Нормативно справочная информация (НСИ) — это совокупность наименований, терминов и кодов, которые используются для идентификации объектов, процессов и явлений в организации. НСИ играет важную роль в обеспечении единообразия и согласованности данных в различных системах и процессах.

Классификация номенклатуры НСИ, которая будет оптимально подходить для конкретной компании, — одна из главных целей проекта организации управления нормативно справочной информацией, достижение которой обеспечивает оптимальную подготовку мастер‑данных под целевую MDM‑систему бизнеса перед проектом внедрения.

Основные задачи

Представлять в удобном для восприятия виде всю систематизируемую область;
Заключать в себе упорядоченную (структурированную) информацию об объектах этой области;

Прикладные задачи:

Создать структурную основу для стандартизации наименований записей справочников;
Реализовать дополнительные возможности поиска (навигации) по записям справочников;
Реализовать дополнительные возможности профилактики появления дублей и дедубликации (группирование однородных объектов, сопоставление классификационных кодов, включающих атрибуты.

Классификация номенклатуры НСИ может быть сложной задачей :

Классификация — это один из наиболее древних и широко используемых методов систематизации знаний. Однако в попытках систематизировать номенклатуру очень часто бизнес сталкивается с рядом сложностей, которые затрудняют разработку единой методики.

Разнообразие объектов и их характеристик — сложно учесть всевозможные характеристики.
Изменение требований к данным — со временем требования к данным могут меняться, что может привести к необходимости пересмотра классификации.
Отсутствие стандартизации: в разных странах, организациях и отраслях могут использоваться разные подходы к классификации.
Сложно определить единые критерии классификации — трудно принять решение о том, как классифицировать тот или иной объект из‑за неоднозначности критериев.

Для решения проблем классификации номенклатуры НСИ можно использовать следующие методы

Иерархический метод, при котором множество объектов систематизации (классификации) последовательно подразделяются на подчиненные классификационные группировки.
Используется в подавляющем большинстве всех классификаторов, потому что позволяет визуально воспринимать архитектуру данных. Однако ему присуща масса недостатков, главный из которых — жесткая структура, поэтому при добавлении новых категорий объектов приходится перестраивать всю структуру справочника в целом.

Фасетный метод, при котором множество объектов систематизации (классификации) подразделяются на независимые классификационные группировки.
Если иерархический метод — это метод классификации объектов, то фасетный — метод классификации признаков, и к этим признакам в случае необходимости привязываются объекты.

Комбинированный метод, сочетающий принципы иерархического и фасетного методов, а иногда также и других, не таких распространенных в области управления мастер‑данными. Считается «золотым стандартом».

Каждый из них имеет свои достоинства и недостатки, какой метод подходит для создания классификатора НСИ в каждом конкретном случае определяется в ходе работы над проектом.

Качественный классификатор номенклатуры НСИ должен соответствовать ряду критериев:

Емкость;
Глубина деления;
Распределение категорий по уровням;
Распределение позиций по категориям;
Грамматическая и орфографическая корректность;
Терминологическая корректность;
Корректность деления (отсутствие логических ошибок);
Однозначность интерпретации содержания категорий;
Полнота деления в рамках отдельных категорий.
Необходимо формулировать теорию предметной области в сфере управления и нормализации справочных данных в каждой конкретной ситуации, поскольку универсальной теории нет и, даже если бы была, она бы обладала нулевым прикладным потенциалом.
Роль НСИ в предприятии:
Если смотреть на финансово‑экономическую деятельность предприятия с точки зрения данных, есть несколько объектов, которые являются одновременно и потребителями, и генераторами данных. Важный момент для понимания роли НСИ здесь то, что справочники и ИТ‑системы оперируют не физическими объектами, а описаниями. Та информация, которую дает описание, позволяет участникам процесса принимать те или иные решения, поэтому качество данных и полнота описания напрямую влияет на качество принятых решений и эффективность предприятия.
Задача информации — влиять на суждение и поведение получателя. В отличие от данных, у информации есть смысл, значимость и назначение.
Порой сама тема работы с НСИ воспринимается как простое наполнение контентом, что в корне неверно, потому что этот контент должен описывать все физические объекты с необходимой долей актуальности, состав информации должен быть минимален, но при этом достаточен для полноценного функционирования процессов, в рамках которых используется этот физический объект.

Формирование НСИ на примере справочника «Номенклатура»

Организация эффективного управления НСИ начинается с правильной постановки задачи на разработку данных. Ключевые аспекты, на которые стоит обратить внимание:

Выбор концепции архитектуры справочника.

Разработка методологической базы.

Разработка инструментов корректного описания номенклатуры.

Адаптация к реальным данным номенклатуры.

Прежде чем приступать к разработке рекомендаций необходимо произвести первичную диагностику данных и анализ структуры классификаторов.

Универсальный классификатор НСИ- правда или фантастика?