Это заключительная часть статьи. Здесь расскажу о том, как провести митап и подвести итоги. Начните с первой части “Что делать до митапа”, если еще не читали ее

5. Что делать на митапе

5.1 Определитесь с ведущим

Зачем. Кто-то должен на время стать лицом сообщества, чтобы “запустить” митап, представить спикеров и рассказать все, о чем нужно рассказать.

Рекомендации.

Хорошо, если ваш ведущий уже вел что-то и не боится микрофона
Сделайте ведущему фоновую презентацию, чтобы визуально подкрепить его речь
Потренируйтесь говорить в микрофон до начала митапа, чтобы избежать неожиданностей
Относитесь к косякам с юмором, не паникуйте
Сделайте вводное слово: представьтесь, представьте соорганизаторов, расскажите про тайминг митапа
Хорошо, если ведущий сигнализирует спикеру “сколько времени осталось до конца доклада”. Можно пальцами, можно другим сигналом
Следите за таймингом и ограничивайте количество вопросов спикеру. 2-4 вопроса после доклада хватит. Остальное участники зададут на перерыве или на афтепати

Как мы делаем. Ведущим на наших митапах чаще всего выступаю я сам, потому что люблю болтать в микрофон. Я собираю небольшую презентацию, чтобы люди ориентировались не только на голос, но и на экран (Преза ведущего десятого митапа). Перед представлением спикера я спрашиваю у него, как бы он хотел быть представленным

5.2 Приезжайте на площадку заранее

Зачем. Чтобы у вас было время проверить оборудование, кол-во посадочных мест, столы для еды и исправить неожиданные косяки

Рекомендации.

Предупредите площадку, что хотите приехать пораньше
Сделайте так, чтобы хотя бы один организатор был на площадке хотя бы за час до начала - этого хватит на решение вероятных форс мажоров.
Просите спикеров приехать пораньше, чтобы на месте проверить презентацию, привыкнуть к залу, протестировать микрофон.
Сфотографируйте вход на площадку и ближайшие ориентиры. Выложите это в свой канал, чтобы гостям было проще ориентироваться

Как мы делаем. У нас всегда как минимум один соорг приезжает за час до начала. Спикеры часто приезжают впритык несмотря на просьбы приехать заранее

5.3 Общайтесь с участниками

Зачем. Чтобы лучше понять своих гостей и доставить им больше ценности, поддержать общую динамику митапа.

Рекомендации.

Здоровайтесь со всеми, даже с теми кого ни разу не видели
Спрашивайте как дела или как вас нашли
Помогайте гостям разобраться где туалет, где гардероб, где зал и решайте прочие вопросы
Перед началом митапа сделайте айсбрейкер для аудитории и предложите им познакомиться друг с другом
В конце митапа обязательно голосом позовите на афтепати, иначе люди разбегутся по домам

Как мы делаем. Мы постоянно с кем-то общаемся на митапах. Если я понимаю, что стою один и молчу - я подхожу к ближайшим гостям, здороваюсь и спрашиваю “Как вам митап?”. Это отлично подходит для знакомства.

5.4 Собирайте обратную связь

Зачем. Чтобы знать где ваши сильные и слабые стороны. Без этого вы не сможете развиваться.

Рекомендации.

Чтобы собрать фидбэк на доклады - ставьте куар код на опрос прямо в конец презентации. Рассылки “оставьте обратную связь” не работают, если высланы пост-фактум.
Спрашивайте гостей прямо в перерывах

Как мы делаем. В каждую презентацию мы просим добавить финальный слайд с куар-кодом на гугл форму. В ней короткий опрос про впечатления от доклада. Ведущий голосом просит людей оставить фидбэк. Мы добились 50% конверсии в заполнение фидбэка - такого нет даже на крупных платных конференциях. Пример презентации с куар-кодом в конце. Кроме этого у нас есть сводная таблица ОС и метрик по всем митапам для сравнительного анализа Метрики митапов

Динамика роста количества участников на наших митапах

Диаграмма ответов в Формах. Вопрос: Какая у тебя основная профессия? . Количество ответов: 41 ответ. — Разрезы нашей аудитории

6. Что делать после митапа

6.1 Подведите итоги и обсудите митап

Зачем. Чтобы составить план действий как улучшить будущие митапы.

Рекомендации.

Подбейте цифры по митапу - сколько было участников, сколько регистраций, сколько смотрели онлайн и др.
Сделайте созвон или встречу, чтобы открыто пообщаться об итогах
Обсудите с сооргами обратную связь, аналитику маркетинга и ваши впечатления
Составьте план развития для следующего митапа

Как мы делаем. Мы чаще всего просто обмениваемся цифрами и впечатлениями в телеграм чате организаторов. По факту обсуждения фиксируем все действия по развитию и назначаем ответственного за выполнение каждого действия. Большинство документов и рекомендаций, которые вы прочли выше, вышли именно с таких обсуждений.

6.2 Поделитесь материалами

Зачем. Чтобы материалы митапа можно было посмотреть позже и растащить по другим сообществам, чатам, каналам

Рекомендации.

Обязательно напишите благодарность участникам “за то, что пришли”
Если вы вели запись митапа - поделитесь видосами
Если спикеры не против - поделитесь презентациями
Если вы фотографировали митап - выложите фотографии
Если вы собирали обратную связь на спикеров и площадку - поделитесь со спикерами и площадкой

Как мы делаем. Мы всегда делаем запись докладов, поэтому после каждого митапа у нас есть еще несколько постов со ссылками на видео.

Шаблоны документов из этой части

Пример презентации ведущего Преза ведущего десятого митапа
Пример списка метрик эффективности митапа Метрики митапов

Заключение

Делать сообщество, объединять людей, помогать им узнавать новое и развиваться - это невероятные ощущения. Найдите единомышленников и пробуйте! Надеюсь, что эта статья поможет вам создать свое сообщество и начать проводить митапы.

Будете в Питере - заходите к нам в гости!

О нас

Организаторы Delivery Community SPB это Макс, Илья, Андрей, Настя.

Макс Фролов (на фото с бородой). Руководитель Product Operations в hh. Веду канал о книгах - подписывайтесь!
Илья Айден (на фото с длинными волосами). Руководитель внутренней автоматизации в hh. Ведет канал в ТГ. Тоже подпишитесь!
Андрей Громыко (на фото самый высокий). Product Owner в Точка Банке.
Настя Голованова (угадайте). Process Optimization Manager в Т-Банке.

Как создать свое профессиональное сообщество и начать проводить митапы. Часть 4 – как провести митап и подвести итоги