Несколько месяцев назад я опубликовал статью про использование Outline для корпоративной базы знаний. Теперь хочу описать некоторые процессы подробнее.
Сегодня речь пойдет про основы создания такой вики для внутреннего пользования. Опишу кратко применение метода Event Storming, ревью структуры, регламент по ведению БЗ. Большинство примеров в статье будут на тему digital‑агентств, но их можно легко применить и в организациях из других сфер деятельности.
Зачем думать доменами*, а не папками
Большинство баз знаний превращаются в свалки, потому что строятся «по отделам» или «по типам документов».
Подход через домены позволяет выстроить структуру так, чтобы каждая коллекция Outline соответствовала области ответственности бизнеса: продажи, разработка, поддержка, HR и тому подобное. Это делает навигацию логичной и упрощает владение документами.
*В терминах методологии Event Storming домен — это предметная область, то есть совокупность бизнес‑понятий, ролей и процессов, с которыми работает система.
1. Использование Event Storming для выявления доменов
Алгоритм в целом такой:
Собрать ключевые роли компании (PM, Dev, QA, Support, HR, Marketing, Finance и др.).
Провести сессию Event Storming (можно в Miro, FigJam, Notion... ну или в офлайн‑реальности):
— записывать события бизнес‑процессов в формате «клиент сделал…», «система отправила…», «менеджер согласовал…».
— не фильтровать на старте — просто фиксировать всё, что происходит.Сгруппировать события в логические цепочки. Из этих цепочек выделить домены (области ответственности). Пример:
— «продажа услуг»,
— «проектная работа»,
— «разработка»,
— «контент и маркетинг».Внутри доменов выделить поддомены (узкие направления или подсистемы). Пример: домен «Разработка» → поддомены «DevOps», «Frontend», «Backend», «QA».
Зафиксировать эти группы в документе (или в Miro) как исходную «доменную карту компании».
2. Превраща��м домены в структуру Outline
Каждый домен становится коллекцией в Outline. Поддомены — подстраницы или вложенные коллекции.
Пример структуры:
📦 Общие
├── Регламенты
├── Глоссарий
└── ADR-журнал
📦 Dev
├── Гайды по разработке
├── Регламенты коммитов и GitFlow
└── Чек-листы ревью
📦 QA
├── Чек-листы тестирования
├── Отчёты по ревью базы знаний
└── Формы обратной связи
📦 PM
├── Процессы управления проектами
├── Регламент планирования задач
└── Ретроспективы
📦 Маркетинг
├── Тексты и tone of voice
├── Гайды по контенту
└── Шаблоны рассылок
📦 Инфра
├── Администрирование Outline
├── CI/CD
└── Интеграции✅ Чек-лист: готова ли структура
Домены определены на основе бизнес‑процессов, а не оргструктуры.
Каждая коллекция имеет владельца (куратора).
Нет дублирующихся тем между коллекциями.
Все документы имеют теги доменов и поддоменов.
В структуре отражены общие, технические и процессные разделы.
3. После утверждения структуры
На этом этапе следует:
зафиксировать документ как «базовый метод» (все будущие изменения структуры должны опираться на него);
связать его ссылками с регламентом по ведению базы знаний и картой доменов (если они уже созданы. Либо сначала создать их).
4. Вшиваем пользование Outline в процессы компании
Теперь нужно интегрировать комплект документации в ежедневные рабочие процессы компании, чтобы база знаний стала не теоретической, а реально используемой.
На примере digital‑агентства, работающего в Битрикс24, это могут быть следующие действия:
Добавить ссылки на соответствующие документы Outline:
— в шаблоны Bitrix24 задач (раздел «Описание задачи»);
— в onboarding‑пакеты для новых сотрудников;
— в регламенты разработки, тестирования и маркетинга;
— в CI/CD pipeline (ссылки на ADR и регламенты релизов).Добавить пункт «Проверка по базе знаний» в чек‑листы QA и PM.
Ввести обязательное ревью по чек‑листу перед выпуском новых регламентов.
Отслеживать активность пользователей в Outline (через админ‑панель).
5. Сквозное ревью всего комплекта
На этом этапе нужно провести итоговую проверку комплекта документов перед официальным запуском, убедиться в согласованности, корректности ссылок и едином стиле.
5.1. Проверка на согласованность
Документы не противоречат друг другу.
Все термины совпадают с глоссарием.
Нет дублирующихся гайдов или шаблонов.
Все документы используют единый шаблон Markdown.
5.2. Проверка ссылок и навигации
Все внутренние ссылки Outline рабочие.
Все внешние ссылки (Bitrix, GitLab, Telegram) актуальны.
Нет «пустых» страниц (черновиков без содержания).
Структура коллекций полностью соответствует карте доменов.
5.3. Проверка стиля и форматирования
Тон деловой, без канцелярита.
Текст структурирован: цель → область → шаги → примеры.
Используется единый формат заголовков (H2/H3).
Все чек‑листы ин��ерактивны (Markdown
[ ]).
5.4. Финальный отчёт
PM создаёт страницу /Final Review с результатами типа
Итоговый статус по результатам ревью: комплект проверен, все документы оформлены в едином стиле и логике, ошибки и дубли устранены.
6. Презентация команде
Цель презентации — донести до всех сотрудников, зачем создан комплект, как им пользоваться и где что лежит. Пример формата презентации:
Короткий демо‑созвон (30–45 минут)
— Показать структуру коллекций в Outline.
— Пройтись по основным документам (гайд, регламент, чек‑листы).
— Показать ADR и глоссарий.FAQ после презентации:
— Как добавить документ?
— Кто ревьюит?
— Как отметить устаревший материал?Запись встречи добавляется в Outline
7. Регламент по ведению корпоративной базы знаний в Outline
Цель составления регламента — установить единые принципы ведения, обновления и контроля корпоративной базы знаний в Outline, чтобы она оставалась актуальной, структурированной и управляемой.
Ниже привожу пример содержания регламента.
7.1. Общие положения
База знаний — это централизованное хранилище всех регламентов, гайдов, инструкций и шаблонов компании. Она существует в единственном экземпляре — Outline, и служит источником истины для всех сотрудников.
7.2. Где живут документы
Все официальные документы находятся только в Outline.
Никаких копий в Google Docs, Confluence или других сервисах.
Разрешены только ссылки на внешние источники (например, GitHub, Figma, Bitrix24), если они дополняют контент.
7.3. Роли и ответственность
Роль | Ответственность |
Автор | Создаёт документ, соблюдая формат и шаблон. |
Куратор | Отвечает за раздел/коллекцию, проводит ревью, следит за актуальностью. |
Ревьюер (QA / PM) | Проверяет документ перед публикацией на соответствие стандартам. |
Администратор Outline (DevOps) | Управляет доступами, резервными копиями и обновлениями. |
PM (владелец комплекта) | Контролирует соблюдение регламента и ведёт ADR‑журнал изменений. |
7.4. Правила создания и обновления документов
Создание:
— документ создаётся только в рамках утверждённой коллекции;
— используется шаблон Markdown;
— автор обязан указать цель, область применения и ответственных.Обновление:
— изменения выполняются только через ревью;
— при значительных правках шаблона — фиксировать изменение в ADR‑журнале.Запрещено:
— создавать дублирующие документы;
— копировать контент без ссылки на источник;
— редактировать без уведомления куратора.
7.5. Ревью и актуализация
Ежеквартально проводится ревью базы знаний.
Каждый куратор проверяет свои разделы по чек‑листу.
Устаревшие документы помечаются тегом
#archiveи переносятся в архивную коллекцию.PM формирует отчёт по ревью. Пример метрик: % актуальных, orphan‑страницы (на которые не ведет ни одна ссылка), обновления за квартал.
7.6. Теги и навигация
Каждый документ обязан иметь минимум один тег:
#domain/QA,#domain/Dev,#template,#checklistи тому подобноеТеги стандартизированы и ведутся в отдельной странице «Глоссарий терминов».
Заключение
Конечно, в реальной компании с устоявшимися процессами будет нелегко взять и перенести всё в аутлайн. А потом еще и вести эту базу, соблюдая регламент. Поэтому да, описанная в статье картина получилась местами чересчур идеалистичной. Но уверен, что материал поможет тем, кто все-таки решится систематизировать свою корпоративную базу знаний. Позднее опубликую еще несколько гайдов по данной теме: расскажу про администрирование и ведение базы в целом.
