EPAM в режиме удалёнки: как всё устроено

EPAM оказалась очень подготовленной к новым условиям компанией, поскольку изначально создавалась как компания, которая работает удалённо и с территориально-распределённой командой. Сейчас в EPAM около 40 тысяч сотрудников, которые работают почти на всех континентах, в нескольких десятках офисов.
Лично для меня никаких видимых изменений в работе не произошло — как сидела за компьютером в офисе, так и сижу — только дома и с котом. Но недавно прошёл вебинар, где коллеги рассказали, какие инструменты поддерживают жизнеобеспечение команд и как эти инструменты помогли EPAM перевести 95% сотрудников на удалёнку за 3 дня. Я поняла, что за всем этим скрывается настоящий айсберг, и мне очень захотелось этим поделиться.
За деталями и демонстрацией — на вебинар. Я же расскажу «коротко о главном» — на чём строится удалённая (да и не только удалённая) работа в EPAM.

Жизнь до изоляции

Полтора года назад в EPAM начали прорабатывать концепцию, получившую название Anywhere, которая позволила бы талантливым специалистам из любой страны присоединиться к EPAM удалённо и получить доступ к долгосрочным проектам, образовательным программам и всем тем возможностям, которыми компания делится со своими сотрудниками. Коллеги прорабатывали нюансы безопасности, получения техники, доступа к программам и т.д.
А ещё раньше зародилась система или, скорее, платформа — TelescopeAI. Это такое цифровое пространство, которое объединяет в себе множество подсистем, основной инструмент, который поддерживает управление распределёнными командами. Она постоянно меняется, развивается.
Так она выглядит сейчас:

Эти инициативы и помогли быстро всех перевести на удалённую работу.

Инструменты и системы

Платформа TelescopeAI сопровождает сотрудника на всём пути развития, начиная с момента, когда рекрутер прочитал его CV.

Первый контакт
Ещё до изоляции коллеги долгое время проводили интервью с кандидатами онлайн — на нашей платформе Interview Portal, поскольку технические интервьюеры часто находятся в разных городах и даже странах. Помимо групповых видеозвонков здесь можно выполнять тестовые задания — писать код, решать задачи. В этой же системе проставляется детальный отзыв о кандидате по итогам интервью.

Как провести техническое интервью

Здесь можете подсмотреть лайфхаки: Как провести техническое интервью: план действий для начинающих

Адаптация
Чтобы новичку ознакомиться с таким объёмом новой информации о компании, как у нас, и не затеряться, требуется много сил и времени (ох уж эти первые две недели!). Портал Adaptation настроен так, что сотрудник самостоятельно изучает все адаптационные материалы о компании, внутренние системы, корпоративные правила, погружается в корпоративную культуру. В то же время у сотрудника есть ресурсный менеджер, к которому он может в любой момент обратиться за помощью и который отслеживает прогресс прохождения тренингов по адаптации.
К этому порталу мы периодически возвращаемся, когда возникает необходимость пройти ежегодный тренинг по охране труда, информационной безопасности, корпоративной этике или другие регулярные тренинги.

Развитие
Плох тот джун, который не мечтает стать сеньором (или лидом, архитектором и т.д.). Спланировать своё карьерное и профессиональное развитие сотруднику помогут три инструмента — Feedback, Grow и Assessment.
Сервис Feedback нужен для сбора обратной связи — каждый может дать обратную связь на любого сотрудника компании по собственной инициативе или по запросу (фидбеки нужны для ассессмента). Но есть и обязательная сессия — раз в полгода у нас проходит кампания по сбору фидбеков. В прошлом году я впервые опробовала это на себе. Занятие не самое простое, к тому же помимо отзыва о команде нужно написать отзыв о себе. Крайне полезная штука — рекомендую практиковать раз в полгода-год.

Как давать обратную связь

А вот подсказки, как это делать: Как давать обратную связь: 9 правил

На портале Grow можно посмотреть возможные пути развития в компании, поставить себе цели, и система подскажет, какой набор навыков и знаний необходим, какие скиллы нужно прокачать, какой опыт нужно получить, чтобы достичь повышения. Кроме перечня навыков и знаний, система дает ссылки на учебные материалы, рекомендуемую литературу, тренинги. Кстати, портал открыт для внешних пользователей — можно посмотреть, как это работает.

Как поставить цели, чтобы достичь их

И снова ссылка на другой полезный материал для тех, у кого проблемы с постановкой целей: Как поставить цели, чтобы достичь их

После прохождения всех этапов можно записаться на Assessment, где уже комиссия из экспертов проверит уровень и даст заключение, готов ли специалист к переходу на новый уровень или не готов.

Обучение
У нас есть несколько сервисов, которые помогают в обучении — Courses, Learn. Video. EPAM производит сам и покупает огромное количество тренингов на разных языках, по разных дисциплинам — от инженерных до научных и софтскильнных. Все они размещаются на Learn. На Courses можно записаться на очные тренинги, которые сейчас переехали в онлайн — на Zoom или GoTo Meeting Training. Тренинги, митапы, демонстрации — всё записывается и публикуется на видеопортале — нашем корпоративном YouTube.

Недавно команда Learning&Development сделала доступным некоторые курсы для внешних пользователей в beta-версии портала Learn.

Кстати, тренинг-центр EPAM тоже перешёл в режим онлайн. Сегодня у нас по всей России учатся 700+ студентов и с ними работают 270+ тренеров и менторов.

Для менеджеров
Мы уже как-то рассказывали, кто такие ресурсные менеджеры и каковы их функции. Так вот, чтобы менеджеру было легче справляться с этой дополнительной нагрузкой, для них и HR-менеджеров разработали систему Talks. Сюда HR или ресурсный менеджер заносит детали тет-а-тет бесед, отмечает всякие тонкие моменты будь то плохое настроение, какие-то признаки выгорания или проблемы в команде, на проекте и другое, чтобы держать на контроле и в нужный момент прийти на помощь.

Михаил Толмачев, глава центра компетенций по компьютерному зрению и ресурсный менеджер Data-практики в нижегородском офисе EPAM, рассказал, как его команда справляется с новыми условиями:
Когда только всё началось, я первым делом провёл таунхолл со всей командой, поделился видением, рассказал о новой оргструктуре. После раз в неделю стали проводить регулярные встречи, поскольку команда Data-практики в Нижнем Новгороде относительно молодая и резко выросла за последние месяцы, хочется, чтобы люди не теряли связь, поддерживали другу друга.
Ещё мы проводим внутренние тех-толки: делимся новостями о проектах, у кого что происходит, разбираем детали, сложные моменты — это всегда интересно, поскольку мы все работаем на разных проектах. Иногда также обсуждаем интересные доклады, статьи.
Для неформального общения мы сделали болталку в Discord, там есть голосовые чаты: кто угодно, когда угодно может зайти и пообщаться с коллегами. Мы создали комнаты, соответствующие локациям в офисе: «переговорки», «кухня», «игровая» и т.д. Этот сервис больше для геймеров, конечно, но нам он показался очень удобным.

Управление проектами
Для учёта рабочего времени у нас используется система Time. Только суть её не в том, чтобы фиксировать, во сколько человек пришёл и ушёл, сколько потратил на перекур. Неважно сколько человек сидел на стуле, важно сколько часов он потратил на ту или иную задачу. Это, в первую очередь, помогает осознанно взглянуть на самый ценный ресурс человека — время, и научиться лучше оценивать, какие задачи сложнее и требуют больше времени.
Две другие системы помогают получить качественные и количественные показатели проекта. Так, в Health проектные менеджеры заносят информацию о статусе проекта, отмечают, какие возникают проблемы, а количественные показатели «здоровья» фиксируются в Performance. Она подключена к Jira, Confluence, к инструментам CI/CD, Git. В Performance библиотека из более 150 настраиваемых метрик.

Директор по работе с клиентами EPAM Сергей Давыдов об аналитике в TelescopeAI:
Наша платформа TelescopeAI имеет богатый набор «умной» аналитики. Например, я по своему подразделению вижу ситуацию по текущей и будущей загрузке своей команды, т. е. в режиме реального времени отслеживаю риск недозагрузки или перегрузки сотрудников и имею возможность оперативно на это реагировать.
Есть ещё много важных «умных» аналитических показателей, которые помогают управлять коллективом, мотивировать его и подбирать наиболее комфортные условия труда, позволяющие сотрудникам раскрыть свой потенциал.
Например, система умеет подсказывать о необходимости ротации (замены проекта) сотрудников, может подсвечивать повышенный риск ухода сотрудника из компании. Это делается с помощью использования как очевидных и понятных показателей, так и показателей, вычисленных по технологиям машинного обучения на базе собранных данных за прошлые периоды.
При формировании новой проектной команды система сама подбирает наиболее подходящих кандидатов из числа сотрудников по разным критериям (доступности, загруженности, компетенциям, местонахождению и т.д.), что снимает очень много рутины и ускоряет формирование команд в несколько раз.
Для менеджера проекта полезными являются производственные показатели, которые платформа умеет рассчитывать и удобно отображать — это и Burn-down-чарты, и графики сходимости дефектов, историю и агрегацию показателей систем мониторинга, вычисленные показатели достижения SLA и многое другое. То, что раньше менеджер делал в Excel сам, теперь делает платформа.
А для руководителей бизнес-подразделений крайне удобным и информативным является дашборд с показателями «здоровья» проектов в разных разрезах — по персоналу, по финансам, по производству, по удовлетворённости клиента.
Лично я каждое рабочее утро начинаю с просмотра таких общих, агрегированных показателей, а далее уделяю внимание тем, которые находятся не в «зелёной» зоне.

К слову, «умная» аналитика и не такое может. Например, система показывает наиболее подходящие под навыки сотрудника позиции на других проектах, куда он может попробовать перейти.

Инфраструктура

В условиях удалённой работы (да и не только удалённой) важна организация self service, то есть всё, что сотрудник может сделать сам, он должен делать сам. По этому принципу у нас работает Help Desk. Он представляет собой автоматизированную систему с целым комплексом услуг: здесь можно и справку с работы заказать, и запросить доступы, оборудование. Благодаря автоматизации контакт-центра через RPA (Robotic process automation) 20% входящих запросов обрабатываются и маршрутизируются без участия человека.
Для разворачивания серверов под проекты в компании есть сервис EPAM Cloud — единая точка входа к различным облачным сервисам, будь то Amazon, Azure, Google, внутренние серверы. Сотруднику достаточно зайти в консоль, указать параметры сервера, который ему требуется, и после подтверждения заявки менеджером, который сразу же видит стоимость такого сервера, буквально в течение нескольких минут поднимается инфраструктура. Причём это может быть не просто какой-то голый сервер, это может быть уже готовая платформа — сервер мониторинга, базы данных или сервер с настроенным CI/CD Pipeline.
Таким образом при переходе на новый режим у нас, по сути, ничего не изменилось в работе над проектами. А если же у каких-то заказчиков на момент перехода инфраструктура была не готова к удалённому режиму, мы в течение короткого времени разворачивали необходимые мощности со средами разработки и тестирования у себя и предоставляли заказчикам доступ, чтобы совместная работа над проектом не останавливалась.

Заключение

Так выглядит цифровизация в EPAM. Конечно, компания пришла к такой форме существования не за два месяца удалёнки, это всё создавалось на протяжении многих лет. Но несмотря на техническое оснащение и опыт удалённой работы, даже для EPAM сегодняшняя ситуация — это огромный вызов и одновременно новые возможности для развития этого цифрового пространства.