Как стать автором
Обновить

Принтеры на помойку: ЭДО без операторов ЭДО, как поставить в ступор банк или бюрократа который требует подпись на бумаге

Блог компании ITSOFT Законодательство в IT Финансы в IT Будущее здесь

21 век формально давно наступил. А фактически — дайте копию вашего паспорта без отметок, распечатайте этот документ, подпишите, отсканируйте и отправьте нам по почте, привезите нам справку, что вы не верблюд, заверьте у нотариуса, придите лично подписать. Что?! Стоп! Хватит это терпеть! Проталкиваем и бьёмся за будущее всеми доступными средствами! УКЭП и 63-ФЗ подходит и физическим лицам, чтобы не ходить ногами. В статье расскажу про непростой наш опыт перехода на электронный документооборот (ЭДО) при колоссальном сопротивлении многих контрагентов и даже наших сотрудников.

В начале нулевых я запретил отправлять факсы в нашей компании. Тогда просто мода была подписывать документы и по факсу слать. Офисный планктон любил страдать такой ерундой — запихиваешь бумажки в факс, вроде при деле, зарплата тикает. Для контрагентов прикрутили модем, который принимал факсы и складывал сразу на сервер. Естественно, мы эти факсы не читали, но это было проще, чем объяснять, что у нас нет факса.

Объективные плюсы ЭДО

  1. Документ сложно потерять: он не сгорит, его не изымут маски-шоу, его всегда можно скачать в ЛК, достать из облака, из резервной копии.

  2. Доставка документа мгновенная и бесплатная по электронной почте или через ЛК или API.

  3. Создание документа автоматическое, мгновенное и бесплатное.

  4. Быстрый импорт данных для XML-форматов.

  5. Доверенность можно выписать без нотариуса для всех случаев, где в законе явно не прописано, что требуется нотариальная доверенность.

Минусы ЭДО

  1. Маразм со счетами-фактурами в электронной форме (Приказ Минфина от 10.11.2015 г. № 174н и ст. 169 НК РФ).

  2. Боязнь повысить свою квалификацию и освоить новое.

  3. Искусственная сложность, глючность всяких КриптоПРО, Диадоков и им подобных.

  4. Отсутствие открытого и бесплатного API в том же Диадоке, но он и не особо нужен.

  5. Опасение за безопасность.

Далее разберём всё подробнее и покажем, что ЭДО может быть простым.

Сопротивление и проблемы

Уже несколько лет, как задумал внедрить у нас электронный документооборот (ЭДО). Конечно, мы давно подключились к Контур.Диадок. Но там и сейчас далеко не все. А в то же время есть п. 1 ст. 6 63-ФЗ, который говорит, что:

“Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.”

Давно пора всё подписывать усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). Проверить подпись элементарно!

  1. На сайте Государственных услуг, выбираем раздел «— электронного документа. ЭП — отсоединенная, в формате PKCS#7».

  2. Загружаем файл документа и файл подписи.

  3. Нажимаем «Проверить» и смотрим результат.

Даже системы ЭДО типа Контур.Диадок по сути и не нужны. Мы сделали для клиентов специальный раздел ЭДО на сайте. В договор, ЛК, рассылки счетов и закрывающих документов мы добавили информацию про ЭДО. Это не помогало. Люди, а особенно бухгалтеры, консервативны. От нас всё равно требовали бумагу. Тогда мы пошли на хитрость. Мы разослали такое письмо, мол вы не против?! А народ пассивен, и вообще в массе забыл, как это — быть против.

Дорогой клиент!

С 1 июля для отслеживаемых товаров обязательно использовать электронные счета-фактуры.  43% наших контрагентов уже перешли на ЭДО, а в ближайшее время вынуждены будут перейти и остальные. Вместо отправки бумажных документов мы планируем рассылать по электронной почте и предоставлять для скачивания в ЛК все документы с УКЭП. Согласно п.1 ст. 6 63-ФЗ такие документы приравнены к собственноручной подписи.

Как проверить подпись: на https://www.gosuslugi.ru/pgu/eds выбираем “— электронного документа. ЭП — отсоединенная, в формате PKCS#7”. Загружаем файл документа и файл подписи. Нажимаем "Проверить" и смотрим результат.

Также можно обмениваться документами в ЭДО Контур.Диадок и других операторов. 

Подробнее тут https://itsoft.ru/forclients/edo/ 

Если вы против перехода на электронный документооборот и заботы о природе, пожалуйста, напишите нам о причинах ответным письмом.

Давайте идти в ногу со временем вместе!

 Веб-студия и дата-центр ITSOFT

И почти никто не сказал, что он против. 

Самый большой проблемой был страх сотрудников перед клиентами. Неспособность реально оценить масштаб проблемы. Боязнь перемен. Собственные сотрудники постоянно боятся что-то менять, на основе требований одного клиента почему-то делают обобщение в отношении всех клиентов. Перемены — это боль и для них, и для клиентов, ведь был уже отлаженный процесс, а тут нужно по-другому. Один клиент требует счёт с подписью генерального. Хоть бы подумал, в состоянии ли генеральный тысячи счетов подписать. Другой сотрудник говорит: “Нельзя клиенту предложить документы в ЛК с откреплённой подписью, так как с ним ЭДО через оператора”. Утверждение ни на чём не основано и прямо противоречит 63-ФЗ, но вокруг просто море чеховских человеков в футляре: нельзя, как бы чего не вышло.  

Это сопротивление приходилось прорубать, как Петру I окно в Европу.

С появлением 63-ФЗ давно уже можно было перейти на ЭДО. Однако до сих пор офисный планктон впадает в ступор когда присылаешь файл с ЭЦП. Особенно банковские работники. Получив файл с подписью, ссылкой на закон и методом проверки на Госуслугах, система у них зависает. Отказать они не могут, но и что делать не знают. Для них это как в первый раз увидели оплату телефоном. Шок!

Мы 1.5 года уже судимся с ВТБ. ВТБ решил, что может не признать моё письмо подписанное ЭЦП о закрытии счёта. Уже прошли первую инстанцию, апелляцию, развернули дело в кассации, опять проиграли в первой инстанции, в апелляции, сейчас кассацию снова ждём. Но мы до Верховного Суда дойдём и поставим точку в этом вопросе. Либо суду придётся признать, что 63-ФЗ и пункт 1 статьи 859 ГК РФ не действуют в РФ либо мы победим. Мы ступили в прошлой кассации, надо было там просить не возвращать дело на пересмотр, а выносить решение. Первая кассация возвращая дело фактически подтвердила здравый смысл и нашу правоту, но суд решил продолжать юлить. И дело пересматривала та же судья, что в первый раз. Мне казалось, после кассации она должна была исправиться.

Безопасность

Противники ЭДО, они же сторонники бумажных документов, часто начинают говорить про безопасность, что деньги воруют с банковских карт, с помощью ЭЦП уже и недвижимость переоформляли. Можно подумать с бумажками такого никогда не было. Технология — это лишь способ взаимодействия. Технологии меняются, жулики остаются. Правда, жуликам приходится повышать квалификацию. С повышением квалификации проще зарабатывать деньги честным путём. А некоторые технологии ликвидируют виды преступлений или существенно снижают их количество. 

Как должно быть

В 2005 году Велихов проводил конференцию в Курчатнике по случаю 15 летия Рунета. Самой зажигательной лекцией, до сих пор не потерявшей актуальность, была лекция Анатолия Левенчука про госуслуги и выдачу паспорта, за который нужно ещё и заплатить. Сейчас паспорт можно выдавать бесплатно и виртуально как банковскую карту. Паспорт и любой документ — это просто запись в открытом реестре. В реестре часть данных закрыта, но по всем данным возможна сверка. Сверка может проходить даже не по самим данным, а по их временному хешу. Банкам и прочим организациям не нужны сами паспортные данные. Их интересуют сверки: 

  • действительный ли паспорт, документ;

  • есть ли какие-то ограничения;

  • количественные характеристики связанные с документом, сколько кредитов уже набрал;

  • cудимости, переболел ли COVID и т.п..

Ещё очень важно иметь не много документов, а один. Совершенно же непонятно почему есть обычный паспорт и загран, да ещё у загранпаспорта раньше срок был 5 лет, а сейчас 10, при том, что у обычного от 20 до 45 лет и от 45 и до старости. 

Важно не иметь возможности их потерять. 

Владелец документа может в приложении либо авторизовывать запросы, либо нет. А сами запросы могут идти только в объёме установленном законом и зашитом в протокол обмена данными, чтобы никакой клерк или пограничник не мог ознакомиться с группой крови, семейным положением, количеством детей и прочим, что к нему никак не относится.

И, конечно, всё это должно быть доступно на любом языке.

Налоговая должна по API принимать закрывающие документы, онлайн-чеки, а не морочить бизнесу голову аппаратными кассами, фискальными накопителями, ОФД, операторами ЭДО.  

Как всем перейти на ЭДО

Не люблю большевиков, но в 1918 году они просто проехались по типографиям и изъяли лишние буквы. Пора принтеры отбирать у бюрократов. :) Это, конечно, не наши методы. Остаётся пулять в бюрократов файлами с ЭЦП и требовать на основании закона принимать такие документы. Нужно ставить динозавров перед фактом. Нужно проталкивать перемены вокруг себя. 

ЭДО — это просто, как внедрили мы автоматическое подписание документов

Основная нагрузка у нас на закрывающие документы. В дополнение к ним: акты сверки, доверенности, счета на оплату. Договор у нас является офертой, поэтому с ним проще.

Распечатать документы, подписать, упаковать в конверты, отправить — в реальности дурацкая и никому ненужная работа. Переводится масса бумаги, гробятся миллионы человекочасов в масштабах страны. Нулевая добавочная стоимость. Потом вся эта макулатура выкидывается на помойку, даже во вторсырьё не попадает. Поэтому начали мы именно с закрывашек.

Для работы с ЭДО необходимо иметь действующий сертификат квалифицированной электронной подписи (КЭП). Его можно получить с 1 июля 2021 года в налоговой бесплатно, а ранее за деньги в удостоверяющем центре. Вопрос получения КЭП сводится к звонку или заполнению онлайн заявки, оплате счета (обычно не более 5тыс за одну подпись) и разовому посещению филиала УЦ. При этом, у некоторых УЦ есть услуга выезда тех. специалиста на дом для сверки вашей личности. То есть вам даже из дома выходить не надо.

Далее устанавливаем КриптоПро CSP https://cryptopro.ru/products/csp/downloads Скачиваем linux-amd64_deb.tgz

tar -xvf linux-amd64_deb.tgz && cd linux-amd64_deb

sudo ./install.sh

Добавляем файл сертификата ЭЦП

/opt/cprocsp/bin/amd64/certmgr -install -pfx -file ecp.pfx -pin 6493

При отправке документов по почте вместе с файлом отправляется и отсоединённая ЭЦП. Генерится ЭЦП просто:

/opt/cprocsp/bin/amd64/cryptcp -sign -dn "INN=007730588444" file_path sig_path 
-pin "crypto_pro_container_pwd"

Крипто Про на редкость рукожопный софт. Попытка собрать модуль под PHP — это адский квест. Одной командой просто поставить модуль нельзя. Но и с консоли работает, и этого достаточно. 

Для всех документов, кроме счетов-фактур, можно использовать такой способ подписания. Но и счёт-фактуру в pdf не лишним будет подписать. 

Маразм со счетами-фактурами и УПД со статусом 1

Счета-фактуры стоит отметить отдельно. В соответствии со ст. 169 НК РФ счета-фактуры в электронном формате могут формироваться, только если обе стороны согласны с этим. В то же время потихоньку обязывают всех быть согласными. Так, декларация по НДС уже для всех в электронном виде. Для отслеживаемых товаров для всех обязательно использовать счета-фактуры в электронном виде, ну и скоро это будет для всех,  как плавно всех обязали сдавать отчётность по НДС в электронном виде.

В соответствии с Приказом Минфина от 10.11.2015 г. № 174н, счета-фактуры нужно оформлять по формату, регламентированному ФНС, и передавать только через оператора. Вот это требование оператора бредовое отчасти. Понятно, что оператор удостоверяет факт отправки и проверяет валидность XML, но зачем это делать обязательным для всех?! Лучше бы обязали те же банки принимать у граждан документы в электронном виде, и не выносить мозги.

У счета-фактуры строго регламентированный формат, как в XML, так и в бумажном виде. XML-формат регламентирован Приказом ФНС России от 19.12.2018 N ММВ-7-15/820@

Печатная (бумажная) форма  регламентирована Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 г. № 1137. 

На данный момент операторы ЭДО своевременно обновляют как XML, так и печатные формы счетов-фактур в соответствии с выходящими поправками в законах. Так что в этом смысле, можно не беспокоиться относительно правильности использования той или иной формы. Если ваш формат будет устаревшим, оператор об этом предупредит и предложит функционал для оформления документа в новом.

Составлять книгу покупок и книгу продаж можно как в электронном, так и в бумажном виде. (п. 1 Правил ведения книги покупок и п. 1 Правил ведения книги продаж, утв. постановлением № 1137)

Хранить счета-фактуры, подписанные ЭЦП, в электронном виде рекомендуем вместе с протоколами отправки и получения (технологическими документами). Дабы иметь на руках документы, в случае, если доступ к ЛК оператора будет невозможен. (Технические работы, отсутствие подключения к интернету и .т.п.)

Для автоматизации нужен открытый и бесплатный API, но Контур.Диадок API нам не дал.

Как можно создавать ЭЦП ручками

1. Через Оператора ЭДО. (Самый популярный вариант среди коммерческих организаций)

Позволяют подписать документ внутри системы и направить контрагенту через эту же систему. На документе при печати есть оттиск “Подписано ЭЦП”. Нужно купить подписку у оператора ЭДО. Например, Контур.диадок. Подходит ли обмена формализованными документами, формат которых регламентирован: счет-фактуры, накладные, акты, УПД и т.п.

Минусы — платно, сложность обмена документами между разными операторами.

Плюсы — проверка документов на соответствие текущим обязательным форматам. Возможность интеграции с 1С, по API

Есть проверка действия КЭП. Статус-бар сразу видно в интерфейсе. Уведомление при недействительной КЭП.

Внимание! Оператор не имеет информации о полномочиях подписанта. Эту информацию нужно запрашивать у контрагента. Доверенность лучше хранить у себя.

2. С помощью плагинов, установленных в Word, Acrobat Reader

Позволяет подписать документ сразу в редакторе. После подписания документ недоступен для редактирования. Тут же возможно быстрая проверка действительности КЭП. Вшита в сам документ.

Нужно установить дополнение/плагин к программе (редактору). Подходит для:

  • подписания (визирования) документов внутри компании;

  • оперативной отправки документов контрагентам;

  • подписания договоров;

  • подписания документов, отправляемых в гос. органы.

Минусы: платно и не универсально.

Плюсы: если вы работаете преимущественно в одном редакторе — просто и быстро в использовании. Есть проверка действия КЭП. Кнопка проверки на статус-баре.

3. С помощью специальных программ

Позволяет выбрать документ и подписать его КЭП на компьютере оффлайн. Подпись формируется отдельным файлом. При изменениях в самом файле, к которому относится КЭП, сама ЭЦП становится недействительна. Нужно установить отдельную программу. Например, КриптоАРМ.

Подходит для всех случаев из предыдущего раздела.

Минусы: платно. Достаточно сложно в использовании. Малопопулярно, часто требуется дополнительно давать инструкцию контрагентам о том, как с этим работать.

Плюсы: Нет привязки к онлайн-сервисам. Не нужна регистрация/авторизация.

Наша инструкция: https://www.dropbox.com/sh/7h12dkdemcy65ep/AAArAS_dTL-bh2nXzfQD1RMja?dl=0

Нет проверки действия КЭП. Требуется проверка через КриптоПро..

4. С помощью онлайн-сервисов

Позволяет выбрать документ через интерфейс и подписать его КЭП. Подпись формируется отдельным файлом. При изменениях в самом файле, к которому относится КЭП, сама КЭП становится недействительна. Например, Контур.крипто

Подходит для всех случаев из предыдущего раздела.

Минусы: малопопулярно, часто требуется дополнительно давать инструкцию контрагентам о том, как с этим работать.

Плюсы: просто в использовании. Бесплатно.

Проверка действия ЭЦП: Нет. Требуется проверка через КриптоПро.

Результаты

У нас просят документы на бумаге менее нескольких процентов клиентов.

Все документы кроме счетов-фактур можно отправлять с откреплённой ЭЦП по email, или выкладывать в ЛК в автоматическом режиме. 

Для счетов-фактур придётся использовать оператора ЭДО.

Если у вас где-то просят доверенность или документ на бумаге, то подписывайте его УКЭП и отправляйте через сайт или по email. Кстати, проверено с госорганами, например, ФАС, принимают.


Дата-центр ITSOFT — размещение и аренда серверов и стоек в двух дата-центрах в Москве. За последние годы UPTIME 100%. Размещение GPU-ферм и ASIC-майнеров, аренда GPU-серверов, лицензии связи, SSL-сертификаты, администрирование серверов и поддержка сайтов.

Теги:
Хабы:
Всего голосов 24: ↑22 и ↓2 +20
Просмотры 20K
Комментарии 79
Комментарии Комментарии 79

Публикации

Истории