Управление объектами коммерческой недвижимости во многом зависит от ручных процессов УК и административных служб. В результате вмешательства человеческого фактора офис начинает работать менее предсказуемо. Ошибки, даже если сами по себе сначала кажутся незначительными, ведут к задержкам в исполнении задач, росту операционных издержек и потере финансов.

Автоматизация — ключ к возвращению контроля.

В обзоре собраны узкоспециализированные решения и комплексные системы автоматизации офисов, которые помогают сохранять бюджеты и повышать эффективность работы.

Q:OS

Это платформа для автоматизации управления офисной средой и поддержки гибридного формата работы. Реализована как веб-приложение (PWA), доступное через браузер на ПК или мобильных устройствах. Это облегчает внедрение: SaaS-модель берёт на себя поддержку и обновления, а формат PWA позволяет работать без установки отдельного приложения.

Система объединяет задачи организации рабочего пространства, контроля ресурсов и коммуникации сотрудников в единую цифровую среду:

Бронирование ресурсов: офисные зоны, переговорные, рабочие места, локеры, парковка. Подтверждение через QR-код и синхронизация с календарем бронирований.
Контроль доступа и модерация: гибкая настройка ролей и зон, управление правами пользователей.
Коммуникация и уведомления: автоматические оповещения сотрудников о бронированиях и изменениях, интеграция с корпоративными мессенджерами и сервисами: Яндекс 360, Bitrix24, Telegram, Google Workspace, Microsoft Exchange, Active Directory.
Аналитика использования пространства: сбор данных о загрузке офисов и зон, выявление избыточных или недостаточно используемых ресурсов.
Визуализация и интерфейс: интерактивные 2D-карты офисов, настраиваемый интерфейс, возможность кастомизации под корпоративный стиль.

Тарифы:

Cloud — базовые функции бронирования и уведомлений, общие облачные данные, 225 рублей/место в месяц.
Private Cloud — отдельное облако компании, расширенные настройки ролей и интерфейса, 270 рублей/место в месяц.
Business Pro — установка на собственном сервере, интеграции, аналитика, SSO и поддержка выделенного менеджера. Цена по запросу.

«Умный офис»

Это система для централизованного управления инженерной и офисной инфраструктурой. Она объединяет подсистемы освещения, климат-контроля, электроснабжения, безопасности, мультимедиа и связи, чтобы облегчить контроль за безопасностью и энергоэффективностью большого офиса.

Основные возможности:

Единый интерфейс на сенсорных панелях или ПК для управления всеми подсистемами.
Интеграция разных инженерных систем: освещение, розеточные группы, HVAC, электрика, безопасность, мультимедиа и телеком.
Дистанционное администрирование через интернет.
Настройка стандартных и индивидуальных сценариев работы.
Поддержка проектирования и внедрения на уровне BMS, включая интеграцию с зарядными станциями и другой инфраструктурой.

В случае аварий или несанкционированного доступа система уведомляет ответственное лицо по звонку или SMS и может автоматически взаимодействовать со службами экстренной поддержки.

Ключевой сложностью внедрения является комплексность проекта: работа охватывает вентиляцию, освещение, электроснабжение и другие инженерные сети. Для запуска требуются предпроектное обследование, проектирование, монтаж, пусконаладка и настройка сценариев.

Стоимость рассчитывается индивидуально.

GANDIVA

Система управления человеческими ресурсами и оптимизации рабочих процессов. Основная идея — бережливое управление: повышение эффективности и производительности через минимизацию потерь и прозрачность процессов. Платформа позволяет контролировать загрузку и качество работы сотрудников в реальном времени.

Ключевые возможности:

Единое окно коммуникаций: корпоративный чат для обмена информацией между командами.
Service Desk: каталог услуг всех бэк-офисных департаментов, автоматизация обработки заявок.
Task Tracker и управление проектами: планирование задач, контроль сроков и распределение нагрузки между сотрудниками.
Документооборот: хранение и управление внутренними документами.
Отчёты и аналитика: оценка производительности команд, визуализация загрузки и фиксирование сроков выполнения задач.

Платформа гибко адаптируется под задачи управления офисами, включая эксплуатацию, администрирование и обслуживание объектов. Лицензии оплачиваются только для исполнителей, фактически выполняющих задачи.

Тарифы:

Быстрый старт — 10 000 рублей, самостоятельная настройка с методическим пособием и готовыми с��риптами для интеграции с 1С и ЭДО, до 5 исполнителей.
Стандарт — 100 000 рублей, внедрение выполняют специалисты Gandiva, до 20 исполнителей.
Большой бизнес — 1 000 000 рублей, глубокая интеграция с 1С, разработка уникальных скриптов под ваши процессы, до 100 исполнителей.

UnSpot

Платформа для управления офисным пространством, адаптированная под гибридный формат работы. Система помогает организовать рабочие места, переговорные, парковку и зоны хранения, позволяя сотрудникам бронировать ресурсы самостоятельно через мобильное приложение или веб-интерфейс.

Основные возможности:

Система бронирования офиса и ресурсов: рабочих мест, переговорных, локеров и парковочных мест.
Расписание для гибридных команд: самостоятельное формирование графика посещений, уведомления, чек-ин в день прихода с автоматической корректировкой бронирований.
Аналитика офисной активности: KPI по загрузке, востребованности и неиспользуемому пространству.
Интерактивная карта офиса: поиск свободных мест и помещений, отображение занятости зон.
Бронирование парковки и видеоконтроль: система распределения мест и аналитика использования.
Интеграции: подключение к корпоративным календарям, мессенджерам, сервисам Яндекс и CRM-системе «Битрикс».

Доступен демодоступ — бесплатная пробная версия для оценки функционала.

Гибкая тарификация:

Оплата по пользователю: стоимость начинается от 300 рублей в месяц за одного активного сотрудника. Подходит компаниям, где важен контроль использования системы конкретными сотрудниками.
Оплата по офисному ресурсу. Стоимость — от 500 рублей в месяц за одно рабочее место, локер или парковочное место. Подходит для офисов с высокой плотностью сотрудников, где один ресурс используется несколькими людьми в разное время.

«Мой Пропуск»

Облачная СКУД, которая упрощает контроль доступа и управление передвижением людей по офису. Система позволяет задавать права сотрудникам, подрядчикам и гостям, минимизируя риск несанкционированного проникновения и упрощая администрирование разных зон.

Основные возможности:

Интеграция с существующим оборудованием: подключение к текущей СКУД без необходимости её полной замены.
Удалённое управление доступом: администратор контролирует двери, турникеты и шлагбаумы через веб-интерфейс или мобильное приложение, включая временные ограничения для отдельных сотрудников или гостей.
Разные способы авторизации: QR-коды, NFC, Bluetooth и виртуальные кнопки позволяют гибко управлять потоками людей, сокращая расходы на пластиковые карты и обслуживание СКУД.
Аналитика и отчётность: система фиксирует посещения и рабочее время, помогая оценивать загрузку офисных помещений.
Интеграция с другими системами: платформа взаимодействует с сигнализациями, корпоративными сервисами и оборудованием на объекте.

Система подходит для офисов любых масштабов, где важен контроль доступа, аналитика и удалённое ��дминистрирование.

Тарифы и модели подключения:

Базовая установка «Мой Пропуск» — 109 990 рублей, включает монтаж и пусконаладку оборудования на объекте.
Расширенный пакет «Мой Пропуск Авто» — 269 990 рублей, предназначен для управления автомобильным доступом.
Облачное обслуживание (SaaS):
- Базовый аккаунт — 9 990 рублей/месяц.
- Подключение отдельной точки доступа — 1 990 рублей/месяц.
- Модуль распознавания автомобильных номеров (за 1 камеру) — 4 990 рублей/месяц.

Smart4Smart

Платформа для комплексного управления инженерной инфраструктурой офиса на уровне BMS. Система управления офисом объединяет электроснабжение, отопление, вентиляцию, кондиционирование, освещение, водоснабжение и водоотведение, моторизованные шторы и жалюзи, СКУД, ОПС и системы пожаротушения в единый диспетчерский контур.

Функционал:

Единый интерфейс и BMS-интеграция: контроль всех инженерных систем в одном окне, настройка сценариев и ручное управление с панелей и мобильных устройств.
Климат и микроклимат: автоматическая поддержка температуры и влажности, датчики уровня CO2 и загрязнения воздуха.
Освещение: зональное управление, динамические световые сценарии, регулировка с учётом естественного света.
Энергоэффективность и аналитика: мониторинг расхода электроэнергии и воды.
Автоматические сценарии: работа по датчикам присутствия и освещенности, ночной режим с низким потреблением
Безопасность и доступ: интеграция с СКУД, ОПС и видеонаблюдением, централизованное управление правами и оповещения об авариях.

Внедрение: проект реализуется на уровне инженерных сетей и включает предпроектное обследование, проектирование систем электрики, слаботочки, ОВК, ВК и АСУ, монтаж щитов диспетчеризации, кабельной инфраструктуры, пусконаладку и настройку алгоритмов. Рекомендуется параллельное проектирование инженерии и автоматизации для обеспечения совместимости оборудования.

Стоимость формируется индивидуально.

Navigine

Платформа для навигации и аналитики. Помогает отслеживать перемещения сотрудников и посетителей, анализировать использование пространства и управлять ресурсами в больших корпоративных центрах. Система делает акцент на безопасность и эффективность работы офиса.

Основные возможности:

Мониторинг перемещений: система показывает, где находятся сотрудники и гости в реальном времени, помогает выявлять перегруженные зоны и определять свободные пространства.
Аналитика использования помещений: оценка эффективности планировки, оптимизация рабочих мест и зон отдыха, сокращение затрат на содержание офисов.
Управление ресурсами: бронирование переговорных комнат, парковочных мест и других офисных зон.
Интеграции с корпоративными системами: подключение к CRM, ERP и другим сервисам для автоматической выгрузки аналитики и отчетов.

Стоимость рассчитывается индивидуально в зависимости от запросов.

Выбор зависит от задач

Управление офисной средой и инженерной инфраструктурой выходит на новый уровень, когда процессы переводятся в цифру.

«Умный офис» и Smart4Smart обеспечивают комплексный контроль инженерных систем, энергоэффективность и безопасность.
Q:OS, UnSpot и Navigine помогают оптимизировать использование рабочих мест, переговорных и общих зон, а также отслеживать поток сотрудников и гостей.
GANDIVA фокусируется на человеческих ресурсах, автоматизируя распределение задач и нагрузку команд.
«Мой Пропуск» решает задачи контроля доступа и аналитики передвижений внутри объекта.

Процессы автоматизации офиса снижают ручной контроль и минимизируют финансовые потери. В результате компании получают управляемые и масштабируемые офисные пространства, которые проще адаптировать к росту команды и изменению рабочих форматов.

Знакомьтесь с новыми онлайн-сервисами, которые делают вашу жизнь проще в телеграм-канале Product Radar. 10 новых проектов – каждую неделю!

Понравилась статья? Хотите продолжение или сравнительную подборку похожих продуктов? Буду благодарен за лайк и комментарий в поддержку публикации.

Если хотите дать свой проект в о��зор — напишите мне в личку @begovatovd.

Лучшие системы управления и автоматизации офисов: как сохранить бюджет и обрести контроль