Введение
Приближается пора ГЭКов, где масса дипломников будет представлять свои работы. Часто защита заключается в представлении презентации. Еще чаще на эти презентации без слез смотреть нельзя. Дело в том, что никто не учит как представлять — презентовать свою работу. Так как мне надоело каждый раз упорно править презентации своих дипломников, я решил отразить свой взгляд на то, как должна выглядеть презентация, и какие типовые ошибки существуют в этой непростой, но увлекательной области.
Когда студент садится делать презентацию, он прежде всего смотрит на тот материал который у него есть: результаты моделирования, архитектура программы, статистические данные, UI и т.д. И все, что у него есть под рукой, тем или иным образом попадает в презентацию. То есть обладая ценными результатами, человек стремится ответить на вопрос — «Какую информацию мне включить в презентацию?», что в корне не верно. Точнее, вопрос конечно правильный, но задан совершенно не вовремя.
Правильные вопросы
Мы знаем, что правильно поставленный вопрос — это половина ответа. В нашем случае, в начале работы, правильные вопросы звучат так:
- Для кого презентация?
- Какая цель у презентации?
Отвечая на первый вопрос, мы, безусловно, будем разочарованы. Дело в том, что презентация делается для аттестационной комиссии и наша задача не сделать увлекательное шоу (что само по себе уже печально) — наша задача сделать строгий по форме отчет о проделанной работе. При этому мы должны раскрыть ряд точно определенных положений нашей работы и уложиться в строго отведенное время, обычно не более десяти минут. Что касается обязательных вопросов, которые надо раскрыть в вашей презентации, то их список варьируется, но всегда включает следующее:
- тема работы;
- цель работы и задачи, необходимые для достижения поставленной цели;
- описание предметной области;
- базовые понятия и термины;
- ключевые моменты работы;
- результаты и выводы.
Формат выступления должен придерживаться принятых в среде традиций, возможны отклонения, но без фанатизма. Вероятно, что шутить с комиссией или задавать ей риторические вопросы будет не самой удачной мыслью.
Прежде чем приступать к формированию презентации, следует ответить на второй вопрос. Чего вы хотите добиться своим выступлением? Одобрения? Признания результатов? В техническом вузе основная задача продемонстрировать технологичность вашего решения! Красивое и продуманное решение, даже если оно и избыточное, произведет гораздо больший эффект на комиссию, чем качественный дизайн UI (хотя совсем без него будет туго) или маркетойдные уловки, которые так любят продажники. Вы не продаете продукт, вы демонстрируете чему научились за пять лет!
Количественные показатели
Вот вы определились для кого и с какой целью делаете презентацию. Вы уже ориентируетесь на соответствующую аудиторию и, возможно, даже видели выступления прошлогодних дипломников. И тут вы задаете себе козырный вопрос, — «А сколько слайдов делать?». Этот вопрос, который задает себе любой докладчик. Часто можно найти замечательный ответ в виде 10/20/30 — это достаточно широко известный принцип. Суть его очень проста: на 10 слайдов вы потратите 20 минут времени выступления и текст должен быть набран 30м шрифтом.
Должен сказать, что к представлению дипломной работы этот принцип не очень применим. Посудите сами: если ваше выступление должно уложиться в 10 минут, то и сладов по принципу должно быть всего 5, что значительно меньше даже тех вопросов, которые надо обязательно осветить.
Моя точка зрения на этот вопрос такова: количество слайдов не должно превышать двадцати, при этом некоторые слайды вы должны просто показать, что они есть, но не останавливаться на них. Например, введение некоторых понятий в виде отдельных сладов обязательно, но тратить время на их объяснение совершенно излишняя роскошь.
Следует обратить внимание на то, какие слайды будут в вашем выступлении ключевыми. Я к таковым отношу: цель, проблема, описание бизнес-процессов, архитектура решения, результаты. Каждому из этих слайдов нужно уделить достаточно много времени в вашем выступлении и это должны быть очень качественные слайды. Один из слайдов обязательно должен быть посвящен фишке вашей работы, т.е. чему-то такому, что делает ее значительной и, в некотором смысле, уникальной.
Если есть возможность, уделите незначительное количество времени альтернативным решениям. Обязательно сделайте слайд с достоинствами вашей работы по отношению к конкурирующим продуктам.
Я всегда считал и буду придерживаться мнения, что одна картинка может заменить сотню другую слов. В вашей презентации количество слайдов с изображениями должно быть не менее половины от общего числа сладов. Но не вставляйте картинки бездумно, каждая ваша картинка должна вбивать гвоздик в комиссию. Вообще постарайтесь писать текста как можно меньше. Грамотно подобранный графический материал — это не менее половины вашего успеха. Все ваши изображения должны быть векторными или, на худой конец, растровыми, но в высоком разрешении. Используйте известные нотации: ER, IDEF, UML, BPMN, но помните: у комиссии не должно возникнуть ощущение, что этим вы демонстрируете: «Я своровал продукт за много килобкасов и не скрываю этого».
Много формул это плохо! Как сказал один известный писатель — каждая формула сокращает количество читателей вашей книги минимум в двое. Если вы уж обязаны вставлять математические формулы, то для оформления работы используйте LaTeX, а не вставляйте снимки экрана в презентацию.
Оформление
Если уж говорить о презентации целиком, то следует сказать о том, как правильно ее оформить.
Когда я смотрю на презентацию, где слайды оформлены в разном стиле — меня это нервирует. Строгий и одинаковый для всех слайдов стиль оформления, даже при относительно плохом дизайне самого шаблона, создает ощущение гармоничности.
Избегайте пестрого и ляпистого дизайна, используйте два, максимум три цвета в оформлении. Относительно цветовой гаммы вы можете встретить следующее утверждение: светлый шрифт на темном фоне читается лучше! Действительно это так, но следует учесть, что эффект достигается в специально подготовленном помещении (с затемнением и грамотным освещением) на хорошем презентационном оборудовании. Почти ни в одном зале в России, где мне удалось побывать, эти условия не соблюдались.
Моя рекомендация относительно цветов: темный текст на светлом фоне. К тому же, в этом случае, значительно проще будет подготовить раздатку. Помните, что для каждого члена комиссии необходимо подготовить комплект раздатки, хотя бы элементарно распечатать слайды презентации.
Сама по себе, печать слайдов в качестве раздатки хоть и кажется хорошей идеей, но имеет ряд недостатков: слайды не будут снабжены вашими пояснениями. Желательно подготовить такие материалы, чтобы они сразу после вашей защиты не отправились в урну.
Постарайтесь избежать множества нелепых эффектов. Совершенно не представляю кому пришла в голову идея добавить в построители презентаций такое кол-во идиотских выпрыгивалок, вероятно, это позволяет продавать продукт домохозяйкам. Если уж вы решились использовать эффекты, то пусть они будут быстрыми, ненавящивыми и минимально заметными.
Используйте один или два шрифта, но не более. Лично я предпочитаю использовать рубленные гарнитуры, хотя многие считают, что для текста лучше всего шрифты с засечками. Вынужден согласиться, что для большого текста гарнитуры с засечками — идеальный вариант. Но бог вас упаси, сделать слайд, на котором вы разместите много нечитаемого текста.
Ранее упомянутый 30-й кегель шрифта — это можно сказать минимум. В своих презентациях я предпочитаю использовать 36 как минимальный, а 46-й как рабочий кегель. Крупный читаемый шрифт — это залог того, что ваш текст увидят, а мы понимаем, что в комиссии сидят уважаемые люди с большим опытом за плечами.
Использование отражения объемности или теней значительно ухудшает читабельность текста, хотя эти приемы можно использовать и иногда это красиво.
Выравнивание текста по ширине или использование переносов смотрится на слайдах по-идиотски, как в одном анекдоте: «ну не очень»! И никакой верстки текста в две колонки!
Каждый ваш слайд должен нести некоторую информационную нагрузку, избегайте пустых слайдов. Пустых как с точки зрения смысла, так и с точки зрения заполнения. С другой стороны, не стоит перегружать ваши слайды информацией. Замечательное правило: 7 плюс минус 2 и большой кегель шрифта — отличные сдерживающие факторы. Я рекомендую на слайдах не представлять более 3х-5ти тезисов-фраз и избегать утомительных перечислений.
Старайтесь упрощать схемы и диаграммы, где только это возможно. Графики и линии на схемах должны быть выполнены жирными линиями контрастным цветом. Желательно разные графики выделять разного вида линиями (так они при черно-белой печати будут различными).
Один из атрибутов хорошей презентации — это «индикатор конца», выполненный в виде: заголовков, тайм-линий или банальной нумерацией страниц. Отсутствие нумерации несколько усложняет процесс задание вопросов.
В рисунках, графиках, диаграммах и тексте — то есть везде в презентации избегайте английских терминов или используйте их крайне осторожно. Исключите из своего выступления сленг, хотя я прекрасно понимаю привлекательность его использования, но комиссии это явно не понравится.
Выступление
Когда вы имеете на руках сделанную презентацию, совершенно не следует расслабляться, т.к. сама себя она не доложит. Когда перед тобой отличная презентация, но доклад делается унылый и сбивчивый, то нам это портит все представление о работе. Того и гляди начнет закрадываться подозрение о нечистоплотности докладчика, мол скомуниздил презентацию у коллег — так и хочется поставить неуверенного оратора к стенке.
На презентации народ собрался вас выслушать, а не смотреть на то, как вы читаете доклад с листочка. Писать доклад на листочек нужно, прежде всего для того, чтобы отрепетировать. Несколько раз отрепетируйте ваш доклад и убедитесь, что вы укладываетесь по времени, рекомендую сделать доклад несколько короче — вы будете нервничать, возможны форс-мажоры и резервное время вам не повредит.
Для своих дипломников я в обязательном порядке устраиваю так называемые прогоны — выступления в небольшом, но дружественном окружении. Прогоны позволяю уменьшить стресс от выступления перед комиссией и отработать само выступление в реальных условиях. Можно сказать, это средство дополнительного контроля или система ПВО, позволяющая заранее убрать недостатки выступления, такие как слова паразиты: значит, вот и т.д.
Также значительное внимание следует уделить последовательности изложения материала: в ходе прогонов ваше выступление будет проверено на прочность и по этому показателю тоже.
Старайтесь не забывать о том, что человеческий мозг быстро устает. Как показывает практика, у вас есть не более 3х минут, чтобы заинтересовать публику. После времени Х комиссия начинает отвлекаться, невнимательно слушать, в этот момент их мозг сделает переключение контекста. Я был свидетелем многих случаев, когда после этого момента вполне себе успешные выступления терпели крах — держать аудиторию сфокусированной на себе это целое искусство. Так как у дипломника такого опыта нет, рекомендую в этот момент отпустить аудиторию и вставить в повествование самую неинтересную, но обязательную часть. Пропустите часть специально вставленных слайдов, к которым вы всегда сможете вернуться, отвечая на вопросы и сэкономьте на этом время.
Сразу после нудятины ваше выступление должно пойти вверх как с эмоциональной, так и с информационной точки зрения, и закончиться на подъеме. Комиссия будет привлечена к вашему выступлению, что оставит о вас хорошее впечатление, если вы не оплошаете с ответами на вопросы. Отвечая на вопросы комиссии помните, есть три типа вопросов:
- Первый тип вопросов вызван подлинным интересом к вашей работе, такие вопросы «как бы» дают вам дополнительное время рассказать о работе. Вопросы первой категории похожи на игру в мяч, подачу которого ни в коем случае нельзя пропускать.
- Второй тип вопросов — это вопросы для самоутверждения, где автор вопроса, «как бы» дает понять что знает больше вас, не разочаровывайте его. Таких вопросов бояться не надо, отвечайте просто, по возможности односложно: да, нет.
- Вот третий тип вопросов представляет значительный интерес — это вопросы, с помощью которых вас хотят завалить или подколоть (их практически не бывает).
Общая рекомендация при ответе на вопросы:
- Всегда выслушайте вопрос целиком, даже если вам понятно о чем вас хотят спросить (элементарное уважение).
- Если вопрос кажется вам сложным или вы не знаете ответ, не тушуйтесь: задайте уточняющий вопрос или попросите перефразировать вопрос — это даст вам дополнительное время подумать.
- Никогда не нападайте на комиссию. Не провоцируйте скандалы. Не будьте категоричны и старайтесь подкреплять скользкие ответы ссылками на мнение авторитетных людей в этой предметной области.
- Никогда, ни при каких обстоятельствах не отвечайте — «Не знаю!», даже если вы действительно не знаете.
Заключение
Меня всегда поражает то, как молодые и красивые девушки приходят на экзамены: голая спина, юбка выше колена, декольте такого размера, что трусики можно увидеть. Так вот: все это необходимо оставить ровно на один день. Строгий костюм, галстук, белая рубашка и никаких кроссовок для молодых людей. Белая закрытая блузка, юбка ниже колена, лодочки на небольшом каблуке для прекрасной половины. Парням необходимо постричься за неделю и побриться за 12 часов до выступления (с вечера). Три дня не пить, высыпаться, желательно отключить интернет.
Во время выступления руки не стоит держать в карманах, играть в карманный бильярд будете дома. Не бегайте по сцене, желательны лишь незначительные перемещения. Займите одну руку перелистывателем слайдов, а другую карточками с важными определениями, формат карточек не более половины А4, чтобы не привлекать внимание.
Не смотрите в пол — это создает неуверенный образ. Желательно выбрать одного два расположенных к вам членов комиссии и перемещать взгляд с одного на другого, как бы выступая только для них (исключите из списка вашего руководителя, если он в комиссии). Подобное поведение создает дополнительное благожелательное отношение у этих членов комиссии к вам.
Прежде всего, помните, что презентация — это вы и ваш рассказ, а слайды — это только дополнительный демонстрационный материал. От того, насколько уверенно вы будете выступать зависит степень вербального доверия к вам. У комиссии должно сложиться ощущение — «Мужик сказал — мужик сделал». Рубите фразы и заколачивайте гвозди в аудиторию, но не переусердствуйте.
