Внедрение корпоративных информационных систем позволяет автоматизировать большинство административно-хозяйственных операций предприятия. Класс системы, например, ERP, ERP2 или MRP, специфицирует бизнес-процессы, подлежащие автоматизации. Имплементация ERP-систем затрагивает две ключевые области деятельности компании: логистику и финансы. Причем специфика страны накладывает свой отпечаток: в Европе преимущественно акцент делается на логистических операциях, в России, напротив, – финансовых [1]. Для обеспечения эффективной работы ERP-системы необходимо обеспечить разумный баланс между логистическими и бухгалтерскими требованиями, их реализацией в программной системе.
Процесс закупок относится к логистическим транзакциям и вносит свой вклад в реализацию непрерывного бизнес-процесса от потребности до списания. Определенные операции этого процесса имеют тесную интеграцию с финансовыми активностями, в частности, в момент приемки продукции на склад, а также при регистрации входящих счетов-фактур в информационной системе формируются бухгалтерские проводки. Тем самым автоматизация позволяет одновременно иметь отчетность по складским и бухгалтерским аналитикам.
Следует отметить, что, несмотря на кажущуюся простоту закупок, процесс ее отражения в ERP-системе достаточно непрост. Существуют различные виды закупок, каждая их которых имеет свои отличительные особенности и требует уникальной реализации в программной системе [2]. Зачастую в проектах внедрения ERP-систем цепочки закупок имеют сложную реализацию из-за необходимости удовлетворения бухгалтерским требованиям. Давайте рассмотрим схемы закупок, точки интеграции с финансовыми операциями и найдем способ их отражения в ERP-системе.
Цель статьи состоит в обзоре схем закупок и их реализации в SAP ERP. Знание особенностей реализации цепочек закупки позволит сформулировать более обстоятельные вопросы бизнес пользователям для выявления специфичных требований, тем самым обеспечивая быстрое прохождение фазы анализа при имплементации ERP-систем. Достижение этой цели потребует проработки следующих задач:
обзор процессов закупки в России;
выявление отличий в различных схемах закупок;
реализация процессов закупок в системе SAP ERP.
Типовая схема закупки
Начнем с определения ключевых терминов. Закупка представляет собой:
приобретение заказчиком продукции (товаров, работ, услуг) на основе договора;
приобретение товаров крупными партиями (в большом количестве) как на внешнем, так и на внутреннем рынках;
во внешней торговле, приобретение товаров и услуг за границей с целью ввоза в страну и продажи на ее внутреннем рынке.
Основной бизнес-процесс, который реализуется в закупках, состоит из следующих трех базовых шагов системы SAP ERP:
регистрация заказа на закупку. Заказ на закупку отражает реальную поставку продукции, например, отзыв к контракту. Поиск источника поставки и актуализация цены проводятся в процессе контрактования;
приход продукции на склад, в также регистрация акта выполненных работ и услуг. Регистрация прихода необходима для увеличения складского запаса закупаемой продукции, в результате чего порождается документ материала и соответствующий бухгалтерский документ;
ввод входящего счета-фактуры. Входящий счет-фактура отражает кредиторскую задолженность по результатам оприходования материалов, приемки работ и услуг. Счет-фактура сопровождается созданием бухгалтерского документа.
Часто по бизнес-процессу операция закупок может иметь большее количество шагов. Например, к базовым шагам могут быть дополнены следующие операции:
планирование потребности в материалах (MRP);
составляется заявка на закупку;
формируется документ контракта.
Можно выделить следующие виды закупок:
купля-продажа товаров;
закупка материально-производственных запасов;
ответственное хранение продукции;
закупка импортной продукции;
закупка ��борудования;
закупка работ и услуг.
Отличительной особенностью каждого вида закупок является следующее:
терминологическое;
процессное;
первичная документация;
бухгалтерские проводки поступления;
бухгалтерские проводки входящего счета-фактуры;
различия в настройке системы SAP ERP.
В результате чего, реализация процесса в корпоративной информационной системе SAP будет отличаться по последовательности выполняемых шагов. В таблицах 2.1-2.2 приведено более детальное описание параметров различия схем закупок.
Таблица 2.1. Отличия схем закупок терминологические, процессные и первичной документации
Схема закупки | Отличие | ||
Терминологическое | Процессное | Первичной | |
Купля-продажа товаров | Товары | Закупка товаров для дальнейшей перепродажи | Акт о приемке товара (ТОРГ-1) |
Закупка материально-производственных запасов | Материально-производственные запасы | Закупка материалов для собственных нужд | Приходный ордер (М-4) |
Ответственное хранение продукции | Товарно-материальные ценности | Прием на склад на ответственное хранение товаров и материалов, не являющихся собственностью организации, с последующим их возвратом собственнику в рамках договора о принятии ценностей на ответственное хранение | Акт о приеме-передаче товарно-материальных ценностей на хранение» (МХ-1) |
Закупка импортной продукции | Товарно-материальные ценности | Поступление товаров и материалов, закупленных в порядке импорта | Акт о приемке товара (ТОРГ-1), приходный ордер (М-4) |
Закупка оборудования | Оборудование, материалы | Закупка оборудования для собственных нужд | Акт о приемке оборудования (ОС-14) |
Закупка работ и услуг | Работы и услуги | Закупка работ и услуг для собственных нужд | – |
Таблица 2.2. Отличия схем закупок бухгалтерских проволок поступления и регистрации входящего счет-фактуры, а также конфигурации SAP ERP
Схема закупки | Отличие | ||
Бухгалтерская проводка поступления на склад (счет запаса) | Бухгалтерская проводка регистрации входящего счета-фактуры (контрольный счет) | Конфигурирование SAP ERP | |
Купля-продажа товаров | 41 – Товары | 60 – Расчеты с поставщиками и подрядчиками | печатные формы поступления продукции;список доступных классов оценки;раздельная оценка, присвоения классов оценок группам материалов;позиции сбытового заказа, выбор счетов для класса оценок;выбор счета поступления основного средства;код налога;ведение основной записи поставщика;ведение основной записи материала;ведение основной записи услуги;введение входящего счета-фактуры |
Закупка материально-производственных запасов | 10 – Материалы | 60 – Расчеты с поставщиками и подрядчиками | |
Ответственное хранение продукции | Забалансовый Z02 –Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение | 60 – Расчеты с поставщиками и подрядчиками | |
Закупка импортной продукции | 41 – Товары, субсчет 1, 10 – Материалы, субсчет 1 | 60 – Расчеты с поставщиками и подрядчиками, 76 – Расчеты с разными дебиторами и кредиторами (для учета расчетов с таможней) | |
Закупка оборудования | 07 – Оборудование к установке, 08 – Вложения во внеоборотные активы | 60 – Расчеты с поставщиками и подрядчиками | |
Закупка работ и услуг | 30 – Расходы | 60 – Расчеты с поставщиками и подрядчиками, субсчет 1 | |
Схема купли-продажи товаров
Рассмотрим первую схему закупок: купля-продажа. Особенности реализации бизнес-процесса закупки товарно-материальных ценностей по схеме купли-продажи в корпоративной информационной системе SAP ERP:
продукция закупается с целью дальнейшей перепродажи клиенту, но не собственного использования, поэтому применяется терминология «купля-продажа товаров»;
создание заказа на закупку в SAP ERP ведется стандартным образом, как для покупки обычного складируемого материала;
по результатам регистрации прихода товара на склад в SAP ERP печатается формуляр вида ТОРГ, а именно: ТОРГ-1 (Акт о приемке товара), создается бухгалтерская проводка на балансовый счет 41 – Товары.
Модель закупки ТМЦ по схеме купли-продажи в системе SAP ERP представляется следующими шагами (рис. 3.1):
создается заказ на закупку с указанием ТМЦ, количества, цены и пр.;
регистрируется приход ТМЦ. На основании поступивших от поставщика накладной ТОРГ-12 и счета-фактуры в системе SAP ERP формируется и распечатывается ТОРГ-1 и регистрируется бухгалтерская проводка поступления Дт. 41 Кт. 15;
проводится входящий счет-фактура транзакцией MIRO и регистрируются бухгалтерские проводки Дт. 15 Кт. 60 и Дт. 19 Кт. 60;
в последующем создаются сбытовые заказы для перепродажи закупленной продукции клиентам.
С точки зрения конфигурирования выполняется настройка печатных формуляров для ТОРГ-1. Создаются дополнительные классы оценок, в контексте которых выполняется присвоение балансовых счетов поступления запасов и перерасчета для операций BSX и WRX, в частности: 41 и 15 счетов (рис. 3.2). В коде налога выполняется указание налогового счета 19. В последующем в основной записи материала ведется присвоение класса оценки на ракурсе «Бухгалтерский счет 1», а в основной записи поставщика присваивается контрольный счет 60 (рис. 3.3).
Схема закупки материально-производственных запасов
Закупка материально-производственных запасов ведется по схеме аналогичной купле-продажи товаров. Особенности реализации бизнес-процесса закупки МПЗ в информационной системе SAP ERP выглядят следующим образом:
продукция закупается для внутреннего потребления (например, ремонта оборудования или производства), поэтому используется термин «материал»;
создание заказа на закупку в SAP ERP ведется стандартным образом, аналогично схеме купли-продажи товаров;
по результатам регистрации прихода материала на склад в SAP ERP печатается формуляр вида М, а именно: М-4 (Приходный ордер), создается бухгалтерская проводка на балансовый счет 10 – Материалы;
при необходимости продажи материала клиенту, требуется выполнить его преобразование в товар, например, проводкой перемещения «материал-материал» транзакции MIGO.
Модель процесса закупки МПЗ в системе SAP ERP представляется нижеприведенными действиями (рис. 4.1):
создается заказ на закупку стандартным образом;
регистрируется приход МПЗ на склад. На основании поступивших от поставщика накладной ТОРГ-12 и счета-фактуры в системе SAP ERP формируется приходный ордер М-4, а бухгалтерским документом регистрируется проводка поступления Дт. 10 и Кт. 15;
в системе проводится входящий счет-фактура транзакцией MIRO, бухгалтерским документом регистрируются проводки Дт.15 Кт. 60 и Дт. 19 Кт. 60;
все последующие шаги, после указанных, состоят в том, чтобы произвести списание МПЗ со склада для использования на собственные нужды, а не перепродажи.
Схема ответственного хранения продукции
Бизнес-процесс ответственного хранения имеет следующие особенности:
ведется не закупка, а временное хранение продукции поклажедателя на складе организации поклажеполучателя, с последующим ее возвратом;
поклажеполучатель несет материальную ответственность за продукцию, принятую на ответхранение, поэтому ведется забалансовый уч��т товаров;
по результатам регистрации прихода ТМЦ на склад печатается формуляр вида МХ, а именно: МХ-1 (Акт о приемке ТМЦ на хранение), создается бухгалтерская проводка на забалансовом счете 002 – ТМЦ, принятые на ответственное хранение).
Процесс ответственного хранения в системе SAP ERP реализуется так (рис. 5.1):
создается сбытовой заказ, настроенный таким образом, что автоматически генерируется заявка на закупку с контировкой E;
далее со ссылкой на заявку можно сформировать заказ на закупку стандартными средствами транзакцией ME21N;
позже регистрируется приход материальных ценностей на склад. В момент оприходования формируется бухгалтерский документ с проводкой Дт. Z02 (забалансовый счет) и Кт. технического счета (J-счет). Кроме того, печатается форма МХ-1 (Акт о приеме-передачи товарно-материальных ценностей на хранение), которая является первичным документом для оформления операций ответственного хранения;
при возврате собственнику ценностей, ранее принятых от него на ответственное хранение, используется созданный ранее сбытовой заказ. В нем вводится дополнительная строка для выполнения списания (возврат владельцу) ценностей.
С точки зрения конфигурирования схемы ответственного хранения в системе SAP ERP выполняются настройки:
конфигурируется стандартный формуляр МХ-1;
создаются классы оценок для операций BSX и WRX, которым присваиваются счета Z02 и технический J-счет;
чтобы обработать сбытовой заказ, используется тип позиции, для которого указывается новый тип партии поставок. В типе партии поставок явно прописано, что для него автоматически создается заявка на закупку вида NB с контировкой на сбытовой заказ клиента;
для того, чтобы счета корректно определились, выполняется настраивание классов и видов потребности для такой пары параметров как тип позиции и тип планирования потребности, задаваемые в основной записи материала;
выбор забалансового счета осуществляется на основе класса оценки, указанного для особого вида запаса Е – Сбытовой заказ (рис. 5.2) ...
Ссылка на литературный источник:
Степанов Д.Ю. Настройка, разработка и отражение бизнес-процессов закупки в системе SAP ERP (часть 1) // Корпоративные информационные системы. – 2020. – №3 (11) – С. 68-78. – URL: https://corpinfosys.ru/archive/issue-11/132-2020-11-purchasesaperp.
