Я уже около 15 лет веду личный архив документов в облаке, чтобы они всегда были у меня под рукой. Всё началось ещё с появления мобильного телефона с камерой (способной делать читаемые снимки документов) и популярного облака Dropbox.
Сегодня, в эпоху общей цифровизации, я до сих пор удивляюсь, что некоторые упорно игнорируют личный электронный архив, но при этом занимаются внедрением цифрового архива документации на крупнейших предприятиях, где заставляют других людей загружать сотни pdf в единую систему. Но как только, в личной жизни, госорганы просят прикрепить какой-либо ДКП "из прошлого" (для налоговой например) - сразу начинается агония и поиски. Но даже после того как найдена бумажная версия документа (или россыпь фото), начинаются "танцы с бубном" для превращения фото страниц в полноценный pdf документ.
Рецепт
Вот прямо сейчас, без "гугла", знаете рецепт как на телефоне сделать из нескольких фото - "красивый" PDF? Чтобы страницы были обрезаны правильно, а сами фото страниц приобрели приятный чёрно-белый вид, с контрастными цветными подписями?
На самом деле - всё просто. Сегодня существуют достаточное количество различных облачных хранилищ и приложений для удобной конвертации фото в pdf. Все они прекрасно справляются с задачей ведения личного архива и имеют примерно одинаковый функционал: непосредственно хранение, поиск, синхронизация с папками Windows (ну и другими ОС) и т.д. Названия особо не интересны и сейчас это не важно. Можно выбирать любые понравившиеся.
Скрытый текст
Я раньше пользовался Dropbox. В нём есть то, чего до сих пор нет в альтернативах - возможность сканирования фото в PDF, прямо внутри приложения облака, т.е. нет необходимости искать и ставить дополнительное приложение для конвертации. Но после 2022 года пришлось перейти на отечественное облако.
Ещё существуют сервисы, которые автоматически распознают загруженные PDF, созданные из фото, преобразуют в читаемый PDF и размещают их рядом (OCR технология). После чего, поиск в облаке успешно мог искать файлы не только по названию, но и по содержанию документа.
Сложно и важно вот что - организация структуры хранения внутри облака. Т.е. какую структуру папок выбрать, сколько подпапок создать, а что внутри, как называть файлы и т.д. И если вы никогда не занимались подобными активностями (дома или на работе) - то гарантированно будут проблемы. Есть вероятность, что с��устя время вы всё равно не сможете найти нужный документ, потому что неправильно выстроили структуру или неправильно назвали файл.
Сегодня я кратко расскажу про систему хранения, которую я выработал за годы ведения личного и рабочего хранилища. Ни в коем случае не претендую на ваше одобрение, я лишь хочу поделится опытом, как это делаю я.
Система хранения
Верхнеуровневые папки, тут пока ничего особенного, могут быть любые удобные:
Компании Недвижимость Путешествия Расписки Транспорт и т.д.
Интересное дальше....
Внутри каждой папки, следует создавать любой уровень вложенности из подпапок, с префиксом из даты "активности" и названием самой активности. Под датой активности понимается например, дата посещения врача, дата покупки авто или дата заявки на получение ипотеки. Причём важно, чтобы дата была в формате yyyyMMdd (20260306). Почему именно такой "непривычный" формат даты? Да потому что он автоматом прекрасно сортируется в любом интерфейсе хранилища и сразу показывает дату активности, "без танцев с бубном". Кроме того, не очевидный плюс - эта дата "прибита гвоздями" при копировании и синхронизациях! На словах понять сложно, лучше на примере:
Далее все примеры ВЫМЫШЛЕННЫ, но имеют под собой реальную структуру хранения.
Транспорт ├── 20130420 Priora │ ├── 20130420 Осмотр │ │ ├── Фото1.jpeg │ │ ├── Фото2.jpeg │ │ └── и т.д. │ ├── 20130423 Покупка │ │ ├── ДКП.pdf │ │ ├── ПТС.pdf │ │ └── СТС владельца.pdf │ ├── 20130424 ОСАГО │ │ └── Полис.pdf │ ├── 20130424 Постановка на учёт │ │ └── СТС.pdf │ ├── 20180705 Авито │ │ ├── Фото1.jpeg │ │ ├── Фото2.jpeg │ │ └── и т.д. │ └── 20180706 Продажа │ ├── ДКП.pdf │ ├── КонтактыПокупателя.jpeg │ └── ПаспортПокупателя.pdf ├── 20180912 Solaris │ ├── 20180912 Осмотр │ │ └── ... │ ├── 20180912 Покупка │ └── ... ├── 20210515 Мотоцикл Honda CB650R │ ├── 20210510 Осмотр │ │ ├── Отчет подборщика.pdf │ │ ├── Фото двигателя.jpeg │ │ └── Фото рамы.jpeg │ ├── 20210515 Покупка │ │ ├── ДКП.pdf │ │ └── ЭПТС.pdf │ └── 20230610 Обслуживание │ └── масло.pdf └── и т.д.
Ещё примеры
Компании ├── 20230510 Кухни на заказ │ ├── 20230510 Замер и расчет │ │ ├── Проект кухни.pdf │ │ └── Смета материалов.pdf │ ├── 20230515 Оформление │ │ ├── Договор.pdf │ │ └── Чек на предоплату.pdf │ ├── 20230620 Дефекты │ │ ├── Дефект фасада.jpeg │ │ └── Скол столешницы.jpeg │ ├── 20230625 Претензия │ │ └── Досудебная претензия.pdf │ ├── 20230705 Ответ компании │ │ └── Письмо от директора.pdf │ ├── 20230715 Итог │ │ └── Акт выполненных работ.pdf │ └── и т.д. ├── 20230901 Google │ ├── 20230901 Оффер │ │ └── Оффер.pdf │ ├── 20230912 Оформление │ │ └── Трудовой договор.pdf │ ├── 20240115 Повышение │ │ └── Доп соглашение.pdf │ └── и т.д. ├── 20240310 Стоматология Дент │ ├── 20240310 Снимок │ │ └── Панорамный снимок │ ├── 20240401 Имплантация │ │ └── Акт выполненных услуг.pdf │ └── �� т.д. └── и т.д.
Путешествия ├── 20230810 Москва │ ├── 20230810 Документы │ │ ├── Билеты.pdf │ │ └── Бронь отеля.pdf │ ├── 20230811 Красная площадь │ │ ├── Фото1.jpeg │ │ ├── Фото2.jpeg │ │ └── и т.д. │ ├── 20230812 Парк Горького │ │ ├── Фото3.jpeg │ │ └── Фото4.jpeg │ ├── 20230813 ВДНХ │ │ ├── Фото5.jpeg │ │ └── Фото6.jpeg │ └── и т.д. ├── 20240105 Казань │ ├── 20240105 Кремль │ │ ├── Фото1.jpeg │ │ └── Фото2.jpeg │ ├── 20240106 Остров Свияжск │ │ └── Фото3.jpeg │ └── и т.д. └── и т.д.
Такую же структуру я использую и для рабочих процессов (до внедрения Confluence):
Проекты ├── 20230510 Внедрение ЭЦП │ ├── 20230510 Постановка задачи │ │ ├── ТЗ на выбор провайдера.pdf │ │ ├── Сравнение токенов.xlsx │ │ ├── Требования безопасности.docx │ │ └── и т.д. │ ├── 20230615 Подготовка и закупка │ │ ├── Договор с удостоверяющим центром.pdf │ │ └── Счет на покупку USB-токенов.pdf │ ├── 20230801 Опытно-промышленная эксплуатация (ОПЭ) │ │ ├── Список пилотной группы.xlsx │ │ ├── Инструкция по установке.pdf │ │ └── Акт завершения ОПЭ.pdf │ ├── 20230910 Промышленная эксплуатация (ПЭ) │ │ ├── Приказ о переходе на ЭЦП.pdf │ │ ├── Регламент хранения ключей.docx │ │ └── Акт ввода в ПЭ.pdf │ └── и т.д. ├── 20240215 Система инженерных данных │ ├── 20240215 Постановка │ │ ├── Описание структуры архива.docx │ │ └── Техническое задание.pdf │ ├── 20240420 Настройка системы │ │ └── Схемы прав доступа.png │ ├── 20240601 Ввод в работу │ │ └── Акт приема-передачи.pdf │ └── и т.д. └── и т.д.
А также у меня есть папка для различных "промежуточных" файлов, куда я сваливаю всё не особо нужное, но важное только какое-то определённое время (обычно пару месяцев), чтобы не было этих "Новая папка", "Новая папка 2":
TEMP ├── 20240101 Анализ │ ├── Сравнение планов выполнения.xlsx │ ├── dump_prod_records.sql │ └── и т.д. ├── 20240102 Обработка │ ├── Тестовая выборка persons.csv │ ├── Обработка.xlxs │ └── и т.д. ├── 20240103 Анализ │ ├── Анализ БД.xlsx │ ├── error_stacktrace.log │ └── и т.д. ├── 20240103 Импорт пользователей │ ├── SAPUsers.xlsx │ ├── import.sql │ └── и т.д. └── и т.д.
Заключение
Вот такой "системой хранения" я пользуюсь уже много лет. Она не имеет названия, хотя может уже упоминалась где-то... Возможно есть "системы" лучше, но я не интересовался, поскольку текущая меня полностью устраивает. Она помогает мне организовать понятную структуру папок и быстро находить документы в них, передавать и формировать новые (например каждый год я делаю "возврат" по стоматологии, и нужно предоставить все акты и чеки на оплату). Во времена отключения мобильного интернета, есть возможность оффлайн доступа, когда отмеченные файлы хранятся на устройстве и доступны без интернета.
И можно подумать, зачем тратить на это время... и в целом правы. Но я использую простой лайфхак - я сразу фотографирую важные мне в будущем документы, но занимаюсь их организацией позже, когда кого-то жду, когда еду в поезде, когда мне скучно... В большинстве случаев, если я сижу в телефоне, то я занимаюсь организацией личного архива (преобразование фото в pdf), а не зависаю в соцсетях.
На этом всё. Безопасно храните личные архивы и делайте это «красиво». Помните, что отсутствие личного электронного архива — это абсолютно нормально!...но неудобно:‑)