Управлять нужно не временем, а энергией... «О, прекрасная Лора Мэй! — подумал я. — Можно мне не есть лягушку? И слона тоже бы не хотелось. Вообще-то я эстет и гурман, а гадость ем, потому что так велит тайм-менеджмент». Лора сказала, можно. И добавила, что главное не есть себя. «Наверное, — снова подумал я, — тут есть какое-то большое "но"». Но Лора лишь улыбнулась: «Запомни, мой мальчик, — сказала она, — главное не есть себя...».

Что ж, попробуем в этом разобраться.

Меня зовут Костя Дубровин. Я веду канал про книги.

Лора учит сотрудников Google продуктивности. Но мы-то знаем какого им там живется. Например, у них есть правило «150 футов от еды». Правда, не в смысле «хватит жрать», а наоборот, — ближайшая точка общественного питания должна находится не дальше 150 футов. Это примерно 46 метров. Думаю, они просто не успевают работать, и наняли Лору, чтобы та за ними бдила.

Так вот, Лора считает, что традиционный подход к продуктивности игнорирует биологию. Исследование Oxford University Press 2016 года доказало, что совы и жаворонки существуют — Аллилуйя! А еще есть колибри.
• Жаворонки достигают пика продуктивности с 9:00 до 11:00
• Совы работают эффективнее с 19:00 до 20:00
• Колибри показывают максимум энергии с 14:00 до 16:00

«Эти генетика, детка!», — сказали Лоре в Оксфорде. Но! Все-таки есть одно небольшое «но». В исследовании Mareike Wieth и Rose Zacks описан парадокс: нестандартные творческие задачи лучше решаются в неоптимальное для человека время. Например, у жаворонков, креативные прорывы случаются вечером, когда контроль сознания ослабевает. А вот аналитические задачи требуют другого места в расписании, — когда наступает пиковая энергия и концентрация.

Лора рекомендует определить свой хронотип и составить карту энергии. После этого:
• Планировать аналитическую работу на часы максимальной концентрации
• Отводить время низкой энергии на рутину
• Креативные задачи размещать в переходные периоды между пиками и спадами

Срочное убивает важное

Дуайт Эйзенхауэр в 1954 году сделал далеко идущее заявление: «У меня есть два типа проблем: срочные и важные. Срочные не важны, а важные никогда не бывают срочными». Строители коммунизма переглянулись, а капиталисты нарисовали на салфетке Матрицу Эйзенхауэра. С тех пор ее (матрицу, а не салфетку) активно применяют в Google:
• Срочное и важное — кризисы, дедлайны, проблемы
• Несрочное, но важное — стратегическое планирование, развитие, профилактика
• Срочное, но неважное — совещания, чужие просьбы
• Несрочное и неважное — отвлекающие факторы, развлечения

Большинство людей живут в первом пункте. Они постоянно тушат пожары, как Илон Маск из предыдущего обзора, а так же много стрессуют, так что потом плачут на интервью The New York Times. Но секрет в том, что по-настоящему важные задачи находятся во втором пункте, до которого руки никак не доходят.

Поэтому Лора предлагает бронировать в календаре время для задач из второго пункта раньше, чем появятся срочные дела. Если не зафиксировать это время физически, его заполнят задачи из первого и третьего, которые потом не жалко будет заменить на развлекухи из четвертого пункта.

Иллюзия многозадачности

Многозадачность — это миф. В книге есть ссылка на исследование, согласно которому мозг не способен выполнять несколько задач одновременно. Он переключается между ними, и каждое переключение стоит времени и энергии.

Gloria Mark и ее коллеги в исследовании 2008 года измерили «цену» переключения. Так вот, после прерывания требуется в среднем 23 минуты для восстановления концентрации на исходной задаче. При этом режим многозадачности практически не оптимизирует работу (всего на 0,41%), не говоря о высоком уровне стресса.

В Google активно качают тему батчинга — группировки похожих задач. Исследование Gloria Mark 2016 года и Питер Друкер задолго до него засвидетельствовали, что обработка электронной почты скопом повышает продуктивность и снижает стресс. Поэтому не надо после отправки письма писать в телегу: «Прочитал?»... «А теперь?»... «А сейчас?». Вместо того чтобы проверять почту каждые 5 минут, Лора рекомендует выделять 3 блока по 30 минут в день. Утром, после обеда и перед завершением рабочего дня. Лично я так смотрю рабочие чаты, а в почту вообще не заглядываю.

А еще есть клавиатурные сокращения и замена текста. Я пишу «ркв», нажимаю пробел и получаю полные реквизиты своей компании. Эти мелкие фичи могут сэкономить десятки, а может и сотни часов в год. В масштабе Google — это целая история человечества.

Совещания

Так, переходим к разоблачениям. Harvard Business Review в 2017 году опубликовал исследование, согласно которому совещания признаны главной проблемой продуктивности. Ссылочка в книге есть. Если что, ссылайтесь на Лору, она привыкшая.

MIT Sloan Management Review в 2007 году установил, что большинство совещаний не имеют четкой повестки и измеримых результатов. А Human Resource Management Journal в 2010 году снова открыл Америку — оказывается у сотрудников низкая удовлетворенность совещаниями.

Cameron Herold в книге «Meetings Suck» (2016) пишет, что на совещания уходит в среднем 23% рабочего времени. Поэтому Лора считает, что если совещание не имеет четкой повестки, измеримых целей и списка участников, его надо отменить. Или, хоты бы, сокращать стандартное время. Для начала вместо 30-минутных встреч планировать 25-минутные. Вместо часовых — 45-минутные. Это даст участникам время на переключение между встречами, снизит усталость и даст возможность пробежать 46 метров до ближайшей шаурмы.

Лора внедрила практику асинхронных совещаний для определенных типов встреч. Вместо того чтобы собирать 10 человек на час, создается документ с повесткой. Участники добавляют комментарии в удобное время. Синхронная встреча нужна только для принятия финальных решений. Кажется об этом писал еще Бил Гейтс в книге «Бизнес со скоростью мысли».

Привычки

Британские ученые утверждает, что привычка формируется за 21 день. Однако, исследование European Journal of Social Psychology 2009 года разрушило этот миф. Наблюдения за 96 испытуемыми в течение 12 недель показали, что в среднем привычка формируется за 66 дней, но в действительности есть большой диапазон — от 18 до 254 дней в зависимости от сложности поведения.

Простые привычки формируются быстрее. Подозреваю, что вредные — вообще моментально. Сложные привычки (бегать по 30 минут ежедневно) требуют в разы больше времени. Current Directions in Psychological Science в 2006 году опубликовал исследование, подтвердившее, что привычка запускается контекстным триггером. О чем-то таком я уже писал в недавнем обзоре про «Атомные привычки».

Лора учит «якорить» привычки, когда новое поведение привязывается к существующей рутине. Например: «После того как я наливаю утренний кофе, я пишу три главные задачи дня». Существующая привычка (кофе) служит триггером для новой (планирование).

Как пропускать всякую ерунду

Fear of Missing Out (страх упустить) превратился в эпидемию цифровой эры. Но есть лайфхак — Joy of Missing Out (радость упущенного). JOMO — это осознанный выбор пропустить событие ради энергии и фокуса.

Лора использует зоны контроля:
• Первая зона — то, что вы контролируете полностью (свое расписание, приоритеты, реакции)
• Вторая зона — то, на что вы можете влиять (проекты команды, процессы в отделе)
• Третья зона — то, что находится вне контроля (решения топ-менеджмента, рыночные условия, сосед-барабанщик)

Энергия, потраченная на третью зону, — это инвестиция с нулевой отдачей. JOMO применяется к информационному шуму для отказа от части рассылок, уведомлений, встреч, не относящихся к первой и второй зонам. Правда, что делать с соседом в книге не написано.

Кстати, согласно исследованию University of Sussex 2009 года, чтение прикольных обзоров снижает уровень стресса на 68% всего за 6 минут. Это даже круче, чем прогулка или музыка. Лора прямо рекомендует: вместо прокрутки ленты новостей в обеденный перерыв, почитайте Костю Дубровина.

Итого

Исследование Social Psychological and Personality Science 2020 года показало, что люди, которые воспринимают свое будущее «я» как похожее на настоящее «я», показывают более высокий уровень благополучия через 10 лет. Управление энергией — это не только выполнение большего количества задач сегодня. Это инвестиция в себя будущего.

Тайм-менеджмент, в привычном его понимании, исходит из предположения, что время — ограниченный ресурс, который нужно оптимизировать. Но время не эластично. Энергия — вот что отличает продуктивные дни от потерянных.

Обзор книги «Аптайм: Оптимальный способ управления временем и энергией», Лора Мэй Мартин