С 1 февраля 2017 года вступили в силу поправки к закону 54-ФЗ о контрольно-кассовой технике.
Эти поправки вносят ряд изменений и новых требований по работе с кассами и кассовыми чеками. О том, как мы адаптировали CMS «1С-Битрикс» под новую редакцию закона, чтобы облегчить жизнь интернет-магазинам, читайте под катом.
Поправки к 54-ФЗ
В новой редакции закона все компании обязаны выбивать кассовые чеки и предоставлять их покупателям. За исключением некоторых случаев. Все данные о расчётах с покупателями должны автоматически отправляться по интернету в ОФД (Оператор Фискальных Данных). Это агрегатор, который накапливает данные и передаёт их в ФНС. Сегодня в России существует пять сертифицированных ОФД.
Раньше в кассовых аппаратах стояла так называемая ЭКЛЗ — память, в которой хранились все чеки, выбивавшиеся на данном аппарате. Теперь вместо неё используется ФН — фискальный накопитель. Его необходимо менять каждые 13 месяцев.
Кассовый чек должен в обязательном порядке предоставляться каждому покупателю. А как быть интернет-магазинам, если они не имеют непосредственного контакта с покупателями? Теперь e-commerce должен отправлять чеки в электронном виде.
Интернет-магазины печатали чеки и раньше. Немногие из них не имели операций с наличностью, и поэтому вообще не печатали кассовые чеки. Но согласно поправкам в 54-ФЗ, теперь необходимо печатать чеки при оплате банковской картой или через электронные кошельки (Яндекс.Деньги, WebMoney).
Теперь чеки не нужны только для банковских переводов. Когда счёт выставляется клиенту-частнику, он отправляется с ним на почту или в банк и оплачивает. Во всех остальных случаях чек должен быть напечатан.
Это главное изменение в законе. Теперь кассовый аппарат регистрируется с указанием URL сайта. Чек должен быть выбит в момент совершения оплаты и в нём должны быть перечислены все оплаченные товары.
Нельзя просто взять и потребовать со всех интернет-магазинов соблюдать новый регламент. Он будет внедряться поэтапно.
С 1 июля 2017 года необходимо будет перейти на новые правила использования кассовых аппаратов. Память ЭКЛЗ у кого-то может закончиться раньше. Для таких «счастливчиков» 1 июля наступит раньше: им придётся покупать новые кассовые аппараты — с 1 февраля старые модели с ЭКЛЗ уже не будут регистрироваться в ФНС.
К досрочному переходу на новый регламент вас может подтолкнуть не только заполнение памяти кассового аппарата, но и смена фамилии директора, перерегистрация местоположения бизнеса, открытие новой торговой точки. Всё это чревато срочной покупкой новых кассовых аппаратов: новый 54-ФЗ обязателен к соблюдению всеми интернет-магазинами.
Требования к чекам
Также в новом законе внесено более 10 изменений в содержимое кассового чека.
Самое главное — теперь необходимо печатать все приобретаемые товары. Раньше можно было напечатать только общую сумму, и неважно, когда был выбит чек и на какой товар. Теперь такие вольности не допускаются.
Также необходимо указывать в чеке:
- сумму НДС
- форму оплаты: банковская карта, электронные деньги, авансовый платеж.
На сайте ФНС есть огромный документ с полным текстом нового закона, и на 99-й странице вы можете найти семь точных требований к кассовым чекам. Причём конкретный набор признаков зависит от формы оплаты по конкретной сделке.
Ещё одним из интересных нововведений является требование к нанесению на чеки QR-кода. Клиент может получить этот QR-код либо в письме, либо на реальном чеке, считать его и увидеть полную информацию о чеке.
В QR-коде указываются параметры чека: время, сумма чека, номер фискального накопителя, номер фискального документа, фискальный признак, признак расчета (тип чека). Проверяются QR-коды на чеках специальной программой ФНС «Проверка чека», разработанной АО ГНИВЦ — по аналогии с программами проверки акцизных марок ЕГАИС.
Изображение чека с реальным QR-кодом приравнивается к юридическому документу, то есть теперь не обязательно иметь бумажный оригинал.
Новый «1С-Битрикс»
С версии 17.0.1 мы внедрили поддержку требований новой редакции 54-ФЗ.
Теперь вам доступно бесплатное приложение «1С-Битрикс.кассы» для компьютеров, к которым подключаются кассовые аппараты. Приложение работает по принципу сервера: оно «цепляется» к вашему интернет-магазину, получает от него данные и отправляет их в кассовый аппарат.
Сам он не умеет инициировать соединение, он может лишь получать какие-то данные (как принтер). Соответственно, нужен некий посредник, который будет получать данные от интернет-магазина и печатать на этом «принтере».
«1С-Битрикс» сейчас поддерживает кассовые аппараты «Атол». Чуть позднее будет поддержка «Штрих-М».
Компания «Атол» выпустила кассовый аппарат без печатного блока: кстати, если вы не работаете с офлайн-клиентами, то печатать чеки на бумаге не обязательно, достаточно генерировать цифровые чеки. Нет принтера — нет проблем с бумагой.
Как теперь работать с клиентами?
Рассмотрим порядок действий в условиях изменившегося законодательства.
Получаем от клиента кассовый аппарат с поддержкой 54-ФЗ. На первых порах это машины под марками «Атол» и «Штрих-М».
Клиент заключает договор с ОФД на передачу данных. Это очень простая процедура.
Кстати, с некоторыми ОФД можно начать работать без формального заключения договора. По закону считается, что, отправив в этот ОФД первые данные, тем самым вы автоматически заключили договор с ОФД.
Клиент регистрирует кассовый аппарат в ФНС. Здесь уже квест поинтереснее. На сайте ФНС есть специальный раздел, для входа в который нужно зарегистрировать и ввести ключ. Ключ выдаётся отдельно и никакого отношения к регистрации не имеет. Он выступает в роли вашей цифровой подписи. Если у клиента есть цифровая подпись, которой он может подписывать документы, то он сможет зарегистрировать кассовый аппарат.
Зайдя на сайт, ему нужно выбрать данные кассового аппарата, заполнить форму собственности, выбирать из списка модель и нажать кнопку «Подписать ключом».
По новому закону разрешено получать на один кассовый аппарат деньги с разных интернет-магазинов. Предположим. У вас три интернет-магазина на разных поддоменах. Это три отдельных способа получения денег. Но. Юридическое лицо — одно. И кассовый аппарат тоже может быть один.
Подключаем кассовый аппарат к ОФД. Необходимо прописать в кассовом аппарате определённые параметры. Обычно этим занимаются сервисные компании, продающие кассы.
Устанавливаем/настраиваем драйвер кассового аппарата. Хотя драйверы есть под Windows и Linux, но приложение 1С-Битрикс: кассы пока только под Windows. Драйверы для кассовых аппаратов «Атол» тут: https://goo.gl/uVDRil.
Почему указано два драйвера? Все кассовые аппараты с USB-подключением занимают два USB-порта: по одному они отправляют данные на печать; а по второму — в интернет.
То есть они эмулируют систему, «прокидывают» данные и отправляют чеки через интернет в ОФД.
Поэтому первый драйвер — это драйвер самого торгового оборудования, он подходит для всех аппаратов «Атол». А второй драйвер — это драйвер эмуляции второго порта, который пробрасывает данные для отправки в ОФД. Если вы его не поставите, то данные не попадут в ОФД, и вы нарушите закон. Естественно, необходим и канал для отправки данных.
После установки второго драйвера нужно зайти в папку, запустить exe-файл и указать порт, по которому будет производиться отправка. Поскольку кассовый аппарат занимает два порта, нужно будет определить, какой из них для печати, а какой — для отправки.
Устанавливаем приложение 1С-Битрикс: кассы. Инсталлятор очень простой. После установки из административной панели сайта нужно получить на сайте авторизационные данные и ввести их в приложение. Дальше система сама найдет конкретный магазин, сама заберет нужные данные, сама получит ключи авторизации.
Настраиваем кассу в «1С-Битрикс: Управление Сайтом». «1С-Битрикс» сейчас поддерживает три основных сценария работы:
- Автоматическая интеграция с кассами. Предназначен для интернет-магазинов, у которых есть операции с наличностью, но нет 1С. Все кассовые операции эмулируются внутри самого продукта, то есть идет полная работа с кассой внутри «1С-Битрикс».
- Ручная регистрация (резервный сценарий). Предположим. У вас выполняется транзакция, и вдруг прервалась связь. Вам нужно срочно зарегистрировать чек. Он мог напечататься, но на сайте не зарегистрировался. Это можно сделать вручную внутри интернет-магазина. Допускается проводка операций «возврат» (частично), «выбить новый чек с изменениями», «выбить новый чек» и так далее.
- Интеграция с 1С в реальном времени. Так как цикл смешанный (печать чеков на кассовом аппарате из 1С и интернет-магазин), то дополнительное приложение для интернет-магазинов ставить не обязательно, его функцию возьмёт на себя 1С. Она будет поднимать real-time канал, следить за всеми изменениями на сайте. Как только генерируется чек на оплату, он попадает в 1С, а та уже решает, на какой кассе его распечатать. Достаточно лишь поставить специальный драйвер для 1С и подключить кассовый аппарат.
Работать по новой версии закона 54-ФЗ.
Кассы в интернет-магазине
В «1С-Битрикс» появился новый раздел — «Кассы ККМ».
Кнопка «Подключить ККМ» генерирует регистрационный URL, который нужно ввести в приложении. Если вы подключаете кассовый аппарат через 1С, то ничего настраивать не надо.
После подключения и регистрации все кассовые аппараты будут представлены в виде таблицы.
Для чего нужен новый раздел в CMS?
В отличие от традиционного магазина, интернет-магазин не может регламентировать очередь из клиентов. Если в обычный магазин пришло 10 человек, то они не смогут одновременно оформить покупки и выстроятся в очередь. Интернет-магазин так, к сожалению, не работает. Например, вы запустили большую рекламную акцию, и бурно побежали клиенты. 10 человек одновременно оформили заказы и у вас есть очень мало времени, чтобы распечатать чеки.
В этой ситуации есть несколько решений:
- Буферизация чеков. Они будут печататься в порядке очереди.
- «Ферма» из касс. Вы можете подключить несколько кассовых аппаратов к одному интернет-магазину, и тогда можно автоматически маршрутизировать чеки в зависимости от загруженности аппаратов.
Вторая причина создания нового раздела в «1С-Битрикс»: дать возможность указывать, к какой кассе относится конкретный кассовый аппарат. Один интернет-магазин может быть представлен несколькими юрлицами. Предположим, вам выгодно принимать какие-то платежи на ИП. Вы создаёте внутри «1С-Битрикс» компанию, подключаете к ней некий набор касс и говорите: «Это ИП работает с этим набором касс, а вот с этим набором платежных инструментов работает ООО, у него свой набор касс».
После настройки необходимо для каждой кассы указать начальную сумму. Это единовременная процедура. Есть такое понятие, как сумма накопления, она печатается на чеках z-отчёта. Так как касса может не сразу начать работать с интернет-магазином, то обычно выбивают небольшую сумму от 20 копеек до 3 рублей. Она используется в качестве контрольной точки при проверке налоговой.
Теперь в системе отображается список чеков за день, с указанием URL, сумм, заказов и так далее. К одному заказу можно будет привязывать бесконечное количество чеков.
Внутри заказов появилась вторая опция.
Схема регистрации платежа в заказе немного усложнилась. Платёжная система подтверждает прохождение платежа, и товар отправляется на отгрузку. Раньше это делалось автоматически, либо менеджером ставилась галочка, чтобы кладовщик начал собирать заказ. Теперь таких галочек две. Первая галочка говорит — электронное средство платежа подтвердило получение денег. Вторая галочка говорит — чек выбит. Сюда же добавляется URL чека, по которому менеджер интернет-магазина можете посмотреть этот чек внутри ОФД. Этот же URL будет отправлен клиенту электронным письмом.
Z-отчёты могут закрываться как вручную:
…так и автоматически. Во время закрытия z-отчётов (до 15 минут) кассовые чеки печататься не могут. После закрытия отчётов новая кассовая смена может открываться также либо вручную, либо автоматически. Если же у вас смешанный режим работы — оффлайн- и онлайн-торговля — то лучше закрывать z-отчёты при физическом закрытии кассовой смены.
Внимание к «мелочам»
Как уже выше упоминалось, одно из самых больших неудобств — необходимость выбить чек в момент расчета с покупателем. Неважно, в каком виде будет чек — в бумажном или электронном. Если ваш интернет-магазин работает 24 часа в сутки, то и касса должна работать в течение всего этого времени. Так что не забудьте решить вопросы с электропитанием и стабильным доступом в интернет. Немало неудобств связано и со смешанным режимом работы магазина — «онлайн-оффлайн».
Как «1С-Битрикс» может помочь в преодолении всех этих трудностей?
- Проверка доступности кассовых аппаратов раз в минуту. Если в данный момент ККМ недоступен, оплата на сайте приниматься не будет. Клиент выбрал способ оплаты, нажал «Оформить заказ». Он оформляется. Но тут выполняется редирект не на страницу платёжного сервиса, а на внутреннюю страницу интернет-магазина (её можно кастомизировать): «Простите, в данный момент касса не работает, через некоторое время вы получите прямую ссылку и сможете оплатить заказ». Такая схема работы полезна в ситуациях, когда пропал интернет, когда у вас выбивается z-отчёт, а касса всего одна. Когда кассовый аппарат снова выходит в онлайн, покупателю отправляется прямая авторизационная ссылка. Он переходит по ней и оплачивает заказ.
- Генерирование очереди чеков. Чеки из этой очереди распределяются между кассовыми аппаратами, которые можно разместить даже в офисе. К одному компьютеру можно безболезненно подключить до четырёх аппаратов.
- Предавторизация (блокирование нужной суммы). Это способ обхода ограничения в несколько минут. Но подходит он только для платежей по карте. При оформлении заказа вы можете заблокировать необходимую сумму на счёте банковской карты клиента. Не списать их, а только предварительно заблокировать. В этом случае по закону вы не обязаны выбивать чек. Можно спокойно проверить наличие товара, собрать заказ, отгрузить его, и только после этого дать команду через интернет-магазин на списание денег с выбиванием чека.
Курьерская доставка
Как мы говорили выше, в чеке теперь должны быть перечислены все приобретённые в рамках заказа товары. Поэтому, когда курьер едет к клиенту, у него на кассовом аппарате должен быть актуальный каталог вашего интернет-магазина. То есть мы должны теперь поддерживать синхронизацию интернет-магазинов с кассовыми аппаратами. Но поскольку они работают через эмуляцию COM-порта, выгрузка каталога, скажем, на 100 тыс. позиций занимает очень много времени.
Но есть и второй вариант. Курьер утром забирает партию заказов, которые нужно сегодня развезти, а него на кассовом аппарате синхронизирован не весь каталог, а только те чеки, которые он должен выбить. Если, к примеру, клиент берёт не все позиции из заказа, то курьер просто удаляет из чека остальные позиции и печатает его. Чек фискализируется, отправляется в ОФД, а бумажная распечатка отдаётся клиенту. Правда, такая схема работы поддерживается не всеми моделями кассовых аппаратов, поэтому проверьте, позволяет ли ваш аппарат редактировать чеки.
Отправка чека в электронном виде
Поскольку интернет-магазины обычно не взаимодействуют с клиентами напрямую, то для отправки им чеков в электронном виде необходимо получать с клиентов адрес электронной почты или номер мобильного телефона. В «1С-Битрикс» поддерживается отправка только на электронную почту. Когда создаётся новое событие — «чек ККМ» — клиенту автоматически отправляется письмо с QR-кодом и URL на страницу с полными данными по чеку.
Возможные сценарии финансовых расчётов
В последней редакции закона 54-ФЗ описывается семь возможных сценариев. В предыдущей редакции их было четыре: приход/расход, взять/вернуть под отчёт. Соответственно, все цепочки чеков, которые вы будете создавать, будут соответствовать этим сценариям.
Примечание: новый набор сценариев поддерживается лишь в новых прошивках кассовых аппаратов, поэтому при покупке проверяйте версию прошивки.
Давайте рассмотрим некоторые возможные ситуации из жизни и алгоритмы наших действий.
Первый сценарий: оформляется заказ на три товара, оплачивается картой, один из товаров отсутствует. Клиент просит заменить на другой товар. Но вы уже приняли деньги и выбили чек на три товара, а желаемой замены нет в наличии. Клиент говорит: «Дайте мне две футболки, а деньги за третью верните». В этом случае нужно будет создать следующую цепочку: чек с товарами по заказу (выбит) — чек возврата (нужно выбить) — новый чек с реально отгружаемыми товарами. То есть нужно будет выбить три чека, в которых должны быть прописаны правильные операции.
Возьмём сценарий сложнее: оформляется заказ на три товара, оплачивается картой, один из товаров отсутствует. Клиент просит оставить деньги за отсутствующий товар на внутреннем счёте, а остальные товары отгрузить. В этом случае цепочка создания чеков будет такой: чек с товарами — чек возврата — новый чек с товарами за вычетом отсутствующего — чек с пометкой «Аванс».
Впоследствии, когда клиент выкупит товар по чеку «Аванс», вы выбьете закрывающий чек, в котором будет написано «В счёт аванса». Сумма по этому чеку не будет зарегистрирована в ФНС, то есть не произойдёт двойного учёта средств.
Еще один сценарий: оформляется заказ на три товара, оплачивается в полном объёме, но у магазина нет всех товаров в наличии, клиент соглашается на отгрузку по частям. В этом случае цепочка чеков будет такой: чек с пометкой «Аванс» — чек с конкретной отгрузкой с пометкой «С учётом аванса» (причем в чеке содержатся только те товары, которые вы отгрузили) и так далее, пока не пройдёт вся цепочка закрытия данного заказа. В подобной ситуации последовательность отгрузки должна определяться людьми. Не системой.
Заключение
Подведём итоги.
- «1С-Битрикс: Управление сайтом» с версии 17.0.1 полностью соответствует новой редакции закона 54-ФЗ
- Поддерживает неограниченное количество кассовых аппаратов для интернет-магазинов
- Есть функция распределения чеков среди нескольких кассовых аппаратов в случае роста нагрузки на магазин
- Поддерживается вся бизнес-цепочка: от открытия кассовой смены до регистрации чеков, до закрытия кассовой смены и формирования z-отчётов
- Поддерживаются чеки-возвраты
- Предоставляется бесплатное Windows-приложение для интернет-магазинов, но оно работает только с версией 17.0.1
- Магазин может работать 24 часа в сутки. Главное, чтобы было электропитание и интернет на компьютере, к которому подключён кассовый аппарат
- Поддерживается автоматическая очередь кассовых чеков и их буферизация
- Поддерживается разное количество юридических лиц в одном магазине. Это может быть одно юрлицо на несколько магазинов, или несколько юрлиц на один магазин
Вся подробная информация, FAQ по часто задаваемым вопросам, а также подписка на рассылки с обновлениями — тут.
