В этой статье я поделюсь с вами обзором трендов в области управления документами и документаций. В основу материала легли личный опыт и наблюдения, данные из открытых источников, публикации вендоров.
Давным-давно, когда компьютеры только становились частью повседневного рабочего процесса, а софт только начинал совершенствоваться в распознавании отсканированных документов, человечество начало активно переводить бумажные документы в цифровой формат.
Затем пришла новая эра. Все документы, рабочие и персональные, рождались на компьютерах, но по-прежнему печатались на бумажных носителях. Так продолжалось до тех пор, пока на горизонте не появилась концепция «paperless», призванная повысить темп документооборота, который постепенно перекладывался на плечи специального программного обеспечения.
В то же время мы наблюдали, как, с повсеместным проникновением интернета, наступило время «born-digital», о чем говорил не только факт появления материалов, созданных в цифровой среде для цифровой среды, но и разворот пользователей в сторону потребления соответствующего контента.
Кроме того в контексте «born-digital» выделяют «digital for print», но, на мой взгляд, настоящий «born-digital» должен рассматриваться как «born to be/live/stay digital» и определяться через жизненный цикл информации.
Последним шагом к цифровой трансформации стал переход от «born-digital» к «born-online», который начался несколько лет назад и продолжается нарастающими темпами по всему миру. В гонке за бизнес-пользователем такие гиганты, как Microsoft и Google предложили полностью «онлайн» опыт работы с привычными форматами документов. Здесь я говорю о Microsoft Office 365 и Google G Suite (с ним мы знакомы по Google Docs, Sheets, Slides).
С этого места я и начну рассказ о трендах в работе с документами и документацией.
Разворот пользователей к онлайн инструментам — это свершившийся факт. Остается только добавить, что по мере того, как сервисы, подобные Microsoft Office 365 и Google G Suite, обрастают функционалом и становятся доступнее, процесс перехода на онлайн инструменты для работы с документами становятся всё интенсивнее. Эпоха «born online» обещает затянуться надолго.
Многие популярные онлайн сервисы для работы с документами поддерживают управление версиями. Это самая прекрасная вещь которая делает процесс редактирования документов качественно недосягаемым для большинства десктопного программного обеспечения. Научившись пользоваться преимуществами этой функции, вы всегда будете иметь доступ к историческим данным в нужном вам виде и не утонете в бесконечном количестве «_final» файлов.
Это только 1/5 часть всего списка версий одного документа. Так делать не надо.
Если еще недавно об управлении версиями говорили только программисты, то сейчас почти в каждой профессиональной сфере существуют свои инструменты с поддержкой версионности хранимых документов. Место для таких опций нашлось в инструментах для дизайнеров, например, в Figma, в сервисах для создания диаграмм, например, в Lucidchart, даже для управления инженерной документацией есть подобные возможности, например, мне однажды довелось внедрять Vitro-CAD на базе Microsoft SharePoint, в котором есть функционал управления версиями документов и возможности для совместной работы с документами.
Например, так выглядит в интерфейсе Google Docs одна из ранних версий этой статьи.
Похожие опции для управления версиями файлов, независимо от их расширения и содержания, вы можете встретить и в Dropbox, OneDrive, Google Drive. Пересохранил файл — получил новую версию, довольно просто.
SpiderOak (Источник)
Потенциальные преимущества от применения:
Примеры продуктов: Microsoft Office 365, Google Docs, SpiderOak, Dropbox, OneDrive
Следуя этому тренду, всё больше компаний переносит данные со своих офисных серверов в облака. Такой подход обеспечивает лучший опыт использования инструментов для совместной работы с документами, делает обмен информацией проще, что особенно актуально для географически распределенных компаний. Хорошей мотивацией для миграции в облако могут стать высокая надежность хранения и качественный контроль доступа к документам.
SpiderOak (Источник)
Потенциальные преимущества от применения:
Примеры продуктов: Google Drive, Dropbox, SpiderOak, IDrive, Box
Я придерживаюсь мысли что хранение файлов на сетевом диске офисного сервера — плохая идея. Вы не обязаны со мной соглашаться, но, на мой взгляд, хранение данных в облаке учит пользователей бережному отношению к качеству и количеству хранимой информации. Не доверяйте людям которые хранят в папке 40 версий документа с названием «final».
Большое распространение в корпоративной среде получают системы управления документацией, которые сочетают в себе функции создания, хранения, организации и совместной работы с данными и документами. Многие сервисы могут похвастаться поддержкой автоматизированных рабочих процессов, связанных с документацией, например, согласование, утверждение, публикация, запросы на изменение и другие. Что примечательно, похожий функционал всё чаще предлагают системы управления проектами.
Пример портала на Confluence (Источник)
Применение систем управления документацией оправдано также в рамках отдельно взятых проектов, когда вам необходимо обеспечить определенный уровень прозрачности и доступности информации для множества участников. Например, с помощью Confluence вы можете организовать FAQ раздел для клиентов, опубликовать подробную документацию для вашего продукта или сервиса, поделиться ей с клиентами или коллегами, при этом обеспечив для всех необходимый уровень доступа.
Потенциальные преимущества от внедрения:
Примеры продуктов: Confluence, HotDocs, Microsoft SharePoint
Если у вас есть система управления документами, или вы храните документы в облаке, или создаете и редактируете документы онлайн, неплохо было бы иметь ко всему доступ со своего смартфона. Не смотря на то, что смартфон не самая эргономичная платформа для работы, возможность участвовать в рабочих процессах и оставаться мобильным очень востребована в современном мире.
С ростом объемов и количества источников данных, бизнес начал осознавать, что для вывода, визуализации, и повседневного применения сложных данных в принятии решений нужны новые инструменты. Инструменты, которые помогут максимально сократить временной разрыв между тем, когда данные получены, и тем, когда данные будут обработаны, интерпретированы, и использованы людьми.
Факт того, что лидеры в области разработки программного обеспечения, такие как Google и Microsoft уже предложили бизнесу доступные во всех смыслах решения в этом сегменте, говорит о сложившемся запросе рынка на подобный функционал.
Шаблон отчета на основе данных Google Analytics в Google Data Studio
Вы сможете одновременно со своими коллегами взаимодействовать с содержанием документов, презентаций, дашбордов, при этом обращаться к данным прошлых периодов, управлять содержанием и диаграммами, фильтровать результаты, не обладая навыками дата-аналитика, знаниями SQL, навыками программирования, или прямым доступом к базам данных.
Хотя кажущаяся простота внедрения таких решений может быть обманчива, чтобы воспользоваться всеми преимуществами инструментов, необходимо решить вопрос сбора и подготовки данных к использованию.
Потенциальные преимущества от внедрения:
Примеры продуктов: Google Data Studio, Microsoft Power BI
Не смотря на то, что технология blockchain на волне негативных событий, преследующих первопроходцев новой криптоэкономики, стала жертвой рыночной депрессии, все больше компаний обращают свой взгляд на преимущества и возможности, которые может принести в их продукты blockchain. Появляются целые сети-сервисы для распределенного хранения данных, которые, конечно, не могут предоставить настолько богатый уровень функционала, как “классическое” облачное ПО, но обладают рядом других преимуществ.
Например, высокий уровень гарантии аутентичности хранимых данных — основная фишка blockchain в действии, высокий уровень независимости от инфраструктуры конкретного вендора или компании, беспрецедентный уровень безопасности доступа к данным. Даже некоторые такие признанные на рынке компании, как SpiderOak, внедряют blockchain, чтобы решать подобные задачи.
Отдельные попытки на уровне экспериментов появляются и в области хранения big data при использовании blockchain.
Потенциальные преимущества от внедрения:
Примеры продуктов: Storj, Sia, SpiderOak
Хотелось бы сказать, что независимо от того насколько быстро вы внедряете новые инструменты и методики работы с документацией, в 99% случаев это игра в догонялки. Каждое внедренное решение и продукт всегда имеет ряд преимуществ и недостатков, которые для разных компаний могут иметь различный вес. Подходите к применению новых инструментов, предварительно ответив себе на вопросы о том, какой функционал вам нужен для работы, а от чего вы можете безболезненно отказаться.
«Born-digital» est mort! Vive le «born-online»!
История документов от динозавров до «born-online»
Давным-давно, когда компьютеры только становились частью повседневного рабочего процесса, а софт только начинал совершенствоваться в распознавании отсканированных документов, человечество начало активно переводить бумажные документы в цифровой формат.
Затем пришла новая эра. Все документы, рабочие и персональные, рождались на компьютерах, но по-прежнему печатались на бумажных носителях. Так продолжалось до тех пор, пока на горизонте не появилась концепция «paperless», призванная повысить темп документооборота, который постепенно перекладывался на плечи специального программного обеспечения.
В то же время мы наблюдали, как, с повсеместным проникновением интернета, наступило время «born-digital», о чем говорил не только факт появления материалов, созданных в цифровой среде для цифровой среды, но и разворот пользователей в сторону потребления соответствующего контента.
Определение «born-digital» относится к материалам, которые создаются в цифровом формате, в отличии от тех, которые проходят путь трансформации из аналогового формата в цифровой. Чаще этот термин применяется в отношении электронных библиотек и процессов в организациях, связанных с хранением данных и интеллектуальной собственностью. Впрочем, с развитием технологий, концепция «born-digital» также стала применяться в отношении цифрового контента для частного потребления (электронные книги, музыка, и т.д.). Другие термины, которые встречаются в отношении такого контента, это «natively digital», «digital-first», или «digital-exclusive».
— пер. Wikipedia
Кроме того в контексте «born-digital» выделяют «digital for print», но, на мой взгляд, настоящий «born-digital» должен рассматриваться как «born to be/live/stay digital» и определяться через жизненный цикл информации.
Последним шагом к цифровой трансформации стал переход от «born-digital» к «born-online», который начался несколько лет назад и продолжается нарастающими темпами по всему миру. В гонке за бизнес-пользователем такие гиганты, как Microsoft и Google предложили полностью «онлайн» опыт работы с привычными форматами документов. Здесь я говорю о Microsoft Office 365 и Google G Suite (с ним мы знакомы по Google Docs, Sheets, Slides).
С этого места я и начну рассказ о трендах в работе с документами и документацией.
Укрепляющиеся тренды
Миграция пользователей в веб-сервисы
Процесс перехода на онлайн инструменты для работы с документами становятся всё интенсивнее.
Разворот пользователей к онлайн инструментам — это свершившийся факт. Остается только добавить, что по мере того, как сервисы, подобные Microsoft Office 365 и Google G Suite, обрастают функционалом и становятся доступнее, процесс перехода на онлайн инструменты для работы с документами становятся всё интенсивнее. Эпоха «born online» обещает затянуться надолго.
Функционал управления версиями документов
Если еще недавно об управлении версиями говорили только программисты, то сейчас почти в каждой профессиональной сфере существуют свои инструменты, поддерживающие версионность хранимых документов.
Многие популярные онлайн сервисы для работы с документами поддерживают управление версиями. Это самая прекрасная вещь которая делает процесс редактирования документов качественно недосягаемым для большинства десктопного программного обеспечения. Научившись пользоваться преимуществами этой функции, вы всегда будете иметь доступ к историческим данным в нужном вам виде и не утонете в бесконечном количестве «_final» файлов.
Это только 1/5 часть всего списка версий одного документа. Так делать не надо.
Если еще недавно об управлении версиями говорили только программисты, то сейчас почти в каждой профессиональной сфере существуют свои инструменты с поддержкой версионности хранимых документов. Место для таких опций нашлось в инструментах для дизайнеров, например, в Figma, в сервисах для создания диаграмм, например, в Lucidchart, даже для управления инженерной документацией есть подобные возможности, например, мне однажды довелось внедрять Vitro-CAD на базе Microsoft SharePoint, в котором есть функционал управления версиями документов и возможности для совместной работы с документами.
Например, так выглядит в интерфейсе Google Docs одна из ранних версий этой статьи.
Похожие опции для управления версиями файлов, независимо от их расширения и содержания, вы можете встретить и в Dropbox, OneDrive, Google Drive. Пересохранил файл — получил новую версию, довольно просто.
SpiderOak (Источник)
Потенциальные преимущества от применения:
- Снижение количества хранимых файлов
- Больше возможностей за контролем изменений
- Прозрачность изменений при совместной работе с документом
- Доступ ко всей истории изменений документа
Примеры продуктов: Microsoft Office 365, Google Docs, SpiderOak, Dropbox, OneDrive
Переход в облачные хранилища
Следуя этому тренду, всё больше компаний переносит данные со своих офисных серверов в облака. Такой подход обеспечивает лучший опыт использования инструментов для совместной работы с документами, делает обмен информацией проще, что особенно актуально для географически распределенных компаний. Хорошей мотивацией для миграции в облако могут стать высокая надежность хранения и качественный контроль доступа к документам.
SpiderOak (Источник)
Потенциальные преимущества от применения:
- Отвязка от локальной офисной инфраструктуры, рабочих мест и VPN
- Отказ от поддержки локального сервера для хранения файлов
- Повышение гибкости организации контроля доступа к данным
- Доступность данных через интернет и мобильные платформы
- Высокий уровень защиты от потери данных
- Стоимость развертывания и поддержки
- Поддержка Active Directory, SSO, MFA/TFA
Примеры продуктов: Google Drive, Dropbox, SpiderOak, IDrive, Box
Я придерживаюсь мысли что хранение файлов на сетевом диске офисного сервера — плохая идея. Вы не обязаны со мной соглашаться, но, на мой взгляд, хранение данных в облаке учит пользователей бережному отношению к качеству и количеству хранимой информации. Не доверяйте людям которые хранят в папке 40 версий документа с названием «final».
Использование систем управления документами
Большое распространение в корпоративной среде получают системы управления документацией, которые сочетают в себе функции создания, хранения, организации и совместной работы с данными и документами. Многие сервисы могут похвастаться поддержкой автоматизированных рабочих процессов, связанных с документацией, например, согласование, утверждение, публикация, запросы на изменение и другие. Что примечательно, похожий функционал всё чаще предлагают системы управления проектами.
Пример портала на Confluence (Источник)
Применение систем управления документацией оправдано также в рамках отдельно взятых проектов, когда вам необходимо обеспечить определенный уровень прозрачности и доступности информации для множества участников. Например, с помощью Confluence вы можете организовать FAQ раздел для клиентов, опубликовать подробную документацию для вашего продукта или сервиса, поделиться ей с клиентами или коллегами, при этом обеспечив для всех необходимый уровень доступа.
Потенциальные преимущества от внедрения:
- Стандартизация и ускорение процессов документооборота
- Повышение уровня прозрачности и доступности информации
- Упрощение информационного обмена
- Организация хранения файлов документов и информации
Примеры продуктов: Confluence, HotDocs, Microsoft SharePoint
Растет запрос пользователей на mobile-friendly сервисы
Если у вас есть система управления документами, или вы храните документы в облаке, или создаете и редактируете документы онлайн, неплохо было бы иметь ко всему доступ со своего смартфона. Не смотря на то, что смартфон не самая эргономичная платформа для работы, возможность участвовать в рабочих процессах и оставаться мобильным очень востребована в современном мире.
Новые горизонты
Data-Driven Documents
Новый уровень организации работы с ключевыми данными, отслеживание которых критично для бизнеса и принятия решений на их основе.
С ростом объемов и количества источников данных, бизнес начал осознавать, что для вывода, визуализации, и повседневного применения сложных данных в принятии решений нужны новые инструменты. Инструменты, которые помогут максимально сократить временной разрыв между тем, когда данные получены, и тем, когда данные будут обработаны, интерпретированы, и использованы людьми.
Факт того, что лидеры в области разработки программного обеспечения, такие как Google и Microsoft уже предложили бизнесу доступные во всех смыслах решения в этом сегменте, говорит о сложившемся запросе рынка на подобный функционал.
Шаблон отчета на основе данных Google Analytics в Google Data Studio
Вы сможете одновременно со своими коллегами взаимодействовать с содержанием документов, презентаций, дашбордов, при этом обращаться к данным прошлых периодов, управлять содержанием и диаграммами, фильтровать результаты, не обладая навыками дата-аналитика, знаниями SQL, навыками программирования, или прямым доступом к базам данных.
Хотя кажущаяся простота внедрения таких решений может быть обманчива, чтобы воспользоваться всеми преимуществами инструментов, необходимо решить вопрос сбора и подготовки данных к использованию.
Потенциальные преимущества от внедрения:
- Создание интерактивной среды для работы с данными
- Сокращение времени доступа к данным
- Организация среды data-driven управления бизнесом
Примеры продуктов: Google Data Studio, Microsoft Power BI
Blockchain для хранения и обеспечения аутентичности данных
Не смотря на то, что технология blockchain на волне негативных событий, преследующих первопроходцев новой криптоэкономики, стала жертвой рыночной депрессии, все больше компаний обращают свой взгляд на преимущества и возможности, которые может принести в их продукты blockchain. Появляются целые сети-сервисы для распределенного хранения данных, которые, конечно, не могут предоставить настолько богатый уровень функционала, как “классическое” облачное ПО, но обладают рядом других преимуществ.
Например, высокий уровень гарантии аутентичности хранимых данных — основная фишка blockchain в действии, высокий уровень независимости от инфраструктуры конкретного вендора или компании, беспрецедентный уровень безопасности доступа к данным. Даже некоторые такие признанные на рынке компании, как SpiderOak, внедряют blockchain, чтобы решать подобные задачи.
Отдельные попытки на уровне экспериментов появляются и в области хранения big data при использовании blockchain.
Потенциальные преимущества от внедрения:
- Максимальные гарантии аутентичности хранимых данных.
- Беспрецедентный уровень безопасности доступ к данным.
- P2P может обеспечить высокую скорость доступа к файлам.
- Распределенность пиров по всему миру обеспечит высокую доступность данных где бы вы ни были.
- Экстремально низкая стоимость (около $2 за терабайт)
Примеры продуктов: Storj, Sia, SpiderOak
В качестве заключения
Хотелось бы сказать, что независимо от того насколько быстро вы внедряете новые инструменты и методики работы с документацией, в 99% случаев это игра в догонялки. Каждое внедренное решение и продукт всегда имеет ряд преимуществ и недостатков, которые для разных компаний могут иметь различный вес. Подходите к применению новых инструментов, предварительно ответив себе на вопросы о том, какой функционал вам нужен для работы, а от чего вы можете безболезненно отказаться.
