В организациях зачастую можно наблюдать картину, когда разные отделы используют разные системы создания и ведения документации. Это ведет к нескольким проблемам:
• Отсутствие контроля структуры и содержания документа.
• Проблема совместимости файлов и форматов.
• Отсутствие единого хранилища и версионированию.
• Замедление согласования из‑за отсутствия интеграции с системами электронного — документооборота.
• Дублирование документов.
• Сложность с отчетностью и аудиторскими проверками — документы, в т.ч. архивные, не хранятся централизованно.
• Дополнительные затраты для обучения персонала и поддержке нескольких систем.
Как можно решить всю совокупность этих проблем? Лучшим вариантом является гибкая система документооборота с возможностью согласования документов прямо в системе, единым хранилищем документов (в том числе архивных) и возможностью отслеживания версий документов, которая может быть использована во всех отделах компании, чтобы не увеличивать количество используемых инструментов и затраты на поддержку систем в компании. И на рынке есть система, удовлетворяющая всем этим запросам — это Сфера.Документы.
Рассмотрим конкретный бизнес‑сценарий, когда административно‑хозяйственному отделу (АХО) нужно закупить мелкое оборудование для ремонта офиса.
