В современном мире бизнес не может позволить себе тратить часы на рутинные задачи, которые отнимают ресурсы у сотрудников и снижают общую эффективность работы. Автоматизация — это ключ к оптимизации процессов и высвобождению времени для решения действительно важных задач.

Многие компании малого и среднего бизнеса работают не так эффективно, как могли бы, тратя много времени на рутинную работу, которую можно автоматизировать. Автоматизация — это не гипотетическая, а реальная экономия в бизнесе, достигаемая за счет ускорения обработки данных, анализа и других процессов.

Сегодня я расскажу вам о реальном кейсе внедрения автоматизации в одну из компаний, где я смог сократить время обработки 100 файлов печатных форм с 1 часа до всего 2 минут! Забегая на перед, заказчик был очень доволен, чему я был очень рад!

Проблема, которую нужно было решить

Компания столкнулась с трудоемкой задачей: каждый день сотрудникам требовалось обрабатывать данные из более чем 100 файлов, чтобы заполнить Excel-таблицу построчно. Процесс выглядел так:

Открывался Excel-файл с заголовками. Для каждого заголовка сотрудник искал соответствующий поле в каждом документе. Если поле находилось, его значение заносилось в таблицу. Если нет — поле оставалось пустым.

На выполнение этой задачи уходило около 60 минут. Это не только замедляло рабочие процессы, но и увеличивало риск человеческих ошибок, таких как пропуск данных или неверное заполнение.

Решение: скрипт автоматизации

Я создал VBA скрипт, который автоматически обрабатывает данные из файлов и заполняет таблицу в Excel. Вот как это работает:

Что нужно для работы скрипта:

Excel-файл с заголовками (это шаблон, куда будут записаны данные). Документы которые нужно обработать (Документы были в формате HTML).

Как работает скрипт:

Сначала он читает заголовки из таблиц Excel-файла. Здесь я разработал гибкий алгоритм, который позволяет работать с любыми заголовками. Макрос находит нужное поле по его названию в документе и добавляет его в строку с данными о документе. Из примера данных видно, что один документ соответствует одной строке. Таким образом, макрос построчно заполняет Excel-таблицу.

Что получается в итоге:

Готовый Excel-файл с заполненными данными из файлов печатных форм.

Результаты внедрения

После внедрения скрипта результаты превзошли все ожидания:

Время обработки: сократилось с 1 часа до 2 минут.
Точность: исключены человеческие ошибки, такие как пропуск данных или их неверное заполнение. Скрипт логирует все действие заполнения. Если не удалось обработать файл, то будет запись в отчет работы макроса. Человек сможет увидеть статус: удалось обработать файл или нет.
Экономия ресурсов: сотрудник теперь может сосредоточиться на более сложных и креативных задачах, что повышает общую продуктивность отдела.
Почему стоит выбрать автоматизацию?
Экономия времени и денег: ваши сотрудники больше не будут тратить часы на рутинные задачи.
Минимизация ошибок: скрипты работают безупречно, исключая человеческий фактор.
Гибкость решения: скрипты можно адаптировать под любые задачи и требования вашего бизнеса.
Быстрая окупаемость: инвестиции в автоматизацию окупаются уже через несколько месяцев благодаря повышению эффективности.

Мой опыт в автоматизации бизнеса

Я специализируюсь на внедрении решений для автоматизации бизнес-процессов. Моя цель — помочь вашей компании стать более эффективной и конкурентоспособной. Я работаю с различными инструментами и технологиями, чтобы найти оптимальное решение именно для ваших задач.

Если вы хотите узнать больше о том, как автоматизация может помочь вашему бизнесу, свяжитесь со мной прямо сейчас! Вместе мы сможем найти решение, которое повысит эффективность вашей компании и освободит время для действительно важных задач.

Свяжитесь со мной, и мы обсудим, как автоматизация может изменить ваш бизнес!

Ссылка

Кейс внедрения автоматизации: как сократить время обработки 100 файлов с 1 часа до 2 минут