Разбираем аргументы «за» и «против». В конце также можно ознакомиться с моим мнением на этот счет.
С чего все начиналось?
Решение сложной задачи часто оказывается простым и гениальным. Так и вышло, когда ко мне обратилась крупная компания с проблемой потери прибыли. И дело было не в утечке или неграмотном ведении бизнес-процессов, а элементарно в долгих паузах в документообороте.
Немного обо мне: я Python разработчик, архитектор, тимлид. В программировании с 2009 года. Ранее опубликовал эту статью на vc.ru.
В реализации проекта мне помогал аналитик от заказчика, и в общем-то всё.
Итак, к кейсу
В коллектив организации входит большое количество выездных сотрудников. Часто возникают ситуации, когда у работника нет возможности пользоваться CRM-системой на компьютере (в нашем случае ноутбуке) для выполнения рабочих задач.
Если коротко описать задачу: человек в полевых условиях должен иметь возможность войти в систему и отправить необходимые документы. Иначе из-за временных задержек компания теряет приличные суммы денег.
Более подробно описать ситуации я, к сожалению, не могу, т.к. есть договоренность о неразглашении подробностей этого кейса.
Как решить проблему потери времени? У сотрудника должна быть возможность коннектиться с CRM-системой с планшета или телефона.
Как осуществить задуманное?
Выход нашёлся быстро: создать чат-бот в Telegram.
И на это решение можно посмотреть с двух сторон: с позиции управленцев и со стороны айтишников.
Не буду кривить душой, мне ближе позиция программистов с небольшими оговорками. Моя идея хороша, как ни крути. Но давайте сначала рассмотрим позиции обеих сторон.
Если рассуждать со стороны управленцев, соединение CRM-системы с чат-ботом Telegram значительно снижает энергозатраты и финансовые расходы компании. И вот, почему:
Не нужно обучать большой штат новым программам-интеграторам CRM с телефоном.
Тем более, стоимость таких программ значительно выше, чем стоимость написания и поддержания работоспособности чат-бота для Telegram.
Это удобно. Сейчас у каждого есть возможность скачать Telegram, который не занимает много места в памяти телефона.
Работает Telegram-бот действительно быстрее, чем сложная программа. Кроме того, чат-бот помогает сотруднику сориентироваться во внутреннем документообороте фирмы.
Но со стороны безопасности и сохранности данных такое внедрение в электронный документооборот крупной компании нужно считать неприемлемым. Здесь на арену выходят возможные доводы IT-отдела.
Интеграция мессенджера в CRM-систему может привести к утечке информации. Сам по себе документооборот необходимо строить на основе внутренних ресурсов, также необходимо предусмотреть авторизацию пользователей. Если не учесть эти моменты, то данные могут уйти не в те руки.
Если изменить процесс документооборота, например, ввести отправку редактированных вариантов, то решение рассыпается. В таком случае сотруднику необходимо будет сначала отредактировать документ, а потом отправить его в чат с ботом.
С точки зрения офисного сотрудника это легко выполнимая задача. А со стороны «полевого» человека, это сильно усложняет процесс работы с документами.
Ещё один весомый аргумент: данные будут храниться в разных системах. Telegram-бот может быть напрямую привязан к CRM или ERP-системе, но в большинстве случаев он имеет свое хранилище, в котором агрегирует данные и обрабатывает их.
Если не обратить на это внимание, то может наступить такой момент, когда данные в системах будут отличаться.
А что я думаю по этому поводу?
Более логичное решение, как программист, я вижу таким: выездным сотрудникам всё-таки работать с мобильной версией CRM-системы компании. Но напомню, это технически сложно для большой организации, и значительно бьёт по карману управленцев.
Тем более, если говорить об удобстве главных героев этой эпопеи - «полевых» работниках, то загрузить документ и отправить его на дальнейшее согласование, получить нужное уведомление гораздо проще через бот в Telegram, чем через специализированную программу, типа 1C, Диадок и т.д.
По моему мнению, идея с созданием чат-бота в Telegram является довольно простой с точки зрения использования и реализации. Да, он имеет интеграции с другими системами, но мы решили проблему удобства и оперативности получения информации.
Даже удивительно, почему другие компании не используют подобные методы. А может и использует, кто их знает?
Главное учесть, что чат-бот подойдёт для решения не всех задач, но, когда нужно разобраться с простыми вопросами быстро и вовремя, Telegram-бот это то, что нужно.
О технической стороне вопроса
Идея была реализована на основе Telegram API на вебхуках. Для разработки был использован любимый python, данные хранятся в базе postgresql. Для ускорения работы и асинхронности задач применили связку redis + celery, в качестве серверной операционной системы использована Ubuntu 18 Server.
К слову сказать, мой клиент остался доволен. Нововведение принесло компании прибыль, которая терялась на простоях из-за пауз в цепочках бизнес-процессов.
А вы на стороне программистов или управленцев? Делитесь своим мнением, задавайте вопросы!
