Привет, дорогой друг!
В данной статье хочу поделиться своим опытом внедрения GTD для выстраивания рутины. Начну с самого душного — определения:
GTD (Getting Things Done) — метод повышения личной эффективности, который придумал Дэвид Аллен, гуру продуктивности и антипод прокрастинации. Уже больше 20 лет он учит топ-менеджеров всяких крутых компаний (например, Ford Foundation и New York Life) не утонуть в хаосе задач. В общем, GTD — это палочка-выручалочка для нашего мозга: помогает собраться с мыслями, разложить их по полочкам и сделать то, что откладывал последний год.
Зачем это нужно?
Когда-то в моей голове был настоящий бардак, в котором небрежно валялись интересные идеи, бытовые задачи, страхи, что забыла вовремя внести тот или иной платеж и тревоги за рабочие задачи. В периоды авралов даже тараканы в моей голове уходили нервно покурить в сторонку и не возвращались. Стресс был моим спутником, хотя, конечно, такого спутника себе я явно не хотела. В какой-то момент мне пришлось собрать всех своих тараканов (включая беглецов) на совет мыслей, чтобы найти систему, которая могла бы служить мне в качестве опоры и помогала справляться со следующими задачами:
Хранить все необходимые идеи, задачи, напоминания и прочую полезную информацию в удобном систематизированном виде.
Иметь какой-то понятный алгоритм разбора всех накопленных пунктов выше таким образом, чтобы мне было предельно понятно, что делать в тот или иной момент времени.
После некоторого потраченного времени на анализ абсолютное большинство тараканов в голове проголосовало за GTD, так как именно данная методика полностью соответствовала моим требованиям.
Что в себя включает GTD?
GTD включает в себя несколько этапов:
Сбор заключается в агрегировании всех задач, идей, информации и других элементов, которые требуют нашего внимания, в одном месте.
Обработка — это процесс принятия решения о том, что делать с каждым пунктом, который мы себе выписали.
Организация — это процесс структурирования и систематизации обработанных пунктов таким образом, чтобы они были доступны и управляемы.
Обновление заключается в регулярном пересмотре и обновлении наших списков, чтобы они не потеряли актуальность.
А теперь поговорим подробнее о каждом из этапов.
Сбор
Первый этап — это сбор. Что можем тут сделать? Пройдемся по порядку:
Шаг 1. Найдем себе хранилище для идей, задач и прочего. Это как выбрать дом для своих мыслей — он должен быть надежным, удобным, и чтобы мы могли туда попасть, когда нужно.
Шаг 2. Выпишем все свои задачи, идеи и мысли, которые, на наш взгляд, должны попасть в систему. Даже ту самую безумную идею, которая пришла в предсонном бреду. Как говорит создатель методики: «Наш мозг предназначен для генерации идей, а не для их хранения» .
Шаг 3. Начать паниковать от количества найденных дел и задач.
Выписывать идеи — это не разовая активность, как поездка в Сафари. Это должно стать регулярной привычкой, как умываться :).
Пример:
Первый шаг пройден. Идем дальше!
Обработка и организация
Предлагаю убить двух зайцев одновременно (не волнуйтесь, зайцы не пострадают) и разобрать два следующих этапа вместе: обработка и организация. Напомню, что на предыдущем этапе мы выписали все, что нас волнует. Теперь каждый пункт нам нужно обработать и организовать так, чтобы с ними было комфортно работать. Но прежде, чем приступить к действию, предлагаю обратиться к словарику.
Словарик-объяснярик:
Входящие — это как раз то самое место, куда мы выписали все наши мысли, идеи, дела.
Проект в GTD — это желаемый результат, для достижения которого нужно совершить больше двух действий. Используя такое определение, очень просто находить проекты в своём списке задач.
Следующее действие в GTD — это физическое действие, которое нужно совершить в первую очередь, чтобы продвинуть проект. Например, для проекта «Найти новую работу» следующим действием может быть: «Обновить резюме».
Итак, определения поняли-приняли. Приступаем к разбору пунктов по алгоритму ниже:
Здесь хочу отметить, что визуализацией алгоритма вдохновлялась не только из книги Дэвида Аллена, но и из статьи Исчерпывающее руководство Getting Things Done (GTD) метода с примерами. Благодарю автора за чудесную работу!
Покажу, как это работает на практике:
Я, как никто, знаю, что хочется все задачи засунуть в календарь. Но стоит помнить, что впихнуть невпихуемое для календаря не очень подходит. Постарайтесь выписывать в календарь только напоминания о задачах, которые привязаны к конкретному сроку. Иначе мозг почует обман и перестанет доверять календарю.
Вот у нас рассортированы все пункты по полочкам. Сформировалась база знаний, определены проекты и действия для их старта, события привязаны к календарю. Давайте теперь организуем все получившиеся задачи таким образом, чтобы не тратить драгоценные мозговые извилины на пережевывание одного и того же списка дел каждый раз, когда мы решим что-то начать делать. Для этого вполне достаточно руководствоваться следующими критериями (к слову, это именно те самые критерии, которыми мы руководствуемся, чтобы принять решение, чем заняться):
Контекст — это условия, в которых мы находимся. Например, в офисе перед важной встречей скорее всего с чашечкой ароматного кофе будем готовиться к этой встрече, а собираясь в магазин за покупками, будем составлять список покупок.
Запас по времени — количество времени, которое у нас есть в данный момент.
Запас энергии — уровень нашей физической и эмоциональной энергии.
Приоритетность — важность задачи в рамках наших обязательств.
Соответственно, методология рекомендует организовывать все свои задачки именно по вышеуказанным критериям. Ведь если у нас будут списки задач, которые нужно сделать к определенной встрече в офисе или решить, пока есть свободные полчаса перед тем, как забрать ребенка из детсада, а главное, если будет понятно, что из задач является важным, а чем можно пренебречь, жить станет сильно проще, а внутренний критикующий таракан не будет шипеть нам на ухо злостные реплики про прокрастинатора и ленивца.
Как это может выглядеть на практике (на примере планирования поездки):
Ну что ж, дорогой друг! Вот мы и разобрали свой список дел. Сделали его максимально удобным для работы. Теперь можно приступить к его выполнению. О том, как находить время на выполнение задач, мы обсудим в следующих эфирах и с другими методологиями. А теперь поговорим о том, что нужно сделать для того, чтобы наша система жила, процветала и была опорой на регулярной основе.
Обновление, обзор списков
Выстроенная система будет работать только в том случае, если мы будем ее регулярно обозревать и обновлять.
То есть очень важно не забывать систематически совершать следующие действия:
Ежедневный обзор — данный обзор помогает оставаться в фокусе и оперативно реагировать на изменения. Здесь будет достаточно:
Проверить список следующих действий
Проверять календарь
Еженедельные обзор и обновление — это магия GTD, которая позволяет функционировать нашей системе. Предполагает актуализацию всех задач и подготовку к новой неделе. Что мы здесь можем сделать:
Очистить папку «Входящие»: алгоритм обработки и организации приведен выше.
Актуализировать существующие списки.
Убедиться, что у больших задач (или проектов в контексте GTD) определены следующие действия.
Проверить предстоящие события и дедлайны в календаре.
Определить приоритеты на ближайшую неделю.
Дружочек, не забывай, что потеря актуальности списков = потеря доверия к системе.
Инструменты для работы с GTD
Давайте определим характеристики, которыми можно руководствоваться при выборе инструмента:
Надежность. Чтобы наши знания не испарились, как шаурма в 3 часа ночи, хорошо бы быть уверенным, что система не потеряет обработанные списки.
Доступность. Если важно добавить ту самую идею из предсонного бреда, нужно, чтобы инструмент поддерживался на разных устройствах.
Удобство использования и интуитивно-понятная организация проектов. Чтобы не приходилось каждый раз гуглить «как это работает». Если система требует инструкцию на 500 страниц, это не система, а квест.
В качестве таких инструментов можно использовать Todoist, Microsoft to do и другие.
Друг, проверяй доступность важных функций на берегу, прежде чем осознать, что есть беды, например, с оплатой лицензии.
Пробы и ошибки
Как и в любом деле без ошибок никуда. Так как учиться на чужих ошибках всегда приятнее, чем на своих, поделюсь моими косяками и возможными путями их устранения:
Неудачи в делах воспринимаются как недостатки GTD
Прежде чем обвинять систему, предлагаю посмотреть на ваши активности. Возможно, затык именно в них. Например, сложно начать или нет мотивации.
Некорректная формулировка следующих действий:
Написать отчет — это не первое действие. Действие — это «открыть word и написать план будущего отчета».
Перегрузка системы:
Я прекрасно знаю, как сильно хочется добавить побольше тегов и папок, а потом их не использовать в работе. Нормально их заводить и тестировать (вдруг что-то будет работать на ура!), но также абсолютно нормально их удалять, если они не используются, а просто украшают ваш task-менеджер. Помним, что система должна работать на нас, а не наоборот.
Недоверие к системе — желание переосмыслить задачи
Это вполне ОК, если в начале пути работы с GTD будет сложно ей полностью довериться. Со временем, благодаря регулярным обзорам списков и удобной системе организации этих самых списков, будет возможно сделать систему своим верным спутником.
Выводы
Ну, что ж, дорогой друг! Мы проделали очень большую и важную работу. Даже если ты просто прочитал эту статью, чтобы понять, надо оно тебе или нет, это уже очень значимый шаг к выстраиванию своей рутины. Теперь можно стереть капельки пота со лба и принять ванную с магниевой солью.