Опыт применения Google Apps for Business

Каждая компания на определенном этапе развития становится перед вопросом организации и последующей автоматизации своего документооборота. Хотим поделиться нашим опытом использования решений Google — Drive (Docs), Calendar и Contacts.



Вот что у нас было некоторое время назад — наши исходные позиции, так сказать:

• Собственный почтовый и jabber-серверы, отлично и бесперебойно работающие, Task Tracker Redmine для разработчиков, wiki для документирования разработки;
• У каждого из сотрудников — личный аккаунт Google;
• У всех менеджеров и руководителей — кучка google docs, каким-то образом расшаренная внутри компании среди коллег;
• У самых ответственных — еще и календарь и упорядоченные рабочие контакты в аккаунте google.

Какое-то время все таким образом и работало, что практически всех устраивало. Но сотрудников становилось больше, рабочих процессов еще больше и мы поняли, что заходим в тупик — на второстепенные, поддерживающие работы времени и нервов уходит слишком много.

В нашей работе возникали типичные проблемы (в порядке уменьшения важности):

1. Не можем найти документ, хотя он точно был;
2. Пишем текст «с нуля», хотя такой текст уже ранее был написан (вытекает из п. 1);
3. Сотрудник от нас уходит, и надо принять его документы и закрыть ему доступ. Случается редко, но когда случается — то забот сразу много;
4. Иметь контактные данные клиентов/партнеров (точнее — данные их многочисленных сотрудников, т.к. наши партнеры — в основном крупные организации) в общем доступе;
5. Нужен корпоративный календарь с расписанием событий, встреч и т.п., доступный всем;
6. А еще хотелось со всем этим удобно работать со смартфонов и планшетов.

Как видно, основные проблемы были связаны с совместной работой с документами. Почему Google Docs, а не wiki, — спросите вы? Три основных момента:

• можно одновременно редактировать документ, видя правки друг друга в реальном времени;
• можно удобно предоставить доступ человеку не из компании;
• WYSIWYG и более понятная конвертация в doc/pdf.

Так как мы уже плотно работали с продуктами Google, то для решения данных проблем решили попробовать Google Apps for business. Мы зарегистрировали свой домен, завели аккаунты для экспериментаторов-добровольцев и начали работать в бесплатном 30-ти дневном режиме.
Мы были согласны платить 5$ за аккаунт каждого сотрудника, но вот что выяснили в процессе работы:

1. Общее хранилище документов и файлов. Даже при режиме, в котором документы доступны всем пользователям домена, документов других пользователей домена не видно в списке. Вообще, никакого «списка документов» попросту не существует. Созданный документ можно найти или по прямой ссылке или поиском (причем, явно указав, что поиск будет в пределах домена). Все то же самое относится и к файлам (Google Drive). Минус;
2. Мобильная версия. Мы рассчитывали на крутую поддержку мобильных платформ (Android и iOS), и она действительно есть. Все основные элементы Google Apps (Почта, Документы, Диск, Календарь и пр.) есть в виде приложений на мобильных и реализуют весь или практически весь функционал по сравнению с десктопной веб-версией. Плюс (однако, с п. 1 проблемы те же);
3. Из панели администратора можно в несколько кликов передать права владения файлами от одного аккаунта другому. В бесплатной версии это мог сделать только владелец документа и по одному документу за раз. Плюс;
4. Работа с несколькими аккаунтами. В связи с тем, что от личных аккаунтов никто отказываться не планировал, то нужна была поддержка работы с несколькими аккаунтами. В приложениях для Android и iOS это реализовано простым переключением в меню приложений (для Gmail, Drive и других). Но возникли сложности с постоянным переключением аккаунтов в десктопной версии в браузере. Для работы в Google Drive приходится полностью разлогиниваться и логиниться заново. Плюс-минус;
5. Общая адресная книга. В списке контактов показываются только те пользователи, которых мы зарегистрировали в домене. Фактически, это не адресная книга, а список пользователей (ваших сотрудников) с контактными данными. Добавить в нее человека, не создавая аккаунт в домене, нельзя. Минус-плюс;
6. Впрочем, можно делегировать свои контакты одному или нескольким пользователям из домена. Получалось, что сотрудник имеет свои контакты, должен делегировать их кому то еще, к тому же делегировать все, хотя необходимо только некоторые. Очень запутанно. Минус;
7. Календарь. Беглый просмотр показал, что у каждого пользователя есть возможность создавать личные календари, т.е. отличий от бесплатной версии нет. (поэтому не оцениваем).

Взвешивая все плюсы и минусы, мы поняли, что Google Apps for business не дает практически ничего полезного для решения наших задач.

Поэтому мы немного подумали и сделали так:

• Завели специальный аккаунт в Google для хранения и управления документами. Пароль от аккаунта выдали ключевым сотрудникам;
• Создали в Google Groups группу пользователей, в которую включили личные аккаунты менеджеров. Теперь нам достаточно дать доступ группе и все менеджеры в личных аккаунтах могут править документы, которые теперь отображаются во вкладке «Доступные мне». Доступ мы открыли не только для файлов, но и для папок — и получилось все структурировано;
• Для того чтобы создать новый корпоративный документ, достаточно создать его в своем личном аккаунте и сделать владельцем документа общий аккаунт;
• Контакты ведет в своем личном аккаунте наш ответственный сотрудник и экспортирует их всем остальным сотрудникам в пределах необходимых групп контактов.;
• Под корпоративным аккаунтом создали календарь, доступ к которому мы дали всем нужным людям.

И вот что получили:

• Документы мы можем быстро искать с помощью поиска и на вкладке «Доступные мне».
• Тексты с «нуля» мы больше не пишем — все организовано в структуре Drive общего аккаунта;
• При необходимости убрать доступ мы просто удаляем пользователя из группы, и он теряет доступ к документам;
• Пользуемся календарем для организации встреч;
• Под рукой у каждого сотрудника необходимый ему список контактов;
• И мы со всем этим можем работать со смартфонов и планшетов.

Таким образом, весь нужный нам функционал нам удалось реализовать, используя бесплатные решения от Google, не прибегая к Apps for business. И если вы решите воспользоваться описанным подходом, то не забудьте про резервное копирование данных — Google не несет никаких гарантий.