Временем управлять нельзя - это не ресурс и почему у меня внутри умирает один инженер? Предлагаю это проверить, получится ли прийти к чему-то общему.

Итак, уверен не поверите, но каждый раз, когда очередной гуру выдаёт пост про "управление временем", у меня внутри умирает (от смеха) один инженер, да это правда. Потому что те, кто пишут эти гайды, либо никогда не делали ничего сложнее квартального отчёта, либо просто зарабатывают на тех, кто ещё верит в магию.

Временем управлять нельзя - это не ресурс, не актив, не валюта, его нельзя накопить, отложить на чёрный день или растянуть, как бюджет небольшой страны, оно течёт мимо независимо от того, выстроили вы свой календарь или забили на всё, единственное, на что мы вообще способны - это выбор, на что его потратить прямо сейчас, всё остальное - самообман для любителей красивых презентаций. Если вы не успеваете - дело не в том, что мало планируете, не в том, что у вас плохой планировщик задач, и даже не в том, что вы ленивы. Хватит себя успокаивать, скорее всего, вы просто плохо организовали группировку собственной работы. И об этом предлагаю поговорить подробно, без лишних иллюзий и предвзятостей.

Иллюзия контроля

Были периоды, когда у меня всё было идеально: аккуратная доска с задачами, вылизанные спринты, раскиданные по часам таски, цветные метки с лейблами, задачи декомпозированы до мелочей, тайм-слоты в календаре под каждую мелочь, полный дзен планирования (управление командой происходило структурировано и без прелюдий), но при этом - отсутствие конечного результата. Узнаёте себя?

Такое случается не потому что задач было много - их всегда достаточно, а потому что они были раздроблены. Как итог: смотришь на доску, видишь 6-10 задач "в работе" и чувствуешь себя проэффективным лидом собственной жизни, но вечером оказывается, что из этих 6-10 сделано, по сути, только 2. Остальное - бесконечные переключения, дёрганья, попытки удержать в голове сразу несколько контекстов. Имитация бурной деятельности, за которую, к сожалению, премий не дают, не говоря уже о каких-то повышениях.

Мы привыкли мыслить задачами, но мозг, как выясняется, работает иначе, ему всё равно на наши доски. Мозг работает процессами, "Сделать проект" - это не задача, а процесс, требующий погружения, разогрева и состояния потока, "Провести ревью чужой работы" - не задача, а переключение контекста, которое из этого потока безжалостно выбивает, "Ответить в чате" - вообще отдельный вид когнитивного шума, после которого возвращение к предыдущему процессу занимает достаточное время. Умножьте на количество таких кульбитов за день и получите часы чистого времени, слитые впустую.

Любой планировщик прекрасно справляется с хранением задач: да умеет их раскрашивать, да сортировать, да наделять дедлайнами и конечно же назначать ответственных - всё это прекрасно, но он не управляет процессами, а именно процессы сжигают наше время незаметно и неумолимо, поэтому никакая Jira вас не спасёт, если вы не понимаете этой разницы, которую я хочу донести до каждого, кто сталкивался с подобным.

О природе прокрастинации

Знаете, в чём главное заблуждение о прокрастинации? Нам нравится думать, что прокрастинация - это когда ты ленивый и не хочешь работать. Удобная позиция, ничего не скажешь, но прокрастинация - это когда мозг не хочет входить в процесс, потому что вход слишком "дорогой". Он не дурак, это ваш мозг и он считает ресурсы, и если цена входа выше ожидаемой награды, то просто посылает всё подальше, по-своему он прав.

Каждый раз, когда вы открываете рабочие файлы, переключаетесь с одной задачи на другую, потом ныряете в чат, потом отвлекаетесь на обсуждение, потом снова пытаетесь вернуться к своей основной работе - вы заново разгоняете контекст. Стоит это дорого, в это нужно поверить, только в отличие от денег, потерю времени мы не видим сразу, а просто чувствуем вечернюю пустоту и непонятную усталость, хотя вроде бы весь день провели за работой.

И вот тут обычно всплывает таймбоксинг. Но не в том формате, который нам продают в книгах о продуктивности: не "я буду работать 25 минут, потом 5 отдыхать, а каждые 4 подхода - большой перерыв". Такой подход уместен для школы, для детей, для тех, у кого нет реальной когнитивной нагрузки. Если вы инженер, архитектор, проектировщик, да и в целом человек, который не хочет быть загнанным хомяком, а самим собой - забудьте это.

Настоящий таймбоксинг - это не про время, суть в изоляции процесса, про то, чтобы на время закрыться от мира в моменте и заняться делом.

Не управление временем, а управление блоками процессов

В какой-то момент пришлось перестать думать категориями "сделать задачи". Никто не будет отрицать, что задачи бесконечны, они плодятся с поразительной скоростью, и на каждую сделанную задачу приходит две новых. Это путь в никуда.

Логичнее оказалось мыслить категориями процессов. Было выделено несколько крупных блоков, из которых, собственно, и состоит работа:

Первый - это блок глубокой работы. Три-четыре часа, когда для внешнего мира перестаёшь существовать. Внутри этого блока происходит всё: основная работа, исправление ошибок, проверка результатов, улучшение того, что уже сделано. Важно не дробить это по разным слотам в календаре, не пытаться втиснуть между встречами по 40 минут, а просто войти в состояние и находиться в нём, пока не упрёшься в естественный предел. Никаких уведомлений, никаких "только гляну одним глазком".

Второй блок - коммуникация. Час, от силы полтора, когда открываются все чаты, почта, мессенджеры. Методичное прохождение по ним: ответы, реакции, закрытие вопросов, согласование встреч, и всё это в одном окне, в одном режиме, не размазывая по дню. Никто не умрёт, если вы ответите не через 5 секунд, а через 3 часа.

Третий блок - стратегическое мышление. Время, когда не делается текучка и не ведутся переписки. Время для размышлений. Взгляд на картину в целом, прикидка того, что будет через спринт, анализ накопившихся задач, определение направления движения - это тоже работа, просто она не видна в списке дел. И да, сидеть и смотреть в потолок иногда полезнее, чем бездумно молотить по клавишам.

Четвёртый блок - рутина. Всё, что не требует включения мозга. Заполнение документов, согласования, ответы на формальные письма. Это можно делать даже вполсилы, и такие дела собираются вместе, чтобы не дёргаться по мелочам между серьёзными задачами.

И знаете, что произошло после перехода на такую схему? День перестал быть рваным. Исчезло ощущение, что мечешься между десятью делами и ни одно не доводишь до ума. Появилось чувство, что ты реально что-то сделал, а не просто отреагировал на внешние раздражители.

О корнях нехватки времени

Если честно проанализировать этот вопрос, приходишь к не самому приятному выводу. Когда человек жалуется "я не успеваю", чаще всего это означает, что он постоянно переключается, реагирует на внешние стимулы и живёт в режиме прерываний.

Пришло уведомление - отвлёкся, коллега написал - ответил, задача "срочная" упала в чат - переключился, и так весь день, а вечером он садится, смотрит на список дел и думает: "Я же весь день работал. Почему ничего не сделано?".
Потому что это не работа, это обслуживание входящего потока - это и есть основная проблема управленцев, то, что тяжело показывать свою работу.

Обслуживать входящий поток - это как быть оператором в колл-центре. Всё время что-то делаешь, но результат измеряется не тем, что создано, а тем, как быстро отреагировал на чужой запрос. В такой парадигме невозможно сделать что-то сложное, потому что сложное требует погружения, а погружение требует тишины и обдумывания. Игнорировать этот факт - значит обманывать себя.

Внешние факторы или скрытый убийца

Есть ещё один момент, который не принято признавать. Иногда вместо того, чтобы честно спросить себя "почему я не успеваю?", мы ищем виноватых снаружи. Руководство, процессы, задачи, коллеги и личная жизнь... да, так бывает, но не всегда.

Часто проблема банальнее - отсутствие изоляции. Открытые чаты висят на экране, уведомления прыгают в углу, фоновое видео играет на втором мониторе, телефон лежит рядом и вибрирует, и вы хотите, чтобы я поверил, что вы работаете?
Не в процессе, но в шуме, в этом шуме невозможно делать качественную работу. Можно только имитировать деятельность. Причём имитировать так убедительно, что сам поверишь.

Наблюдается занятный парадокс: иногда лучший способ "улучшить тайм-менеджмент" - это не ставить новое приложение и не перекраивать календарь. Лучший способ - закрыть мессенджеры, выключить уведомления и просто уйти в фокус. Звучит скучно и банально, скажите вы, но это не продаётся в курсах по продуктивности и это работает.

О превратностях восприятия

У этого подхода есть забавный побочный эффект: люди, которые знают вас достаточно хорошо, иногда удивляются: "Слушай, а ты вообще работаешь? У тебя столько времени на себя, на спорт, на обучение, на личные проекты".

Как ни странно, да работаю, получаю деньги за свой вклад, закрываю проекты - просто живу в режиме постоянной занятости и активности. Нет смысла делать вид, что работаешь 8 часов в день, если по факту всё нужное можно сделать за 4-5 часов глубокой работы. Остальное время можно потратить на улучшение, на повышение квалификации для самого себя, причём независимо от вида деятельности.

Когда работаешь блоками процессов, а не переключаешься между задачами, происходит интересный эффект, работа становится глубокой, качественной, с полным погружением. Усилия не размазываются, занятость не имитируется и внезапно оказывается, что времени хватает на всё, не потому что ты сверхчеловек, а просто потому что перестал тратить ресурс на переключения, на шум, на бессмысленную реакцию на внешние раздражители.

О границах, а не о часах

Главный вывод из всего этого опыта. Мы не можем управлять временем - забудьте об этом. Оно уходит независимо от нас, секунда за секундой, но мы можем задать структуру тем, что в это время происходит.

Мы можем управлять входящим потоком - решать, на что реагировать прямо сейчас, а что подождёт. Мы можем управлять глубиной погружения - разрешать себе не отвлекаться часами. Мы можем управлять структурой процессов - группировать дела так, чтобы мозг не выпрыгивал из контекста каждые 15 минут.

Таймбокс в данном контексте - это не запись в календаре "с 10 до 12 работаю над проектом". Таймбокс - это внутреннее разрешение: "В эти два часа я не существую для внешнего мира, я занят конкретным делом" и вот тогда начинается настоящая работа, не имитация, не суета, а реальное движение вперёд.

Резюме из вышесказанного

Мы не успеваем не потому, что у нас плохой инструмент для планирования, не потому, что мы неправильно оценили сроки и даже не потому, что в сутках мало часов.

Мы не успеваем потому, что наши задачи раздроблены, процессы не сгруппированы, а мозг постоянно выдёргивают из контекста. Мы пытаемся делать десять дел одновременно и в итоге не делаем ни одного по-настоящему. И пока не начать группировать процессы, а не просто перекладывать задачи с места на место, никакой тайм-менеджмент не спасёт. Можно хоть каждую минуту расписать, но если не изолировать себя от шума - результата не будет.

Таймбоксинг работает, но работает не учёт часов, а группировка задач по процессам и защита этих процессов от внешнего мира. Всё остальное - просто красивые доски и цветные метки.

В комментариях буду рад обсудить следующее:

Сталкивались ли с подобным?
Как группируете свои задачи?
Как управляете процессами/жизнью?

Проблема не в дедлайнах. Проблема в отсутствии границ и так ли это?