Статья написана про то, зачем проджект-менеджер (РМ) постоянно требует от исполнителей двигать задачи и писать комментарии.

Небольшая историческая справка

Ниже приведен пример среднестатичтической ситуации, от лица РМ, управляющего командой. Ситуация обезличена, где-то упрощена, где-то наоборот утрирована, но основана на реальных событиях. Все совпадения не случайны.

Типичный четверг. Свободный час от встреч в середине дня решил посвятить диаграмме Гантта нового проекта, очень хочется доделать. Ко мне в личку стучится коллега РМ, завязывается диалог.
- Привет! Что с задачей АВС-12345?
- Привет! Мы же вчера взяли её "влетом" в спринт в общем чате. Сегодня обсуждали на дейли с командой, что её возьмут первым делом. Завтра релиз, как и договаривались.
- Хм. Странно, но у задачи статус всё ещё "To Do", и обновлена она последний раз вчера. Задача важная, прошу проверить.
- Принял. Вернусь с ответом.
Я иду разбираться. Захожу в задачу. Действительно, статус "To Do", комментариев нет, лога времени нет. Проверяю доску - задачи этого исполнителя со времени дейли не изменились, хотя прошло уже 4 часа. Лезу в структуру спринта - последнее обновление всех задач исполнителя было вчера. Но я отчетливо помню, что на дейли этот человек кивал в камеру, сигнализируя о полном понимании дальнейшего плана работ, в котором задача АВС-12345 завершалась в течение 2 часов после дейли...
Пишу в чат команды. Спрашиваю, что с задачей, что с исполнителем - может быть что-то случилось, всякое бывает. Пока жду ответа, в чат подключается лид. Обсуждаем ситуацию. Лид про задачу не в курсе, но кивание на дейли тоже припоминает.
Через какое-то время в чат приходит исполнитель. С ним все хорошо, жив-здоров. И с задачей все хорошо - она в работе, через 10 минут будет в ревью. Релиз завтра в силе. На переводе статуса исполнитель решил сэкономить, чтобы быстрее взять задачу в работу. Прошу исполнителя актуализировать статус.
Фууух. Возвращаюсь к РМ в личку. Сообщаю, что задача почти готова, завтра релиз в силе.
Так, а что я там делал?..

Мнимая экономия

Соблазн выполнить задачу, не заходя в таск-трекер, очень велик. Особенно, если убедить себя, что тем самым ты экономишь время, и занимаешься работой вместо бюрократии. На самом деле это не так, и пример выше демонстрирует это.

В табличке ниже представлены трудозатраты по каждому из шагов из описанного кейса.

Да, подсчет грубый. Но хорошо иллюстрирует так называемую экономию. На всё про всё суммарно потрачено 20 человеко-минут.

Ниже, представлена табличчка с трудозатратами, если бы исполнитель, не решил экономить.

Одна человеко-минута на актуализацию задачи сразу после дейли. И это достаточно консервативный подсчет на перетаскивание драг-н-дропом задачи из одной колонки в другую.

Один акт экономии увеличивает трудозатраты в 20 раз! И это без учета времени ожидания на ответы в чате, отвлечения других участников чата на тред, переключения контекста всех действующих лиц и т.д.

Более того, исполнитель все равно актуализировал задачу, после того, как РМ его попросил.

Смотреть шире

Исполнитель должен понимать, что в жизни задачи участвуют сильно больше людей, чем сам исполнитель:

Автор задачи, сформировавший требования, отслеживает задачу, потому что ему важно, когда она будет сделана.
Лид, провалидировавший требования, отметил себе задачу, чтобы удостовериться, что она попадет в релиз.
РМ в спринте пометил задачу флагом, потому что другой РМ его просил не потерять задачу.
Ревьюер, который проводит код-ревью, смотрит на столбец "Code review" и ждет задачу в нем.
Релиз-менеджер ждет, когда задача будет готова к релизу, чтобы собрать её в релиз.
И т.д.

И даже после выкатки задачи и перевода в Done, задачей продолжают пользоваться:

Учет в спринте, и участие задачи в анализе спринта.
Разбор на ретро, если задача проблемная.
Выгрузки в еженедельный, ежеквартальный, ежегодный отчеты.
Использование в статистике эффективности команды.
И т.д.

Каждый участник жизненного цикла задачи, хочет и должен иметь по задаче актуальную и точную информацию. От этого буквально зависит его работа, а возможно и стратегические решения на уровне компании.

Оперативная память дорожает

У исполнителя в день в среднем в работе бывает одна-две задачи. В сложные дни (или наоборот легкие, когда задачи щелкаются как орехи) от трех до четырех. Держать в голове контекст по такому количеству задач вполне реально, и даже очень удобно.

Но у менеджера (будь то Лид, РМ, СТО) задач больше на порядок. Например, у РМ:

Задачи всех исполнителей сегодня для обсуждения на дейли (количество задач в день, умноженное на количество исполнителей).
Задачи в текущем спринте: готовые, в работе, не начатые.
Задачи в следующем спринте, задачи на груминг.
Задачи квартального плана.
Задачи для смежных команд.
Свои задачи.
Задачи других проектов и/или команд.

Контекст по каждой задаче просто невозможно держать в голове. И для того, чтобы менеджер мог выполнять свою работу, ему необходимо иметь актуальную информацию по задачам. Этого можно достигнуть только если каждый исполнитель задачи на своем этапе жизненного цикла задачи будет добросовестно её вести. Иначе — бесконечные уточнения по задачам у исполнителей (потому что больше не у кого) и все как в п. «Мнимая экономия».

И вообще, освобождение оперативной памяти с помощью задач — полезная функция таск‑трекера как для исполнителя, так и для менеджера. Записать свои мысли, замечания, решения, просто для того, чтобы не держать в голове — очень удобно. Помните, что вы пишите не для себя «сегодняшнего», а для себя «через две недели» или для коллег, которые вне контекста.

Обязанность и скилл

Ведение задачи на своем этапе жизненного цикла — обязанность исполнителя на данном этапе.

Возможно, для кого‑то это будет откровением, но работать с задачами в таск‑трекере — такая же обязанность сотрудника как, например, писать код или документацию.

И это не просто обязанность, а навык, который можно (и нужно) прокачивать. В него входят:

Навык описания задач — умение формулировать и структурировать мысли, формировать и декомпозировать требования.
Гигиена и дисцилина ведения задачи — своевременная актуализация полей, статусов, сроков.
Навык ведения комментариев — отражение значимых действий и принятых решений в рамках задачи.
Навык адекватной оценки задач.
Умение грамотно выстраивать взаимосвязи между задачами.

Вместо итога

Прозрачность работы — лучшая экономия.

Если из задачи понятно, кто, что, как, когда и почему делал, то все участники команды вместо кучи часов консультаций, смогут сконцентрироваться на выполнении действительно важных задач.

Почему надо следить за задачами