Я не могу сказать, что владею GTD — ведь добрую половину этого кун-фу просто невозможно использовать повседневно. Ну, конечно, есть методы — «быстрые» действия, записывание, делегирование и планирование остальных — от практики которых польза есть. Это если глядеть методически. С прикладной точки зрения оказывается, что гетерогенность средств автоматизации повседневного процесса GTD требует усилий не меньших, чем трудозатраты на изучение самой технологии.
Вот вам история реального внедрения GTD в моей жизни. Сразу предупреждаю — тут нет никакой рекламы, я не ангажирован ни с одним проектом или технологией. Я просто любознательный и рациональный человек. Не люблю тратить время скучая и попусту, если сказать проще. Буду очень рад, если и ваше время потратится на этот пост если и не впустую, то хотя бы наполнится интересом.
Как по мне, инструментарий GTD безнадёжно устарел. Взять идеальный рабочий стол апологета GTD — лотки, стикеры в папочке-биндере, некие потоки входящих-делегированных-запланированных дел. Отбрасываем. У нас источники задач практически все — электронные. Какие нафиг папочки и биндеры? Комп, коммуникатор, интернетные облака — вот наше всё. Не, ну на бумаге оно тоже работает. Просто лично мне ортодоксальная версия тулзов не подходит…
Более реальный вариант: почта + сервис/программа GTD + регулярное засовывание и просматривание там всего, что появляется в районе мозга и квалифицируется как задача для выполнения. Обычно эта технология умирает в распорядке дня сразу после того, как аккуратность записывания сталкивается с осознанием очевидности потерь времени на это дело. У меня так было несколько раз, пока я не сообразил, что надо как-то в пару кликов с этим делом справляться.
Лирическое отступление №0. Конечно, я не такой уж и сообразительный и тему подсмотрел. Причём тут, на Хабре. Сейчас найти не смогу, но встретилась как-то в комментах на труд некоего Васи Кислого (гуглится зелёненький сайт на narod.ru — это оно). Я взял ту версию, что на человеческом (а не литературном) языке. Прочитал. Ещё раз прочитал. И ещё трижды — в течение пары месяцев. Только потом дошло, что я делаю не так.
Опыт показывает, ��то только кликов недостаточно. Ведь чтобы кликать, надо быть у компа + иметь объект — записанную задачу. Тогда уже привязываешь к ней контекст, категории, сроки и т.п. Но у меня работа такая, что я у компа не всегда. То по совещаниям, то звонят. В общем, задачи не всегда появляются прямо в компе и вот тут возникает проблема: ведение логов todo.
Какие я обрабатываю каналы поступления дел? На работе это Outlook, Gmail — для личной переписки, но там тоже дела, ну и всякие SMSки, чаты в Gtalk, звонки в телефоне (настольном и мобильном), записи совещаний и собственные мысли. Такое разнообразие диктует сама жизнь и пользоваться только программой GTD становится нереально.
Лирическое отступление №1. Фактически на сегодняшний день любые сервисы и программы GTD автоматизируют самый «нагруженный» канал — почту (ну и всякие онлайн вещи — чаты, обсуждения). А если у тебя в руках мятая бумажечка — оцифруй, будь добр. Оно и понятно: остальные каналы требуют уже других усилий по продвижению технологии. А сообщение раз — и красиво обуваешь в теги, да суёшь в проект. Но мы живем в Роисси, у которой впердеи только самые понятные (читай — «архаичные») руководству методы/инструменты менеджмента. А не мобильные онлайн-коллаборативные группки из «плоского мира» Фридмана, сидящие в каком-нить wedoist или basecamp круглые сутки.
Я решил, что самое оптимальное — фиксировать «входящие» в коммуникаторе в режиме «что это -> задача? -> записать» и потом уже на компьютере разбираться. Все равно без мобильника от компа я не отхожу. Проблема: как перенести записи (и их статусы) из коммуникатора в комп (и обратно) с минимальными трудозатратами? Почему я поставил «статусы» — потому что задачи не только записываются на ходу, но и решаются. Например, надо было «поговорить с Ивановым»: шёл — поговорил — done. Надо пометить. И чтобы по возвращении в основном списке несделанных дел этой задачи уже не было.
Лирическое отступление №2. Вообще, как бы там не извращались авторы todo-софтин для телефонов — размер (экрана) имеет значение. Я обнаружил, что на коммуникаторе удобно делать три вещи: 1) записывать текст длиной в 2-3 слова, 2) помечать выполненные дела и 3) просматривать список дел «на ходу». Никакое планирование, тегирование и прочие GTD-шные активности на телефоне производить КОМФОРТНО невозможно. Хотя кое-как делать это можно, не спорю…
Сама по себе синхронизация списков задач между коммуникаторами и компами — дело нехитрое. Скачал клиента для своей ОСи в телефоне, зацепил за онлайн-сервис, вытолкнул туда задачи, на компе связал сервис с Outlook’ом и всё. Проблемы начинаются на фазе планирования, терминологически — при создании цепочки заданий в «револьверных» проектах. Если совсем просто: при создании вложенных списков дел.
Лирическое отступление №3. Как «задачник» Outlook — говно. Там всё заточено под плоский одноуровневый список дел. Категории и вьюхи с извращениями не спасают. Или программа заточена для упрощения жизни или она тебе вредит — третьего не дано. В общем, в Outlook список todo сбоку краснеет статусами overdue настолько быстро, насколько более похожим на развёрнутый список вложенных дел он становится похож. Потому что все ��олезные навороты либо вынуждают создавать отдельную вьюху, либо результат не помещается по высоте ни в один монитор. Вывод: в Outlook задачи надо помечать и выталкивать куда-то вовне, где с ними юзабельнее обращаться. Но и тут не всё хорошо.
Источники задач из самого Outlook’а (а это в 99% случаев письма) очень удобно помечать флажком приоритета и присваивать им категорию, но они НЕ СИНХРОНИЗИРУЮТСЯ ни с каким сервисом или программой GTD, т.к. не являются ЗАДАЧАМИ. Конечно, можно выкрутиться: 1) пересылать почту в gmail, 2) прочитать письмо, создать задачу, туда дропнуть письмо или 3) сделать макрос «превратить письмо в задачу» и давить Ctrl+Shift+цифра (я сделал макрос). Но ведь хочется тратить 1-2 секунды на помещение письма в задачи и ещё пару секунд (максимум) — на привязывание задачи к контексту (в моём случае это означает «засунуть её в проект» или «связать с контактом из адресной книги»). Как удобнее сделать это в Outlook — я не нашёл.
В общем, с потоком входящих решено: всё, что рождается вне компа (и в телефоне в т.ч.) помечаю в коммуникаторе, он выталкивает актуальный список по GPRS/Wifi в облачный сервис. Оттуда забирает обновлённые списки самостоятельно, на регулярной основе. Прямой связи с компом (по шлангу) нет, да и не надо — 21-й век на дворе. DataOverTheAir.
Почту в Outlook, как я уже сказал, превращаю макросом в элементы типа «задача» и выталкиваю в тот же сервис. На ПК стоит маленький агентик, который кушает список задач Outlook и умеет синхронизировать их с облаком.
Полдела сделано: все входящие фиксируются. По методике их надо как-то рассовывать во времени, приоретизировать, складывать в проекты/контексты, ставить всякие напоминания и прочее. Я настолько не заморачиваюсь: привязываю к задаче контакт, событие и/или пихаю в проект (по сути, проект — то слово, с которого начинаются названия всех задач — спасибо Васе Кислому, подсказал; с контактами так удобно не получается, хотя он советует приписывать имя контрагента в название задачи, а не джойнить её с карточкой адресбука).
Лирическое отступление №4. Онлайн-GTD — говно, потому что без инета ничего не сделать. Программы для GTD — лучше из-за своей автономности, но чтобы они висели на облаке и оно синхронизировалось со всеми популярными программами для записи «входящих» без проблем — не видел. Либо облако крутое, но клиент позорный, либо наоборот.
Так, пришло время писать про iPad ;) Точнее, можно озвучить «железное» ДАНО: коммуникатор — Nexus One. На работе — Outlook. Дома — iMac и iPad. А, ещё, для полноты картины поделюсь ресурсным комментарием: на поиски решения спалено около $120 и месяца полтора времени. Да, я упёртый.
НАДО:
— на телефоне из todo-клиента под Android делать следующее: смотреть в виджет, видеть список (с подзадачами), любой элемент из него «выполнять» тапом, добавлять задачи, синхронизировать результат с основным списком;
— в Outlook тоже набирать дел, синхронизироть их с облаком, но не планировать (ну неудобный он, что ж теперь), а только просматривать и помечать выполнение;
— дома вдумчиво просматривать задачи и планировать следующий день/неделю/месяц. Под эту «набрюшную» работу имеется iPad (почему не Android-планшет: их всё ещё в доступности нету, чтобы не хуже, чем iPad. К тому же, батарейка у iPad долгоиграющая — жуть). Сидеть ещё и дома за компом сил обычно нет, потому iMac используется редко и не по работе. Например, как сейчас — на Хабр писать :)
Лирическое отступление №5. Вообще был бы у меня гомогенный (в смысле платформы) комплект (iPhone + iPad + iMac, N1 + Android-планшет + пофиг какой комп) — этой статьи бы не было. Но имеется «зоопарк». Каждое устройство интересно по-своему, исторически мотив к покупке был более исследовательским, чем заточенным под GTD или ещё что-то. Но факт остаётся фактом: под iOS есть чудесные органайзеры для планшета, они же, но подрезанные — для iPhone, но если заменить телефон на Android based — таких почти нет. «Почти» это буквально несколько штук. Если б не было облачных сервисов — множества программ iOS (планшет) и Android (коммуникатор) с поправкой связи с на Outlook, видимо, вообще бы не пересекались.
Ну, собсно, теперь осталось РЕШЕНИЕ, а то я уже всех утомил:
1. Программа на N1 — DueToday. Пишет какой-то ирландец. Почти не известна. Но best-best-best. Жаль не умеет читать адресную книгу телефона для связи задач с контактами — цены бы не было. Хотя, вправду сказать, никакая программа этого не умеет (даже великий Pocket Informant). Или я плохо глядел.
2. Облако — toodledo.com с премиум-аккаунтом. Премиум даёт возможность синхронизировать вложенные задачи (проекты). Ну и что-то там ещё, но мне этого «ещё», видимо, не надо, раз не могу вспомнить…
3. Outlook выталкивает задачи вовне посредством 3rd party тулзы для toodledo под названием Chromatic Dragon. Вообще их у тудлду опубликовано всего две, но вторая монструозная по функционалу, портит макросами Outlook и платная, причём, весьма.
4. IPad — 2do. Вариантов в AppStore много. Если вдруг перейду на mac по работе — ещё посмотрим, в чём стану планировать. Пока 2Do как программа для связи с toodledo и планирования дел на диване- самое то.
Выводы: да нет никаких выводов. Плановую статью из todo вычёркиваю да спать ложусь. А вы обсуждайте на здоровье :)
Вот вам история реального внедрения GTD в моей жизни. Сразу предупреждаю — тут нет никакой рекламы, я не ангажирован ни с одним проектом или технологией. Я просто любознательный и рациональный человек. Не люблю тратить время скучая и попусту, если сказать проще. Буду очень рад, если и ваше время потратится на этот пост если и не впустую, то хотя бы наполнится интересом.
Как по мне, инструментарий GTD безнадёжно устарел. Взять идеальный рабочий стол апологета GTD — лотки, стикеры в папочке-биндере, некие потоки входящих-делегированных-запланированных дел. Отбрасываем. У нас источники задач практически все — электронные. Какие нафиг папочки и биндеры? Комп, коммуникатор, интернетные облака — вот наше всё. Не, ну на бумаге оно тоже работает. Просто лично мне ортодоксальная версия тулзов не подходит…
Более реальный вариант: почта + сервис/программа GTD + регулярное засовывание и просматривание там всего, что появляется в районе мозга и квалифицируется как задача для выполнения. Обычно эта технология умирает в распорядке дня сразу после того, как аккуратность записывания сталкивается с осознанием очевидности потерь времени на это дело. У меня так было несколько раз, пока я не сообразил, что надо как-то в пару кликов с этим делом справляться.
Лирическое отступление №0. Конечно, я не такой уж и сообразительный и тему подсмотрел. Причём тут, на Хабре. Сейчас найти не смогу, но встретилась как-то в комментах на труд некоего Васи Кислого (гуглится зелёненький сайт на narod.ru — это оно). Я взял ту версию, что на человеческом (а не литературном) языке. Прочитал. Ещё раз прочитал. И ещё трижды — в течение пары месяцев. Только потом дошло, что я делаю не так.
Опыт показывает, ��то только кликов недостаточно. Ведь чтобы кликать, надо быть у компа + иметь объект — записанную задачу. Тогда уже привязываешь к ней контекст, категории, сроки и т.п. Но у меня работа такая, что я у компа не всегда. То по совещаниям, то звонят. В общем, задачи не всегда появляются прямо в компе и вот тут возникает проблема: ведение логов todo.
Какие я обрабатываю каналы поступления дел? На работе это Outlook, Gmail — для личной переписки, но там тоже дела, ну и всякие SMSки, чаты в Gtalk, звонки в телефоне (настольном и мобильном), записи совещаний и собственные мысли. Такое разнообразие диктует сама жизнь и пользоваться только программой GTD становится нереально.
Лирическое отступление №1. Фактически на сегодняшний день любые сервисы и программы GTD автоматизируют самый «нагруженный» канал — почту (ну и всякие онлайн вещи — чаты, обсуждения). А если у тебя в руках мятая бумажечка — оцифруй, будь добр. Оно и понятно: остальные каналы требуют уже других усилий по продвижению технологии. А сообщение раз — и красиво обуваешь в теги, да суёшь в проект. Но мы живем в Роисси, у которой впердеи только самые понятные (читай — «архаичные») руководству методы/инструменты менеджмента. А не мобильные онлайн-коллаборативные группки из «плоского мира» Фридмана, сидящие в каком-нить wedoist или basecamp круглые сутки.
Я решил, что самое оптимальное — фиксировать «входящие» в коммуникаторе в режиме «что это -> задача? -> записать» и потом уже на компьютере разбираться. Все равно без мобильника от компа я не отхожу. Проблема: как перенести записи (и их статусы) из коммуникатора в комп (и обратно) с минимальными трудозатратами? Почему я поставил «статусы» — потому что задачи не только записываются на ходу, но и решаются. Например, надо было «поговорить с Ивановым»: шёл — поговорил — done. Надо пометить. И чтобы по возвращении в основном списке несделанных дел этой задачи уже не было.
Лирическое отступление №2. Вообще, как бы там не извращались авторы todo-софтин для телефонов — размер (экрана) имеет значение. Я обнаружил, что на коммуникаторе удобно делать три вещи: 1) записывать текст длиной в 2-3 слова, 2) помечать выполненные дела и 3) просматривать список дел «на ходу». Никакое планирование, тегирование и прочие GTD-шные активности на телефоне производить КОМФОРТНО невозможно. Хотя кое-как делать это можно, не спорю…
Сама по себе синхронизация списков задач между коммуникаторами и компами — дело нехитрое. Скачал клиента для своей ОСи в телефоне, зацепил за онлайн-сервис, вытолкнул туда задачи, на компе связал сервис с Outlook’ом и всё. Проблемы начинаются на фазе планирования, терминологически — при создании цепочки заданий в «револьверных» проектах. Если совсем просто: при создании вложенных списков дел.
Лирическое отступление №3. Как «задачник» Outlook — говно. Там всё заточено под плоский одноуровневый список дел. Категории и вьюхи с извращениями не спасают. Или программа заточена для упрощения жизни или она тебе вредит — третьего не дано. В общем, в Outlook список todo сбоку краснеет статусами overdue настолько быстро, насколько более похожим на развёрнутый список вложенных дел он становится похож. Потому что все ��олезные навороты либо вынуждают создавать отдельную вьюху, либо результат не помещается по высоте ни в один монитор. Вывод: в Outlook задачи надо помечать и выталкивать куда-то вовне, где с ними юзабельнее обращаться. Но и тут не всё хорошо.
Источники задач из самого Outlook’а (а это в 99% случаев письма) очень удобно помечать флажком приоритета и присваивать им категорию, но они НЕ СИНХРОНИЗИРУЮТСЯ ни с каким сервисом или программой GTD, т.к. не являются ЗАДАЧАМИ. Конечно, можно выкрутиться: 1) пересылать почту в gmail, 2) прочитать письмо, создать задачу, туда дропнуть письмо или 3) сделать макрос «превратить письмо в задачу» и давить Ctrl+Shift+цифра (я сделал макрос). Но ведь хочется тратить 1-2 секунды на помещение письма в задачи и ещё пару секунд (максимум) — на привязывание задачи к контексту (в моём случае это означает «засунуть её в проект» или «связать с контактом из адресной книги»). Как удобнее сделать это в Outlook — я не нашёл.
В общем, с потоком входящих решено: всё, что рождается вне компа (и в телефоне в т.ч.) помечаю в коммуникаторе, он выталкивает актуальный список по GPRS/Wifi в облачный сервис. Оттуда забирает обновлённые списки самостоятельно, на регулярной основе. Прямой связи с компом (по шлангу) нет, да и не надо — 21-й век на дворе. DataOverTheAir.
Почту в Outlook, как я уже сказал, превращаю макросом в элементы типа «задача» и выталкиваю в тот же сервис. На ПК стоит маленький агентик, который кушает список задач Outlook и умеет синхронизировать их с облаком.
Полдела сделано: все входящие фиксируются. По методике их надо как-то рассовывать во времени, приоретизировать, складывать в проекты/контексты, ставить всякие напоминания и прочее. Я настолько не заморачиваюсь: привязываю к задаче контакт, событие и/или пихаю в проект (по сути, проект — то слово, с которого начинаются названия всех задач — спасибо Васе Кислому, подсказал; с контактами так удобно не получается, хотя он советует приписывать имя контрагента в название задачи, а не джойнить её с карточкой адресбука).
Лирическое отступление №4. Онлайн-GTD — говно, потому что без инета ничего не сделать. Программы для GTD — лучше из-за своей автономности, но чтобы они висели на облаке и оно синхронизировалось со всеми популярными программами для записи «входящих» без проблем — не видел. Либо облако крутое, но клиент позорный, либо наоборот.
Так, пришло время писать про iPad ;) Точнее, можно озвучить «железное» ДАНО: коммуникатор — Nexus One. На работе — Outlook. Дома — iMac и iPad. А, ещё, для полноты картины поделюсь ресурсным комментарием: на поиски решения спалено около $120 и месяца полтора времени. Да, я упёртый.
НАДО:
— на телефоне из todo-клиента под Android делать следующее: смотреть в виджет, видеть список (с подзадачами), любой элемент из него «выполнять» тапом, добавлять задачи, синхронизировать результат с основным списком;
— в Outlook тоже набирать дел, синхронизироть их с облаком, но не планировать (ну неудобный он, что ж теперь), а только просматривать и помечать выполнение;
— дома вдумчиво просматривать задачи и планировать следующий день/неделю/месяц. Под эту «набрюшную» работу имеется iPad (почему не Android-планшет: их всё ещё в доступности нету, чтобы не хуже, чем iPad. К тому же, батарейка у iPad долгоиграющая — жуть). Сидеть ещё и дома за компом сил обычно нет, потому iMac используется редко и не по работе. Например, как сейчас — на Хабр писать :)
Лирическое отступление №5. Вообще был бы у меня гомогенный (в смысле платформы) комплект (iPhone + iPad + iMac, N1 + Android-планшет + пофиг какой комп) — этой статьи бы не было. Но имеется «зоопарк». Каждое устройство интересно по-своему, исторически мотив к покупке был более исследовательским, чем заточенным под GTD или ещё что-то. Но факт остаётся фактом: под iOS есть чудесные органайзеры для планшета, они же, но подрезанные — для iPhone, но если заменить телефон на Android based — таких почти нет. «Почти» это буквально несколько штук. Если б не было облачных сервисов — множества программ iOS (планшет) и Android (коммуникатор) с поправкой связи с на Outlook, видимо, вообще бы не пересекались.
Ну, собсно, теперь осталось РЕШЕНИЕ, а то я уже всех утомил:
1. Программа на N1 — DueToday. Пишет какой-то ирландец. Почти не известна. Но best-best-best. Жаль не умеет читать адресную книгу телефона для связи задач с контактами — цены бы не было. Хотя, вправду сказать, никакая программа этого не умеет (даже великий Pocket Informant). Или я плохо глядел.
2. Облако — toodledo.com с премиум-аккаунтом. Премиум даёт возможность синхронизировать вложенные задачи (проекты). Ну и что-то там ещё, но мне этого «ещё», видимо, не надо, раз не могу вспомнить…
3. Outlook выталкивает задачи вовне посредством 3rd party тулзы для toodledo под названием Chromatic Dragon. Вообще их у тудлду опубликовано всего две, но вторая монструозная по функционалу, портит макросами Outlook и платная, причём, весьма.
4. IPad — 2do. Вариантов в AppStore много. Если вдруг перейду на mac по работе — ещё посмотрим, в чём стану планировать. Пока 2Do как программа для связи с toodledo и планирования дел на диване- самое то.
Выводы: да нет никаких выводов. Плановую статью из todo вычёркиваю да спать ложусь. А вы обсуждайте на здоровье :)
