![](https://habrastorage.org/files/50e/4c1/cbc/50e4c1cbc37044fc9451579775d9e081.jpg)
Как менеджеры продаж искали способы получать информацию по каждой заявке, автоматизировать документооборот и аналитику, оперативно проводить сделки, пробуя различные функционалы CRM-системы.
Отправная точка
Компания «Станкосервис» специализируется на услугах модернизации и поставке комплектующих к станкам с ЧПУ. Также они разрабатывают и внедряют на крупные предприятия систему мониторинга оборудования АИС «Диспетчер».
- Штат менеджеров по продажам – 3 человека
- Среднее время на оформление сделки — 145 минут
Задача:
- оптимизировать процесс оформления и заключения сделок;
- вести клиентскую базу;
- ставить задачи сотрудникам и отслеживать ход сделки;
- видеть эффективность работы менеджеров, анализировать потери и прибыль.
До появления систем автоматизации бизнеса обработка заявок происходила вручную: специалист отдела продаж получал по e-mail заявку от клиента, связывался с ним, рассчитывал сделку в .xls, готовил коммерческое предложение в простом текстовом редакторе. Если клиент был не готов на оформление заказа или медлил с оформлением сделки, данные выписывались для последующего звонка и заявка терялась в горе бумаг.
Когда дело доходило до заключения договора — необходимо было зайти в бухгалтерию, попросить бухгалтера создать в 1С контрагента и выставить счет на предоплату, плюс к этому — оформить, подписать, отсканировать, перевести в .pdf и отправить клиенту договор, затем регулярно узнавать в бухгалтерии об оплате счета, позже снова просить выставить счет на оплату второй половины и подготовить закрывающие документы.
При этом менеджеру приходилось ежедневно отмечать этап выполнения заказа, оставлять бумажные «напоминалки» и стикеры с необходимостью написать или перезвонить клиенту. Знакомо?
Мы предложили прикинуть специалисту «Станкосервиса», сколько уходило времени на «бумажную работу» при проведении сделки.
Бизнес-процессы | Было |
Учет заявки | 5 мин. |
Расчет стоимости |
40 мин. |
Подготовка КП |
20 мин. |
Выставление счетов |
20 мин. |
Аналитика (в .xls) |
30 мин. |
Подготовка договоров и приложений |
30 мин. |
ИТОГО |
145 минут |
Промежуточный вывод
На проведение сделки уходило около 2,5 часа. При этом n-ное время тратилось на контроль выполнения заказа: напоминания, уточнения, пояснения для специалистов — то есть постановку задачи и ее поэтапное ведение до завершения сделки.
Средний поток заявок в компании был ~150 шт. в месяц, что в среднем занимало ~362,5 рабочих часа специалистов. На одном из этапов возникло предложение сократить время на оформление и проведение сделок, внедрив CRM-систему.
Что было дальше
При выборе CRM были подробно рассмотрены три системы.
Canape CRM |
Мегаплан (3 мес./5 пользователей) |
amoCRM (базовый) |
|
Стоимость, руб./мес. |
1000 |
4350 |
499 |
Кол-во пользователей |
неограничено |
5 |
1 |
Тип платформы |
Облачная |
Облачная |
Облачная |
Срок лицензии |
1 мес., 3 мес., 12 мес. |
3 мес. |
6 мес., 9 мес., 12 мес., 24 мес. |
Интеграция с «1С» |
Есть |
Есть |
Есть |
База клиентов и контактов |
Есть |
Нет |
Есть |
Работа со счетами |
Есть |
Нет |
Есть |
Воронка продаж и отчеты |
Есть |
Нет |
Есть |
Каталог товаров |
Нет |
Нет |
Нет |
Телефония |
Нет |
Есть |
Есть |
История изменений |
Есть |
Есть |
Есть |
Рассылки клиентам |
Нет |
Нет |
Есть |
Управление задачами, проектами |
Есть |
Есть |
Нет |
Управление сделками и лидами |
Есть |
Нет |
Есть |
Отчеты |
Есть |
Есть |
Есть |
Учет времени по задачам |
Нет |
Есть |
Нет |
Список сотрудников, контакты |
Есть |
Есть |
Есть |
Телефонный справочник |
Есть |
Есть |
Есть |
Открытый API |
Есть |
Есть |
Есть |
SSL-сертификат |
Есть |
Есть |
Нет |
Ежедневное резервное копирование в реальном режиме |
Есть |
Есть |
Нет |
Обучение, тестирование |
Есть |
Нет |
Нет |
Свой домен |
Есть |
Есть/Нет |
Нет |
Передача задач и дел другому сотруднику «одной кнопкой» |
Есть |
Есть |
Есть |
Документооборот |
Есть |
Есть |
Нет |
Из трех вариантов выбор был сделан в пользу популярной системы amoCRM (это было до релиза, вышедшего в октябре). Компанию устраивал ее функционал, стоимость, возможность интеграции с 1С. Развернуть и настроить площадку труда не составило, но вскоре нужно было подключить связку с Oktell и с 1С. Для это в системе есть отдельные модули — с ними как раз и возникли проблемы.
Из-за того, что оба модуля сторонней разработки, менеджеру поддержки amoCRM приходилось передать вопросы разработчику, при этом не связывая системного администратора «Станкосервиса» с программистами и менеджерами напрямую. Проблема с Oktell стараниями программиста и сисадмина решилась только через месяц. Что касается связки с 1С: поскольку «Станкосервис» использовал 1С последней версии, а стандартный модуль в amoCRM был только один и не работал с последней версией 1С, менеджеры поддержки amoCRM лишь развели руками, и ничем помочь не смогли.
Кроме этого, были и другие «слепые пятна»: например, программа помогала учитывать каждую заявку, ставить задачи на других менеджеров, видеть простейшую аналитику по результатам работы. НО: подготовку документов, счетов, приложений приходилось вести самостоятельно (читайте: сходить по 15 раз в день с третьего на второй этаж в бухгалтерию, подписывать, сканировать и отправлять по почте договоры и счета, узнавать о поступлении оплаты, оформлять закрывающие акты), а подробная аналитика по-прежнему составлялась в .xls.
В итоге спустя полгода компания была вынуждена отказаться от использования amoCRM и вернуться к этапу выбора подходящей системы автоматизации бизнеса.
Бизнес-процессы | Было | Стало |
Учет заявки | 5 мин. | 1 мин. |
Расчет стоимости | 40 мин. | 40 мин. |
Подготовка КП | 20 мин. | 20 мин. |
Выставление счетов | 20 мин. | 20 мин. |
Аналитика (в .xls) | 30 мин. | 30 мин. |
Подготовка договоров и приложений | 30 мин. | 10 мин. |
ИТОГО | 145 минут | 121 минуты |
Промежуточный вывод
Внедрив amoCRM-систему, менеджеры компании поняли, что движутся в правильном направлении: им нужна программа с аналогичным функционалом, но с возможностями подключения 1С последней версии, автоматизацией документооборота и подробной аналитикой по проектам.
На чем остановились, и что изменилось
Вторым на очереди стал продукт Canape CRM: в нем был тот же необходимый функционал, система учла большинство потребностей компании и главное — без проблем интегрировалась с 1С и позволила ускорить документооборот.
Как решился вопрос с документооборотом: внедренная система генерирует уникальную шифрованную ссылку на документ (анкета, КП, договор, счет), которую можно отправить клиенту. Если он просит что-то поменять, то нужно лишь внести изменения и сохранить документ: клиент по той же ссылке увидит измененную версию. Ссылку можно отправить в скайпе, icq и других чатах или беседах — то есть всем лицам, участвующим в сделке со стороны клиента. При этом не нужно генерировать pdf-файл.
Появился калькулятор: с его помощью в системе можно рассчитать стоимость каждой сделки. Калькулятор входит в функционал CRM, но настраивается под конкретную компанию и позволяет уменьшить количество ошибок из-за человеческого фактора. Если на этапе согласования стоимости у клиента возникали изменения, то менеджер в CRM оперативно вносил изменения в калькуляторе и клиент сразу видел все изменения.
Работа с техподдержкой: менеджеры компании готовы ответить на любые вопросы по использованию системы. Все начальные настройки CRM под конкретного клиента также проводятся менеджерами компании-разработчика. Большинство заявок на доработки системы реализуются в ближайших обновлениях.
В чем еще остаются трудности: в подготовке подробной аналитики. Хоть в системе и реализованы отчеты по прибыли и по формированию воронки продаж, но этого, как показывает практика, не достаточно. В скором времени появятся отчеты по работе менеджеров системы и по анализу отказов, которые привели к закрытию сделки.
Бизнес-процессы |
Было |
До Canape CRM |
С исп. Canape CRM |
Учет заявки |
5 мин. |
1 мин. |
0 мин. |
Расчет стоимости |
40 мин. |
20 мин. |
20 мин. |
Подготовка КП |
20 мин. |
10 мин. |
1 мин. |
Выставление счетов |
20 мин. |
20 мин. |
1 мин. |
Аналитика (в .xls) |
30 мин. |
30 мин. |
10 мин. |
Подготовка договора и приложений |
30 мин. |
30 мин. |
3 мин. |
ИТОГО |
145 минут |
121 минут |
35 минут |
Промежуточный вывод
В настоящее время Canape CRM позволила повысить скорость обработки заявок в 4,14 раза.
При прежнем потоке обращений клиентов — это около 150 заявок в месяц — компания «Станкосервис» сэкономила 275 рабочих часов специалистов (35*150/60 = 87,5 вместо первоначальных 362,5) — что равняется 34 восьмичасовым рабочим дням сотрудника без выходных и отгулов.
В заключение — коротко о главном
- Без использования CRM у компании в среднем уходило на одну сделку около 2,5 часов, с использованием amoCRM — 1,8 часа, с использованием Canape CRM — 35 минут.
- При этом выбор конкретной CRM зависит от задач, которые вы планируете решать с ее внедрением.
- Большинство компаний предлагают «пробный период» использования системы на срок от 7-14 дней до 1 месяца. Однако пары недель не всегда хватает для ознакомления с системой. Рекомендуем поработать, используя CRM, минимум 1—1,5 месяца. За это время вы точно сможете разобраться в функционале системы и настроить ее под свой бизнес.
- Уточняйте предварительно, существует ли возможность технической поддержки, консультирования и доработок.
Желаем продуктивной работы и повышения продаж!