Когда в компании нет порядка с внутренними материалами, нужная информация постоянно оказывается не там, где ее ищут. Из-за этого документы дублируются, никто не обновляет инструкции, а новые сотрудники дольше вникают в процессы.
Чтобы этого не произошло, компании прибегают к созданию корпоративной базы знаний. Как легко систематизировать документы и как с этим может помочь Kaiten — в статье.
Что такое база знаний компании
База знаний — это «корпоративная википедия», в которой каждый сотрудник может быстро найти ответ на свой вопрос. Она позволяет не терять важные документы в чатах или на почте и вместо этого организованно хранить все в одном месте.
В базу знаний обычно добавляют:
инструкции и регламенты;
описание бизнес-процессов;
правила работы в компании;
шаблоны документов;
ответы на частые вопросы;
онбординг для новичков;
гайды по сервисам и инструментам;
чек-листы и стандарты качества.
Важно, чтобы информация в базе знаний организации была всегда актуальной, понятной и доступной.
Чем база знаний полезна для бизнеса
Корпоративные базы данных позволяют:
Экономить время на поиск документов и другой важной информации. Экономия будет особенно ощутимой, если в базе знаний есть поисковая строка, куда сотрудник может ввести ключевые слова из файла.
Снизить число ошибок. Когда у сотрудников есть четкие инструкции в быстром доступе, они и используют единые стандарты работы и меньше прибегают к «догадкам». Например, копирайтер может посмотреть, как необходимо оформить статью перед публикацией в блоге, чтобы сократить число правок от редактора.
Сохранять знания внутри компании. Даже если ключевой сотрудник покинет организацию, его накопленный опыт останется и упросит работу коллегам. Например, когда разработчики фиксируют архитектурные решения и технические нюансы в документации, новым участникам проще разобраться в коде и поддерживать сложные алгоритмы.
Упростить онбординг стажеров. Новички в компании могут в любой момент перейти в базу знаний, чтобы найти инструкции к работе, не отвлекая старших коллег от текущих задач.
Зачем нужен отдельный сервис для базы знаний и как его выбрать
Некоторые команды хранят базу знаний «где придется». Это может быть отдельный чат в Telegram или облачный диск. Но подобные решения не помогут систематизировать накопленные материалы.
Например, в чате сложно структурировать поток документов, у облачных хранилищ есть ограничения на бесплатный объем памяти, а права доступа приходится настраивать вручную для каждого нового сотрудника или проекта.
Более удобный вариант — вести базу знаний на специализированной платформе.
При выборе подобного сервиса обратите внимание на наличие следующих функций:
Удобный поиск. Сотрудник должен находить нужную информацию за несколько кликов, а не пролистывать десятки страниц.
Понятная структура хранения файлов. В этом помогают папки, разделы, теги, с помощью которых можно систематизировать файлы и разбить их на логические подгруппы.
Совместная работа. Важно, чтобы несколько человек могли одновременно редактировать документы, оставлять комментарии и видеть историю изменений. Это ускоряет согласование и уменьшает риск получить беспорядок из разных версий файлов.
Гибкая настройка прав доступа. Не вся информация должна быть доступна всем сотрудникам. Например, документы с чувствительными данными можно показывать только руководителям — это помогает соблюдать конфиденциальность. Распределять права будет проще, если в системе можно задавать роли пользователей или закреплять доступ за конкретными группами сотрудников.
Интеграция с таск-трекером. Когда база знаний — часть системы управления проектами, работать становится удобнее. Например, из карточки с задачей можно быстро перейти к инструкции без дополнительных шагов на переключение между сервисами.
Удобное редактирование. Если сотрудники не могут привыкнуть к интерфейсу редактора, то у них не будет желания поддерживать базу знаний. Из-за этого она может устареть и быстро стать бесполезной.
Инструкция: как создать базу знаний с нуля
Если подойти к созданию базы знаний системно, она быстрее встроится в бизнес-процессы компании и начнет приносить пользу. Ниже — рассказываем, с чего начать, чтобы база стала рабочим инструментом команды.
1. Определите основную цель создания базы данных. Чаще всего цели такие:
быстрее обучать новых сотрудников;
зафиксировать бизнес-процессы;
сократить количество ошибок;
снизить нагрузку на руководителей и тимлидов;
собрать знания в одном месте.
От цели зависит то, на какой документации нужно сделать упор в первую очередь.
2. Продумайте структуру. Недостаточно просто «закинуть» все документы в хранилище — продумайте разделы и систему вложенности папок и файлов. Примеры «базовых» разделов, с которых можно начать:
О компании.
Правила и регламенты.
Процессы и инструкции.
Инструменты и сервисы.
Онбординг новичков.
Шаблоны и чек-листы.
FAQ.
Не обязательно заводить только 1 базу знаний — во многих компаниях отдельное хранилище информации есть у каждой из команд: HR, маркетинга, разработки. Поэтому можно создать общую базу с актуальной информацией для всех сотрудников, а также несколько баз, которые будут вести конкретные команды. От того, какую структуры вы выберете, зависит дальнейшее распределение материалов.
3. Распределите существующие материалы. Как правило, информация для базы знаний уже есть, но она разбросана по чатам, почтам, заметкам, презентациям, а иногда просто лежит в головах сотрудников. Попросите всех сотрудников добавить документы в базу или выслать вам для дальнейшего распределения по разделам.
4. Продумайте создание новых документов вместе с сотрудниками. Проведите встречу, где уточните у подчиненных, что они хотели бы видеть в базе знаний, каких документов им не хватает в быстром доступе для эффективной работы.
5. Наполняйте. Сначала добавьте самые необходимые документы. Это могут быть шаблоны и чек-листы, которыми персонал пользуется каждый день.
Принципы компании тоже важны, но документ «Философия нашего бизнеса» сотрудники, как правило, открывают раз в год, а информация, связанная с текущими задачами нужна им каждый день.
6. Актуализируйте базу знаний. Важно, чтобы база знаний была «живой», иначе она превратится в мертвый архив, про который сотрудники вскоре забудут как о бесполезном инструменте. Для этого назначьте ответственного за наполнение базы данных или введите практику для каждого отдела пересматривать файлы ра�� в период и обновлять при необходимости.
7. Учите сотрудников пользоваться базой. После создания 1 версии базы знаний проведите созвон с подчиненными и разошлите инструкцию о том, зачем и как пользоваться хранилищем.
Как реализовать корпоративную базу знаний в Kaiten, чтобы ею пользовались все сотрудники
Kaiten — это система управления проектами, в которой есть раздел «Документы», где компании могут легко организовать корпоративную базу знаний. Модуль доступен на всех тарифах бесплатно и без ограничений по объему данных.
Чтобы добавить папку, где будут храниться документы базы знаний, нажмите в меню + и выберите пункт «Папку». Внутри нее можно создать логичную иерархию из подразделов (папок) и распределить по ним документы. Внутри можно хранить неограниченное число папок и документов.
В документе можно детально работать с текстом: вставлять заголовки разных типов, цитаты, параграфы, разделители, списки, таблицы и код.
Также можно добавить разные файлы:
видео;
фото;
документы с Google Диска;
диграммы с Diagrams.net.
Вызвать меню команд можно через + сбоку или через символ «/», как в Notion и Slack.
Обновления раздела базы знаний Kaiten, которые делают жизнь проще
Kaiten постоянно обновляет систему на основе обратной связи пользователей и тенденций рынка IT-продуктов. Недавно вышло несколько больших обновлений в разделе Документы. Ниже рассмотрим некоторые из них.
Комментарии в документе. Теперь пользователи могут оставлять комментарии в начале документа и к конкретному фрагменту текста по аналогии с Google-документами.
Упоминания пользователей. Внутри комментария можно отметить человека, и он получит уведомление в приложении, по почте или в Telegram. Это помогает, когда нужно уточнить формулировку, попросить дополнить раздел или согласовать изменения, не вынося обсуждение в чат. В итоге правки вносятся быстрее, а решения не теряются в переписке за пределами файла.
Цвет текста. Пользователи могут выделять цветом важные части документа: заливать фон или менять цвет самих букв. Функция помогает акцентировать внимание на важном, создавать более наглядные инструкции и снижает риск упустить важную информацию.
Колонки. Помимо того, что в документах Kaiten можно работать с таблицами, пользователи могут также создавать колонки с текстом. Пригодится для инструкций, где нужно показать, как делать правильно и неправильно, а также для наглядных сравнений.
Внутри колонок можно делать разное форматирование текста, как в обычном текстовом блоке: выделять заголовки, менять цвет текста, вставлять ссылки и др.
Кликабельные чек-листы. Они пригодятся, например, когда рабочий процесс еще не оформили в таск-трекере — чек-лист станет временной опорой, по которой будут сверяться сотрудники. Или можно в удобном виде фиксировать общий стандарт работы, который применим ко всем задачам, чтобы не дублировать чек-лист в каждой карточке.
Раскрывающиеся блоки. Они позволяют убирать второстепенные детали и показывать их только в нужный момент — например, примеры, пояснения или частные случаи. Сотрудник сначала видит ключевую информацию, а уточнения открывает, только если они ему нужны. Также такие блоки помогают оформить удобное FAQ.
Оглавления и содержание. В раскрывающемся меню можно создать автоматическое оглавление. Для этого:
выберите место, где нужно добавить оглавление;
кликните в раскрывающемся меню на «Содержание документа».
Готово — Kaiten сформировал оглавление с якорными ссылками.
Примеры корпоративной базы знаний для компаний в Kaiten
Разберем, как некоторые компании используют Kaiten для управления процессами и систематизации базы знаний.
Техническая поддержка Kaiten сократила время обработки заявок в 11 раз с помощью реорганизации процессов и базы знаний
Саппорт Kaiten использует свою же разработку — помогает клиентам разобраться в системе с помощью масштабной базы знаний Kaiten.
Еще 5 лет заявки пользователей обрабатывали 2 человека: основатель и технический директор Kaiten. Сейчас этим занимается отдельный отдел, а подробная база знаний помогает ему быстрее находить ответы и оперативнее отвечать на вопросы пользователей. Еще один плюс — стажеры быстрее включаются в рабочий процесс.
Подробнее — в кейсе от сотрудников Kaiten.
FitStars Медиа: инструкции, манифесты и записи встреч в корпоративной базе данных
Редакция выросла с 4 до 20 человека, и вести задачи и документы в Google Таблицах стало неудобно. На замену команда внедрила Kaiten, где выстроила единую систему управления проектами и хранения всех важных документов. Примеры документов в базе знаний FitStars можно посмотреть по ссылке.
Резюме: как база знаний упрощает работу и меняет эффективность сотрудников
База знаний помогает устранить хаос и неопределенность в ежедневной работе. Вместо траты времени на поиск информации в почте и чатах сотрудники получают прямой доступ к проверенным инструкциям, чек-листам и документам. Это позволяет сразу переходить к выполнению задач, а не к их обсуждению.
Как итог, команда с большей веростностью действует по единым правилам, а количество ошибок снижается.
При выборе сервиса для корпоративной базы знаний важно, чтобы им было удобно пользоваться. Обратите внимание на простой поиск, понятную структуру разделов, возможность совместного редактирования и настройки прав доступа. Плюсом будет интеграция с таск-трекером и понятная работа с текстовым редактором — так база знаний останется актуальной и действительно полезной для команды.
Как вариант, можно рассмотреть систему Kaiten с бесплатным разделом Документы, которую используют тысячи компаний: от небольших команд с несколькими сотрудниками до крупных предприятий и медиа.
А в вашей компании есть база знаний?
Если да, расскажите, где ведете ее и помогает ли она вам? А если нет, то как вы находите нужную информацию: в чатах, у коллег или как-то иначе — и бывают ли с этим проблемы?
