В этой статье мы собрали для вас ключевые аспекты, уделяя внимание которым вы сможете существенно увеличить производительность IT-команды. За счет чего? В первую очередь за счет устранения помех в работе.

Крупными и опытными командами получена неумолимая статистика:

Не более четверти времени команды идет на процесс разработки. А, что еще хуже, существенная доля времени - от 5 до 15% и вовсе не связана с производственным процессом.

Как это изменить? Предлагаем начать со списка зон внимания, на которые в первую очередь нужно обратить внимание:

Создавайте задачи правильно:
- Каждая задача должна быть ясно сформулирована и иметь конкретное название, отражающее ее суть.
- Добавьте подробное описание задачи, включающее все необходимые детали, инструкции и требования.
- Укажите ответственного члена команды, который будет отвечать за выполнение задачи.
- Установите приоритет задачи согласно ее важности и срочности.
- Оцените время, необходимое для выполнения задачи, и установите соответствующий срок завершения.
Структурируйте задачи:
- Используйте метки, категории или проекты для организации задач по темам, проектам или приоритетам.
- Разбивайте большие задачи на меньшие подзадачи для более эффективного управления и выполнения работы.
- Используйте функции таск-трекера для создания зависимостей между задачами (связей) и определения логической последовательности выполнения работы.
- Настраивайте рабочие потоки для быстрой и корректной маршрутизации задач.
Устанавливайте сроки и отслеживайте время:
- Установите четкие сроки для выполнения каждой задачи и следите за их соблюдением.
- Оцените время, затраченное на выполнение каждой задачи, и сравнивайте его с установленными сроками для выявления задержек или проблем в процессе.
Следите за прогрессом:
- Регулярно обновляйте статус задач, указывая их текущее состояние (в работе, завершена, отложена и т. д.).
- Используйте функции отметки прогресса или завершения задачи для отслеживания выполнения работы и обозначения завершенных шагов. В большинстве таск-трекеров возможно настроить автоматический расчет прогресса в зависимости от доли закрытых подзадач.
Правильно коммуницируйте и выстраивайте совместную работу:
- Используйте функции комментирования и обсуждения задач для взаимодействия с членами команды, обсуждения вопросов и уточнения деталей. В этом случае информация будет надежно фиксироваться в задаче и поможет коллегам быстрее погрузиться в контекст.
- Делитесь обновлениями и информацией с членами команды через уведомления, комментарии и обсуждения задач.
Анализируйте данные и выявляйте способы улучшение процесса:
- Периодически анализируйте данные о выполнении задач и эффективности процесса работы.
- Находите "узкие" места, проблемы или задержки в процессе и разрабатывайте стратегии и планы действий для их устранения.
- Применяйте полученные знания и опыт для улучшения процесса работы и повышения эффективности команды.

Используйте больше функциональности таск-трекера:
- Изучите все доступные функции и инструменты вашего таск-трекера и используйте их в полной мере для оптимизации процесса работы. Это может включать в себя функции фильтрации, поиска, создания шаблонов задач, настройки уведомлений, автоматизация и многое другое.
- Используйте возможности настройки и персонализации таск-трекера, чтобы адаптировать его под свои потребности и предпочтения.
Постоянно проводите планирование и приоритизацию:
- Планируйте свою работу заранее, определяя список задач на день, неделю, месяц или даже квартал. Это поможет вам организовать свою работу и сосредоточиться на достижении целей.
- Приоритезируйте задачи в соответствии с их важностью и срочностью, чтобы сначала решать наиболее важные и критические задачи.
Регулярное обновляйте задачи и проводите аудит и груминг:
- Периодически обновляйте статусы задач и информацию о них, чтобы сохранять актуальность данных и следить за прогрессом работы.
- Обновляйте реквизиты задач в соответствии с происходящими изменениями.
- Проводите аудит задач, удаляя устаревшие, ненужные или дублирующиеся задачи, чтобы поддерживать порядок и чистоту в таск-трекере.
Обучайтесь и работайте над развитием:

Инвестируйте время в изучение лучших практик работы с таск-трекером и улучшение своих навыков в его использовании.
Обменивайтесь опытом и знаниями с коллегами и участниками команды, чтобы учиться на их примере и расширять свои знания.

Осуществляйте поддержку и предоставляйте обратную связь:

Предоставляйте поддержку и помощь коллегам по использованию таск-трекера, отвечая на их вопросы и делая рекомендации по его эффективному использованию.
Активно обменивайтесь обратной связью с разработчиками таск-трекера, предлагая свои идеи и предложения по улучшению функциональности и интерфейса приложения.

Устраивайте регулярные обзоры и ретроспективы:

Проводите регулярные обзоры выполненной работы и ретроспективы прошлых проектов или итераций. Это поможет команде извлечь уроки из прошлого опыта, выявить сильные и слабые стороны процесса работы и принять меры по улучшению.

Будьте гибкими и адаптивными:

Будьте максимально гибкими и адаптивными в управлении своими задачами и проектами. Изменения в требованиях, приоритетах или сроках выполнения могут произойти в любое время, поэтому важно уметь быстро реагировать и адаптироваться к новым обстоятельствам.

Постоянно совершенствуйте рабочие процессы:

Стремитесь к постоянному совершенствованию своего процесса работы и эффективности использования таск-трекера. Ищите способы оптимизации, автоматизации и улучшения своих рабочих процессов.

Работайте над самоорганизацией и самомотивацией:

Развивайте навыки самоорганизации и самомотивации, чтобы эффективно управлять своими задачами и достигать поставленных целей. Устанавливайте себе четкие цели и мотивируйте себя на достижение успеха.
Формируйте короткие итерации, чтобы прогресс постоянно был виден - это существенно улучшает производительность.

Формируйте дружественную атмосферу в команде и сотрудничайте:

Поддерживайте открытую и дружественную атмосферу в команде, где каждый член чувствует себя комфортно и уверенно. Сотрудничайте с коллегами, помогайте им и поддерживайте их в достижении общих целей.

Постоянно обучайтесь и развивайтесь:

Инвестируйте в свое профессиональное развитие и обучение. Участвуйте в тренингах, курсах, вебинарах и других образовательных мероприятиях, чтобы расширить свои знания и навыки как в области управления задачами и проектами, так и в прикладных областях.

Соблюдайте здоровый баланс работы и личной жизни:

Старайтесь поддерживать здоровый баланс между работой и личной жизнью. Оптимизируйте свою работу, чтобы иметь достаточно времени и энергии для отдыха, релаксации и занятий хобби.

Проводите регулярные обновления и адаптации к изменениям:

Постоянно обновляйте свой список задач и регулярно пересматривайте свои приоритеты. Это позволит вам быстро реагировать на изменения в проекте или внешние обстоятельства и адаптироваться к новым требованиям.

Используйте методы планирования и организации:

Изучите различные методики планирования и организации работы, такие как GTD (Getting Things Done - доведение дел до завершения), Inbox Zero (не оставляйте необработанную информацию) или методика Pomodoro (глубокая концентрация с короткими перерывами), и применяйте их в своей практике для повышения продуктивности и эффективности.

Мониторьте и анализируйте ключевые показатели:

Отслеживайте и анализируйте ключевые показатели вашей работы, такие как время выполнения задач, количество завершенных задач за определенный период, соответствие срокам и другие. Это поможет вам выявить области для улучшения и оптимизации вашего процесса работы.

Участвуйте в командных мероприятиях и совещаниях:

Принимайте активное участие в командных мероприятиях, совещаниях и обсуждениях. Обменивайтесь идеями, обсуждайте проблемы и находите совместные решения с коллегами, чтобы продвигать проект вперед.

Развивайте soft skills:

Развивайте soft skills, такие, как коммуникация, эмпатия, управление конфликтами и другие. Эти навыки помогут вам эффективно взаимодействовать с другими членами команды, управлять отношениями и достигать общих целей.

Фиксируйте и изучайте ошибки:

Фиксируйте ошибки и неудачи в своей работе, а затем анализируйте их причины и изучайте уроки из полученного опыта. Это поможет вам избегать повторения ошибок в будущем и постоянно совершенствовать свои навыки.

Каждый из этих пунктов тянет на отдельную статью, и мы постараемся раскрыть самые действенные из них. Нам будет очень интересно услышать об опыте повышения вашей личной или командной производительности.

Многие из приведенных аспектов касаются возможностей таск-трекера. Мы, команда трекера METEOR, долгое время сосредотачиваемся на больших и сложных процессах в крупной компании и стараемся предоставлять эффективный набор инструментов. Заходите к нам в гости https://u-meteor.ru и задавайте вопросы. Очень рады будем ответить на них!

Спасибо! Продуктивной работы вам!

24 аспекта успешной организации работы. Чек-лист. На всё ли мы обращаем внимание?