Управление временем для начинающих и пара приложений, которые в этом помогут

Сегодня крайне актуальна проблема борьбы с ленью и вытекающая из нее тема управления временем. Почти каждый имеет неограниченный доступ к образовательным материалам на любой вкус, может работать удаленно, да и вообще жить в любом удобном ритме. Единственное что остается нерешенным — где на все это найти время, да чтобы еще осталось на сон?



В этой статье мы обсудим вопрос планирования и управления временем, что это дает, а также посмотрим, как это можно имплементировать в реальную жизнь тем, кто этим всерьез не занимался. Поехали

Существует множество хороших и всемирно признанных техник по планированию и управлению временем, например тот же “Getting Things Done” Аллена или “Фокус” Кови. Я не буду вдаваться в подробности и углубляться в какую-либо из них, а вместо этого попробую собрать и обобщить эту тему, дабы начать претворять ее в жизнь без чтения длинных книжек.

Итак, что приводит нас к необходимости следить за собственным временем?
Часто происходит так, что работа есть, задачи стоят конкретные, но сделать все что нужно как-то не получается. Рабочий день проходит, запланированные дела не сделаны и задачи не выполнены, хотя времени, казалось бы, достаточно.
Сегодня это чаще всего связывают с прокрастинацией, или с ленью, или с неправильным распределением времени. Так или иначе, проблема существует и она вполне реальна, так что попытаемся копнуть немного поглубже.

Причины нерациональной траты времени

Причин может быть множество, однако можно разделить большинство из них на группы. Каждая из них сама по себе является фактором, мешающим правильно распределить временные ресурсы.

1. недостаточная мотивация — это обычно происходит, когда необходимо выполнять неинтересную, рутинную работу, либо если выполнение определенной задачи затянулось из-за некоторых смежных факторов, либо когда сама задача неясна и туманна
   
2. неверная расстановка приоритетов — зачастую складывается ситуация, когда у человека есть, как правило, одна-две основных и некоторое количество мелких задач. Например, помимо основной задачи — проанализировать и исправить баг в программе — нужно еще ответить в почте, пройти какой-нибудь внутренний опрос, забронировать переговорку для митинга на следующую неделю, а также выбрать кино, чтобы сходить туда вечером. И когда приходится держать все эти в голове, очень тяжело сосредоточиться на чем-то определенном.
3. отвлекающие факторы — разные мелочи отрывающие внимание от работы и мешающие сконцентрироваться. Это может быть как что-то развлекательного характера (например, новая статья на хабре), так и что-то связанное с рабочим процессом, но отвлекающее от выполнения текущей задачи. Например, кроме основной задачи требуется собрать некоторый список документов, которые сохранены давным-давно где-то на жестком диске, а некоторые, возможно, на флешке. Или же пришла рассылка на почту с опросом и пометкой “срочно”. Все это, казалось бы, обыденные рабочие моменты, которые, тем не менее, сводят на нет всю концентрацию.
4. отсутствие долгосрочного планирования — это относится к каким-то серьезным целям, например — изучение нового языка. Вроде бы все просто, но, так как нет четкого плана и более точного описания составных задач, сами действия не спешат выполняться, откладываются и переосмысляются до бесконечности.

Не вдаваясь в тонкости какой-либо определенной системы планирования, можно выделить общие черты, которые соответствуют нескольким группам целей:

• краткосрочные цели — это дела, которые можно выполнить прямо сейчас. Зачастую — атомарные действия, для решения которых нужно затратить не так уж много времени — не больше рабочего дня. Например, это может быть просмотр скучного, но обязательного вебинара, или написание документации.
• долгосрочные цели — что-то, состоящее из набора последовательных действий и требующих куда больше времени. Сложнее предыдущего в силу того, что на каждом из этапов человек может застопориться по тем или иным причинам и не пойти дальше. Простейший пример — этапы разработки приложения (если рассматривать простейший вариант) — постановка задачи, разработка, тест, запуск приложения и т.п. Эти этапы есть более простые атомарные действия, которые сами по себе относительно просты, но вместе образуют сложную логическую и временную структуру.
• стратегические цели — так можно охарактеризовать действительно очень длительные задачи, направленные на выполнение каких-либо глобальных целей. Примеры — выучить иностранный язык, переехать в другой город, получить степень MBA, вывести стартап на самоокупаемость и т.д. Сложность состоит в том, что цель, хоть и ясна, не предлагает каких-либо очевидных действий для ее решения, и весь процесс выглядит очень расплывчато.

Для разрешения проблем, связанных с выполнением каждой группы задач и используется планирование времени. В зависимости от сложности задач и масштабности контекста их выполнения методики планирования могут очень сильно различаться.
В этой статье, вместо погружения в пучину теоретических основ, либо рассказа занимательных историй, про то как успешные люди делают 20 вещей для планирования своего времени, я расскажу о способах это самое планирование пойти и сделать. А именно, о программах и приложениях, которые помогут выложить этот груз забот и хлопот из своей головы и вложить их в голову бездушной железки.

Краткосрочные цели

Основными проблемами при решении соответствующих задач являются неумение распределить время на каждую из них, плохая концентрация, забывчивость. Этого можно избежать, если четко определить когда и как долго выполнять каждую из них.

1. Pomodoro — техника управления временем и концентрацией, основная на разделение времени на равные отрезки, предназначенные для работы, и короткие перерывы для отдыха между ними. Очень сильно помогает повысить концентрацию, спокойно работая, не отвлекаясь на эти ваши интернеты, зная, что через 25 минут можно будет пять минут посмотреть на котиков «легально». Также это здорово помогает распределить время между несколькими задачами. Существует множество приложений различной функциональности, лично я использую ClockworkTomato (Android)
2. Списки задач — помогают ничего не забыть и абстрагировать сами задачи от методов их реализации. Подходит для дел, не привязанных ко времени — например, купить шоколадку, позвонить другу и т.п. Существует тысяча приложений разного толка, я лично использую GTasks (Android), который синхронизируются с Google Task. Также многие используют Remember the Milk, которая есть для обеих платформ, но мне она не понравилась.
3. Календари — для дел, которые жестко привязаны ко времени и имеют продолжительность. Например, встречи, совещания и подобное. Звучит банально, но многие пренебрегают этим простым инструментом. Я использую aCalendar (Android), который тоже синхронизируются с Google, но имеет очень удобный интерфейс, по сравнению со стандартным календарем. Еще есть Sunrise, которые поддерживает обе мобильные ОС.

Долгосрочные цели

Здесь проблемой является построение структуры цели и всего, что к ней так или иначе относится. Это могут быть и планы выполнения задач каждого этапа, так и упорядочение и реализация доступа ко всем сопутствующим документам и файлам.

1. Облачные хранилища данных и офис — очень часто происходит ситуация, когда нужен доступ к какому-нибудь документу, а он остался на компьютере в офисе. Или хочется держать все под рукой в продуманной системе папок, где все нужные данные легко найти. Несмотря на кажущуюся очевидность, это сохраняет много времени и позволяет избежать проблем, когда нужный файл где-то “затерялся”, или “завтра на работе смогу посмотреть”. Будьте мобильнее! Храните все важное в облаке, желательно и с возможностью редактирования. Для этого я использую Google Drive и Docs и немного Dropbox. В Docs очень удобно делать разные офисные файлы, как таблички и документацию, а потом делится ими с нужными людьми без необходимости пересылать тяжелые вложения. Даже для простенького менеджмента годится. Ну и меня пару раз действительно выручало то, что важный документ был доступен, когда я был непонятно где с одним лишь телефоном.
2. Сервисы хранения заметок — всегда в интернете находятся статьи, которые интересно прочитать сейчас или полезно просмотреть потом. Но либо сейчас на них нет времени, либо хочется не забыть про них, когда информация понадобится в следующий раз — так или иначе, получается ситуация, которую можно видеть у каждой домохозяйки — браузер с 50+ открытых вкладок. Здесь на помощь приходят сервисы вроде Evernote и Pocket, позволяющие сохранять и упорядочивать все нужное, чтобы вернуться к этому в любой момент с любого устройства, а браузер оставался чистым. Собственно, первый также подходит для организации документов, относящихся к какой-либо задаче.

Стратегические цели

Для такого рода задач характерно то, что они представляются в виде очень абстрактной идеализированной конечной цели. Однако ни шаги для ее достижения, ни сроки их воплощения в жизнь не определены, или вовсе неизвестны. Для получения результата нужно, во-первых, определить конкретную последовательность действий, во-вторых, наметить срок их выполнения, в третьих — определить ресурсы, необходимые для реализации каждого из шагов, в четверных — на протяжении всего времени не терять мотивацию для осуществления всего запланированного. Здесь выбор невелик, но кое-что нашлось.

1. Многоуровневый Bucket-List — собственно пишется каждая цель, расписываются ее этапы и средства, а потом вывешивается на видное место в квартире или заносится в телефон. Если вы будете обращать внимание на этот список каждый день, то этого может быть достаточно, хотя и не слишком удобно.
2. Инструменты для достижения целей — главная польза таких вещей (помимо организации всего из предыдущего пункта) — это мотивация, которая возникает, когда помещаешь свою цель куда-то кроме своей головы — начинаешь чувствовать за ее достижение свою ответственность. Здесь можно порекомендовать SmartProgress — помимо самого документирования целей есть еще много интересных фич, как шаблоны целей и социальный элемент. Интересный проект и довольно удобный сайт, а также есть клиент под iOS.

Заключение

Таким образом я попытался несколько обобщить различные техники управления временными ресурсами, а также привел здесь список того, с чего можно начать, не углубляясь в аспекты каких-либо отдельных практик. Я специально не стал приводить больше примеров, а предложил общие решения — для решения более специфичных задач каждый выберет себе наиболее удобные инструменты сам.

Если вы пользуетесь каким-то инструментом, который позволяет вам управляться с планами как повелитель времени, пишите о нем в комментариях и я внесу его в список.