Как автоматизация помогла прокачать бизнес-процессы ателье от мелких заказов до франшизы
Invite pending
Мы команда разработчиков, IT-инженеров и бизнес-аналитиков компании-конструктора информационных систем. Вышли на рынок с собственной платформой в 2015 году, но работаем вместе уже почти 10 лет. Развиваем свою платформу, создаем готовые решения на ней, сами и вместе с партнерами делаем проекты на заказ.
В этой статье расскажем, как с помощью автоматизации производственного процесса повысить эффективность работы, сэкономить время и деньги, увеличить число клиентов и расширить бизнес на примере столичного ателье N.
Современный рынок пошива одежды в России пестрит разнообразием ателье: домашние мастерские и небольшие салоны, у которых 100-200 клиентов, модные дома и онлайн-ателье, работающие по всей России. Различия между ними есть не только в целевой аудитории и видах услуг, но и организации бизнес-процессов.
Первая категория местных ателье всю документацию хранят в Google-документах, а информацию о заказах сотрудники вбивают вручную. Если число клиентов растет, увеличивается нагрузка на систему хранения и обработки информации. Это сильно тормозит работу сотрудников и не дает ателье расширяться без увеличения числа сотрудников, рабочей площади, трат и так далее.
Владелец ателье N в Санкт-Петербурге столкнулся с этой проблемой на собственном опыте. Фирма шьет мужскую одежду на заказ по индивидуальным меркам. Особенности проекта — сложность заказов (в каждом описывается до 100 параметров), большой объем (200-250 заказов в месяц, когда другие подобные ателье обрабатывают в среднем от 30 до 50), а также территориальная удаленность производств (фабрики находятся в Болгарии и в Китае).
Изначально ателье вело всю документацию и расчеты в Google-документах и CRM: было много формул и таблиц, куда сотрудники вносили данные вручную. Заказы шли один за другим, и системы не справлялись с объемом информации.
Производственная часть тормозилась, вносимая информация некорректно обрабатывалась — как следствие, было много ошибок, что существенно затрудняло работу и увеличивало срок выполнения заказа. Именно поэтому ситуация требовала срочно «апгрейдить» систему и автоматизировать процессы.
После создания тестовой компании владелец ателье пригласил заказчика и стал предлагать варианты архитектурного решения. Первоначально перенесли процесс работы ателье на платформу и выстроили удобную структуру: взаимосвязь клиентов с заказами, изделий и их параметров. Следующим шагом стала автоматическая генерация документов и спецификаций на иностранных языках, которые позволяют идентифицировать заказ и обновлять его статус в процессе работы.
Провели интеграцию нашей платформы с CRM, закинув туда всю информацию о клиентах: в графе данных заказчика находится только ссылка на страницу CRM, где хранятся все контакты. В нем же осуществляются продажи: когда продажа переходит в определенный статус по воронке продаж, заказ автоматически размещается в производственной части на платформе. Дальше с ним начинает работать инженер производства. Есть также и обратная интеграция: когда заказ изменяет статус, в соответствующих воронках происходят передвижения сделок в CRM.
В итоге система получилась внушительной: 8 отделов, 67 каталогов, в которых на данный момент хранится и обрабатывается 22 тысячи записей. Система работает безошибочно даже в мельчайших деталях: таких, как имя клиента, номер заказа или выбор сотрудника.
Мы автоматизировали не только расчет количества материалов, но и создание таблицы заказов на фабрики — теперь система формирует заказы сама. Кроме того, у фабрик появился доступ в платформу, поэтому сотрудники производства сами меняют статус готовности изделий. Это дает сразу три преимущества: освобождает время под другие задачи, помогает сократить ненужный штат и сэкономить деньги.
Еще один шаг вперед — создание в платформе системы актуализации остатков ткани. Она выставляет определенный статус материалам поставщиков, а сотрудники по фильтру видят изменившиеся записи. Это очень удобно, когда работаешь с большим числом поставщиков: сразу видно, что можно предложить клиенту, а что нет.
Результаты оптимизации системы появились уже через пару месяцев: объем работы сократился втрое. Если раньше на обработку одного заказа уходило 30 минут, то теперь не более 10. Сегодня ателье спокойно обрабатывает 300 заказов в месяц — рекорд за всю историю существования фирмы. И это не предел: мы видим, что усовершенствованная система готова к дальнейшему расширению клиентуры и расширению бизнеса.
Структура прав доступа позволяет контролировать работу большого числа сотрудников. Это можно использовать для масштабирования бизнеса по филиалам и франшизам. В решении задач такого уровня помогают скорость настройки, гибкость системы и возможность её быстрой трансформации. Самописные и готовые решения, которые представлены на рынке, не могут меняться синхронно с бизнесом. С этой задачей справится конструктор информационных систем, как наш.
В этой статье расскажем, как с помощью автоматизации производственного процесса повысить эффективность работы, сэкономить время и деньги, увеличить число клиентов и расширить бизнес на примере столичного ателье N.
Работа в ручном режиме — непрофессионально
Современный рынок пошива одежды в России пестрит разнообразием ателье: домашние мастерские и небольшие салоны, у которых 100-200 клиентов, модные дома и онлайн-ателье, работающие по всей России. Различия между ними есть не только в целевой аудитории и видах услуг, но и организации бизнес-процессов.
Первая категория местных ателье всю документацию хранят в Google-документах, а информацию о заказах сотрудники вбивают вручную. Если число клиентов растет, увеличивается нагрузка на систему хранения и обработки информации. Это сильно тормозит работу сотрудников и не дает ателье расширяться без увеличения числа сотрудников, рабочей площади, трат и так далее.
Владелец ателье N в Санкт-Петербурге столкнулся с этой проблемой на собственном опыте. Фирма шьет мужскую одежду на заказ по индивидуальным меркам. Особенности проекта — сложность заказов (в каждом описывается до 100 параметров), большой объем (200-250 заказов в месяц, когда другие подобные ателье обрабатывают в среднем от 30 до 50), а также территориальная удаленность производств (фабрики находятся в Болгарии и в Китае).
Изначально ателье вело всю документацию и расчеты в Google-документах и CRM: было много формул и таблиц, куда сотрудники вносили данные вручную. Заказы шли один за другим, и системы не справлялись с объемом информации.
Производственная часть тормозилась, вносимая информация некорректно обрабатывалась — как следствие, было много ошибок, что существенно затрудняло работу и увеличивало срок выполнения заказа. Именно поэтому ситуация требовала срочно «апгрейдить» систему и автоматизировать процессы.
Универсальная платформа под любые задачи
После создания тестовой компании владелец ателье пригласил заказчика и стал предлагать варианты архитектурного решения. Первоначально перенесли процесс работы ателье на платформу и выстроили удобную структуру: взаимосвязь клиентов с заказами, изделий и их параметров. Следующим шагом стала автоматическая генерация документов и спецификаций на иностранных языках, которые позволяют идентифицировать заказ и обновлять его статус в процессе работы.
Провели интеграцию нашей платформы с CRM, закинув туда всю информацию о клиентах: в графе данных заказчика находится только ссылка на страницу CRM, где хранятся все контакты. В нем же осуществляются продажи: когда продажа переходит в определенный статус по воронке продаж, заказ автоматически размещается в производственной части на платформе. Дальше с ним начинает работать инженер производства. Есть также и обратная интеграция: когда заказ изменяет статус, в соответствующих воронках происходят передвижения сделок в CRM.
В итоге система получилась внушительной: 8 отделов, 67 каталогов, в которых на данный момент хранится и обрабатывается 22 тысячи записей. Система работает безошибочно даже в мельчайших деталях: таких, как имя клиента, номер заказа или выбор сотрудника.
Автоматизация упрощает работу
Мы автоматизировали не только расчет количества материалов, но и создание таблицы заказов на фабрики — теперь система формирует заказы сама. Кроме того, у фабрик появился доступ в платформу, поэтому сотрудники производства сами меняют статус готовности изделий. Это дает сразу три преимущества: освобождает время под другие задачи, помогает сократить ненужный штат и сэкономить деньги.
Еще один шаг вперед — создание в платформе системы актуализации остатков ткани. Она выставляет определенный статус материалам поставщиков, а сотрудники по фильтру видят изменившиеся записи. Это очень удобно, когда работаешь с большим числом поставщиков: сразу видно, что можно предложить клиенту, а что нет.
Сократили объемы — сэкономили время и деньги
Результаты оптимизации системы появились уже через пару месяцев: объем работы сократился втрое. Если раньше на обработку одного заказа уходило 30 минут, то теперь не более 10. Сегодня ателье спокойно обрабатывает 300 заказов в месяц — рекорд за всю историю существования фирмы. И это не предел: мы видим, что усовершенствованная система готова к дальнейшему расширению клиентуры и расширению бизнеса.
Возможности для масштабирования бизнеса
Структура прав доступа позволяет контролировать работу большого числа сотрудников. Это можно использовать для масштабирования бизнеса по филиалам и франшизам. В решении задач такого уровня помогают скорость настройки, гибкость системы и возможность её быстрой трансформации. Самописные и готовые решения, которые представлены на рынке, не могут меняться синхронно с бизнесом. С этой задачей справится конструктор информационных систем, как наш.