собраний мы сразу всем настроили Teams, докупили лицензии Zoom, помогли сотрудникам в настройках новых сервисов коммуникации и техникой (за период полного выхода на удаленный режим команда техподдержки отработала около 500 тикетов). Для оперативного доступа к внутренним сервисам мы заменили маршрутизаторы VPN и предоставили стандартный доступ свыше 1,2 тыс. сотрудников.

Чтобы оставаться в общем информационном поле, мы проводим еженедельные онлайн-встречи с лидерами бизнесов, генеральный директор встречается с командой раз в две недели. Мы остаемся в контакте с командами и руководителями. Мы даже хотим оставить такую практику в будущем, онлайн-собрание может посетить почти вся команда, минимально отрываясь от рабочих задач.

Ольга Филатова, «Билайн»:

Одна из важнейших задач — сохранить постоянную и прозрачную коммуникацию со всеми сотрудниками, как внутри отделов, так и с топ-менеджментом. Для того, чтобы постоянно быть в информационном поле, руководители проводят постоянные видеоконференции в Zoom, Blue Jeans, Skype for Business, используют группы в различных мессенджерах для обмена информацией. Важную роль в коммуникации играет корпоративный портал Space, на котором мы публикуем новости и анонсы встреч с топ-менеджментом. Такие встречи проходят у нас регулярно, поскольку постоянное общение с лидерами компании выступают сейчас гарантом спокойствия сотрудников.

Сергей Лучин, Mail.ru Group:

Мы — технологическая компания, и перевести работу в дистанционный режим нам было легче: у Mail.ru Group много сильных коммуникационных продуктов, включая две ведущие российские соцсети. Мы и раньше многие вопросы решали в мессенджерах, почте и по видео, а сейчас мы просто перенесли в онлайн все коммуникации, в том числе встречи с партнерами.

Пресс-служба «МегаФона»:

Компания предоставила всем своим сотрудникам возможность бесплатно на три месяца подключить тариф «Объединяй!», в который входит домашний интернет, мобильная связь и ТВ, для успешной организации работы из дома. С той же целью эксперты корпоративного университета «МегаФона» «МегаАкадемия» провели вебинар для сотрудников и их родственников с рекомендациями по повышению продуктивности, обустройству рабочего пространства, информацией о digital-инструментах для бесперебойной коммуникации и быстрого решения задач. Был разработан тренинг для руководителей о том, как правильно организовывать работу сотрудников на расстоянии. В целом, провели более чем 20 онлайн-мероприятий: воркпшопов, вебинаров, карьерных ярмарок и других.

Как мотивируете работников? Чем компенсируете отсутствие тимбилдинговых ивентов?

HR-команда «Додо Пиццы»:

Мы на изоляции уже больше месяца и все соскучились друг по другу. Чтобы поддержать командный дух, ребята созваниваются командами, играют в квиз по выходным и проводят онлайн-дегустации. В апреле мы праздновали день рождения компании онлайн. Организовали трансляцию на YouTube-канале в виде программы передач и своего канала «Додо ТВ». Коллеги в прямом эфире учили готовить, рисовать, заниматься дома спортом, делать красивые фотографии и провели игру «Угадай мелодию». Конечно, не обошлось без программы новостей от СЕО компании и афтепати в Google Meet.

Наталья Танаева, «ВКонтакте»:

До того, как мы переехали на удалённую работу, в наших офисах было много развлечений и активностей для сотрудников: пятничная пицца, игры в «Мозгобойню», мастер-классы, чемпионаты по настольному теннису, совместные походы в кино и многое другое. Когда стало ясно, что удалённая работа продлится больше недели, мы стали думать, что из наших активностей можно адаптировать для удалённого формата. И сразу задались вопросом, какие потребности могут возникнуть у сотрудников при работе из дома, которые мы сможем помочь закрыть. Спросили у всей команды, чего им не хватает и чего бы хотелось, и, исходя из ответов, подготовили новые форматы. 

В итоге переформатировали наше внутреннее сообщество для сотрудников VK Lectures (где в обычное время транслировали лекции для Команды из Штаба) в сообщество для поддержания бодрости духа на удалёнке — VK Isolation. И перенесли туда тимбилдинги в новом формате.

Переформатировали старые развлечения и добавили новые, актуальные для удалённой работы:

• Еда. Публикуем классные и простые рецепты от коллег для тех, кто впервые оказался один на один с кухней. Для продвинутого уровня организовали по видеосвязи более сложные мастер-классы от шеф-поваров. Всем сотрудникам разослали промокоды на скидки в Delivery Club.
• Спорт. Для тех, кому нужна компания, организовали онлайн-йогу с преподавателем два раза в неделю и онлайн-планочную три раза в день. Для тех, кто хотел бы заниматься сам, собрали в лонгрид список приложений для онлайн-тренировок как на платформе VK, так и на сторонних ресурсах. 
• Развлечения. «Мозгобойню» успешно перенесли в онлайн и проводим по пятницам. Тимбилдинги тоже перенесли: мероприятия проводим по видеосвязи.
• Общение. Запустили Random Coffee онлайн, создали комнаты для общения в Discord.
• Польза. Для тех, кто оказался дома с детьми, собрали список детских ресурсов для развлечения и образования. Для тех, кто решил заняться домашними растениями, провели лекцию со специалистами и создали чат для вопросов с флористом, ухаживающим за цветами в Штабе в Зингере. 
• Образование. Профильное обучение и занятия иностранными языками для сотрудников тоже перенесли в онлайн.
• Ностальгия. Для тех, кто скучает по офисам, собрали фотографии переговорок, кабинетов, атриума и других помещений Штаба и других офисов, которые можно использовать для фона в Zoom.

А ещё провели лекции по истории Дома Зингера и универмага «У Красного Моста» с историками Дома культуры Льва Лурье. 

Ольга Филатова, «Билайн»:

Мы используем онлайн-вовлечение сотрудников, которое помогает им чувствовать себя частью команды. Например, на корпоративной портале собираем подборки фотографий с домашним рабочим местом сотрудников, практикуем совместные онлайн-занятия спортом, квизы, онлайн-турниры по шахматам, киберспорт. Для более комфортной работы в Zoom сделали кастомизированные корпоративные фоны. Все мероприятия, проходящие в компании, мы собрали в еженедельно выходящий BeeFREE Digest. Всем удаленным сотрудникам начисляется дополнительный пакет интернет-трафика на служебный номер, а в пакете ДМС предусмотрена также телемедицина.

Пресс-служба «МегаФона»:

«МегаФон» организовывает для находящихся в режиме удаленной работы сотрудников развлекательные онлайн-мероприятия на платформе МегаФон ТВ. В апреле и в мае состоялись онлайн-концерт известной зарубежной звезды и вечеринка кавер-группы. Ко дню Связи 7 мая организовали квиз. В пятницу, 15 мая, пройдет рок-концерт. Также в планах провести кулинарный мастер-класс с детьми сотрудников и мастер-класс по рисованию.

Сергей Лучин, Mail.ru Group:

Мы перевели в онлайн практически все социальные активности, даже корпоративный спорт и программы для детей сотрудников. Запустили дополнительные проекты: обсуждение фильмов с кинокритиком Антоном Долиным, совместное приготовление завтраков с профессиональными поварами и так далее. Также при переходе на дистанционную работу мы предусмотрели дополнительные скидки от Delivery Club для всех наших сотрудников. Наша политика в области развития, обучения, компенсаций и льгот осталась неизменной.

Пресс-служба Rambler Group

Мы постоянно на связи, можно сказать, что раньше встречались реже. У нас проходят онлайн-квизы, митапы. Участие в мероприятиях исключительно добровольное, мы понимаем, что самоизоляция не отменяет личных дел, а работа может отнимать больше сил. Поэтому мы просто стараемся помочь: занять детей, разъяснить новые правила самоизоляции, дать эффективные инструменты.

Много активностей организуют сами сотрудники. Например, у нас появился еженедельный Rambler/бар, в рамках которого все желающие в онлайне обсуждают не только рабочие вопросы, но и отдыхают, общаются на отвлеченные/личные темы.

Бывали ли случаи выгорания? Как работали с такими сотрудниками? Есть ли у вас в штате психолог, который готов помочь в таких случаях?

Наталья Танаева, «ВКонтакте»:

У нас в Штабе уже больше года работает профессиональный психолог, к которому могут обратиться все сотрудники. С переходом на удалённую работу возможность обратиться к психологу сохранилась — только теперь сессии проходят по видеосвязи. 

Кроме того, у нас есть HR бизнес-партнёр, с которым каждый сотрудник может обсудить любую волнующую его проблему. Мы за индивидуальный подход, и всегда стараемся найти оптимальное решение для конкретной проблемы каждого сотрудника, в том числе, когда речь идёт о проблеме выгорания. Кому-то нужно время, чтобы отдохнуть и полностью переключиться с рабочих задач, кому-то подойдёт смена деятельности внутри команды, а кому-то нужно помочь выстроить более чёткие границы между рабочим и личным временем. 

Пресс-служба Rambler Group

В самом начале нашей изоляции мы заключили соглашение с сервисом дистанционных консультаций «Понимаю», в рамках которого сотрудники группы компаний могут бесплатно консультироваться с психологами, юристами и финансовыми консультантами.

Также, наша команда обучения и развития предлагает всем желающим личные онлайн коуч-сессии. Это общение со специалистами высокого класса по разным вопросам, в том числе выгоранию, потере мотивации. Желающие есть, мы знаем точно. Но естественно весь процесс полностью анонимный.

Ольга Филатова, «Билайн»:

За пять лет реализации проекта мы подробно изучили причины дискомфорта сотрудников и нашли эффективные способы работы с ними. В обязательных учебных курсах по удалённой работе мы даем необходимые вводные по планированию и тайм-менеджменту, делимся лайфхаками, как сохранять баланс work-life balance. Дополнительно, после начала пандемии, наш корпоративный университет разработал вебинар «Как справиться с тревогой». Для поддержания ресурсного состояния сотрудников на внутреннем портале мы публикуем подборки музыки, книг и фильмов, приложений, лайфхаков по удаленной работе и другие полезные материалы.

Сергей Лучин, Mail.ru Group:

Мы обеспечиваем наших сотрудников полезной информацией по теме дистанционной работы и помогаем коллегам адаптироваться к режиму самоизоляции. Помогаем с вопросами, связанными с организацией рабочего места, использованием рабочих инструментов и коммуникации.

Кроме того, мы запустили программу вебинаров по работе со стрессом и функциональными состояниями. В условиях дистанционной работы коллеги могут столкнуться с рядом сложностей, в т. ч. в построении баланса «работа-отдых», поэтому в онлайн-формате для всех сотрудников доступны как наши офисные психологи, так и сторонние онлайн-сервисы психологических консультаций, к которым мы сделали корпоративный доступ.

Пресс-служба «МегаФона»:

Чтобы избежать профессионального выгорания и быстро решить проблемы, возникающие в нетипичном для всех режиме самоизоляции, сотрудники могут обратиться к психологам компании, которые готовы в режиме онлайн проконсультировать, оказать поддержку и дать рекомендации, как справляться с дополнительной нагрузкой.

Что делаете, если сотруднику становится некомфортно работать на удаленке?

Ольга Филатова, исполнительный вице-президент по персоналу и организационному развитию «Билайн»:

Чтобы правильно организовать удаленную работу, руководители и сотрудники проходят онлайн-курсы, подготовленные корпоративным университетом. Их должны пройти все сотрудники, работающие удаленно. Из этих курсов коллеги узнают о всех необходимых действиях и алгоритмах, которые помогают комфортно работать из дома. При этом, безусловно, сотрудники всегда могут обсудить частные вопросы со своим руководителем, проработать возникшие сложности на индивидуальной коучинговой сессии.

Наталья Танаева, «ВКонтакте»:

Мы проводим опросы о том, как сотрудники чувствуют себя на удалёнке и можем ли мы чем-то ещё помочь, читаем ответы и стараемся решать проблемы, которые возникают. Всем, кому было некомфортно работать за экранами ноутбуков, мы развезли из офиса мониторы, а тем, кто страдал дома без офисного кресла — привезли кресла. Стараемся предсказывать потребности, которые могут возникнуть у сотрудников при удалённой работе, и искать способы их удовлетворить. 

Любой сотрудник может обратиться с проблемами как к своему непосредственному руководителю, так и к HR бизнес-партнёру или HRD. Позволить сотруднику работать из офиса на данный момент мы не можем по соображениям безопасности, но все остальные запросы стараемся решать.

Пресс-служба Rambler Group

Мы стараемся информировать сотрудников о жизни компании и поддерживать их. С первого дня удаленной работы мы стали проводить прямые включения с генеральным директором, руководителями бизнеса и командами. Кроме того, мы организуем собственные вебинары, на которых рассказываем о том, как сохранять спокойствие в новой реальности как специалистам, так и руководителям. Один из первых вебинаров о навыках удаленной работы (в том числе личных и психологических) посетили около 700 сотрудников.

Сергей Лучин, Mail.ru Group:

Если возникают трудности любой коллега может обратиться как к своему руководителю, так и к HR-бизнес-партнеру своей команды, который поможет решить любой вопрос.

Как долго ваша команда в теории готова работать в таком режиме, как сейчас?

Ольга Филатова, «Билайн»:

Мы работаем удаленно с 2016 года, поэтому не испытываем трудностей. Более того, мы готовы делиться опытом организации и управлении удаленной работой с другими компаниями и их сотрудниками. В марте 2020 года Билайн создал сайт с актуальными материалами: правилами удаленной работы, формулировками юридических документов, лайфхаками от сотрудников, записями вебинаров на эту тему и т. д. За месяц его посетило более 100 тысяч человек.

Наталья Танаева, «ВКонтакте»:

У работы в удалённом формате есть как минусы, так и плюсы, и пока мы отлично справляемся. Можем ли мы так продолжать? Да, пока есть такая необходимость. Но мы, конечно, как и все остальные, ждём нормализации ситуации и возможности вернуться к привычному ритму работы в офисе и встреч с коллегами вживую. 

Пресс-служба Rambler Group

В некоторых медаактивах («Афиша», «Рамблер») гибкий режим смен внедрен уже давно, и их график значительно не изменился. Технически и операционно мы были готовы к переходу на удаленку и, по словам лидеров активов, сохраняем свою эффективность. Но есть проекты, работа которых невозможна в удаленном формате. Это касается наших медиа, студий проектов Okko — около 3% от общего числа сотрудников.

Все мы соскучились по офису, по коллегам, друзьям и руководителям, поэтому хочется поскорее вернуться в офис. Мы и сами это чувствуем и видим/слышим в рамках обратной связи от коллег.

HR-команда «Додо Пиццы»:

После ослабления карантина планируем рекомендовать работать из дома, чтобы исключить риски заражения в общественном транспорте.