В среднем мы получаем 120 сообщений каждый день. Ниже несколько способов сделать ваши сообщения заметными и получить на них ответ.
Электронные письма и текстовые сообщения просто отправлять, но их стало просто игнорировать. Учитывая, что среднестатистическому человеку в тэке в день приходит более 120 писем, трудно быть уверенным, что именно ваше письмо прочитают и вам ответят. То же самое касается наших социальных сетей. Мы приготовили для вас 9 лайфхаков, которые увеличат ваши шансы на получение ответа.
1. Попросите ответить на сообщение в теме письма
Звучит просто, но иногда все, что вам нужно сделать, это попросить ответить. «Если электронное сообщение требует ответа, то предупредите получателя в теме письма», — предлагает Джанин Адамс, организатор мероприятий из Сент-Луиса. «Порой я отвечаю на сообщения, только если в конце темы письма написано «— НУЖЕН ОТВЕТ», — говорит она. — Это очень действенно».
2. Изменяйте тему письма, когда меняется предмет разговора
Предмет обсуждения может меняться, особенно в длинных переписках, что делает исходную тему письма неуместной. «Люди отключаются и перестают читать письма, как только они получают интересующую их информацию, думая, что все дальнейшие письма к ним не относятся, — говорит Диана Бухен, автор книги «Что я еще могу сказать? Почему общение не складывается и что с этим делать». — Поэтому они упускают важные детали и события. Обновляя тему письма в цепочке сообщений, вы заново вовлекаете в обсуждение всех участников».
3. Не пренебрегайте приветствием
«Когда электронное письмо начинается без обращения к получателю по имени, он может подумать, что это массовая рассылка и письмо не требует ответа», — говорит Пегги Дункан, автор книги «Карманный справочник по Тайм-менеджменту: Создавайте время для Вашей жизни». «Кроме того, ваше письмо могут понять как требование, а не как просьбу, — говорит она. — И начинать письмо с приветствия попросту более вежливо».
4. Начинайте ваше письмо с четко сформулированной просьбы
«Не скрывайте цель вашего электронного письма; начните с описания желаемого ответа и срока его получения», — говорит Лиза Заслоу, организатор мероприятий из Нью-Йорка. — «Например: «Пожалуйста, сообщите к концу дня, сможем ли мы встретиться 21-го числа в обед»», — говорит она.
5. Придерживайтесь правила «золотой середины» в объеме письма
Согласно исследованию email-маркетинговой платформы Boomerang, частота ответов на письма увеличится наполовину, если ваше письмо по объему будет от 50 до 125 слов. Частота ответов медленно снижается с 50% для сообщений из 125 слов до примерно 44% для сообщений из 500 слов. После этого она остается неизменной до объема в 2000 слов, а затем резко сокращается.
6. Используйте язык третьеклассника
Исследование платформы Boomerang установило, что сложность языка в письме сильно влияет на вероятность ответа. Письма, написанные на уровне третьеклассника, с использованием простых конструкций и меньшим количеством слов в предложении, были более понятными. На них отвечали на 36% чаще, чем на письма, написанные на академическом языке, и на 17% чаще, чем на те, которые были написаны на языке старших классов. Если вы хотите проверить уровень читабельности ваших текстов, то это можно сделать на сайте ReadabilityScore.com (англ.).
7. Используйте эмоции
Исследование платформы Boomerang показало, что использование умеренного количества эмоционально-окрашенных слов, таких как «великий, замечательный, восхищенный, довольный, плохой, ненавистный, яростный, ужасный», увеличивает вероятность ответа на письмо на 10-15% по сравнению с нейтральными или излишне эмоциональными электронными письмами.
Алекс Мор, генеральный директор платформы Boomerang, говорит, что если вы направляете, например, жалобу, то лучше сформулировать ее как “Сегодня в Вашем магазине со мной произошла ужасная ситуация. Сотрудник был очень груб со мной. Пожалуйста, исправьте ситуацию” вместо “Твой магазин — отстой. Твой сотрудник — придурок. Надеюсь, что ты умрешь в муках”.
8. Форматируйте текст
«Используйте жирный шрифт и разные цвета, чтобы выделить ожидаемый ответ», — предлагает Заслоу. Форматирование может не отобразиться в письме получателя, это зависит от совместимости почтовых сервисов, но попробовать стоит.
Дункан добавляет, что вы можете использовать маркированные списки, чтобы повысить читабельность текста, а также использовать другой цвет текста, чтобы привлечь внимание к срокам.
9. Продумайте время отправки сообщения
Отправляйте письма утром. Согласно исследованию 500 000 электронных писем, проведенного поставщиком программного обеспечения для отслеживания электронных писем Yesware, электронные письма, отправленные с 6 до 7 утра, получают самые высокие показатели по прочтению — около 45%. В этот промежуток времени отправляется меньшее количество писем, что снижает конкуренцию.
