Знакома ситуация, когда работа с документами в компании превращается в игру "Что? Где? Когда?" с непредсказуемым результатом? Внедрение электронного документооборота (ЭДО) раньше, чем бумажные процессы начнут тормозить бизнес - не самая тривиальная задача. А в условиях карантина и тотальной "удаленки" сотрудников она становится гипер-сложной!
О том, как мы (не)вовремя проснулись
Если долго и вполне успешно вести документооборот подручными средствами (например, используя облачные таблицы), то к этому привыкаешь. Во-первых - потому что бесплатно. Во-вторых - экономит кучу времени и сил на организацию процесса учета и совместной работы с документами. И так может продолжаться довольно долго...
Но Skyeng рос настолько стремительно, что в какой-то момент мы буквально физически стали наблюдать, как все плюсы такого подхода оборачиваются для нас жирными минусами.
Первые звоночки о необходимости автоматизации документооборота и переходе на ЭДО стали поступать из финансового и юридического департаментов.
Немного о том, как это происходило:
Документоведы начали жаловаться, что электронные таблицы перестали справляться с объемом регистрируемой корреспонденции. Приходилось создавать новые “книги”, вести их реестр, чтобы ничего не потерялось, и регулярно уведомлять об этом всех менеджеров компании.
Процесс согласования договоров стал настолько сложным, что мог длиться неделями, а поиск нужного договора превращался в настоящий квест. Объемы договорной деятельности выросли до таких объемов, при которых вот-вот могли начать теряться договора.
Работа финансового и юридического отделов стала существенно замедляться из-за борьбы с дублями документов, их поиском и контролем. А на время, когда кто-то уходил в отпуск и вставала необходимость передавать дела, работа превращалась в подвиг.
Про постоянный рост расходов на курьеров нет смысла даже писать - впору было создавать собственный курьерский сервис.
Отсутствие общего информационного пространства и децентрализованное хранение данных влекли за собой увеличение времени, необходимого для сопоставления документов, приводили к просрочкам в исполнении и делали невозможным получение аналитических данных об эффективности работы согласующих подразделений. А главное - нам катастрофически не хватало единого стандарта работы с документами, который бы регламентировал и контролировал маршруты их движения.
Посмотрев на это, мы решили не дожидаться катастрофы и начать действовать.
На старте у нас не было даже менеджера проекта
Главную задачу мы сформулировали просто: “успеть внедрить ЭДО раньше, чем финансовые риски из-за несовершенства документооборота станут для компании неприемлемыми”. Забегая вперед, надо сказать, что это заняло чуть больше полугода, и сейчас мы уже можем поделиться определенными выводами, основанными на собственном опыте:
Сделать успешное внедрение без хорошей команды практически невозможно. Но успех проекта определяется прежде всего его менеджером - при этом важно, чтобы ответственность лежала на одном человеке.
С самого начала фиксируйте цели и описание результата (DoD), это поможет не потерять фокус в дальнейшем.
Закладывайте дополнительное время в проект, даже если вам кажется, что все просто. Все теряют время на интеграциях, согласовании процессов и переводах сотрудников с их привычных инструментов в ЭДО.
Сразу подумайте, как вы организуете обучение персонала, которое вам придется проводить многократно. Обучающие материалы должны быть разные: онлайн документация, вебинары и их записи, видео-инструкции. Не забудьте про регулярную и доступную техподдержку пользователей.
Работайте с бизнес-заказчиками как с разработчиками по гибким методологиям.
Классический подход к решению этой задачи - провести исследование процессов компании, описать их текущее состояние, определить роли и участников, выбрать лучшую систему на рынке, кастомизировать ее и пойти пить текилу - в нашем случае был невозможен.
Обследовать все процессы у нас не было времени, поэтому мы выбрали два наиболее сложных и проблемных: согласование договоров и регистрация корреспонденции. Расчет был простым - если система позволит реализовать их выполнение, то с другими процессами она справится не менее успешно.
К формальным критериям успеха проекта добавились функциональные требования к ПО:
гибкий настраиваемый веб-интерфейс и наличие мобильной версии;
централизованное хранение документов, их систематизация, создание резервных копий;
возможность подписывать документы цифровой подписью;
интеграция с СЭД, 1C и другим ПО через штатный API интерфейс;
поиск документа по различным критериям;
одновременная работа нескольких пользователей с одним документом;
создание сложных процессов согласования с возможностью изменения маршрута во время согласования;
гибкая система прав и возможность замещения пользователей; безопасное хранение и контроль доступа к документам;
возможность настраивать отправку уведомления пользователям по разным каналам.
Коллеги со стороны ИТ-поддержки выработали требования к надежности и нагрузке, которую должна выдержать система… И понеслось!
На серии встреч с крупными поставщиками популярных решений в отрасли обсуждалась возможность внедрения различных продуктов и выяснились детали:
Условия и стоимость договора
Лицензионный подход
Возможности техподдержки, SLA
Возможности проведения обучения наших сотрудников
Подходы к внедрению системы
Технологический стек
Спустя два месяца с начала работ по проекту мы свели все наши наблюдения и выводы вместе и сделали выбор в пользу расширенной версии СЭД ТЕЗИС - системы электронного документооборота от российской компании Haulmont (Самара).
О том, оправдалось ли наше доверие поставщику и продукту, расскажем в конце статьи. А пока - несколько советов по выбору СЭД на основе нашего опыта переговоров:
Встречаясь с подрядчиками, потратьте время, чтобы объяснить им, что вы ожидаете от внедрения. Ваша цель должна быть не купить “классную” систему, а приобрести инструмент, экономящий деньги компании и повышающий удобство работы сотрудников.
На встречи с подрядчиками обязательно берите заказчиков и будущих пользователей. Заказчики очень заняты и не могут прийти? Не страшно, записывайте демонстрацию системы на видео и передавайте им.
Не стесняйтесь задавать самые “неудобные” вопросы.
Если решите самостоятельно вносить изменения в систему, не забудьте “на берегу” поговорить о лицензиях для тестовых контуров.
Выбирайте систему, которую можно интегрировать с другим ПО в компании. Лучший вариант - когда у программы есть штатное API с описанной моделью данных.
“Поехали!” (с) Юрий Гагарин
Установили новое ПО, настроили тестовые серверы, передали в инфраструктуру на поддержку. Ура!
Cитуация неожиданно осложнилась, случилась пандемия (COVID-19): интеграцию системы в процессы документооборота, завязанные на несколько подразделений компании, необходимо было выполнять в полностью дистанционном режиме для абсолютно неподготовленных пользователей, многие из которых ранее не имели никакого опыта работы с ЭДО.
“Быстрый старт” - и без того не самый традиционный путь внедрения, а тут еще пришлось вносить серьезные корректировки: переводить весь штат компании на ЭДО в таких условиях означало серьезно увеличивать риски, вплоть до перспективы остановки работы. Поэтому было принято новое решение: этапами внедрения считать последовательное подключение структурных подразделений к системе. И параллельно организовать детальное исследование бизнес-процессов.
Екатерина Целовальникова, руководитель проекта:
Удаленное внедрение продукта перекладывает значительное количество ответственности на плечи команды внедрения. В обычных условиях можно всегда дойти ножками до заказчика и на месте обсудить конкретный вопрос. Наша ситуация отличалась тем, что в отсутствии полноценного обследования команда внедрения двигалась почти вслепую, а тестирование процессов в среде ЭДО проходило практически без участия заказчика.
Ключевые работы разбили на квартальные периоды с подключением пользователей. В качестве “первопроходцев” были выбраны сотрудники отдела B2G со сравнительно небольшим объемом документов, позволяющим отладить процесс и выявить возможные проблемы в ходе тестирования.
И вот уже после пары дней обкатки первого процесса согласования на тестовых серверах и небольшой донастройки маршрута принимается решение о его переносе в продуктовую среду.
В итоге, спустя 6 месяцев интенсивной экспансии и развертывания системы на все большее количество пользователей, наши метрики по ЭДО вышли на качественно новый уровень:
12 подразделений компании подключились к системе;
все основные процессы - входящая/исходящая корреспонденция, внутренние документы, договорная деятельность, постановка задач на отправку пакетов документов контрагенту и т.д. - были автоматизированы;
были настроены внешние интеграции: со сторонним сервисом проверки контрагентов и автозаполнения реквизитов, Почтой России для отслеживания статуса отправленных документов и т.д.
Екатерина Целовальникова, руководитель проекта:
По итогам первого полугодия можно сделать вывод, что стратегия последовательного перехода подразделений на СЭД в рамках ограниченного количества процессов полностью себя оправдала. Более того, через некоторое время после перевода одних подразделений на ЭДО сотрудники других отделов сами начинали запрашивать доступы к системе и просить провести обучение по продукту.
В настоящий момент продолжается загрузка исторических данных (договоров, допсоглашений, бухгалтерских документов и пр.) в цифровое хранилище. Впереди нас ждет развитие системы и автоматизация новых процессов, интеграции с 1С, CRM, DWH и другими системами и сервисами, подключение электронной подписи, перевод кадровой документации на ЭДО и многое другое.
Ключ к успеху - забота о пользователе
Нельзя просто приобрести софт для электронного документооборота. Он должен прижится в компании, его должны полюбить и искренне считать “своим”. Однако перейти на полноценный ЭДО оказалось не так-то просто из-за сложившихся привычек сотрудников: кто-то полагал, что использование таблиц намного удобнее. Поэтому мы уделили особое внимание организации службы поддержки, подготовки инструкций и обучению сотрудников. Это не только сделало работу более эффективной, но и создало положительное мнение об ЭДО в компании.
Как ни странно, важную роль в успехе проекта сыграли, непривычные и стрессовые факторы весны 2020. А для того, чтобы вы не наступали на наши грабли - ловите краткое summary по внедрению от руководителя проекта.
Екатерина Целовальникова, руководитель проекта:
- Не бойтесь делать ошибки, их делают все. Но не стоит забывать о тестовых серверах: любой процесс должен быть сначала отлажен, а затем внедрен в продуктовую среду.
- Итоги каждой встречи по согласованию нового процесса необходимо фиксировать и направлять перечень договоренностей всем участникам.
- Апеллируйте к тому, что документооборот - это живой организм, где должен быть порядок и структура, а не хаос и беспорядок. Это повышает ответственность и исполнительскую дисциплину сотрудников.
- Расставляйте приоритеты. Не распыляйтесь на различные активности, все успеть невозможно. Порой лучше отложить задачу или проблему, и потом она сама становится не актуальной :)
- Находите решения в текущим функционале намного проще, чем придумывать новый велосипед.
Пара добрых слов о поставщике и сервисе
Платформа ТЕЗИС вполне успешно справилась с маршрутизацией самых нагруженных процессов компании и сегодня с ее помощью автоматизировано почти все делопроизводство, канцелярия, договорная деятельность. Благодаря переходу на ЭДО у нас появилась реальная возможность усовершенствовать множество документоориентированных процессов, до которых раньше просто не доходили руки.
По итогу всего приключения можно сказать, что нам удалось запрыгнуть в уходящий поезд и в данный момент мы действительно наслаждаемся комфортной поездкой. Внедрение ЭДО принесло нам, дополнительные бонусы, о которых мы даже не подозревали в начале проекта - например, выявить узкие места в работе персонала. И конечно достичь основных целей: повысить оперативность и эффективность принимаемых управленческих решений (прирост скорости обработки и согласования по некоторым типам документов составил до 60%), существенно снизить риски “непроизводственных” потерь, внедрить KPI по исполнительской дисциплине.
