ECM-ликбез, часть 1: электронный документооборот и электронный архив
Все описанные выше моменты стали для нас еще более очевидными, когда мы начали публиковать статьи по ECM-проблематике в своем блоге и получать обратную связь от читателей.
Осознав всю сложность данной ситуации, мы решили подготовить специальный цикл статей, представляющий собой своеобразный ECM-ликбез. И прежде чем говорить о проблемах ECM, необходимо прояснить основные понятия.
Вопросы терминологии
Аббревиатура ECM означает Enterprise Content Management (по-русски это передается как «управление корпоративным контентом»). Согласно определению Ассоциации по управлени. информацией и изображениями (AIIM), ECM представляет собой «совокупность подходов, методов и инструментов, предназначенных для захвата, систематизации, хранения и поиска контента и документов, связанных с бизнес-процессами организации». Принято выделять следующие разделы ECM:
- управление документами (document management) – экспорт/импорт, контроль версий и обеспечение безопасности для деловых документов;
- управление образами документов (document imaging) — захват (capture), преобразование бумажных документов в электронную форму;
- управление записями (records management) — долгосрочное архивное хранение, разработка норм и политик хранения, обеспечение соответствия законодательным и отраслевым нормам
- управление почтовыми сообщениями (e-mail management) — систематизация и хранение информацией, поступающей в организацию по электронной почте;
- управление социальными медиа (social media management, SMM) – управление информацией, поступающей в организацию в процессе взаимодействия с внешней средой через социальные сети
- управление веб-контентом — поддержка корпоративных веб-порталов, управление динамическим контентом и взаимодействием пользователей;
- управление мультимедиаконтентом (digital assets management, DAM) — хранение и систематизация графических. аудио- и видеоматериалов;
- управление потоками работ (workflow management) – поддержка бизнес-процессов, доставка контента по маршрутам, назначение рабочих задач и состояний;
- Программные средства, предназначенные для выполнения описанных выше операций, принято называть ECM-системами. Немецкий исследователь Ульрих Кампфмайер выделяет пять обязательных компонентов ECM-системы:
- захват (англ. capture) — перевод документов из «бумажного» — в электронный вид;
- управление документами;управление записями и хранением;
распределение и маршрутизация информации;
долгосрочное сохранение (т. е. обеспечение сохранности и непрерывности доступа к информации).
Анализ показывает, что наиболее востребованными функциями ECM-систем являются, во-первых, управление документами, а во-вторых — защищенное систематизированное хранение. Эти функции соответствуют двум классам ECM-продуктов — системам управления документами (англ. document management systems) и системам управления записями (англ. ERMS, electronic record management systems). В России принято употреблять другие термины: «система электронного документооборота» и «система электронного архива». В чем заключается разница между двумя типами программ? Чтобы ответить на этот вопрос, проясним содержание понятий «документ» (document) и «запись» (record).
Документ и запись
В зарубежных публикациях по проблемам ECM и документоведения различие между document и record является одним из основополагающих. В то же время в русских переводах различие это зачастую игнорируется. Английские document и record в большинстве случаев передаются одним и тем же словом «документ», что порой создает дополнительные сложности в понимании переводных текстов. Возникает вопрос: почему авторы зарубежных работ проводят данное различие?
Чтобы разрешить все проблемы, необходимо прояснить значение и особенности употребления двух терминов — document и record.
Для начала обратимся к словарям. Русское «документ» и английское document восходят к латинскому documentum — образец, свидетельство, доказательство. Английское слово record восходит к латинскому recordare — “помнить».
В Вебстерском словаре английского языка значение термина document разъясняется следующим образом: an original or official paper relied on as the basis, proof, or support of something (подлинная или официальная бумага, которая используется для обоснования, доказательства или поддержки чего-либо).
Слово record получает в этом словаре следующее определение: something that recalls or relates past events (то, что вызывает воспоминания о событиях прошлого или каким-то образом связано с этими событиями). Интересно, что в тексте этой же словарной статьи выделяются еще такие значения слова record: a body of known or recorded facts about something or someone especially with reference to a particular sphere of activity that often forms a discernible pattern (совокупность известных или зафиксированных фактов о чем-то или ком-то, как правило, относящихся к определенной сфере деятельности и определенным образом систематизированных) и a collection of related items of information (as in a database) treated as a unit (совокупность связанных единиц информации (как в базе данных), рассматриваемых как единое целое).
Во всех описанных случаях употребления слова record можно выделить один общий момент: оно употребляется для обозначения свидетельства о событиях прошлого. Документ также может использоваться в качестве свидетельства о прошлом. Но в то же время многие документы выступают в качестве свидетельства о событиях, происходящих в настоящий момент, или о событиях, которые должны произойти в будущем. Документы, соотнесенные с настоящими и будущими событиями, могут претерпеть изменения. Записи же, свидетельствующие об уже произошедших событиях, не могут быть подвергнуты никаким изменениям. В стандартах ISO 15489 и MoReq2 понятие «запись» (record) определяется так: Информация, создаваемая, получаемая и поддерживаемая организацией или частным лицом в качестве свидетельства в соответствии с требованиями закона или бизнеса)(Information created, received, and maintained as evidence and information by an organisation or person, in pursuance of legal obligations or in the transaction of business. )
Визуально различия между документом (document) и записью (record) можно отобразить на схеме жизненного цикла документа:
По факту получения всех согласований и виз документ приобретает окончательный вариант и становится записью.
Некоторые документы вполне могут быть рассмотрены как записи: например, акт выполненных работ или квитанция о внесении платежа.
В то же время в качестве записей могут выступать носители информации, не являющиеся документами в традиционном смысле слова: графические изображения, аудио- и видеозаписи, и т. п. — например, фото с выставки, видео и электронная презентация доклада на конференции, диктофонная запись переговоров с клиентом.
Различия между документом и записью можно суммировать в виде следующей небольшой таблицы:
Документ Запись Выступает в качестве подтверждения событий прошлого, настоящего, будущего Выступает в качестве подтверждения событий прошлого Может быть изменен Не может быть изменена Имеет структурированную форму Может не иметь структурированной формы
На основе проделанного анализа можно заключить, что документ (document) и запись (record) являются объектами различных типов, и работа с ними должна основываться на различных подходах. Соответственно, для работы с каждым типом объектов должна осуществляться при помощи специализированного ПО — систем управления документами (document management systems) и систем управления записями (records management system).
Электронный документооборот и электронный архив
В русском языке термин «система управления записями» пока не прижился. И управление документами, и управление записями в большинстве публикаций на русском языке обозначаются термином «электронный документооборот». Само понятие «документооборот» подразумевает, однако, что документы подвергаются постоянным изменениям. Программное средство, позиционируемое как система электронного документооборота, должно быть нацелено на автоматизацию всех оперативных процессов по работе с документами.
Для обозначения программных средств, предназначенных для защищенного структурированного хранения, в России получил достаточно широкое распространение другой термин — «электронный архив». В нашей стране этот термин используется не в том значении, в каком он обычно используется за рубежом..В англоязычных источниках понятие archiving означает прежде всего долгосрочное сохранение (long-term preservation) — обеспечение постоянного доступа к документу, независимого от смены технологий. В нашем случае понятие «электронный архив» скорее является синонимом системы управления записями. В отличии от систем электронного документооборота, в системах электронного архива основной акцент делается все-таки на другом: на автоматизации хранения бизнес-значимых (т. е. свидетельствующих об активности организации и выступающих в качестве записей) документов. Следует также отметить, что системы электронного архива рассчитаны на работу со значительно большими (по сравнению с системами электронного документооборота) объемами информации и обладают более развитыми инструментами для ее поиска и извлечения.
Описанные выше различия отражены и в стандарте MoReq2:
CЭД (англ. EDMS) СЭА (англ. ERMS) Предназначены прежде всего для работы с текущей документацией Могут включать средства для ежедневной работы, однако основной акцент делается на хранении бизнес-значимых документов Включают систему средств для работы с различными версиями документа Подразумевают хранение только финальной версии документа, уже не подлежащей изменениям Имеется возможность удаления документов Удаление документов не допускается, за исключением небольшого числа строго контролируемых ситуаций
Можно провести аналогию между выбором ECM-системы и выбором автомобиля: для перевозки тяжелых грузов, конечно, можно использовать легковой автомобиль, но в конечном счете это будет очень малоэффективным и затратным; да и зачем это делать, если существуют грузовые автомобили, приспособленные наилучшим образом для транспортировки тяжелых крупногабаритных грузов? Системы электронного архива «заточены» под достаточно узкий класс задач — но в то же время во много благодаря этой узкой специализации они находят применение в самых широких областях.
Говоря о собственной системе электронного архива мы, основываясь на изложенном выше подходе, отмечаем, что она относится к классу ECM-систем, но в то же время не является системой электронного документооборота: она предназначена для решения иных (по сравнению с теми, для которых обычно используются СЭД) задач. Проведение четкого различия между двумя классами объектов и двумя соответствующими им классами систем позволяет рассмотреть под новым углом многие проблемы из области ECM. Такое рассмотрение и будет осуществлено в наших последующих публикациях.