Я имею дело со множеством бумажных документов. Как ни стараюсь избавляться от бумаг, мне все равно приходят выписки из банка, извещения из пенсионного фонда, официальные письма, я заключаю договора в частном порядке, не говоря уже о работе, где количество изводимой бумаги зашкаливает.

Я отдаю себе отчет, что перебирание бумажек не главное в моей жизни, так что разбор корреспонденции у меня по приоритету болтается где-то на последних местах. В принципе, дела и так делаются, жизнь продолжается, так что можно было бы и не париться насчет бумажек. Как там говорится, «джентльменам верят на слово», что ли, но, к сожалению, далеко не все вокруг меня подпадают под категорию людей, слову которых стоит верить. А существенная часть бумажек, оседающая у меня, может быть классифицирована как «договор в простой письм��нной форме», или как акты исполнения обязательств. Соответственно, хотя бы до полного выполнения обязательств, их стоит хранить.

Пару раз поимев острое желание дотянуться зубами до своих локтей как раз из-за отсутствия/потери/уничтожения заветной бумажки формата А4, я задумался о создании своей технологии обращения с бумагами, которая позволит иметь нужные бумаги всегда под рукой, в тоже время не обременяя себя лишними телодвижениями и умственным напряжением. Вариант с кучей папок с наклейками, по которым я должен рассовывать отсортированную макулатуру, у меня не прижился, несмотря на все мои героические усилия.

Вниманию предлагается новый метод, учитывающий мою крайнюю лень и неорганизованность. Приводимый ниже конспект существует у меня в Google Docs, а причина, почему я выкладываю его на всеобщее обозрение, является желание получить ценные отзывы и обменяться опытом с теми, кто испытывает такие же проблемы.

Цели:


Избавиться от гор бумаги на столе и в разных других местах.
Исключить утерю документов.
Сделать это максимально удобным способом.

Задачи:


Сканировать все бумажные документы, попадающие к мне.
Сохранять оригиналы важных документов.
Классифицировать сканы документов.
Иметь возможность быстро найти оригинал документа.
Исключить вероятность потери документа.

Процедура:


Сканировать все документы.
Распихивать сканы по папкам на компьютере.
Записывать имя файла и дату на стикере и наклеивать на документ.
Складывать все документы в одну коробку по порядку (согласно номеру на имени файла).

Проблемы:


Некоторые документы нужно будет извлекать для каких-то действий с ними, например, учредительные документы на фирмы, договора банковских счетов и пр.
Не все оригиналы документов имеют одинаковую ценность. Не все документы нужно хранить одинаковое время.
Невозможно индексировать для поиска.
Документы бывают личные и рабочие.

Пути решения:


Завести 4 лотка на столе: 2 лотка для личных и 2 — для рабочих документов: в один складывать документы, призванные храниться более года, в другой — до года. По мере заполнения перекладывать в одноименные коробки.
Через произвольные периоды времени распознавать сканы FineReader'ом в pdf (без проверки орфографии) и сохранять под тем же именем в той же папке.

Ещё проблемы:


Документы могут попадать в дом через меня и через жену. Как обрабатывать документы жены, относящиеся к рабочим, например?
Ответ: Договориться, кто какие документы вводит.

Мало места на столе, куда ставить сканер?
Ответ: www.ikea.com/ru/ru/catalog/products/50086690

Что, если на документ нельзя лепить стикер (всякие учредительные документы и т.п.)?
Ответ: 1) Лепим Post-It и на нем ставим штамп с датой и номером или 2) вкладываем в папку-карман и на нее лепим стикер.

Как понять, в какой из коробок (до года или дольше) лежит документ?
Ответ: видимо, из содержания документа.