Управлять онлайн-школой вручную — это как пытаться починить сервер, не пользуясь скриптами и мониторингом. Пока всё маленькое — вроде бы норм. Но как только школа растёт, вручную вести вебинары, гонять данные между системами, напоминать про оплату и обрабатывать заявки становится адом.
Ниже разберу, какие процессы в онлайн-школе стоит автоматизировать в первую очередь, и какие инструменты в этом помогут.
Вебинары и онлайн-эфиры
Если вы собираете регистрации через формы и потом копируете данные в CRM или Google-таблицу — это уже проблема. Всё должно происходить автоматически.
Что делаем:
Подключаем формы регистрации к CRM (например, amoCRM, GetCourse, Bizon365).
Настраиваем автоматическую отправку напоминаний через e-mail/SMS: до начала, при старте, после окончания.
Автоматически фиксируем, кто был на вебинаре, сколько времени сидел, на что кликал, какие комментарии оставил — пригодится для аналитики.
Работа с лидами и клиентами
Чем больше заявок — тем больше путаницы, если нет чёткой системы.
Что автоматизируем:
Сегментация по источникам — передаём в CRM UTM-метки, параметры, чтобы видеть, откуда пришёл каждый лид.
Сайт должен быть интегрирован с CRM: любая заявка, форма, нажатие — сразу в систему.
Автоматически двигаем клиента по воронке в зависимости от его действий (зарегистрировался, оплатил, посмотрел вебинар и т.д.).
Присваиваем теги: “Был на вебинаре”, “Не оплатил”, “Прошёл тест” — это помогает при дальнейшем таргетинге.
Распределение лидов по менеджерам — автоматом, по загрузке, тематике, любому критерию.
Платежи и заявки
Тут всё просто: ошибка в обработке заявки = потеря денег. Поэтому:
Интегрируем платёжки (Prodamus, Stripe, GetcoursePay и т.п.) с CRM.
При оплате сразу обновляется статус клиента (например, “оплатил тариф X”).
Если человек не оплатил — уходит напоминание по почте или в мессенджер. Можно настроить повторные касания.
Рассылки
E-mail и SMS — по большей части можно автоматизировать триггерами:
Зарегистрировался — ушло письмо “Добро пожаловать”.
За день до вебинара — ушло напоминание.
Оплатил — получил доступ и инструкции.
Можно использовать стандартные инструменты CRM, либо подключать внешние сервисы рассылок, если нужна более гибкая логика.
Чат-боты
Если аудитория активно пользуется мессенджерами, чат-боты — отличный инструмент.
Настраиваем интеграцию с Bothelp, Salebot, SmartSender.
При регистрации на вебинар — сразу добавляем пользователя в бота.
В зависимости от поведения (пришёл/не пришёл/оплатил/ничего не сделал) запускаем цепочку сообщений.
Обучение и доступ к материалам
Здесь тоже всё должно быть привязано к статусу оплаты и активности пользователя.
Оплатил — получил доступ к нужным урокам.
Прошёл модуль — открывается следующий.
Можно подключить систему отслеживания прогресса и видеть, где большинство учеников “застревают”.
Отчёты и аналитика
Решения без данных — гадание на кофейной гуще. Автоматизируем:
Выгрузку отчётов по доходам, воронкам, посещаемости.
Фиксируем, кто как учится, где теряется.
Собираем данные по эффективности вебинаров и рассылок.
Удержание и возврат клиентов
Автоматические касания на этом этапе особенно важны:
После завершения курса — письмо с просьбой оставить отзыв.
Клиент давно не активен — отправляем предложение вернуться или пройти новый курс.
Если не открыл несколько писем подряд — можно мягко отписать или предложить другой формат.
Чем объединять всё это
Если у вас десяток разных сервисов, каждый из которых отвечает за свой кусок (CRM, вебинары, платёжки, чат-боты и прочее), — без интеграции между ними начинаются типичные проблемы: данные теряются, статусы не обновляются, команды работают вразнобой.
Чтобы всё работало как единая система, имеет смысл использовать какой-то инструмент для интеграции. Это может быть готовый интегратор (например, Vakas-tools или любой другой, подходящий под ваши запросы), либо самописные связки через API и вебхуки. Второй вариант требует больше ресурсов, но даёт гибкость.
Главное — чтобы данные между системами передавались автоматически, а вы могли строить цепочки логики без ручного вмешательства. Иначе автоматизация превращается в очередной набор хаотичных процессов.
Итак, если онлайн-школа работает вручную — это вопрос времени, когда всё начнёт сбоить. Автоматизация не только экономит время, но и снижает количество ошибок, помогает держать фокус на продукте, а не на операционке.
Главное — не пытаться автоматизировать всё сразу. Начните с ключевых процессов: вебинары, платежи, заявки, коммуникации. Дальше уже можно строить сложные цепочки и подстраивать систему под рост.
Если нужно — подскажу, как всё это лучше собрать под вашу систему. Напишите, разберёмся.