В своей предыдущей статье я рассказывала о том, как организовать совместную работу в небольших, но быстро растущих компаниях. Сегодня посмотрим на компании, которые преодолели первые точки роста, увеличили штат и, возможно, внедрили базовые принципы совместной работы.

Важная задача на этом этапе — осознать, что ставшие привычными инструменты совместной работы больше не работают, необходимо искать другие решения.

Сам термин «совместная работа» с нами уже очень давно, но каждый вкладывает в него разные понятия. Во многом это зависит и от размера компании. Для маленьких и растущих компаний — это прежде всего удобные коммуникации. Для более крупного бизнеса — это контроль, продуктивность, безопасность. Посмотрим, с какими задачами совместной работы сталкиваются компании среднего размера и как можно их решить.

Понять, кто есть кто

Компания растет, появляются новые отделы, руководители, заместители, новые должности и новые иерархические отношения в коллективе. Как в этом не потеряться, быстро найти нужного сотрудника или его руководителя, понять, кто отвечает за маркетинг, безопасность, АХО, логистику? Как новым сотрудникам разобраться в компании? Как собрать команду, в которой задействованы и разработчики, и дизайнеры и пиарщики?

Компаниям, в которых работают десятки, а то и сотни человек, нужен инструмент, который поможет гибко отображать структуру компании. И руководителям, и сотрудникам важно видеть все взаимосвязи между людьми, отделами, должностями и обязанностями, видеть карточку каждого сотрудника, его контакты.

Понятная, наглядная и доступная структура компании — это фундамент, на котором можно строить всю совместную работу: организовывать коммуникации внутри отделов, формировать кросс-функциональные рабочие группы, определять права доступа к ресурсам компании и многое другое.

Идеальная структура компании предполагает не только удобное отображение, но и доступ к конкретным фрагментам структуры с разделением прав. Например, HR-специалисты могут управлять всей структурой, а линейным сотрудникам доступен только просмотр определенных данных.

В новом релизе Битрикс24 мы представили обновленный инструмент «Структура компании», которые поддерживает структуры разного уровня сложности. В нем можно гибко настраивать отделы, указывать нескольких заместителей для одного руководителя или добавлять одного человека, как совместителя, занимающего должности в двух отделах. И такое совмещение легко отображается визуально в структуре.

Для каждого пользователя структура компании отображается индивидуально. В центре, в основе, всегда сам пользователь и его ближайшие связи — коллеги по отделу, подчиненные и руководители. Ему не нужно искать себя среди множества уровней и отделов.

Также в структуре работает поиск, фильтры — все инструменты, необходимые для управленцев и HR-специалистов. Больше деталей о структуре компании Степан описал в статье Как хранить деревья или как мы меняли инструмент «Структура компании»

После того, как создана структура, определены все связи между отделами, все уровни подчинения и доступа для сотрудников, можно переходить к следующим аспектам совместной работы.

Структурировать коммуникации

Если небольшие рабочие коллективы повышают эффективность работы за счет удобных коммуникаций, то уже подросшие компании начинают обращать внимание на эффективность самих инструментов для совместного общения. Небольшим командам достаточно мессенджера, в котором можно создавать групповые чаты. Компаниям, в которых уже более 100 человек, важны другие задачи, например, донести важную информацию до всех сотрудников или выборочно для некоторых отделов, и при этом убедиться, что нужные сведения дошли до всех нужных сотрудников.

Большому бизнесу нужны новые подходы к коммуникациям. Рассмотрим самые востребованные задачи.

Информировать правильно

Представьте, что вам нужно оповестить всю компанию об изменении рабочего графика в праздники. Или проинформировать только продавцов-консультантов о новом дресс-коде. Писать сообщения во внутренний чат, где постоянно ведутся обсуждения, бессмысленно — они потеряются под десятками реплик от сотрудников. Отправлять электронные письма и запрашивать подтверждение о получении — слишком ресурсозатратно.

Для таких задач хорошо подходят каналы — инструмент, который есть в популярных мессенджерах. Владелец или администратор канала делает пост с важной информацией, а все обсуждение можно вести в комментариях к нему. Удобно заводить каналы для каждого отдела, чтобы делится важными сведениями, регламентами, новостями, рабочими моментами.

Также любой сотрудник может создать свой канал на любую тему и делиться в нем полезной информацией, а те, кому тема интересна — подпишутся на него. Представьте, если свой канал заведет генеральный директор компании и будет публиковать в нем информацию о достижениях бизнеса, планы по развитию, свое видение будущего компании — это будет вдохновлять всю команду и снимет барьер между руководством и сотрудниками.

В Битрикс24 можно запрещать или разрешать комментарии в каналах, в зависимости от задач, которые они решают. Например, в официальных каналах, где публикуются приказы и регламенты, обсуждения не нужны, комментарии в них лучше закрыть.
А если речь идет о канале внутри отдела, где, например, публикуются новости по проектам, наоборот будет полезно услышать мнение заинтересованных коллег.

Используя «Структуру компании» можно создать канал для конкретного отдела или всей компании в один клик. И не нужно искать сотрудников по фамилиям или отделам, чтобы вручную добавить их в канал — весь отдел или компания добавляются автоматически, в один клик, одновременно с созданием канала. Тоже самое касается новичков или уволившихся сотрудников — как только человек добавлен в структуру компании или удален из нее, он автоматически добавляется во все каналы компании и отдела или удаляется из них — забыть добавить нового сотруника просто невозможно, Битрикс24 проследит за эти сам.

Не тратить впустую время на встречах

Чем крупнее компания, тем более востребованными становятся видеозвонки с командой, онлайн-планерки с удаленными сотрудниками и прочие совещания. Чем больше таких встреч, тем чаще их продуктивность падает — собрания создаются без четкой повестки, сотрудники не фиксируют четкие договоренности по результатам обсуждений, в общем, эффективность таких мероприятий довольно низкая.

Частично проблему решают сервисы на основе нейросетей, которые записывают встречу и делают ее расшифровку, часто даже с коротким резюме. Мы в Битрикс24 пошли дальше и создали AI-ассистента, который не только расшифровывает запись встречи, но и собирает подробный фоллоу-ап, акцентирует внимание на тех задачах, которые были поставлены участникам. Этот сервис так и называется — Фоллоу-ап, по сути, это одна из ролей нашего Копилота, реализованная в сервисе видеозвонков.

Этот AI-ассистент также оценивает всех участников встречи, дает им развивающую обратную связь — может покритиковать тех, кто был слишком резок в разговоре, и тех кто пришел на встречу, но не участвовал в обсуждениях. Фоллоу-ап обязательно отмечает, была ли озвучена повестка встречи, подведены ли ее итоги — с ним совещания становятся более продуктивными. Мы у себя в Битриксе пользуемся этим ассистентом уже около полугода, так как начали тестировать его на себе еще до выхода релиза. И мы сами замечаем, что стали более эффективно работать на онлайн-встречах — приглашаем только нужных сотрудников, начинаем с повестки, четко формулируем задачи и подводим итог обсуждений — это вошло в привычку, стало рабочим навыком.

Общаться с AI-ассистентами

Продолжая тему искусственного интеллекта и AI-ассистентов, назову еще одну задачу, актуальную для крупных компаний.

Мы все чаще в работе обращаемся за помощью к искусственному интеллекту, причем, обращаемся к нему, как к эксперту в различных сферах. Например, в Битрикс24 есть около 30 ролей — можно прямо в чате написать ассистенту-маркетологу, юристу, продакту и т.д.

С ассистентом-маркетологом можно обсудить стратегию продвижения продукта для новой ЦА или исследовать новый сегмент рынка, асситент-копирайтер поможет с текстами, юрист проконсультирует по правовым вопросам.

В растущих компаниях появляется все больше запросов на специфические роли AI-помощников, а значит, нужна возможность создавать эти роли под конкретные задачи, под конкретный бизнес. В Битрикс24 можно создавать собственные промты и сохранять их как роли Копилота — сотрудники смогут обращаться к ним в нужный момент прямо из чата.

Оптимизировать командную работу

Использовать задачи для управления большими проектами

В больших компаниях часто ведется проектная работа — для работы над большой, долгосрочной задачей собирается кросс-функциональная команда, в которую входят сотрудники разных отделов. Например, в разработке нового продукта участвуют маркетологи, дизайнеры, технологи, инженеры и т.д.

Для того, чтобы управлять такими проектами, нужен удобный и функциональный инструмент, который позволяет ставить и контролировать задачи, планировать встречи, создавать отдельное пространство для коммуникаций — все эти возможности должны быть доступны каждому участнику проекта.

В Битрикс24 для этого существуют Проекты, главным инструментом которых являются Задачи. Они позволяют создавать и выполнять поручения, назначать ответственных, соблюдать сроки. Следить за выполнением задач можно в удобном для каждого пользователя формате — в виде списка, канбан-доски, диаграммы Ганта и др.

Задачи позволяют пользователям работать по общепринятым проектным методологиям, например по Scrum. Этот подход давно вышел за пределы ИТ, сейчас его активно используют в разных отраслях, где удобно работать короткими итерациями.

Битрикс24.Скрам позволяет быстро собрать проектную команду. Как и любой проект в системе, он объединяет в себе такие инструменты, как Задачи, Календарь, Чат и, конечно, Диск. В настройках Скрам-команды уже заложены 4 типа встреч, существующих в методологии, а планирование спринтов, работа с бэклогом и другие функции максимально понятны. Разобраться в работе по Scrum смогут даже новички.

Структурировать лавину задач

В любой подросшей компании рано или поздно появляются так называемые «сервисные отделы» — бухгалтерия, юридическая служба. Все они выполняют однотипные задачи и, по сути, оказывают услуги всей компании. Задачи таким специалистам обычно могут ставить любые сотрудники: кому-то нужно проверить договор, кому-то провести оплату — и всем, как правило, нужно сделать это срочно.

Мы в Битрикс24 решили помочь компаниям структурировать такие неконтролируемые потоки задач и сделали для этого инструмент, который так и называется — Потоки. Теперь нагрузка бухгалтеров и юристов будет под четким контролем руководителей отделов.

Для того, чтобы Потоки работали эффективно, руководителю нужно настроить определенные формы заявок на выполнение задач. Заявки помогут сразу собирать всю информацию по задаче, чтобы не тратить на это время в ходе выполнения. Также руковолитель устанавливает сроки выполнения типовых задач, например, определяет, что на согласование договора требуется 2 дня.

Сотрудник, которому нужно согласовать договор, ставит задачу в поток, а не конкретнтому юристу. При этом он сразу видит срок, в течение которого будет выполнен его запрос, и не беспокоит специалистов вопросами. И уже в потоке, в порядке очереди, поставленная задача доходит до первого освободившегося исполнитедя.

Потоки позволяют руководителям сервисных отделов контролировать нагрузку сотрудников, более точно распределять ресурсы. Вся информация о сроках выполенения задач, о количестве невыполненных задач, о скорости работ каждого сотрудника, абсолютно прозрачна для руководителя. Получая статистику в реальном времени, он может перенаправлять ресурсы, добавлять в поток новых исполнителей или, наоборот, сокращать их количество. Рекомендации о том, как делегировать задачи и повышать эффективность отдела, может дать Copilot — он анализирует все данные по загрузке и исполняемости задач, нагрузку и эффективность каждого сотрудника в потоке. Затем он выдает конкретные советы руководителю, например, о том, что в потоке наблюдается определенная сезонность, в данный момент спад заявок и можно сократить количество сотрудников на рутинных задачах. Благодаря Потоку и рекомендациям Copilot’а, руководитель четко видит загруженность своего отдела. И если отчеты показывают, что сотрудники не справляются с объемом задач, руководитель может аргументированно запросить дополнительные кадры.

Контролировать сотрудников «в полях»

Для компаний, чьи сотрудники работают «в полях», в процессе роста становится важно учитывать рабочее время таких специалистов. Для офисных специалистов можно реализовать пропускную систему или использовать современный метод учета рабочего времени в Битриксе, когда сотрудник, садясь за компьютер, отмечает в системе начало рабочего дня, а вечером — завершает день в системе. Но для тех, кто постоянно в разъездах, нужен другой инструмент контроля. Руководителю нужно понимать, все ли сотрудники сегодня на смене, или кто-то пользуясь отсутствием контроля занят своими делами. Нужен простой инструмент, понятный для исполнителя и информативный для руководителя.

В Битрикс24 мы решили использовать понятный поведенческий шаблон — все мы умеем общаться в чатах и чекиниться в разных локациях. Эту привычку пользователей соцсетей мы и внедрили в инструмент Битрикс24.Чекин. Для сотрудника — это мобильное приложение, рабочий чат, в котором он каждый рабочий день отправляет сообщение с чекином (геолокацию и фото) либо руководителю, либо в общий чат своего отдела. Для руководителя — это элемент контроля. Он видит всех отметившихся сотрудников, оценивает, кто не вышел на работу и кого необходимо срочно заменить.

Работать с внешними партнерами

Чем больше компания, тем больше у нее партнеров, заказчиков, исполнителей. Удобная коммуникация с ними — это важная часть совместной работы. Бизнесу приходится решать огромное количество организационных задач, чтобы вести эту совместную работу относительно комфортно: подолгу искать удобное время для рабочих встреч, коммуницировать в разных мессенджерах, дублировать задачи из таск-трекера в рабочие чаты. Но есть инструменты, которые помогут с этими задачами.

Планировать общение

В больших компаниях, как правило, много внешних партнеров, клиентов, подрядчиков — часто они участвуют в проектах, периодически приходят на встречи. Не стоит и вспоминать, как тяжело согласовать время встречи с собственными коллегами без специальных инструментов, а если нужно пригласить к обсуждению человека извне, задачка усложняется в разы.

Планировщик в Битрикс24 теперь позволяет синхронизировать свободные слоты не только для сотрудников компании, но и для людей из внешнего контура. Все работает максимально просто и безопасно — сначала выбираются слоты, свободные одновременно у всех внутренних участников будущей встречи, а затем ссылка на эту подборку отправляется партнеру. Внешний участник выбирает подходящее время из доступного, ставит встречу и сохраняет ее у себя в календаре, а участники внутри Битрикс24 получают уведомление о времени созвона.

Работать в одном пространстве

Общаться с разными компаниями в разных мессенджерах, вести задачи в разных таск-трекерах и обмениваться документами в электронной почте — неэффективно. Нужен удобный внутренний инструмент, которым легко можно делиться с коллегами извне, при этом сохраняя должный уровень информационной безопасности, допуская внешних пользователей к строго ограниченному объему информации.

В последнем релизе Битрикс24 появился инструмент Коллабы — он объединяет в себе чат, календарь, диск и задачи. Мы можем приглашать в коллабу внешних пользователей, задействованных в определенных задачах или процессах. Они будут общаться со всеми участниками коллабы в чате, там же обмениваться нужными документами, вместе работать над задачами и планировать рабочие встречи. Так мы создаем единую комфортную и безопасную среду для совместной работы с внешними партнерами.

Коллабы можно использовать в разных кейсах. Подрядчики, например, рекламные агентства, могут пригласить в Коллабу заказчиков — это поможет решать многие вопросы более оперативно, и заодно сделает процесс работы максимально прозрачным.

Точно также можно приглашать и подрядчиков, исполнителей задач, и работать вместе с ними в одном пространстве — это будет намного эффективнее, чем, например, ставить задачи в мессенджере и не иметь удобного инструмента для их контроля.

Инструменты, которые я рассмотрела в этой статье, помогут компаниям не только решать текущие задачи, но быстрее расти и развиваться.

В следующей статье мы поговорим про крупный бизнес, посмотрим, какие инструменты совместной работы нужны большим компаниями. Это компании совсем другого уровня, с потребностями в автоматизации, контроле всего и вся. У такого бизнеса появляется новый, совершенно уникальный запрос на создание цифровых рабочих мест. Поговорим о том, как все эти запросы можно закрыть одним продуктом — Битрикс24.

Совместная работа для тех, кого за 100: коммуникация, команды и контроль задач для среднего бизнеса