Привет! Я Лена, ИТ-лидер 1С в Moex. Хочу поделиться историей, как я внедрила ретро в своей команде, не знакомой с ней и какие инструменты для этого я использовала.
Надеюсь, что мой опыт будет полезен как пошаговое руководство для начала проведения встреч Ретро в вашей команде.
Предпосылки для проведения
У нас была новая команда 1С, кто-то пришел пару месяцев назад, другие несколько недель, и не смотря на то, что каждый по-отдельности френдли, бывают сложности в коммуникациях, нет общности, накопились невыясненные моменты;
Процессы организации Банковских структур накладывают ограничения на работу команды, нет понимания зачем это нужно, где можно отказаться от бюрократии, где нет, недопонимания вызывают стресс;
Завершили спринт и необходимо было его проанализировать, посмотреть метрики, отметить успешные практики, похвалить команду, и наоборот - извлечь уроки из ошибок, чтобы не допускать их в следующих спринтах;
Ретро можно проводить и как отдельную практику, чтобы взглянуть на работу команды.
Предварительная подготовка
До начала встречи мне необходимо было к ней подготовиться:
Запрос всем участникам команды подготовить до РЕТРО ответы на вопросы:
Что помогало? и что можно улучшить? - за неделю до встречиВыбрать формат Ретро:
Очный классический - в офисе, с использованием доски, стикеров и маркеров;
Виртуальный - использование онлайн-инструментов для проведения ретроспективы в удаленной команде;
Игровой - использование игр и упражнений для активизации участников;
Найти различные сценарии для проведения игр, разминок;
Составить план ретро на 1,5ч с четким таймингом каждого этапа;
Написать правила экологичного реагирования на дебатах;
Запланировать встречу в календаре и забронировать переговорку (за 2ч для подготовки очного формата + время самого ретро);
Стикеры клеющиеся, ручки, маркеры, доска/флипчарт, экран с таймером для очного формата;
Заранее нарисовать план ретро на доске, подготовить шаблоны на флипчарте или на Онлайн-Борде - 2ч;
Вывести на экран таймер, проверить подключение удаленщиков;
Выбрать помощника фасилитатора.
С какими проблемами столкнулись
Половина команды была удаленщики, поэтому формат живого общения в офисе мы выбрать не могли и решили использовать виртуальный и игровой формат одновременно;
Возникли сложности с использованием Доски Miro, необходимо было срочно найти инструмент, используя корпоративные ограничения, доступность каждому члену команды и простоту использования впервые - я создала общую страничку на Confluence, использовала плагин Борду Draw.io, создала заранее шаблоны, поверх которых мы будем клеить стикеры;
Цели встреч Ретро
Что я хотела достичь с помощью ретроспективы?
Анализ работы по спринту. Посмотреть метрики по спринту по JIRA на дашбордах, достигли ли мы целей спринта, сколько задач переносятся из спринта в спринт, а что способствует нашим успехам, что нужно продолжать использовать;
Проанализировать сложности. Стать эффективнее в следующих циклах. Разработка планов по улучшению процессов.
Укрепление команды. Команда должна начать лучше взаимодействовать, лучше понимать друг друга;
Пообщаться и повысить прозрачность. Свободно обсудить внутренние вопросы и поделиться откровенными мнениями, поэтому не должны присутствовать сторонние участники;
Разминка
Мероприятие не предполагалось как официозное, необходимо было разрядить атмосферу и привнести элементы игры в наше Ретро.
Упражнение из одного слова. Прошу каждого участника сообщить с каким настроением они пришли на ретро, чтобы понять, действительно ли люди хотят там быть или нет.
Скрытый текст
Можно также использовать метод Исследователь, Покупатель, Отпускник, Заключенный. Тогда участник должен выбрать одно из:
Исследователи хотят узнать как можно больше о проекте, выпуске продукта или итерации.
Покупатели изучат всю информацию и будут в восторге, если смогут уйти с одной действенной идеей.
Отдыхающие спокойно относятся к идее отойти от своего рабочего места, но на самом деле не приходят на встречу.
Заключенные предпочли бы заниматься чем-то другим.
Я заранее создала страничку в Confluence, налепила стикеров, смайлов, раздала каждому, научила пользоваться доской совместно. На это тоже заложила отдельный тайминг, тк в отличии от доски Миро, есть небольшие сложности в интерактивном перемещении стикеров.
Обсудили правила ретро
Выдерживать тайминг
Открытость
Активность
Не мешаем Команде
Фасилитатор – не участник
Может не получиться – и это нормально
Игра
Для первого ретро мы использовали метод Знакомства, где каждый член команды должен дать положительную оценку, похвалу всем другим
Скрытый текст
Вместо предыдущего можно воспользоваться и данным методом, чтобы инициировать как можно больше обсуждений. Здесь нужно придумать номинации и проголосовать за победителя, например, в следующих категориях:
«Лучший» (или «Самый» захватывающий, обучающий, совместный)
Самые раздражающие (сложные, неполные, неряшливые)
Самый сложный / Самый захватывающий. (Или пусть команда определит категорию)
Результаты спринта
У нас разработаны Дашборды в JIRA по метрикам спринта, на которые мы всегда смотрим, вспомнили Цели прошлого спринта и какие из них достигли.
Далее переходим к подготовленному Шаблону на Доске (аналог Miro - Draw.io в Confluence) из 4 частей, согласно плана Ретроспективы.
Метод 4Ч
Что понравилось
Чему вы научились
Чего не хватало
Что не понравилось (какой процесс, а не человек)
Раздали всем стикеры, каждый пишет на своем, идем по очереди по столбцам,
читаем вслух, голосуем - ставим смайлики лайки, если солидарны с фразой на стикере,
не критикуем людей, говорим какой процесс пошел не так как хотелось бы.
Дали людям высказаться на стикерах, но соблюдали тайминг.
Далее перешли к извлеченным урокам по негативным комментариям и действиям, которые мы должны предпринять, чтобы избежать таких же проблем в будущем.
Завершение ретро
Оцениваем, что обсуждалось, и думаем, чтобы было неплохо добавить, как улучшить следующую ретро. Мы составляем план по пересмотру доработки методик, даже если все было хорошо или команда долгое время работала вместе.
Вопрос из одного слова
Что вы вынесли из этого ретро: решения проблем, ничего, улучшения, новые идеи или потерю времени?
Метрика счастья
Каждый участник оценивает Ретро по шкале от 1 до 5.
Можно также применить метод рисунок: Каждый человек делает рисунок и делится им с командой.
Ретро нужно проводить регулярно, благодаря этому мы можем анализировать успехи и проблемы команды, извлекать из этого уроки и постоянно улучшать рабочие процессы, повышать свою продуктивность.
Каждый участник команды мог свободно высказать свои мысли, опасения и предложить идеи, а это помогает нам сплотить команду и улучшить коммуникации, что мы и хотели достичь.