Как стать автором
Обновить

Как повысить эффективность сотрудников с помощью ERP-системы (ч. 2): роботизируем бизнес-процессы

Время на прочтение 7 мин
Количество просмотров 2.2K

В предыдущей статье на простых примерах я показал, как можно привести в порядок некорректные данные в ERP-системе. Когда данные в порядке, можно приступать к роботизации бизнес-процессов.

Сразу дам два простых определения, чтобы мы правильно друг друга понимали, и не было разночтений в понятиях.

Бизнес-процесс - это сценарий (набор схожих сценариев), в котором есть задачи со сроками выполнения и исполнители по ним.

Роботизация бизнес-процесса - это когда управление бизнес-процессом, а также все или часть задач бизнес-процесса выполняют не сотрудники, а система.

Какие бывают уровни роботизации бизнес-процессов (мнение)

Это не энциклопедические знания, а моя точка зрения по опыту, и может не совпадать с вашей (поделитесь своим мнением в комментариях):

Критерий

Ур. 1

Ур. 2

Ур. 3

Ур. 4

Система управляет бизнес-процессом

V

V

Система налаживает коммуникации между участниками

V

V

V

Система выполняет часть задач бизнес-процесса

V

V

Система выполняет все задачи бизнес-процесса

V

V

Начинать роботизацию бизнес-процессов в ERP-системе можно с уровня 1 и постепенно доводить до уровня 4.

Рассмотрим бизнес-процесс "Проверка объяснительных от перевозчиков по рейсам с опозданиями"

Как выглядит бизнес-процесс "в жизни", без привязки к системе:
  1. Перевозчик выполнил рейс с доставкой продукции клиенту.

  2. Логист проверил GPS-навигацию по выполненному рейсу и выявил опоздание на выгрузку.

  3. Логист запросил в почте у перевозчика объяснительную по опозданию на выгрузку.

  4. Перевозчик прислал логисту в почту объяснительную для рассмотрения уважительности причины опоздания.

  5. Логист запросил у менеджера информацию, есть ли претензия от клиента по опозданию на выгрузку.

  6. Менеджер связался с клиентом, выяснил отсутствие претензии у клиента и передал информацию логисту.

  7. Логист собрал информацию от перевозчика и менеджера, и передал ее юристу на рассмотрение.

  8. Юрист рассмотрел объяснительную перевозчика, изучил информацию от логиста, определил уважительность причины опоздания.

  9. Юрист передал информацию логисту, что причина опознания перевозчиком - неуважительная и ему должен быть начислен штраф согласно договору.

  10. Логист связался с перевозчиком и передал информацию, что причина опоздания на выгрузку признана неуважительной и будет начислен штраф.

Если на шаге 2 логистом опоздание по рейсу не выявлено, то последующие шаги 3-10 не выполняются.

Участниками этого бизнес-процесса являются 5 человек. Важнейшую роль играет логист:

  1. Логист управляет бизнес-процессом.

  2. Логист является связующим звеном между участниками.

  3. Логист выполняет свою часть задач.

Очевидно, что ход бизнес-процесса и сроки выполнения задач могут "зависать" на каждом шаге, если будет нарушена коммуникация между участниками или логист забудет, например:

  • Что, когда и у кого нужно запросить?

  • От кого, когда и что нужно получить?

  • Кому, когда и что нужно передать?

И это только проверка одного рейса по одному перевозчику. А когда в сутки больше 30 перевозчиков выполняют больше 200 рейсов, то процесс проверки объяснительных превращается в сущий ад, в котором царит хаос и неразбериха. Выглядят такие процессы примерно, как детские каракули (некий прообраз диаграммы спагетти).

Что такое "диаграмма спагетти"?

Диаграмма спагетти - это способ визуализации процесса, который позволяет отразить перемещение людей, материалов или информации.

Анализ диаграммы спагетти в состоянии "как сейчас" помогает выявить неоптимальные маршруты и определить потенциал для ускорения и упрощения бизнес-процесса.

Обычно результатом анализа является визуальное представление варианта "как будет".

Пример диаграммы спагетти "до и после" (картинка взята из интернета)
Пример диаграммы спагетти "до и после" (картинка взята из интернета)

Из примера видно, что оптимизированы не только перемещения, но и исключены лишние точки марштура.

Диграмма спагетти является одним из инструментов бережливого производства и отлично подходит для анализа бизнес-процессов, поскольку ее представление более наглядное, чем изображение карты маршрута в виде классической блок-схемы.

Как выглядят процессы "в жизни", когда ими управляют сотрудники
Как выглядят процессы "в жизни", когда ими управляют сотрудники

Сотрудники постоянно что-то делают, постоянно находятся в процессе выполнения задач, желаемого результата нет, но этому всегда есть объяснение. Это неэффективно.

Почему ещё бизнес-процессы в компании становятся неэффективными, когда ими управляют сотрудники, а не система?

Пример несоответствия результата выполнения задачи ожидаемому результату
Пример несоответствия результата выполнения задачи ожидаемому результату

Когда система управляет бизнес-процессом, она может проконтролировать правильность выполнения задачи и не дать ее завершить, если не выполнены требования к ожидаемому результату.

Личный опыт: почему сначала лучше роботизировать простые бизнес-процессы?

Из описания бизнес-процесса проверки объяснительных можно понять, что он начинается раньше (как минимум, ему предшествует процесс получения перевозчиком рейсами его выполнение) и имеет продолжение (как минимум, еще есть процесс начисления и удержания штрафа у перевозчика).

Поэтому рекомендую сначала роботизировать отдельные бизнес-процессы, а затем объединить их в более сложную логическую цепочку, чем сразу браться за сложные.

  • Такой подход позволяет выявить "узкие места" и устранить их до того, как бизнес-процесс будет роботизирован в системе.

  • Логику сложного бизнес-процесса понять и описать гораздо труднее и есть большая вероятность, что будут упущены важные детали.

  • "Сборку" сложного бизнес-процесса из простых выполнять легче, чем делать "разборку" сложного бизнес-процесса на более простые.

Попытка роботизировать сложный бизнес-процесс может упереться в технические ограничения или долгий поиск решений, либо приведет к полному отказу от реализации в системе.

Как выглядит в ERP-системе роботизация бизнес-процесса проверки объяснительных перевозчиков

В этой статье я рассказывал об интеграции ERP с сервисом мониторинга автотранспорта Wialon, а в этой статье о личном кабинете перевозчика на сайте, интегрированном с ERP-системой через веб-сервис.

Как это происходит в системе:

(1) Ежедневно, по общему правилу, робот в ERP-системе устанавливает фактическое время прибытия по каждому выполненному рейсу (по данным Wialon).

Схема обмена данными между ERP и сервисом мониторинга автотранспорта Wialon
Схема обмена данными между ERP и сервисом мониторинга автотранспорта Wialon

(2) При выявлении опоздания на выгрузку, робот в ERP-системе инициирует бизнес-процесс и передает в личный кабинет перевозчика запрос на представление объяснительной по рейсу с опозданием.

Список рейсов с опозданиями по доставке в личном кабинете перевозчика
Список рейсов с опозданиями по доставке в личном кабинете перевозчика

(3) Перевозчик из личного кабинета отправляет объяснительную, которая попадает в ERP-систему. Робот в ERP-системе ставит задачи каждому пользователю для проверки опоздания:

  • Логисту, который взаимодействует с перевозчиками.

  • Менеджеру по продажам, который работает с клиентом.

  • Юристу, который делает заключение об уважительности причины опоздания.

(4) Логисту и менеджеру задачи ставятся одновременно, юристу задача ставится после выполнения задач логистом и менеджером.

Задачи по бизнес-процессу, который ставит робот пользователям в ERP-системе
Задачи по бизнес-процессу, который ставит робот пользователям в ERP-системе

(5) Результаты выполнения задач сотрудниками отображаются в карточке бизнес-процесса по рассмотрению объяснительной. Здесь же юрист указывает уважительность причины опоздания, на основании которой штраф начисляется (неуважительная) или аннулируется (уважительная).

Форма документа в ERP с информацией по опозданию перевозчика
Форма документа в ERP с информацией по опозданию перевозчика

(6) Опоздания по неуважительной причине собираются в течение месяца по каждому перевозчику. Информацию по всем опозданиям можно увидеть в отчете в ERP.

Пример отчета в ERP по опозданиям перевозчиков
Пример отчета в ERP по опозданиям перевозчиков

(7) В начале нового месяца робот из ERP-системы формирует письма вложениями и отправляет каждому перевозчику уведомление о штрафах с отчетом по рейсам с опозданиями.

Исходящее письмо-уведомление перевозчику с вложениями, сформированное роботом в ERP
Исходящее письмо-уведомление перевозчику с вложениями, сформированное роботом в ERP
Примеры сформированных роботом в ERP вложений для исходящего письма
Уведомление перевозчика о штрафе на бланке с факсимиле, сформированное роботом в ERP
Уведомление перевозчика о штрафе на бланке с факсимиле, сформированное роботом в ERP
Отчет с расшифровкой рейсов с опозданиями, сформированный роботом в ERP
Отчет с расшифровкой рейсов с опозданиями, сформированный роботом в ERP

Оба сформированных роботом в ERP-системе документа в формате PDF прикрепляются вложением к исходящему письму - отдельно для каждого перевозчика.

(8) Робот из ERP-системы делает рассылку исходящих писем с уведомлениями о штрафах для всех перевозчиков.

Список отправленных роботом из ERP-системы писем на электронные адреса перевозчиков
Список отправленных роботом из ERP-системы писем на электронные адреса перевозчиков

Таким образом, бизнес-процесс выполняется под управлением ERP-системы. Сотрудники выполняют только свои задачи и НЕ заботятся о том:

  • Что, когда и у кого нужно запросить?

  • От кого, когда и что нужно получить?

  • Кому, когда и что нужно передать?

Преимущества роботизации бизнес-процесса:

1. Система управляет бизнес-процессом (инициирует бизнес-процесс, ставит задачи логисту, менеджеру и юристу - со сроками выполнения).

2. Система выполняет коммуникации между всеми участниками (запрашивает объяснительные от перевозчиков, пишет и отправляет исходящие письма, передает информацию между сотрудниками).

3. Система выполняет часть задач бизнес-процесса (определяет опоздания по рейсам, заполняет бланки исходящих документов, формирует исходящие письма с вложениями).

Роль логиста по управлению бизнес-процессом сведена к минимуму — до исполнителя одной простой задачи от робота в ERP.

Постскриптум

Для чего вообще понадобилось роботизировать в ERP бизнес-процесс проверки объяснительных по рейсам с опозданиями?

Контроль опозданий на выгрузку по рейсам с доставкой - это предупредительная мера, которая способствовала повышению дисциплины перевозчиков, снижению опозданий в 2 раза, исключение срывов доставок клиентам.

Дело в том, что опоздание машины на выгрузку крайне негативно сказывается на взаимоотношениях с клиентами.

Грузополучатели планируют поставки цемента под свое производство или строительство. Когда очередной автоцементовоз опаздывает на выгрузку - это означает приостановку производства или строительства, возникают простои, бизнес несет убытки, мы теряем стратегических клиентов и репутацию.

Системная проверка опозданий по всем выполненным рейсам позволила существенно сократить число опозданий перевозчиков.

В ноябре 2020 года опоздания перевозчиков не фиксировались:

На рейсах с доставкой опаздывал ~ каждый 6-й водитель
На рейсах с доставкой опаздывал ~ каждый 6-й водитель

В декабре перевозчики получили первые письма с расчетом размера штрафов, но без начисления штрафа (предупреждение).

В феврале перевозчики получили письма с расчетом размера штрафов и удержанием 50% штрафа.

Уже к апрелю 2021 количество опозданий сократилось в 2 раза:

На рейсах доставкой опаздывал ~ каждый 12-й водитель (в 2 раза меньше по отношению к ноябрю)
На рейсах доставкой опаздывал ~ каждый 12-й водитель (в 2 раза меньше по отношению к ноябрю)

К сожалению, добиться системности проверок рейсов перевозчиков только с помощью сотрудников - не удавалось даже в минимальном количестве.

Спасибо, что дочитали до конца!

Вы всегда можете выразить свое мнение в комментариях. Постараюсь на все ответить.

Теги:
Хабы:
0
Комментарии 8
Комментарии Комментарии 8

Публикации

Истории

Работа

Программист 1С
63 вакансии
Консультант 1С
90 вакансий
Аналитик 1С
4 вакансии

Ближайшие события

Московский туристический хакатон
Дата 23 марта – 7 апреля
Место
Москва Онлайн
Геймтон «DatsEdenSpace» от DatsTeam
Дата 5 – 6 апреля
Время 17:00 – 20:00
Место
Онлайн