Comments 14
Я полностью поддерживаю ваше начинание, так что вопросы ниже рассматривайте как вопросы а не критику.
1- В 90-е годы во времена бурного развития IT и Интернета в России тема «Документооборот» была одной из самых популярных. Тем не менее для меня так и осталось загадкой что-же именно подразумевается под этим. Например, если предприятие вносит заказы, путевые листы, счета, расписания и и.д. в базу данных с разделением доступа и обязанностей, является ли это документооборотом?
2- Вы пишете: "… визирование документов, регистрация физической подписи, рассылка документов по подразделениям, контроль исполнения документов и архив документов" и "… сразу же отказался от попытки сделать систему максимально гибкой с возможностью настройки дополнительных полей для документов, каких-то специфически настраиваемых маршрутов и т.п.". Вопрос: неужели это все, что может понадобиться среднестатистическому предприятию? Мне кажется это больше похоже на какой-то частный случай подходящий для спуска приказов по вертикали вниз.
1- В 90-е годы во времена бурного развития IT и Интернета в России тема «Документооборот» была одной из самых популярных. Тем не менее для меня так и осталось загадкой что-же именно подразумевается под этим. Например, если предприятие вносит заказы, путевые листы, счета, расписания и и.д. в базу данных с разделением доступа и обязанностей, является ли это документооборотом?
2- Вы пишете: "… визирование документов, регистрация физической подписи, рассылка документов по подразделениям, контроль исполнения документов и архив документов" и "… сразу же отказался от попытки сделать систему максимально гибкой с возможностью настройки дополнительных полей для документов, каких-то специфически настраиваемых маршрутов и т.п.". Вопрос: неужели это все, что может понадобиться среднестатистическому предприятию? Мне кажется это больше похоже на какой-то частный случай подходящий для спуска приказов по вертикали вниз.
1. В целом «электронный документооборот» — это очень обширное понятие. Если на предприятии есть бумажный документооборот (принята определенная номенклатура дел, определены журналы регистрации), то когда мы его переводим в безбумажную (электронную) форму, то он как бы и становится электронным :) Банальный журнал регистрации корреспонденции в Excel — это уже какой-то зачаток электронного документооборота. Но это, конечно, сильно упрощенный и утрированный вариант.
2) Среднестатистическому предприятию — да. Данное приложение и рассчитано всё-таки (как и указано в статье) именно для организации электронного документооборота по приказам, распоряжениям, договорам, актам, технической документации и прочему. Здесь не рассматривается электронный документооборот по тем же финансовым документам (для этого есть другие информационные системы). Но всё-таки предприятию для осуществления своей деятельности необходимо всю номенклатуру дел аккуратно вести. Бегать с проектом договора безусловно прекрасно — это позволяет поддерживать себя в форме, встречаться с кучей людей, давать работу отделу ИТ, фирме у которой вы заказываете заправку картриджей и просто показывать свою нужность, но отнимает время и деньги. Добавляем электронное визирование — получаем экономию. Ни один документ не документ, пока подпись и печать на нём не стоит — можно, конечно, опять к секретарю очередь устроить, но если это автоматизировать — окажется, что и секретарь может распланировать свою работу и подчиненные будут меньше шляться у кабинета директора :) Подписали документ? Сам по себе он никому не нужен, его нужно распространить — т.е. нужна электронная рассылка. По электронной почте вручную рассылать — потеря времени, ошибки, надо автоматизировать процесс. Если документ нужно исполнять — значит нужен контроль исполнения и лучше если это будет опять же автоматизированный процесс, с ответственными, с началом и окончанием. Опять же документы должны быть доступны в электронном архиве, мало у кого есть желание рыться в бумажном. Всё это система Визирь обеспечивает.
По поводу дополнительных полей, то, на мой взгляд, надо всё-таки отталкиваться от конкретных нужд. Если у документа есть подробное описание, официальное его наименование на предприятии, есть раздел в номенклатуре, где он «хранится» — то что еще надо? Понятно, что можно еще чего-то выдумать, но пусть подобными вещами занимаются какие-то супер-пупер продвинутые системы с большим бюджетом и кучей разработчиков. Я лично видел как работают на предприятии крупные СЭД, и сам в них работал и немного сопровождал — ну вот не надо оно обычно 99% пользователей. Сложно настраиваемые маршруты — могут, например, используются для каких-то достаточно сложных визированиях, т.е. не все сразу визируют (и не все подряд), а некими очередями — ну опять же, на мой взгляд, параллельное визирование без очередей проще и достаточно в 90% случаев. Да, оно вынуждает согласующих лиц чаще смотреть документ, зато какие-то вещи могут открыться раньше и это сэкономит время на подготовку документа. В системе Визирь маршруты в основном задаются системой полномочий (по номенклатуре дел — «группы документов») и частично при помещении проекта документа в систему.
2) Среднестатистическому предприятию — да. Данное приложение и рассчитано всё-таки (как и указано в статье) именно для организации электронного документооборота по приказам, распоряжениям, договорам, актам, технической документации и прочему. Здесь не рассматривается электронный документооборот по тем же финансовым документам (для этого есть другие информационные системы). Но всё-таки предприятию для осуществления своей деятельности необходимо всю номенклатуру дел аккуратно вести. Бегать с проектом договора безусловно прекрасно — это позволяет поддерживать себя в форме, встречаться с кучей людей, давать работу отделу ИТ, фирме у которой вы заказываете заправку картриджей и просто показывать свою нужность, но отнимает время и деньги. Добавляем электронное визирование — получаем экономию. Ни один документ не документ, пока подпись и печать на нём не стоит — можно, конечно, опять к секретарю очередь устроить, но если это автоматизировать — окажется, что и секретарь может распланировать свою работу и подчиненные будут меньше шляться у кабинета директора :) Подписали документ? Сам по себе он никому не нужен, его нужно распространить — т.е. нужна электронная рассылка. По электронной почте вручную рассылать — потеря времени, ошибки, надо автоматизировать процесс. Если документ нужно исполнять — значит нужен контроль исполнения и лучше если это будет опять же автоматизированный процесс, с ответственными, с началом и окончанием. Опять же документы должны быть доступны в электронном архиве, мало у кого есть желание рыться в бумажном. Всё это система Визирь обеспечивает.
По поводу дополнительных полей, то, на мой взгляд, надо всё-таки отталкиваться от конкретных нужд. Если у документа есть подробное описание, официальное его наименование на предприятии, есть раздел в номенклатуре, где он «хранится» — то что еще надо? Понятно, что можно еще чего-то выдумать, но пусть подобными вещами занимаются какие-то супер-пупер продвинутые системы с большим бюджетом и кучей разработчиков. Я лично видел как работают на предприятии крупные СЭД, и сам в них работал и немного сопровождал — ну вот не надо оно обычно 99% пользователей. Сложно настраиваемые маршруты — могут, например, используются для каких-то достаточно сложных визированиях, т.е. не все сразу визируют (и не все подряд), а некими очередями — ну опять же, на мой взгляд, параллельное визирование без очередей проще и достаточно в 90% случаев. Да, оно вынуждает согласующих лиц чаще смотреть документ, зато какие-то вещи могут открыться раньше и это сэкономит время на подготовку документа. В системе Визирь маршруты в основном задаются системой полномочий (по номенклатуре дел — «группы документов») и частично при помещении проекта документа в систему.
<..>ЭЦП <..> это тупо технология ради технологии. Всё преимущество стойкого шифрования сливается в никуда обычными пользователями
Ага, заодно без ЭЦП любая редиска с доступом к серверу сможет понасоздовать любых документов любого авторства, а так же поменять содержание уже существующих. С ЭЦП же придётся побегать, выманивая пины и ключи с неилюзорным шансом быть пойманным, либо во время, либо постфактум, да и содержание документов уже так просто не поменяешь, особенно если они живут в дереве Меркла с другими связанными документами. Да, с культурой ИБ есть проблемы, но способы их решения существуют (вплоть до выписывания штрафов за нарушение правил или вознаграждений за успешное выманивание ключа) и нужно работать над улучшением культуры, а не оголтело отказываться от данной технологии.
Да, всё правильно. Однако, как всегда это вопрос цены. Если цена «прорыва обороны» СЭД ощутима и превышает стоимость внедрения ЭЦП на предприятии — то да. Я не оголтело отказался от ЭЦП в свое время, а просто посчитал, что её поддержка будет в этой системе не нужна. Как я сказал, я пытался уменьшить стоимость внедрения и сопровождения. Сопровождение ЭЦП — достаточно дорогая вещь, сами ключи денег стоят, лицензии на тот же КриптоПро, центр сертификатов, перевыпуск сертификатов, организация всего этого добра… И 10 лет назад всё-таки была своя специфика :) ключи на дискетках, отсутствие нормальных вариантов работы с ЭЦП через браузер. Сейчас, на самом деле, всё гораздо проще стало и такую поддержку можно было бы добавить… но уже поздно, поезд всё-таки, видимо, ушёл.
UFO just landed and posted this here
Хочется верить, что поисковые машины уже научились детектировать эти попытки повысить релевантность и отправляют такие ссылки на самое дно самой последней страницы результатов поиска.
Круто. Но вместе с названием статьи данное слово в тексте на нескольких страницах встречается 5 раз. Видимо, надо было один раз написать. А если это камень в сторону того, что про саму систему в статье рассказано мало — так я и не собирался этого делать. Ссылки на сайт и на документы приведены, там более подробно расписаны функции и возможности. Есть ссылка на демо-версию (она, конечно, обрезанная, но кнопки потыкать можно). Есть ссылки на инсталляционный пакет.
СЭД без интеграции с остальными информационными системами предприятия почти бесполезна…
ну с почтой это дело интегрировать пару раз плюнуть. (имхо)
С чем ещё это надо интегрировать по-вашему? А главное зачем, если например кроме АД, файловой помойки, почтовика и пары серверов БД и 1с больше и нет ничего на предприятии)
С чем ещё это надо интегрировать по-вашему? А главное зачем, если например кроме АД, файловой помойки, почтовика и пары серверов БД и 1с больше и нет ничего на предприятии)
Если рассматривать СЭД исключительно как архив организационных документов, то да, незачем. Но в таком виде СЭД нужна достаточно небольшому числу предприятий. В моём же понимании для того, чтобы СЭД была реально полезна, она должна быть «хребтом» всех ИТ-систем предприятия.
и всё же вы не ответил ни на один из моих вопросов. просто перефразировали то, что сказано было ранее.
Ну это сильное заявление. СЭД они очень разные. Одна, кстати, из основных ошибок при внедрении любой информационной системы — это желание охватить сразу все. Иногда напоминает мультфильм «Вовка в тридевятом царстве»: «А может вы за меня ещё и есть будете? — Ага!»
Для начала можно просто взять и задать себе вопрос — а что у нас с документами ОРД? Автоматизированно ли их ведение? Надо ли оно нам? Нужна ли нам интеграция приказов и распоряжений в другие ИС? А что у нас с договорами? А может в системе ERP нам только номер документа нужен, а посмотреть мы его и другой системе по ссылке можем? И т.д. Любая фича стоит денег, если они есть и можно их тратить на информационные системы без ограничений — это бесценно. Если нет — значит придётся выбирать — шашечки или ехать. Поэтому я и писал в статье, что для снижения стоимости разработки, внедрения и поддержки система будет «вот такой» а не «ВОТ ТАКОЙ» :)
Посмотрите, кстати, стоимость систем СЭД на рынке — добавьте стоимость внедрения и поддержки — какое предприятие это потянет? Разве что крупный холдинг. А эту систему может и средняя фирма использовать и крупная на пробу и на вырост взять. Да и просто поиграться и понять реальные хотелки, а не маркетологическую шелуху.
Для начала можно просто взять и задать себе вопрос — а что у нас с документами ОРД? Автоматизированно ли их ведение? Надо ли оно нам? Нужна ли нам интеграция приказов и распоряжений в другие ИС? А что у нас с договорами? А может в системе ERP нам только номер документа нужен, а посмотреть мы его и другой системе по ссылке можем? И т.д. Любая фича стоит денег, если они есть и можно их тратить на информационные системы без ограничений — это бесценно. Если нет — значит придётся выбирать — шашечки или ехать. Поэтому я и писал в статье, что для снижения стоимости разработки, внедрения и поддержки система будет «вот такой» а не «ВОТ ТАКОЙ» :)
Посмотрите, кстати, стоимость систем СЭД на рынке — добавьте стоимость внедрения и поддержки — какое предприятие это потянет? Разве что крупный холдинг. А эту систему может и средняя фирма использовать и крупная на пробу и на вырост взять. Да и просто поиграться и понять реальные хотелки, а не маркетологическую шелуху.
А вы расскажите с чем интегрированы бумажки, которые народ на предприятиях печатает, носит на подпись, хранит, ксерит?
Я про себя скажу что внедрял подобную систему, тоже самописную, и хотя оно ни с чем особо не интегрировано, но мы получили экономию времени людей, которым не надо бегать носить эти бумажки, не надо их искать у кого они сейчас на подписи и следить чтобы оно не потерялось, не надо потом ксерить и разносить остальным заинтересованным лицам.
Вот когда у вас уже есть подобная система, можно думать о интеграции, посчитать что это даст, и стоит ли за это заплатить деньги тому кто это сделает. А если у вас все еще бумажки то о какой интеграции идет речь? Конечно это замечательно, если кто то способен внедрить все и сразу и в полном объеме, но все имеет свою цену. И я на своем опыте утверждаю что подобная система вовсе не бесполезна, а очень полезна, ведь преимуществ перед бумагой даже такая система дает много.
Я про себя скажу что внедрял подобную систему, тоже самописную, и хотя оно ни с чем особо не интегрировано, но мы получили экономию времени людей, которым не надо бегать носить эти бумажки, не надо их искать у кого они сейчас на подписи и следить чтобы оно не потерялось, не надо потом ксерить и разносить остальным заинтересованным лицам.
Вот когда у вас уже есть подобная система, можно думать о интеграции, посчитать что это даст, и стоит ли за это заплатить деньги тому кто это сделает. А если у вас все еще бумажки то о какой интеграции идет речь? Конечно это замечательно, если кто то способен внедрить все и сразу и в полном объеме, но все имеет свою цену. И я на своем опыте утверждаю что подобная система вовсе не бесполезна, а очень полезна, ведь преимуществ перед бумагой даже такая система дает много.
Sign up to leave a comment.
Система электронного документооборота «Визирь»