Не тот стрелок, кто стреляет, а тот, кто попадает
Теперь, когда мы знаем, что такое задача и что не является задачей, думаю, стоит изучить, какие задачи являются функциональными, а какие - НЕфункциональными?
В управлении потоком задач существует проблема разделения задач на функциональные и НЕфункциональные.
Функциональные задачи — это такие задачи, выполнение которых на определённом промежутке времени фактически продвигает нас к достижению заданных — желаемых целевых результатов — целей.
Они жёстко связаны с целями через безусловную причинно-следственную логическую связь, благодаря которой без их выполнения достичь целевых результатов объективно невозможно. Из-за этой логической связи их просто нельзя отбросить и проигнорировать.
Если мы хотим достичь целевых результатов, то нам надо выявлять и выполнять функциональные задачи, а не отказываться от них. Не пытаться их проигнорировать или избежать. Не выполнение функциональных задач — всегда означает не достижение целей. Отказ от них — отказ от цели.
Часто выполнению функциональных задач нам мешают НЕфункциональные задачи.
И красно, и пестро, да пустоцветом
НЕфункциональные задачи — это противоположность функциональных задач. Это те задачи, которые на текущем отрезке времени никакого вклада в достижение заданных — желаемых целевых результатов не делают.
Они в текущем периоде времени никак не связаны с целями организации, не ведут к достижению этих целей или даже противоречат им. Их невыполнение никак не повлияет на достижение целей.
А их выполнение повлияет — оно помешает достижению целей, так как растратит ресурсы (и в первую очередь время, являющееся невосполнимым ресурсом), которые можно было бы использовать для выполнения функциональных задач.
НЕфункциональные задачи в интеллектуальном труде — это как дефектные изделия в физическом труде. Наличие их в общей массе не желательно, увеличение их доли ведёт к нерациональному расходованию ресурсов, к увеличению затрат и, как следствие, к снижению производительности интеллектуального труда.
Представьте, что будет, если в потоке выполняемых вами задач, основную массу составляют НЕфункциональные задачи. Вы будете трудиться «в холостую». Бег на месте. Истратите силы, энергию, время и деньги, но никуда не продвинетесь. Упустите время.
Если выражаться языком бережливого производства, то НЕфункциональные задачи в интеллектуальном труде — это «муда»[1], что на японском языке означает потери, отходы, то есть любую деятельность, которая потребляет ресурсы, но не создаёт ценности.
А если проще и, по-современному, то НЕфункциональные задачи — это спам.
Например, в процедуре «Заключить договор с клиентом» задачи: «составить договор», «согласовать текст и разногласия с клиентом» — это функциональные задачи. Их решение продвигает нас к подписанию договора. Без их выполнения мы никак не продвинемся в ходе заключения договора. Их невозможно не выполнить. Если мы откажемся от выполнения этих задач, то мы откажемся от достижения цели – от заключённого договора.
А вот задачи «зарегистрировать договор», «завизировать договор», «согласовать договор с юристами» — это НЕфункциональные задачи. Мы можем продвинуться к заключению договора с клиентом и без них. Их выполнение тратит время исполнителя, ответственного за договор.
Часто НЕфункциональные задачи относятся к области контроля, учёта и отчётности, сбора необходимой информации и т. д.
Как и в случае с дефектными изделиями и с «мудой», и со спамом, мы должны стремиться к выявлению НЕфункциональных задач, к сведению их доли к минимуму.
Мы должны так выстраивать процедуры организации, чтобы исключить или минимизировать количество и/или трудоёмкость[2] НЕфункциональных задач.
Надо так структурировать систему управления, чтобы она не позволяла генерировать и выполнять НЕфункциональные задачи, тратить на них много времени, не создавала благодатную почву для этого, не стимулировала персонал на занятость НЕфункциональными задачами, фильтровала их и отправляла в «корзину». А спамеров — «гасила».
И это будет приводить к более рациональному использованию ресурсов, а, следовательно, и к увеличению производительности интеллектуального труда и к повышению его качества, а также к «сбытию мечт»[3].
Когда мы делаем в основном функциональные задачи — мы попадаем в «яблочко», а когда НЕфункциональные задачи — в «молоко». Попадание в «молоко» не приносит очков и означает потерю времени и промах в любом деле, требующем внимательности и точности.
Полная версия статьи доступна в моей книге «Задачи чудесные, или Козырная «ТУЗ» Мотаева!»
С уважением к Вам и Вашему делу, Мотаев Александр
Обсудить эту и другие статьи блога вы можете в нашем Telegram-канале "Управление потоком задач".
[1] - Интересно, что в русском разговорном языке есть грубые слова «мудак», «мудить», «мудохаться», что можно трактовать как мучитель, мучить, мучиться, т.е. тратить излишние бесполезные, не предусмотренные усилия и энергию. Не от японской ли «муды» оно произошло? А, может, наоборот?
[2] - Когда от НЕфункциональных задач невозможно отказаться совсем по каким-либо причинам. А такое бывает часто.
[3] - О проблеме «несбытие мечт» я расскажу в статье «Несбытие мечт» в разделе «Предпосылки появления потребности в повышении производительности интеллектуального труда»
