Регламентирование процессов в стартапе: когда и как?

Регламентирование — многие это слово воспринимают как синоним «занудства». Особенно яркие, творческие, гибкие сотрудники — как раз такие, каких мы хотим видеть в стартапах. Однако регламентирование процессов и создание инструкций — необходимый процесс, особенно на стадии масштабирования.

Когда имеет смысл создавать регламенты?

Если у вас 3 сотрудника и 10 клиентов, смысла делать лишнюю работу нет. Если вы еще не выпустили MVP и процессы не то чтобы не отстроены, а они нормально непредсказуемы, регламентировать тоже нечего. А вот когда, например:

‑вы ловите себя на мысли, что в пятый раз разжёвываете сотруднику одно и то же;
‑повторяются ситуации, когда один сотрудник что‑то не передал другому;
‑новичок онбордится дольше 2-х недель,

то это все поводы начать регламентировать.

В командах моих проектов суммарно около 80 человек — все находятся в разных городах и даже в разных странах. Как жить без регламентов? Расскажу, как у нас это работает.

Допустим, руководители или бэк‑офис начинают замечать один и тот же процесс, который тормозит / мешает выполнению задач. Бывает,что сотрудник приходит к руководителю или офис‑менеджеру с обратной связью, что что‑то где‑то работает не так или противоречит выполнению задач.

Вопрос о создании регламента (либо методички, инструкции) выносится на обсуждение Советом Управляющих вместе с участниками процесса. Если задача касается очень многих сотрудников компании, мы выносим это на общее обсуждение в чат. После этого ответственному (чаще всего это офис‑менеджер) ставится задача — сформировать документ, где будет описан весь процесс от и до.

В нашем таск‑менеджере есть отдельная доска, где собраны все регламенты, правила, инструкции и методички. По названию процесса или сервиса, к которому сделана инструкция, легко можно найти такую «шпаргалку».

Текст опорного документа пишется простым языком, максимально короткими и понятными предложениями, каждый шаг фиксируется на скрине. Текст должен буквально «вести за руку» — ведь сотрудники бывают разные, а инструкция должна быть понятна каждому.

И еще наш лайфхак, выработавшийся с годами: раз в месяц офис‑менеджер обязательно напоминает в общих чатах о существовании того или иного регламента, инструкции. Это полезно и для новичков, и для тех, кто трудится в компании долгое время.

Еще один важный момент: стартап — это всегда гибкая структура. Даже регламентирование не должно сделать процессы «застывшими». Оно призвано облегчить работу, сделать результат предсказуемым и в какой‑то степени стандартизировать его. Однако важно не скатываться до бюрократии. Мы регулярно напоминаем сотрудникам о том, что регламенты можно менять, указывать на несоответствия, предлагать изменения, и, кстати, многие ребята такими возможностями пользуются.

Если интересно что‑то еще о регламентировании процессов, задавайте вопросы в комментариях!