Хабр Курсы для всех
РЕКЛАМА
Практикум, Хекслет, SkyPro, авторские курсы — собрали всех и попросили скидки. Осталось выбрать!
Хабр доступен 24/7 благодаря поддержке друзей
Комментарии 31
Читал аналитические статьи по обзору платформ и получалось что выбор достойных вариантов реально большой. Своими глазами смотрел 1С Документооборот, несколько решений на Sharepoint, Docsvision. Почему я выбрал последнего — более 10 лет на рынке, много внедрений на данной платформе, большой выбор партнеров, гибкая лицензионная политика, наличие мощных конструкторов для самостоятельной модификации системы. В процессе эксплуатации всплывают, конечно, косяки, но разработчики оперативно выпускают обновления и это радует.
Пример серьезного косяка который всплыл при внедрении и как решали — в студию!
Из последнего запомнился косяк, когда заваливался процесс согласования документов в тот момент, когда исполнители добавляли к согласуемым документам дополнительные информационные файлы. Мне приходилось принудительно останавливать согласование и запускать процесс повторно. При разборе выяснилось, что ошибка платформенная и уже вендору известная, ее пофиксили в очередном обновлении платформы.
Ок, вот массу таких (и как ниже) подробностей бы сразу в статью — было бы гораздо лучше.
(Соотв., за свой предыдущий коммент — прошу прощения.)
(Соотв., за свой предыдущий коммент — прошу прощения.)
более 10 лет на рынке, много внедрений на данной платформе, большой выбор партнеров, гибкая лицензионная политика, наличие мощных конструкторов для самостоятельной модификации системы
все тоже самое можно сказать и о 1С Документооборот, там еще плюсом интеграция с остальными продуктами 1С
На момент выбора платформы (январь-февраль 2016 г.) у 1С Документооборот не было визуального конструктора бизнес-процессов, а для меня это было существенно.
На мой взгляд, конструктор БП это игрушка, убедился в этом сам когда реализовывали один из проектов. Со временем схема бизнес процесса все больше усложняется, все больше появляется всяких условий, появляются ситуации когда нужно возвращаться назад или перезапускать процесс, потом выясняется что в разных филиалах разное штатное расписание и разные процессы согласования, при этом они должны корректно работать в общем процессе, и.т.д. и.т.п.
В итоге тот проект мы закрыли и сдали. Но процессный подход применяемый в 1С документоборорт, мне в результат понравился больше и остальные 2 проекта сдавали уже на нем.
При этом 1С: Документооборот тоже настраивается в очень широких пределах: http://v8.1c.ru/doc8/advantages.htm#task
Но есть похожие системы (которые используют конструктор БП), например: http://xn--90afdtkhdeabaxvge.net/process-1s-dokumentooborot.html
В свое время именно их ролики вдохновили заказчика на «гибкий конструктор», а нас на его реализацию.
В итоге тот проект мы закрыли и сдали. Но процессный подход применяемый в 1С документоборорт, мне в результат понравился больше и остальные 2 проекта сдавали уже на нем.
При этом 1С: Документооборот тоже настраивается в очень широких пределах: http://v8.1c.ru/doc8/advantages.htm#task
Но есть похожие системы (которые используют конструктор БП), например: http://xn--90afdtkhdeabaxvge.net/process-1s-dokumentooborot.html
В свое время именно их ролики вдохновили заказчика на «гибкий конструктор», а нас на его реализацию.
На мой взгляд, визуальный конструктор БП очень полезная вещь на стадии эксплуатации системы. Как вы верно заметили, в процессе длительной работы пользователей с системой, процессы могут усложняться, т.к. постепенно меняется сам подход пользователей к СЭД. Если раньше пользователи не понимали зачем все это нужно в принципе, то теперь они постоянно приходят с рацпредложениями по оптимизации процессов. Не представляю, как бы мы оперативно вносили необходимые изменения в процессы, если бы не было конструктора.
+1
К автору:
Так же хотелось бы видеть больше конкретики, все таки интересно изучить примеры процессов, как автоматизация помогла их улучшить (можно на примере одного) + интересно узнать, а получилось примерно понять, где раньше происходил саботаж работы?
К автору:
Так же хотелось бы видеть больше конкретики, все таки интересно изучить примеры процессов, как автоматизация помогла их улучшить (можно на примере одного) + интересно узнать, а получилось примерно понять, где раньше происходил саботаж работы?
Под саботажем имел ввиду умышленные действия отдельных сотрудников, которые принципиально не хотели работать в системе под предлогом «а зачем мне это, кому надо, тот пусть и работает». К примеру, при запуске системы, отдельные личности пытались согласовывать договорные документы вне системы и передавали проекты договоров на бумаге юристам, которые раньше первыми стояли в листе согласования. Я переговорил с юристами и сказал, чтобы они не принимали распечатанные проекты на согласование и сразу заворачивали исполнителей: «Если хочешь заключить договор — делай через систему, иначе никак».
По улучшению процессов на примере согласования договоров:
Условие:
Число согласующих 7-10 человек в зависимости от вида договора. До 50 договоров в месяц.
Как было:
Исполнитель передавал распечатанный проект договора на согласование и постоянно обзванивал подразделения в поисках переданного на согласование договора. Иногда проекты терялись и приходилось повторять процедуру.
В случае с удаленным филиалом, исполнитель пересылал договор по эл. почте юристам, а они уже распечатывали и передавали дальше.
Как стало:
Исполнитель (в т.ч. сотрудники удаленного филиала) создает карточку договора, заполняет необходимые поля, прикладывает проект договора, нажимает одну кнопку и система автоматически запускает договор на согласование, все маршруты зашиты внутрь и зависят от выбранного вида и типа договора. Если у согласующего есть замечания, проект возвращается исполнителю на доработку. По факту положительного согласования и подписания договора, система автоматически оповещает исполнителя. Исполнитель всегда знает у кого на согласовании договор, не нужно бегать по кабинетам и контролировать ход согласования.
Кроме того сильно экономим время на процедуру за счет параллельного согласования проекта на некоторых этапах.
Условие:
Число согласующих 7-10 человек в зависимости от вида договора. До 50 договоров в месяц.
Как было:
Исполнитель передавал распечатанный проект договора на согласование и постоянно обзванивал подразделения в поисках переданного на согласование договора. Иногда проекты терялись и приходилось повторять процедуру.
В случае с удаленным филиалом, исполнитель пересылал договор по эл. почте юристам, а они уже распечатывали и передавали дальше.
Как стало:
Исполнитель (в т.ч. сотрудники удаленного филиала) создает карточку договора, заполняет необходимые поля, прикладывает проект договора, нажимает одну кнопку и система автоматически запускает договор на согласование, все маршруты зашиты внутрь и зависят от выбранного вида и типа договора. Если у согласующего есть замечания, проект возвращается исполнителю на доработку. По факту положительного согласования и подписания договора, система автоматически оповещает исполнителя. Исполнитель всегда знает у кого на согласовании договор, не нужно бегать по кабинетам и контролировать ход согласования.
Кроме того сильно экономим время на процедуру за счет параллельного согласования проекта на некоторых этапах.
Ну незнаю, мне вот директум приглянулся
Вот бы эту же статью — но от тех, кто реально решал проблемы при этом внедрении.
Автор, вы извините, но многолетняя практика показывает, что таким дубовым канцеляритом, да ещё вообще без какой-либо конкретики — пишут чаще всего лишь те, кто ни в чём реально не участвует и, как правило, реального положения дел вообще не представляет.
Автор, вы извините, но многолетняя практика показывает, что таким дубовым канцеляритом, да ещё вообще без какой-либо конкретики — пишут чаще всего лишь те, кто ни в чём реально не участвует и, как правило, реального положения дел вообще не представляет.
impetus Многолетняя практика показывает, что такие комментарии пишут те, кто не в состоянии задать вопрос. Хотите конкретики — спросите конкретно, а потом сливайте свои жизненные неудачи)
В подобных СЭД самая большая проблема — это аутентификация клиента. Скажите, пожалуйста, как в предложенной СЭД решён данный вопрос?
Аутентификация в системе происходит во время входа пользователя в Windows (логин, пароль), все действия в системе автоматически подтверждаются простой ЭЦП (для внутреннего обмена информацией) и квалифицированной ЭЦП для подписания документов на выход из организации.
Порядок выдачи логинов и паролей, ответственность пользователей за их хранение определены внутренним нормативным актом (в соотв. с ФЗ-63 «Об электронной подписи»)
Порядок выдачи логинов и паролей, ответственность пользователей за их хранение определены внутренним нормативным актом (в соотв. с ФЗ-63 «Об электронной подписи»)
Круто. Многие ленятся делать single sign-on и несчастным пользователям приходится вводить логин и пароль чуть ли не в каждую систему которая у них есть.
Аутентификация в системе происходит во время входа пользователя в Windows (логин, пароль)
При работе с веб версией никакой идентификации по имени пользователя нет, верно? Также, а если я зашёл в windows и сменил имя пользователя, смогу видеть всё под его правами?
Круто.
Было бы круто не просто ру (е) токен с неоткрепляемой частью закрытого ключа в единственном экземпляре, а чтобы при подключении в usb токен противно пищал и человеческим голосом говорил имя пользователя сертификата. Многие работники, особенно руководители, безалаберно относятся к этим цифровым подписям. Вот такой голос — это было бы круто и сразу +80 уровней к защите. А если е токен всегда ещё и на сторону передавала все свои подключения (где, когда), так было бы мега круто.
А пока СЭД просто бызвыходность ситуации, печать подделать ещё проще, чем сертификат спереть.
А что вы предлагаете? Биометрика еще мене надежна… PIN-код токена тоже та еще лотерея…
Есть конечно идея — имплантируемые RFID+токен, но не просто, а вот так:
1. алгоритм с ключом в RFID — те в сам RFID зашит неизвлекаемый ключик и алгоритм преобразования по ключу и запросу генерится ответ.
2. RFID работает паре с USB токеном.
3. RFID читается не считывателем, а токеном напрямую — те для того что бы авторизовать процес подписывания надо поднести RFID (или руку с ним) ближе 20 см к Токену(в обычных условиях токен просто вставлен в USB разъем в мышке)
Собственно лучшего я пока не придумал — можно конечно обойтись просто RFID с неизвлекаемым ключом, но недолго и не очень надежно… а в описаном варианте можно реализовать вторичный механизм для подключения новых RFID скажем черезх «полную идентификацию» и мастер-ключ для серии токенов+RFID-ов.
Есть конечно идея — имплантируемые RFID+токен, но не просто, а вот так:
1. алгоритм с ключом в RFID — те в сам RFID зашит неизвлекаемый ключик и алгоритм преобразования по ключу и запросу генерится ответ.
2. RFID работает паре с USB токеном.
3. RFID читается не считывателем, а токеном напрямую — те для того что бы авторизовать процес подписывания надо поднести RFID (или руку с ним) ближе 20 см к Токену(в обычных условиях токен просто вставлен в USB разъем в мышке)
Собственно лучшего я пока не придумал — можно конечно обойтись просто RFID с неизвлекаемым ключом, но недолго и не очень надежно… а в описаном варианте можно реализовать вторичный механизм для подключения новых RFID скажем черезх «полную идентификацию» и мастер-ключ для серии токенов+RFID-ов.
Вы обсуждаете проблемы ЭЦП? Так это вам в другую дверь.
adeyko понимаете, по моему мнению сегодня любым СЭД можно пользоваться скорее от любви к гикам, а не потому, что ЭЦП удобнее подписей и печатей.
Понимаете, что это мнение с каждым днем все менее применимо к реальному миру и противоречит прогрессу, а поэтому лучшее что вы можете сделать даже для себя — это его поменять?)
лучшее что вы можете сделать даже для себя — это его поменять
Сегодня сплошь и рядом назначают ответственного сотрудника, у которого одновременно работает несколько подписей разных руководителей. Также есть компьютерщик, у которого в общей свалке файлов в том числе все сертификаты. Как начну замечать, что всё не так — так сразу мнение и поменяю.
Здесь главное от старости не успеть помереть, пока прогресс шагает.
Из моего опыта самая большая проблема в крупных холдингах, это роли и права доступа, самый АД начинается когда какой нибудь зам. гендиректора уходит в отпуск, его права делегируются 4м разным сотрудникам, т.к. разные люди работают с разными документами, один из них уходит на больничный, делегируя свои права пятому, причем тот может видеть только часть документа (например не доступна финансовая часть), затем выясняется что пятого нужно срочно перевести на другой проект и нужно передать права 6му, но 6му нужно больше прав чем было у 5го, причем все что делал 5й нужно откатить и продолжить БП уже по другой ветке, при этом уже 1,2,7,8 прошли свои ветки процесса почти до конца (да параллельные ветки в схеме БП это тоже проблема) и добавили соответствующие файлы.
Когда над документом работают 8-9 отделов в 5-6 филиалах (это человек 40) разбираться в том «почему у меня нет доступа» или «почему ему доступен документ» становится не просто.
Еще интересно когда документ согласуют много людей но каждый должен видеть только его часть, при этом у них есть кураторы и они должны видеть все в целом, плюс к этому ограничения по выводу на печать и сохранению в файл.
Когда над документом работают 8-9 отделов в 5-6 филиалах (это человек 40) разбираться в том «почему у меня нет доступа» или «почему ему доступен документ» становится не просто.
Еще интересно когда документ согласуют много людей но каждый должен видеть только его часть, при этом у них есть кураторы и они должны видеть все в целом, плюс к этому ограничения по выводу на печать и сохранению в файл.
Первое — реальность везде. Поэтому нужны хорошие средства делегирования в СЭД.
Последнее, особенно про часть документа показывает, что имеет место неадекватный бизнес процесс, а те кто его проектировал игнорировали реальность, ограничения технологии, и логику. В какой вселенной можно дать человеку лист с текстом так, чтобы он видел только его часть?
Последнее, особенно про часть документа показывает, что имеет место неадекватный бизнес процесс, а те кто его проектировал игнорировали реальность, ограничения технологии, и логику. В какой вселенной можно дать человеку лист с текстом так, чтобы он видел только его часть?
Согласуются не только договора но и например бюджеты, проекты, так же есть документы специфичные именно для того бизнеса который мы автоматизировали. Часть документов представлены в виде таблиц где разные подразделения согласуют разные финансовые блоки.
Конечно многое решается орг. мерами, такие документы дробятся на более мелкие, затем для руководителей общий документ приходится собирать из кусочков. Есть еще масса особенностей, например, из за того что в филиалах разные штатные расписания, в разных филиалах одна и та же «Роль» может иметь доступ к разному составу информации, в итоге «кусочки» получаются для разных филиалов разные, появляются доп. объекты адресации у роли.
Я в основном занимался разработкой конструктора и выполнением разработанных схем т.е. мне можно сказать повезло и в моем случае задача была чисто техническая, реализовать набор блоков и логику их выполнения. Вся предметная область + остальные подсистемы касались меня косвенно. В моем случае больше всего проблем было с откатом БП до определенного состояния (с учетом выполненных действий и параллельных веток).
Конечно многое решается орг. мерами, такие документы дробятся на более мелкие, затем для руководителей общий документ приходится собирать из кусочков. Есть еще масса особенностей, например, из за того что в филиалах разные штатные расписания, в разных филиалах одна и та же «Роль» может иметь доступ к разному составу информации, в итоге «кусочки» получаются для разных филиалов разные, появляются доп. объекты адресации у роли.
Я в основном занимался разработкой конструктора и выполнением разработанных схем т.е. мне можно сказать повезло и в моем случае задача была чисто техническая, реализовать набор блоков и логику их выполнения. Вся предметная область + остальные подсистемы касались меня косвенно. В моем случае больше всего проблем было с откатом БП до определенного состояния (с учетом выполненных действий и параллельных веток).
А вы могли бы привести расчеты, которыми доказали необходимость внедрения?
Раскладываем процесс на операции, определяем участников процесса и вводим переменные:
a) время на операцию (мин.) b) количество операций в день, c) количество задействованных в операции сотрудников, d) ежемесячная плата участника операции (руб.).
Привожу пример расчета процесса работы с входящей корреспонденцией:
Операции
1)Вывод документа на печать (Секретарь)
а=0,2; b=7; с=1; d=55000
2)Вывод листа для резолюций на печать (Секретарь)
а=0,2; b=7; с=1; d=55000
3)Фиксация реквизитов документа в журнале регистрации, выделение номера (Секретарь)
a=2; b=7, c=1, d=55000
4)Передача документа на рассмотрение директору (Секретарь)
а=1; b=7; с=1; d=55000
5)Вынесение резолюции по документу и назначение исполнителя (Директор)
а=1; b=7; с=1; d=150000
6)Возврат документа с резолюцией секретарю (Секретарь)
а=1; b=7; с=1; d=55000
7)Добавление в журнал регистрации текста резолюции, исполнителя и срока исполнения (Секретарь)
а=2; b=7; с=1; d=55000
8)Сканирование документа с резолюцией и отправка исполнителю по эл почте (Секретарь)
а=1; b=7; с=1; d=55000
9)Подшивка документа в дело (Секретарь)
а=2; b=7; с=1; d=55000
Вычисляем ежегодные временные затраты по операции, пересчитываем затраты на рубли, суммируем стоимость всех операций и получаем стоимость затрат по конкретному процессу.
В конкретном случае ежегодная стоимость затрат по процессу работы с входящей корреспонденцией составила 121 589 руб.
После автоматизации процесса трудозатраты сократились в 10 раз, за счет полного исключения трудозатрат по операциям № 1,2,4,6,7,8,9 и оптимизации затрат по операциям № 3 и № 5.
После автоматизации секретарь просто перетаскивает файл из почты в папку СЭД — «Входящие» (при этом автоматически создается карточка документа), заполняет несколько полей и нажимает кнопку «Отправить на рассмотрение». Далее директор автоматически получает задание на рассмотрение, выносит резолюцию (при этом можно выбрать типовую резолюцию из списка, ничего не печатая), выбирает исполнителя/исполнителей из списка и нажимает одну кнопку «Рассмотрено». Все остальное делает система (в т.ч. ставит задание исполнителю и контролирует сроки).
Таким же методом рассчитываем трудоемкость других процессов и получаем общую стоимость затрат по предприятию.
a) время на операцию (мин.) b) количество операций в день, c) количество задействованных в операции сотрудников, d) ежемесячная плата участника операции (руб.).
Привожу пример расчета процесса работы с входящей корреспонденцией:
Операции
1)Вывод документа на печать (Секретарь)
а=0,2; b=7; с=1; d=55000
2)Вывод листа для резолюций на печать (Секретарь)
а=0,2; b=7; с=1; d=55000
3)Фиксация реквизитов документа в журнале регистрации, выделение номера (Секретарь)
a=2; b=7, c=1, d=55000
4)Передача документа на рассмотрение директору (Секретарь)
а=1; b=7; с=1; d=55000
5)Вынесение резолюции по документу и назначение исполнителя (Директор)
а=1; b=7; с=1; d=150000
6)Возврат документа с резолюцией секретарю (Секретарь)
а=1; b=7; с=1; d=55000
7)Добавление в журнал регистрации текста резолюции, исполнителя и срока исполнения (Секретарь)
а=2; b=7; с=1; d=55000
8)Сканирование документа с резолюцией и отправка исполнителю по эл почте (Секретарь)
а=1; b=7; с=1; d=55000
9)Подшивка документа в дело (Секретарь)
а=2; b=7; с=1; d=55000
Вычисляем ежегодные временные затраты по операции, пересчитываем затраты на рубли, суммируем стоимость всех операций и получаем стоимость затрат по конкретному процессу.
В конкретном случае ежегодная стоимость затрат по процессу работы с входящей корреспонденцией составила 121 589 руб.
После автоматизации процесса трудозатраты сократились в 10 раз, за счет полного исключения трудозатрат по операциям № 1,2,4,6,7,8,9 и оптимизации затрат по операциям № 3 и № 5.
После автоматизации секретарь просто перетаскивает файл из почты в папку СЭД — «Входящие» (при этом автоматически создается карточка документа), заполняет несколько полей и нажимает кнопку «Отправить на рассмотрение». Далее директор автоматически получает задание на рассмотрение, выносит резолюцию (при этом можно выбрать типовую резолюцию из списка, ничего не печатая), выбирает исполнителя/исполнителей из списка и нажимает одну кнопку «Рассмотрено». Все остальное делает система (в т.ч. ставит задание исполнителю и контролирует сроки).
Таким же методом рассчитываем трудоемкость других процессов и получаем общую стоимость затрат по предприятию.
Зарегистрируйтесь на Хабре, чтобы оставить комментарий
История внедрения СЭД на одном предприятии